Το καλύτερο λογισμικό παρακολούθησης χρόνου για την ενίσχυση της παραγωγικότητας και της αποδοτικότητας της ροής εργασίας

Η παρακολούθηση των ωρών εργασίας επιτρέπει σε μια επιχείρηση να βλέπει το κόστος του έργου, επιτρέπει καλύτερο προγραμματισμό του φόρτου εργασίας και επιτρέπει την ακριβή χρέωση των πελατών. Δίνει τη δυνατότητα στον ελεύθερο επαγγελματία να βλέπει πόσο χρόνο αφιερώνεται σε κάθε εργασία. Για τις απομακρυσμένες ομάδες, μπορεί να δείξει τα πρότυπα εργασίας και να βοηθήσει τον διευθυντή να εντοπίσει προβλήματα προγραμματισμού.

Το δεξί λογισμικό παρακολούθησης χρόνου θα εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από το τι προσπαθείτε να παρακολουθήσετε. Μερικά είναι πολύ βασικά (χρονόμετρα και φύλλα καταγραφής χρόνου), μερικά προχωρούν πολύ περισσότερο και θα παρακολουθούν στην πραγματικότητα τις δραστηριότητές σας, μερικά θα παρακολουθούν το προσωπικό σας και μερικά θα λαμβάνουν τις χρεώσιμες ώρες σας και θα τις μετατρέπουν σε τιμολόγια. Αυτός ο οδηγός εξετάζει πέντε από αυτά τα εργαλεία και θα σας βοηθήσει να επιλέξετε αυτό που είναι κατάλληλο για τη δική σας ροή εργασίας.

• Τι είναι το λογισμικό παρακολούθησης χρόνου και πώς λειτουργεί;
• Κορυφαίες λύσεις λογισμικού παρακολούθησης χρόνου για επιχειρήσεις και ελεύθερους επαγγελματίες
• Συχνές ερωτήσεις

Πώς δοκιμάζουμε και αξιολογούμε τα εργαλεία παρακολούθησης χρόνου

Μια καλή σύγκριση θα εξέταζε τόσο την ακρίβεια του καταγεγραμμένου χρόνου όσο και τη χρησιμότητα των αναφορών. Θα εξέταζε επίσης το μέγεθος της προσπάθειας που απαιτείται για τη διατήρηση αξιόπιστων αρχείων. Μια δομημένη ανασκόπηση μπορεί να αξιολογήσει:

• • Ακρίβεια εισαγωγής ώρας: λειτουργούν όπως θα έπρεπε οι χρονοδιακόπτες, οι χειροκίνητες καταχωρίσεις, οι επεξεργασίες και οι ρυθμίσεις ζώνης ώρας;
• • Αυτοματοποίηση: εάν η παρακολούθηση στο παρασκήνιο, οι εισαγωγές ημερολογίου, οι υπενθυμίσεις ή η ανίχνευση αδράνειας λειτουργούν όπως περιγράφεται.
• • Ευκολία χρήσης: Πόσο εύκολο είναι για τους χρήστες να ξεκινούν τους χρονομετρητές τους, να κατηγοριοποιούν την εργασία τους, να τροποποιούν τις καταχωρίσεις τους και να υποβάλλουν τα φύλλα καταγραφής χρόνου τους.: Εάν οι χρήστες μπορούν να φιλτράρουν και να συνοψίζουν την ώρα κατά ημερομηνία, έργο, πελάτη, εργασία ή μέλος ομάδας.
• • Υποστήριξη εξαγωγής και χρέωσης: Εάν τα αρχεία μπορούν να εξαχθούν ή να μετατραπούν σε τιμολόγια και άλλα επιχειρηματικά έγγραφα όταν χρειάζεται.

Για μια πρακτική σύγκριση, οι αξιολογητές μπορούν να παρακολουθούν το ίδιο σύνολο δραστηριοτήτων σε διάστημα αρκετών εργάσιμων ημερών, να δημιουργούν αντιπροσωπευτικά έργα, να διορθώνουν ένα δείγμα καταχώρησης και να δημιουργούν αναφορές για ένα συνεπές εύρος ημερομηνιών.

Τι είναι το λογισμικό παρακολούθησης χρόνου και πώς λειτουργεί;

Το λογισμικό παρακολούθησης χρόνου θα παρακολουθεί τον χρόνο που οι άνθρωποι αφιερώνουν σε εργασίες, έργα, πελάτες κ.λπ. Μπορεί να είναι τόσο απλό όσο η έναρξη και η διακοπή ενός χρονοδιακόπτη ή η χειροκίνητη εισαγωγή ωρών ή μπορεί να είναι τόσο περίπλοκο όσο η εισαγωγή συμβάντων ημερολογίου ή το λογισμικό απλώς να καταγράφει αυτόματα τη χρήση του υπολογιστή. (Για μια δομημένη προσέγγιση για τον διαχωρισμό της σύνθετης εργασίας σε διαχειρίσιμα βήματα, ανατρέξτε σε αυτόν τον οδηγό για ανάλυση εργασιών.)

Συνήθεις χρήσεις περιλαμβάνουν:

• • Καταγραφή ωρών εργασίας και παρουσίας εργαζομένων.
• • Παρακολούθηση χρεώσιμων ωρών σε έργα πελατών.
• • Μέτρηση του κόστους και της κερδοφορίας του έργου.
• • Κατανόηση της προσωπικής παραγωγικότητας και των περισπασμών.
• • Προετοιμασία καταστάσεων ωραρίου, τιμολογίων και αρχείων μισθοδοσίας.
• • Σύγκριση της εκτιμώμενης προσπάθειας με τον πραγματικό χρόνο που απαιτείται.

Το λογισμικό παρακολούθησης χρόνου δεν μετρά με κανέναν τρόπο την παραγωγικότητα. Ο χρόνος που αφιερώνεται σε μια εργασία, η χρήση του υπολογιστή και η ποιότητα του αποτελέσματος είναι ξεχωριστά πράγματα. Οι μετρήσεις που επιλέγετε θα πρέπει να είναι αυτές που πραγματικά παρακολουθούν τους στόχους της ομάδας σας.

Γιατί η αυτοματοποιημένη παρακολούθηση χρόνου έχει σημασία για τις απομακρυσμένες ομάδες

Οι απομακρυσμένες ομάδες εργάζονται σε κάθε είδους τοποθεσίες, σε κάθε είδους χρονοδιαγράμματα και σε κάθε είδους ζώνες ώρας. Η αυτοματοποιημένη παρακολούθηση χρόνου θα μειώσει τον χρόνο διαχείρισης και μπορεί να βοηθήσει τους ανθρώπους να διατηρούν πιο συνεπή αρχεία.

Θα διαφέρει ανάλογα με το λογισμικό. Ο αυτοματισμός μπορεί να κυμαίνεται από την παρακολούθηση δραστηριότητας στο παρασκήνιο, τις καταχωρίσεις και τις υπενθυμίσεις βάσει ημερολογίου, την ανίχνευση χρόνου αδράνειας έως προτάσεις για το πώς μπορείτε να ολοκληρώσετε τα φύλλα καταγραφής χρόνου σας. Οι ομάδες μπορούν επίσης να χαρτογραφήσουν επαναλαμβανόμενες δραστηριότητες και μεταβιβάσεις με ένα διάγραμμα ροής εργασίας για να καταστούν σαφέστερες οι ευθύνες και τα βήματα της διαδικασίας.

Αυτές οι λειτουργίες μπορούν να βοηθήσουν τις ομάδες:

• • Μειώστε τον αριθμό των καταχωρίσεων χρόνου που έχουν παραλειφθεί ή είναι ελλιπείς.
• • Προσδιορίστε τις τακτικές συναντήσεις και τα πρότυπα εργασίας.
• • Συγκρίνετε τις προγραμματισμένες ώρες με την πραγματική προσπάθεια του έργου.
• • Βελτίωση του συντονισμού μεταξύ κατανεμημένων ομάδων.
• • Μείωση της χειροκίνητης προετοιμασίας του φύλλου καταγραφής χρόνου.

Παρόλα αυτά, η αυτοματοποιημένη παρακολούθηση θα πρέπει να χρησιμοποιείται ανοιχτά. Η παρακολούθηση στο παρασκήνιο, τα στιγμιότυπα οθόνης, η παρακολούθηση εφαρμογών και η συλλογή δεδομένων τοποθεσίας είναι όλα πράγματα που μπορούν να προκαλέσουν ζητήματα απορρήτου. Ο οργανισμός θα πρέπει να είναι ειλικρινής σχετικά με το τι συλλέγει, γιατί το χρειάζεται, ποιος μπορεί να το δει και για πόσο καιρό θα διατηρεί τα αρχεία.

Εάν δεν χρειάζεται να παρακολουθούν ενεργά, τότε ένα εργαλείο που βασίζεται σε χρονοδιακόπτη ή ένα προσωπικό εργαλείο παρακολούθησης παραγωγικότητας θα ήταν επαρκές.

Κορυφαίες λύσεις λογισμικού παρακολούθησης χρόνου για επιχειρήσεις και ελεύθερους επαγγελματίες

Τα εργαλεία που αναφέρονται παρακάτω κάνουν πολύ διαφορετικά πράγματα, από τον οπτικό προγραμματισμό χρόνου έως την αυτοματοποιημένη παρακολούθηση και την τιμολόγηση πελατών. Δεν αλληλοαποκλείονται, καθώς το καθένα έχει έναν πολύ συγκεκριμένο πρωταρχικό σκοπό.

MindOnMap

Το καλύτερο για: Οπτικός προγραμματισμός χρόνου, προγραμματισμός εργασιών και οργάνωση της ροής εργασίας της ημέρας.

MindOnMap είναι ένα εργαλείο χαρτογράφησης νοητικού περιεχομένου και δημιουργίας διαγραμμάτων που σας επιτρέπει να βλέπετε τις εργασίες σας, να ορίζετε τις προτεραιότητές σας και να αναλύετε τα μεγάλα έργα σε μικρότερα βήματα. Μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε συνδυασμό με την παρακολούθηση χρόνου για να βοηθήσει εσάς και την ομάδα σας να σχεδιάσετε την ημέρα και στη συνέχεια να παρακολουθείτε τον χρόνο σε σχέση με κάθε εργασία.

Ένας ελεύθερος επαγγελματίας που εργάζεται σε διάφορα έργα πελατών θα μπορούσε να δημιουργήσει ένα κεντρικό ημερήσιο πλάνο και στη συνέχεια να το αναλύσει σε εργασία με πελάτες, συσκέψεις, έρευνα, διαχείριση και διαλείμματα. Καθένα από αυτά θα μπορούσε στη συνέχεια να αναλυθεί περαιτέρω σε συγκεκριμένες δραστηριότητες και ως αποτέλεσμα το όλο θέμα θα ήταν πολύ πιο δομημένο.

Βασικά οφέλη περιλαμβάνουν:

• • Οπτική οργάνωση εργασιών: δομήστε την ημέρα σας και χωρίστε τις μεγάλες εργασίες σας σε μικρότερες.
• • Χρονικός περιορισμός της υποστήριξης: προσδιορίστε πότε θα εργαστείτε στα σημαντικά πράγματα και προσδιορίστε τις άλλες ανταγωνιστικές προτεραιότητες.
• • Αναλύσεις έργων: χαρτογράφηση των σχέσεων μεταξύ των δραστηριοτήτων, των ορόσημων και των παραδοτέων.
• • Σχεδιασμός της επικοινωνίας: κοινοποιήστε τα οπτικά σχέδια, ώστε οι συνάδελφοί σας να μπορούν να δουν για τι είναι υπεύθυνοι και ποιες είναι οι προτεραιότητές τους.

Το MindOnMap είναι χρήσιμο για να προγραμματίσετε την εργασία σας πριν ξεκινήσετε και για να δείτε πώς συνδυάζονται οι διάφορες εργασίες. Σας επιτρέπει να δημιουργήσετε ένα σαφές σχέδιο το οποίο με τη σειρά του θα σας καθοδηγήσει στη διαχείριση του χρόνου σας.

Το MindOnMap δεν είναι ένα σύστημα παρακολούθησης χρόνου με την συμβατική έννοια. Δεν λειτουργεί ως χρονόμετρο, αυτοματοποιημένο σύστημα παρακολούθησης δραστηριότητας, αναφορά χρεώσιμων ωρών εργασίας ή φύλλο μισθοδοσίας. Εάν θέλετε να παρακολουθείτε τις ώρες εργασίας ή/και να δημιουργείτε αρχεία χρέωσης, τότε θα πρέπει να χρησιμοποιείτε οπτικό προγραμματισμό σε συνδυασμό με ένα εργαλείο παρακολούθησης χρόνου.

Εναλλαγή κομματιού

Το καλύτερο για: Ελεύθεροι επαγγελματίες και ομάδες που θέλουν απλώς κάποια βασική καταγραφή χρόνου και αναφορά.

Το Toggl Track αφορά την παρακολούθηση του χρόνου σε σχέση με έργα, πελάτες και εργασίες. Μπορείτε είτε να ξεκινήσετε και να σταματήσετε ένα χρονόμετρο είτε να προσθέσετε χειροκίνητα καταχωρίσεις χρόνου. Ο χρόνος που έχετε παρακολουθήσει μπορεί στη συνέχεια να προβληθεί μέσω αναφορών.

Βασικά χαρακτηριστικά περιλαμβάνουν:

• • Χρονοδιακόπτες με ένα κλικ και χειροκίνητη εισαγωγή χρόνου.
• • Οργάνωση έργου, πελάτη και εργασίας.
• • Προβολές ημερολογίου και εισαγωγής ώρας.
• • Συνοπτικές και λεπτομερείς αναφορές.
• • Αναφορές και ενσωματώσεις ομάδων (ανάλογα με το πρόγραμμα).

Το Toggl Track είναι ιδανικό για ελεύθερους επαγγελματίες που θέλουν να έχουν μια εικόνα για το πόσο χρόνο διαρκεί η εργασία τους και για ομάδες που θέλουν να συγκρίνουν τον χρόνο που αφιερώνουν στην εργασία σε πελάτες και έργα.

Το Toggl Track διαθέτει μια πολύ απλοποιημένη ροή εργασίας και ως εκ τούτου είναι αρκετά εύκολο στην εγκατάσταση και λειτουργία. Εάν βρίσκεστε σε μια κατάσταση όπου χρειάζεστε μισθοδοσία, παρακολούθηση πεδίου GPS ή το είδος της λεπτομερούς παρακολούθησης των εργαζομένων που λαμβάνετε με μια πιο ολοκληρωμένη λύση παρακολούθησης εργατικού δυναμικού, τότε θα πρέπει να ελέγξετε ότι το Toggl Track διαθέτει πραγματικά αυτές τις δυνατότητες ή αν κάποιο άλλο εργαλείο θα ήταν καλύτερη επιλογή.

Χάμπσταφ

Το καλύτερο για: Κατανεμημένες και επιτόπιες ομάδες που χρειάζονται παρακολούθηση χρόνου με ορατότητα στο εργατικό δυναμικό.

Το Hubstaff είναι ένα εργαλείο παρακολούθησης χρόνου με δυνατότητες διαχείρισης εργατικού δυναμικού. Ανάλογα με τη συνδρομή σας, το επίπεδο διαμόρφωσης και τη συσκευή που χρησιμοποιείτε, μπορείτε να παρακολουθείτε τις ώρες εργασίας, να δημιουργείτε φύλλα καταγραφής χρόνου, να παρακολουθείτε μετρήσεις δραστηριότητας και να χρησιμοποιείτε την παρακολούθηση τοποθεσίας για εργασία πεδίου.

Βασικά χαρακτηριστικά περιλαμβάνουν:

• • Παρακολούθηση χρόνου σε υπολογιστή και κινητό.
• • Αυτοματοποιημένα φύλλα καταγραφής χρόνου και αρχεία παρουσίας.
• • Δείκτες δραστηριότητας που βασίζονται στην εισαγωγή δεδομένων από το πληκτρολόγιο και το ποντίκι.
• • Προαιρετικά στιγμιότυπα οθόνης και παρακολούθηση δραστηριότητας εφαρμογών / ιστότοπων.
• • Παρακολούθηση GPS και γεωγραφική περίφραξη για υποστηριζόμενες ροές εργασίας πεδίου.
• • Αναφορά εργατικού δυναμικού και έργων.

Το Hubstaff θα ήταν κατάλληλο για επιχειρήσεις που χρειάζονται να διαχειρίζονται το προσωπικό πεδίου τους, να παρακολουθούν την παρουσία ή να ελέγχουν τα αρχεία χρόνου για ένα γεωγραφικά διασκορπισμένο εργατικό δυναμικό.

Οι δυνατότητες παρακολούθησής του πρέπει επίσης να λαμβάνονται προσεκτικά υπόψη. Η δραστηριότητα πληκτρολόγησης και ποντικιού δεν αποτελεί απαραίτητα ένδειξη της ποιότητας ή της αξίας της εργασίας που εκτελείται και η καταγραφή οθόνης/η παρακολούθηση τοποθεσίας ενδέχεται να μην είναι κατάλληλη για κάθε ρόλο. Η παρακολούθηση θα πρέπει να εισαχθεί με βάση τις πραγματικές επιχειρηματικές ανάγκες, τη νομοθεσία και το απόρρητο των εργαζομένων.

Οι ομάδες που χρειάζονται μόνο ένα απλό χρονόμετρο και μια χρεώσιμη αναφορά ωρών είναι πιθανό να είναι απόλυτα ικανοποιημένες με ένα απλούστερο εργαλείο.

Συγκομιδή

Το καλύτερο για: Ελεύθεροι επαγγελματίες, πρακτορεία και τα συναφή που χρεώνουν με την ώρα.

Το Harvest συνδέει την παρακολούθηση χρόνου με τον προϋπολογισμό έργου, την παρακολούθηση εξόδων, την αναφορά και την τιμολόγηση. Μπορείτε να καταγράψετε τον χρόνο που αφιερώνεται σε πελάτες και έργα, να δείτε προϋπολογισμούς και να μετατρέψετε τις εγκεκριμένες καταχωρίσεις χρόνου σε τιμολόγια.

Βασικά χαρακτηριστικά περιλαμβάνουν:

• • Χρονοδιακόπτες και ημερήσια/εβδομαδιαία φύλλα καταγραφής χρόνου.
• • Οργάνωση πελάτη, έργου και εργασίας.
• • Χρεώσιμη και μη χρεώσιμη παρακολούθηση χρόνου.
• • Προϋπολογισμοί έργων και ανάλυση κόστους.
• • Παρακολούθηση εξόδων και τιμολόγηση.
• • Ενοποιήσεις λογιστικής και πληρωμών (ανάλογα με τη ρύθμισή σας).

Το Harvest είναι ιδανικό για επιχειρήσεις που θέλουν να μπορούν να συνδέουν τις καταγεγραμμένες ώρες εργασίας τους με τα έσοδα. Ένα γραφείο σχεδιασμού, για παράδειγμα, θα μπορούσε να συγκρίνει τις εκτιμώμενες ώρες ενός έργου με τις πραγματικές ώρες εργασίας, να ελέγξει τον υπόλοιπο προϋπολογισμό και στη συνέχεια να δημιουργήσει ένα τιμολόγιο από τις χρεώσιμες εγγραφές.

Το κύριο πλεονέκτημά του έγκειται στην ικανότητά του να συνδέει τα αρχεία χρόνου με τις οικονομικές ροές εργασίας. Ένα εργαλείο που αφορούσε κυρίως την παρακολούθηση του χρόνου στον υπολογιστή ή την αυτόματη κατηγοριοποίηση της προσωπικής παραγωγικότητας θα ήταν κάτι πολύ διαφορετικό.

Ώρα Διάσωσης

Το καλύτερο για: όσους θέλουν να βελτιώσουν τις ψηφιακές τους συνήθειες και να βελτιώσουν την συγκέντρωσή τους.

Το RescueTime αφορά την αυτοματοποιημένη παρακολούθηση δραστηριότητας και τις πληροφορίες παραγωγικότητας. Παρακολουθεί τον χρόνο που αφιερώνετε σε διάφορες εφαρμογές και ιστότοπους, κατηγοριοποιεί τις δραστηριότητες και στη συνέχεια σας παρέχει μια αναφορά που δείχνει τα μοτίβα.

Ανάλογα με το σχέδιο, τα χαρακτηριστικά μπορεί να περιλαμβάνουν:

• • Αυτόματη παρακολούθηση δραστηριότητας στο παρασκήνιο.
• • Αναφορές στις κατηγορίες Εφαρμογές, Ιστότοποι και Παραγωγικότητα.
• • Ημερήσιες και εβδομαδιαίες περιλήψεις.
• • Συνεδρίες συγκέντρωσης και αποκλεισμός απόσπασης της προσοχής
• • Στόχοι, ειδοποιήσεις και τάσεις δραστηριότητας.
• • Παρακολούθηση έργων και εργασιών μέσω της γκάμας των διαθέσιμων λειτουργιών και σχεδίων.

Το RescueTime μπορεί να σας βοηθήσει να υπολογίσετε πόσο χρόνο αφιερώνετε σε στοχευμένη εργασία, πόσο στην επικοινωνία, πόσο στην περιήγηση και ούτω καθεξής με όλες τις διάφορες άλλες ψηφιακές δραστηριότητες. Μπορεί να σας δείξει μοτίβα που απλά δεν θα μπορούσατε να εντοπίσετε μέσω της μνήμης.

Οι κατηγορίες δραστηριοτήτων και οι βαθμολογίες παραγωγικότητας είναι απλώς δείκτες, όχι ακριβή μέτρα απόδοσης. Ο χρόνος που αφιερώνεται στην ανάγνωση, ο χρόνος που αφιερώνεται στην έρευνα, ο χρόνος που αφιερώνεται στη σκέψη κ.λπ. μπορούν να είναι παραγωγικοί, ακόμη και αν το σύστημα δεν την ταξινομεί ως παραγωγική δραστηριότητα με τον ίδιο τρόπο όπως η πραγματική εργασία στον υπολογιστή.

Το RescueTime αφορά περισσότερο την ανάλυση προσωπικής παραγωγικότητας παρά την τιμολόγηση πελατών ή την πλήρη μισθοδοσία.

Σύγκριση λογισμικού παρακολούθησης χρόνου

Αν ο κύριος στόχος σας είναι να οργανώνετε τις καθημερινές σας προτεραιότητες αντί να καταγράφετε ώρες, αυτά εργαλεία διαχείρισης χρόνου προσφέρετε επιπλέον επιλογές προς εξέταση.

Η σύγκριση περιγράφει την κύρια χρήση κάθε προϊόντος. Οι διαθέσιμες λειτουργίες, οι επιλογές αναφοράς και τα όρια χρήσης θα διαφέρουν φυσικά ανάλογα με τη συνδρομή και τη διαμόρφωση.

Συχνές ερωτήσεις