El mejor software de seguimiento del tiempo para aumentar la productividad y la eficiencia del flujo de trabajo.

El seguimiento de las horas trabajadas permite a las empresas visualizar los costes de los proyectos, optimizar la planificación de la carga de trabajo y facturar con precisión a los clientes. Además, permite al profesional independiente saber cuánto tiempo dedica a cada proyecto. Para los equipos remotos, puede mostrar patrones de trabajo y ayudar al responsable a detectar problemas de programación.

El derecho software de seguimiento del tiempo La elección dependerá en gran medida de lo que intentes controlar. Algunas herramientas son muy básicas (temporizadores y hojas de horas), otras van mucho más allá y registran tus actividades, algunas controlan a tu personal y otras convierten tus horas facturables en facturas. Esta guía analiza cinco de estas herramientas y te ayudará a elegir la que mejor se adapte a tu flujo de trabajo.

• ¿Qué es un software de seguimiento del tiempo y cómo funciona?
• Las mejores soluciones de software para el seguimiento del tiempo para empresas y autónomos.
• preguntas frecuentes

Cómo probamos y analizamos las herramientas de seguimiento del tiempo

Una buena comparación consideraría tanto la precisión de la hora registrada como la utilidad de los informes. También consideraría el esfuerzo necesario para mantener registros fiables. Una revisión estructurada puede evaluar:

• • Precisión en la introducción de la hora: ¿funcionan correctamente los temporizadores, las entradas manuales, las ediciones y la configuración de la zona horaria?
• • Automatización: tanto el seguimiento en segundo plano, las importaciones de calendario, los recordatorios o la detección de inactividad funcionan como se describe.
• • Facilidad de uso: Qué tan fácil es para los usuarios iniciar sus cronómetros, categorizar su trabajo, modificar sus entradas y enviar sus hojas de horas: Si los usuarios pueden filtrar y resumir el tiempo por fecha, proyecto, cliente, tarea o miembro del equipo.
• • Soporte para exportación y facturación: Si los registros se pueden exportar o convertir en facturas y otros documentos comerciales cuando sea necesario.

Para una comparación práctica, los revisores pueden realizar un seguimiento del mismo conjunto de actividades durante varios días laborables, crear proyectos representativos, corregir una entrada de muestra y generar informes para un rango de fechas consistente.

¿Qué es un software de seguimiento del tiempo y cómo funciona?

El software de seguimiento del tiempo registrará la cantidad de tiempo que las personas dedican a tareas, proyectos, clientes, etc. Puede ser tan simple como iniciar y detener un temporizador o ingresar las horas manualmente, o puede ser tan sofisticado como importar eventos del calendario o que el software simplemente registre el uso de la computadora automáticamente. (Para un enfoque estructurado para dividir el trabajo complejo en pasos manejables, consulte esta guía para análisis de tareas.)

Entre los usos comunes se incluyen:

• • Registro de las horas de trabajo y la asistencia de los empleados.
• • Seguimiento de las horas facturables en los proyectos de los clientes.
• • Medición del costo y la rentabilidad del proyecto.
• • Comprender la productividad personal y las distracciones.
• • Elaboración de hojas de horas trabajadas, facturas y registros de nómina.
• • Comparar el esfuerzo estimado con el tiempo real empleado.

El software de seguimiento del tiempo no mide la productividad. El tiempo dedicado a una tarea, el uso del ordenador y la calidad del resultado son cosas distintas. Las métricas que elijas deben ser las que realmente se correspondan con los objetivos de tu equipo.

¿Por qué es importante el control automático del tiempo para los equipos remotos?

Los equipos remotos trabajan en todo tipo de lugares, con horarios muy variados y en diferentes zonas horarias. El seguimiento automatizado del tiempo reducirá la carga administrativa y ayudará a mantener registros más consistentes.

Sin embargo, variará según el software. La automatización puede abarcar desde el seguimiento de la actividad en segundo plano, entradas y recordatorios basados en el calendario, detección de tiempo de inactividad hasta sugerencias sobre cómo podría completar sus hojas de horas. Los equipos también pueden asignar actividades recurrentes y traspasos con un diagrama de flujo de trabajo para clarificar las responsabilidades y los pasos del proceso.

Estas características pueden ayudar a los equipos:

• • Reducir el número de registros de tiempo que se hayan omitido o estén incompletos.
• • Identificar las reuniones habituales y los patrones de trabajo.
• • Compare las horas planificadas con el esfuerzo real dedicado al proyecto.
• • Mejorar la coordinación entre equipos distribuidos.
• • Reducir la preparación manual de las hojas de horas trabajadas.

Sin embargo, el seguimiento automatizado debe utilizarse de forma transparente. La monitorización en segundo plano, las capturas de pantalla, el seguimiento de aplicaciones y la recopilación de datos de ubicación son prácticas que pueden generar problemas de privacidad. La organización debe ser transparente sobre qué información recopila, por qué la necesita, quién puede acceder a ella y durante cuánto tiempo conservará los registros.

Si no necesitan realizar un seguimiento activo, una herramienta basada en un temporizador o un rastreador de productividad personal serían suficientes.

Las mejores soluciones de software para el seguimiento del tiempo para empresas y autónomos.

Las herramientas que se enumeran a continuación realizan funciones muy diferentes, desde la planificación visual del tiempo hasta la monitorización automatizada y la facturación a clientes. No son mutuamente excluyentes, ya que cada una tiene un propósito principal muy específico.

MindOnMap

Mejor para: Visualización del tiempo, planificación de tareas y organización del flujo de trabajo diario.

MindOnMap Es una herramienta de mapas mentales y diagramación que te permite visualizar tus tareas, establecer prioridades y dividir proyectos grandes en pasos más pequeños. Se puede usar junto con el seguimiento del tiempo para ayudarte a ti y a tu equipo a planificar el día y luego registrar el tiempo dedicado a cada tarea.

Un profesional independiente que trabaja en varios proyectos para clientes podría crear un plan diario central y luego dividirlo en trabajo con clientes, reuniones, investigación, administración y descansos. Cada una de estas áreas podría subdividirse en actividades específicas, lo que daría como resultado un plan mucho más estructurado.

Entre los principales beneficios se incluyen:

• • Organización visual de tareas: estructura tu día y divide las tareas grandes en tareas más pequeñas.
• • Bloqueo de tiempo para el soporte: determine cuándo va a trabajar en las tareas importantes e identifique las demás prioridades que compiten entre sí.
• • Desglose del proyecto: identifique las relaciones entre las actividades, los hitos y los entregables.
• • Planificación de la comunicación: comparte los planes visuales para que tus compañeros puedan ver de qué son responsables y cuáles son sus prioridades.

MindOnMap es útil para planificar tu trabajo antes de empezar y para ver cómo encajan las distintas tareas. Te permite crear un plan claro que, a su vez, te ayudará a gestionar mejor tu tiempo.

MindOnMap no es un sistema de control de tiempo en el sentido convencional. No funciona como un cronómetro, un rastreador de actividades automatizado, un informe de horas facturables ni una hoja de control de nóminas. Si lo que busca es registrar horas o generar registros de facturación, debería utilizar la planificación visual junto con una herramienta de control de tiempo.

Alternar pista

Mejor para: Profesionales independientes y equipos que simplemente necesitan un sistema básico de registro y generación de informes de tiempo.

Toggl Track se centra en el seguimiento del tiempo dedicado a proyectos, clientes y tareas. Puedes iniciar y detener un temporizador o añadir manualmente las entradas de tiempo. El tiempo registrado se puede consultar en informes.

Las características principales incluyen:

• • Temporizadores de un solo clic y entrada manual de tiempo.
• • Organización de proyectos, clientes y tareas.
• • Vistas de calendario y de registro de tiempo.
• • Informes resumidos y detallados.
• • Informes e integraciones del equipo (según el plan).

Toggl Track es perfecto para autónomos que quieren saber cuánto tiempo les lleva su trabajo y para equipos que quieren comparar el tiempo dedicado al trabajo entre diferentes clientes y proyectos.

Toggl Track tiene un flujo de trabajo muy optimizado y, por lo tanto, es bastante fácil de configurar y usar. Si necesita gestionar nóminas, realizar seguimiento GPS en campo o un monitoreo detallado de empleados como el que ofrece una solución de monitoreo de personal más completa, deberá verificar si Toggl Track cuenta con esas funciones o si otra herramienta sería una mejor opción.

Hubstaff

Mejor para: Equipos distribuidos y de campo que necesitan un seguimiento del tiempo con visibilidad de la fuerza laboral.

Hubstaff es una herramienta de control horario con funciones de gestión de personal. Según tu suscripción, el nivel de configuración y el dispositivo que uses, puedes registrar las horas trabajadas, crear hojas de horas, monitorizar las métricas de actividad y usar el seguimiento de ubicación para el trabajo de campo.

Las características principales incluyen:

• • Seguimiento del tiempo en ordenadores de escritorio y dispositivos móviles.
• • Hojas de horas y registros de asistencia automatizados.
• • Indicadores de actividad basados en la entrada de teclado y ratón.
• • Capturas de pantalla y seguimiento de la actividad de la aplicación/sitio web (opcional).
• • Seguimiento GPS y geovallado para flujos de trabajo de campo compatibles.
• • Informes sobre personal y proyectos.

Hubstaff sería adecuado para empresas que necesitan gestionar a su personal de campo, controlar la asistencia o revisar los registros de tiempo de una plantilla geográficamente dispersa.

También es necesario considerar cuidadosamente sus capacidades de monitoreo. La actividad del teclado y del ratón no necesariamente indica la calidad o el valor del trabajo realizado, y la captura de pantalla y el seguimiento de la ubicación pueden no ser adecuados para todos los puestos. El monitoreo debe implementarse en función de las necesidades reales del negocio, la legislación vigente y la privacidad de los empleados.

Es probable que los equipos que solo necesitan un temporizador sencillo y un informe de horas facturables estén perfectamente satisfechos con una herramienta más simple.

Cosecha

Mejor para: Profesionales independientes, agencias y similares que facturan por hora.

Harvest integra el seguimiento del tiempo con la presupuestación de proyectos, el control de gastos, la elaboración de informes y la facturación. Puedes registrar el tiempo dedicado a clientes y proyectos, consultar presupuestos y convertir tus registros de tiempo aprobados en facturas.

Las características principales incluyen:

• • Cronómetros y hojas de control horario diarias/semanales.
• • Organización de clientes, proyectos y tareas.
• • Seguimiento del tiempo facturable y no facturable.
• • Presupuestos del proyecto y análisis de costes.
• • Seguimiento de gastos y facturación.
• • Integraciones de contabilidad y pagos (según su configuración).

Harvest es ideal para empresas que desean vincular sus horas registradas con los ingresos. Por ejemplo, una agencia de diseño podría comparar las horas estimadas de un proyecto con las horas reales trabajadas, verificar el presupuesto restante y, posteriormente, generar una factura a partir de los datos facturables.

Su principal ventaja reside en la capacidad de vincular los registros de tiempo con los flujos de trabajo financieros. Una herramienta que se centrara principalmente en el seguimiento del tiempo de uso del ordenador o en la categorización automática de la productividad personal sería algo muy distinto.

Tiempo de rescate

Mejor para: Aquellos que desean controlar sus hábitos digitales y mejorar su concentración.

RescueTime se centra en el seguimiento automatizado de la actividad y la obtención de información sobre la productividad. Registra el tiempo que pasas en diversas aplicaciones y sitios web, clasifica las actividades y te proporciona un informe que muestra los patrones.

Dependiendo del plan, las características pueden incluir:

• • Seguimiento automático de la actividad en segundo plano.
• • Informes en las categorías de Aplicaciones, Sitios web y Productividad.
• • Resúmenes diarios y semanales.
• • Sesiones de concentración y bloqueo de distracciones
• • Objetivos, alertas y tendencias de actividad.
• • Seguimiento de proyectos y tareas mediante la variedad de funciones y planes disponibles.

RescueTime te ayuda a calcular cuánto tiempo dedicas al trabajo que requiere concentración, cuánto a la comunicación, cuánto a navegar por internet, etc., junto con todas las demás actividades digitales. Te muestra patrones que no podrías detectar simplemente recordando tus recuerdos.

Las categorías de actividad y las puntuaciones de productividad son solo indicadores, no medidas exactas del rendimiento. El tiempo dedicado a leer, investigar, pensar, etc., puede ser productivo, aunque el sistema no lo clasifique como actividad productiva del mismo modo que el trabajo real en el ordenador.

RescueTime se centra más en el análisis de la productividad personal que en la facturación a clientes o la gestión completa de nóminas.

Comparativa de software de seguimiento de tiempo

Si tu objetivo principal es organizar las prioridades diarias en lugar de registrar las horas, estos herramientas de gestión del tiempo Ofrecer opciones adicionales para considerar.

La comparativa describe el uso principal de cada producto. Las funciones disponibles, las opciones de generación de informes y los límites de uso variarán, por supuesto, según la suscripción y la configuración.

preguntas frecuentes