Parim ajajälgimistarkvara tootlikkuse ja töövoo tõhususe suurendamiseks

Töötundide jälgimine võimaldab ettevõttel näha projekti kulusid, paremini planeerida töökoormust ja esitada klientidele täpseid arveid. See võimaldab vabakutselisel näha, kui palju aega igale tööle kulub. Kaugmeeskondade puhul saab see näidata töömustreid ja aidata juhil märgata ajakavaga seotud probleeme.

Õigus ajajälgimise tarkvara See sõltub väga palju sellest, mida te jälgida püüate. Mõned on väga lihtsad (taimerid ja tööajaarvestused), mõned lähevad palju kaugemale ja jälgivad teie tegevusi, mõned jälgivad teie töötajaid ja mõned võtavad teie arveldatavad tunnid ja teisendavad need arveteks. See juhend vaatleb viit sellist tööriista ja aitab teil valida endale sobivaima.

• Mis on ajajälgimise tarkvara ja kuidas see töötab?
• Parimad ajajälgimise tarkvaralahendused ettevõtetele ja vabakutselistele
• KKK-d

Kuidas me ajajälgimistööriistu testime ja arvustame

Hea võrdlus vaatleks nii registreeritud aja täpsust kui ka aruannete kasulikkust. Samuti vaadeldaks see usaldusväärsete andmete säilitamiseks vajalikku pingutust. Struktureeritud ülevaade saab hinnata:

• • Aja sisestamise täpsus: kas taimerid, käsitsi sisestamine, muudatused ja ajavööndi seaded toimivad kõik ettenähtud viisil?
• • Automatiseerimine: kas tausta jälgimine, kalendri importimine, meeldetuletused või jõudeoleku tuvastamine toimivad kirjeldatud viisil.
• • Kasutusmugavus: Kui lihtne on kasutajatel taimereid käivitada, tööd kategoriseerida, kandeid muuta ja tööajaarvestust esitada.: Kas kasutajad saavad aega filtreerida ja kokku võtta kuupäeva, projekti, kliendi, ülesande või meeskonnaliikme järgi.
• • Ekspordi ja arvelduse tugi: kas dokumente saab vajadusel eksportida või arveteks ja muudeks äridokumentideks teisendada.

Praktilise võrdluse tegemiseks saavad retsensendid jälgida samu tegevusi mitme tööpäeva jooksul, luua representatiivseid projekte, parandada näidiskirjet ja genereerida aruandeid järjepideva kuupäevavahemiku kohta.

Mis on ajajälgimise tarkvara ja kuidas see töötab?

Ajajälgimistarkvara jälgib aega, mida inimesed ülesannetele, projektidele, klientidele jne kulutavad. See võib olla nii lihtne nagu taimeri käivitamine ja peatamine või tundide käsitsi sisestamine, või see võib olla nii keerukas nagu kalendrisündmuste importimine või tarkvara lihtsalt arvutikasutuse automaatne logimine. (Struktureeritud lähenemisviisi kohta keeruka töö jagamiseks hallatavateks etappideks vaadake seda juhendit.) ülesande analüüs.)

Levinumad kasutusalad on järgmised:

• • Töötajate töötundide ja kohaloleku registreerimine.
• • Kliendiprojektide arveldatavate tundide jälgimine.
• • Projekti maksumuse ja projekti tasuvuse mõõtmine.
• • Isikliku produktiivsuse ja tähelepanu hajutamise mõistmine.
• • Tööajatabelite, arvete ja palgaarvestuste koostamine.
• • Hinnangulise pingutuse võrdlemine tegelikult kulunud ajaga.

Ajajälgimistarkvara ei mõõda mingil moel tootlikkust. Ülesandele kulutatud aeg, arvutikasutus ja tulemuse kvaliteet on kõik eraldi asjad. Valitud mõõdikud peaksid olema need, mis tegelikult jälgivad teie meeskonna eesmärkide saavutamist.

Miks on automatiseeritud ajajälgimine oluline kaugtöötajate meeskondade jaoks?

Kaugmeeskonnad töötavad kõikvõimalikes kohtades, igasuguste ajakavade alusel ja kõikvõimalikes ajavööndites. Automatiseeritud ajajälgimine vähendab administratiivset tööd ja aitab inimestel järjepidevamat arvestust pidada.

See oleneb aga tarkvarast. Automatiseerimine võib ulatuda taustal tehtava tegevuse jälgimisest kalendripõhiste sissekannete ja meeldetuletusteni, jõudeaja tuvastamisest kuni soovitusteni tööajatabelite täitmise kohta. Meeskonnad saavad kaardistada ka korduvaid tegevusi ja üleandmisi. töövoo diagramm et muuta vastutusalad ja protsessi etapid selgemaks.

Need funktsioonid aitavad meeskondi:

• • Vähendage vahelejäänud või mittetäielike ajakannete arvu.
• • Tehke kindlaks regulaarsed koosolekud ja töömustrid.
• • Võrrelge planeeritud tunde projekti tegeliku panusega.
• • Parandada koordineerimist hajutatud meeskondade vahel.
• • Vähendage käsitsi tööajaarvestuse koostamist.

Sellegipoolest tuleks automatiseeritud jälgimist kasutada avalikult. Taustamonitooring, ekraanipildid, rakenduste jälgimine ja asukohaandmete kogumine on kõik asjad, mis võivad tekitada privaatsusprobleeme. Organisatsioon peaks olema avameelne selle osas, mida nad koguvad, miks nad seda vajavad, kes neid näevad ja kui kaua nad andmeid säilitavad.

Kui nad ei pea aktiivselt jälgima, piisab taimeril põhinevast tööriistast või isiklikust tootlikkuse jälgijast.

Parimad ajajälgimise tarkvaralahendused ettevõtetele ja vabakutselistele

Allpool loetletud tööriistad teevad väga erinevaid asju, alates visuaalsest ajaplaneerimisest kuni automatiseeritud jälgimise ja klientide arveldamiseni. Need ei välista teineteist, kuna igal neist on väga kindel peamine eesmärk.

MindOnMap

Parim: Visuaalne ajablokeerimine, ülesannete planeerimine ja päeva töövoo korraldamine.

MindOnMap on mõttekaardistamise ja diagrammide tööriist, mis võimaldab teil näha oma ülesandeid, seada prioriteedid ja jagada suured projektid väiksemateks sammudeks. Seda saab kasutada koos ajajälgimisfunktsiooniga, et aidata teil ja teie meeskonnal päeva planeerida ning seejärel iga ülesande täitmisele kuluvat aega jälgida.

Vabakutseline, kes töötab mitme kliendiprojekti kallal, võiks luua keskse päevaplaani ja jagada selle klienditööks, koosolekuteks, uurimistööks, administratiivtööks ja pausideks. Igaüks neist saaks seejärel jagada konkreetseteks tegevusteks ja kogu asi oleks selle tulemusel palju struktureeritum.

Peamised eelised on järgmised:

• • Visuaalne ülesannete organiseerimine: struktureeri oma päev ja jaga suured tööd väiksemateks ülesanneteks.
• • Toetuse ajaline blokeerimine: mõelge välja, millal kavatsete oluliste asjadega tegeleda, ja tuvastage muud konkureerivad prioriteedid.
• • Projekti jaotused: kaardistage tegevuste, verstapostide ja tulemuste vahelised seosed.
• • Suhtluse planeerimine: jaga visuaalseid plaane, et kolleegid näeksid, mille eest nad vastutavad ja millised on nende prioriteedid.

MindOnMap on kasulik töö planeerimiseks enne alustamist ja erinevate ülesannete omavahelise sobivuse nägemiseks. See võimaldab teil luua selge plaani, mis omakorda aitab teil oma ajaplaneerimist parandada.

MindOnMap ei ole tavapärases mõttes ajajälgimissüsteem. See ei toimi taimerina, automaatse tegevuste jälgijana, arveldatavate tundide aruandena ega palgaarvestuse töögraafikuna. Kui soovite tunde jälgida ja/või arveldusdokumente koostada, peaksite kasutama visuaalset planeerimist koos ajajälgimistööriistaga.

Toggl Track

Parim: Vabakutselised ja meeskonnad, kes soovivad lihtsalt lihtsat ajaarvestust ja aruandlust.

Toggl Track on mõeldud projektide, klientide ja ülesannete aja jälgimiseks. Saate kas taimerit käivitada ja peatada või ajakirjeid käsitsi lisada. Jälgitud aega saab seejärel aruannete kaudu vaadata.

Peamised omadused on järgmised:

• • Ühe klõpsuga taimerid ja käsitsi aja sisestamine.
• • Projekti, kliendi ja ülesande organiseerimine.
• • Kalendri ja aja sisestamise vaated.
• • Kokkuvõtvad ja üksikasjalikud aruanded.
• • Meeskonna aruandlus ja integratsioonid (sõltuvalt paketist).

Toggl Track sobib ideaalselt vabakutselistele, kes soovivad saada ülevaate oma töö pikkusest, ja meeskondadele, kes soovivad võrrelda klientide ja projektide vahel tööle kuluvat aega.

Toggl Trackil on väga sujuv töövoog ja seetõttu on seda tegelikult üsna lihtne kasutusele võtta. Kui teil on vaja palgaarvestust, GPS-jälgimist või sellist detailset töötajate jälgimist, mida pakub täiuslikum tööjõu jälgimislahendus, peate kontrollima, kas Toggl Trackil on need võimalused või kas mõni muu tööriist oleks parem valik.

Hubstaff

Parim: Hajutatud ja välitöödel töötavad meeskonnad, kes vajavad ajajälgimist koos tööjõu nähtavusega.

Hubstaff on ajajälgimistööriist tööjõu haldamise võimalustega. Sõltuvalt teie tellimusest, konfiguratsioonitasemest ja kasutatavast seadmest saate jälgida töötunde, luua tööajaarvestust, jälgida aktiivsuse mõõdikuid ja kasutada asukoha jälgimist välitöödel.

Peamised omadused on järgmised:

• • Aja jälgimine lauaarvutis ja mobiilseadmes.
• • Automatiseeritud tööajaarvestus ja kohalolekuregistrid.
• • Klaviatuuri ja hiire sisendil põhinevad aktiivsusindikaatorid.
• • Valikulised ekraanipildid ja rakenduste/veebisaitide tegevuse jälgimine.
• • GPS-jälgimine ja geopiirded toetatud välitööde jaoks.
• • Tööjõu ja projektide aruandlus.

Hubstaff sobiks ettevõtetele, kes peavad haldama oma välitöötajaid, jälgima kohalolekut või vaatama üle geograafiliselt hajutatud tööjõu ajaarvestuse.

Samuti tuleb hoolikalt kaaluda selle jälgimisvõimalusi. Klahvivajutuste ja hiire tegevus ei pruugi tingimata näidata tehtava töö kvaliteeti ega väärtust ning ekraanipiltide jäädvustamine/asukoha jälgimine ei pruugi sobida iga rolli jaoks. Jälgimist tuleks rakendada tegelike ärivajaduste, seaduse ja töötajate privaatsuse alusel.

Meeskonnad, kes vajavad vaid lihtsat taimerit ja arveldatavat tunniaruannet, on tõenäoliselt täiesti rahul ka lihtsama tööriistaga.

Saagikoristus

Parim: Vabakutselised, agentuurid ja muud sarnased, kes esitavad arvelduse tunnipõhiselt.

Harvest seob ajajälgimise projekti eelarvestamise, kulude jälgimise, aruandluse ja arveldamisega. Saate salvestada aega klientide ja projektide lõikes, vaadata eelarveid ning muuta kinnitatud ajakanded arveteks.

Peamised omadused on järgmised:

• • Taimerid ja päeva-/nädalased tööajatabelid.
• • Kliendi, projekti ja ülesannete organiseerimine.
• • Arveldatava ja mittearveldatava tööaja jälgimine.
• • Projektide eelarved ja kuluanalüüs.
• • Kulude jälgimine ja arveldamine.
• • Raamatupidamise ja maksete integratsioonid (sõltuvalt teie seadistusest).

Harvest on ideaalne ettevõtetele, kes soovivad oma registreeritud töötunde tuludega siduda. Näiteks disainiagentuur saab võrrelda projekti hinnangulisi töötunde tegelikult töötatud tundidega, kontrollida järelejäänud eelarvet ja seejärel arveldatavate kannete põhjal arve genereerida.

Selle peamine tugevus seisneb võimes siduda ajaarvestus finantsvoogudega. Tööriist, mis oleks peamiselt arvutiaja jälgimiseks või isikliku tootlikkuse automaatseks kategoriseerimiseks, oleks hoopis teine asi.

Päästeaeg

Parim: neile, kes soovivad oma digitaalseid harjumusi kontrolli alla saada ja keskendumisvõimet parandada.

RescueTime keskendub automatiseeritud tegevuste jälgimisele ja tootlikkuse analüüsile. See jälgib teie erinevates rakendustes ja veebisaitidel veedetud aega, kategoriseerib tegevused ja esitab teile seejärel aruande, mis näitab mustreid.

Sõltuvalt paketist võivad funktsioonid hõlmata järgmist:

• • Automaatne taustategevuse jälgimine.
• • Aruanded kategooriates Rakendused, Veebilehed ja Tootlikkus.
• • Päevased ja iganädalased kokkuvõtted.
• • Fokuseerumisseansid ja tähelepanu hajutamise blokeerimine
• • Eesmärgid, märguanded ja aktiivsuse trendid.
• • Projektide ja ülesannete jälgimine saadaolevate funktsioonide ja plaanide kaudu.

RescueTime aitab sul välja selgitada, kui palju aega kulutad keskendunud tööle, kui palju suhtlemisele, kui palju sirvimisele ja nii edasi, arvestades kõiki muid digitaalseid tegevusi. See suudab näidata mustreid, mida sa lihtsalt mälu abil ei suudaks meelde jätta.

Tegevuskategooriad ja tootlikkuse skoorid on vaid näitajad, mitte täpsed tulemuslikkuse mõõdud. Lugemisele kulutatud aeg, uurimisele kulutatud aeg, mõtlemisele kulutatud aeg jne võivad kõik olla produktiivsed, isegi kui süsteem ei liigita seda produktiivseks tegevuseks samamoodi nagu tegelikku arvutitööd.

RescueTime on tegelikult pigem isikliku tootlikkuse analüüsi kui klientide arvelduse või täieõigusliku palgaarvestuse valdkond.

Ajajälgimistarkvara võrdlus

Kui teie peamine eesmärk on pigem igapäevaste prioriteetide korrastamine kui tundide registreerimine, siis need ajahaldustööriistad pakkuda lisavõimalusi, mida kaaluda.

Võrdlus kirjeldab iga toote peamist kasutusotstarvet. Saadaval olevad funktsioonid, aruandlusvalikud ja kasutuspiirangud varieeruvad loomulikult olenevalt tellimusest ja konfiguratsioonist.

KKK-d