بهترین نرم‌افزارهای ردیابی زمان برای افزایش بهره‌وری و کارایی گردش کار

ردیابی ساعات کاری به یک کسب و کار اجازه می‌دهد تا هزینه‌های پروژه را ببیند، برنامه‌ریزی بهتر حجم کار را ممکن می‌سازد و امکان صدور صورتحساب دقیق برای مشتری را فراهم می‌کند. این امر به فریلنسر این امکان را می‌دهد که ببیند برای هر کار چقدر زمان صرف شده است. برای تیم‌های دورکار می‌تواند الگوهای کاری را نشان دهد و به مدیر کمک کند تا مشکلات برنامه‌ریزی را تشخیص دهد.

سمت راست نرم‌افزار ردیابی زمان خیلی به چیزی که می‌خواهید پیگیری کنید بستگی دارد. بعضی از آنها خیلی ساده هستند (تایمر و برگه‌های زمانی)، بعضی خیلی فراتر می‌روند و واقعاً فعالیت‌های شما را پیگیری می‌کنند، بعضی کارکنان شما را پیگیری می‌کنند و بعضی دیگر ساعات کاری قابل پرداخت شما را می‌گیرند و به فاکتور تبدیل می‌کنند. این راهنما به پنج مورد از این ابزارها می‌پردازد و به شما کمک می‌کند تا ابزاری را انتخاب کنید که برای گردش کار شما مناسب باشد.

• نرم‌افزار مدیریت زمان چیست و چگونه کار می‌کند؟
• بهترین نرم‌افزارهای ردیابی زمان برای کسب‌وکارها و فریلنسرها
• سوالات متداول

چگونه ابزارهای ردیابی زمان را آزمایش و بررسی می‌کنیم

یک مقایسه خوب، هم به دقت زمان ثبت شده و هم به مفید بودن گزارش‌ها توجه می‌کند. همچنین به میزان تلاش مورد نیاز برای حفظ سوابق قابل اعتماد نیز توجه می‌کند. یک بررسی ساختار یافته می‌تواند موارد زیر را ارزیابی کند:

• • دقت ورود زمان: آیا تایمرها، ورودی‌های دستی، ویرایش‌ها و تنظیمات منطقه زمانی، همگی آنطور که باید کار می‌کنند؟
• • اتوماسیون: آیا ردیابی پس‌زمینه، وارد کردن تقویم، یادآوری‌ها یا تشخیص عدم فعالیت، همانطور که توضیح داده شد، کار می‌کنند یا خیر.
• • سهولت استفاده: چقدر برای کاربران آسان است که تایمرهای خود را شروع کنند، کارهای خود را دسته‌بندی کنند، ورودی‌های خود را اصلاح کنند و برگه‌های زمانی خود را ارسال کنند.: آیا کاربران می‌توانند زمان را بر اساس تاریخ، پروژه، مشتری، وظیفه یا عضو تیم فیلتر و خلاصه کنند.
• • پشتیبانی از خروجی و صدور صورتحساب: اینکه آیا سوابق می‌توانند در صورت نیاز خروجی گرفته شوند یا به فاکتورها و سایر اسناد تجاری تبدیل شوند.

برای مقایسه عملی، بررسی‌کنندگان می‌توانند مجموعه فعالیت‌های یکسانی را در طول چندین روز کاری پیگیری کنند، پروژه‌های نمونه ایجاد کنند، یک ورودی نمونه را اصلاح کنند و گزارش‌هایی را برای یک محدوده تاریخی ثابت تهیه کنند.

نرم‌افزار مدیریت زمان چیست و چگونه کار می‌کند؟

نرم‌افزار ردیابی زمان، میزان زمانی را که افراد صرف وظایف، پروژه‌ها، مشتریان و غیره می‌کنند، ردیابی می‌کند. این کار می‌تواند به سادگی شروع و توقف یک تایمر یا وارد کردن دستی ساعت‌ها باشد یا می‌تواند به پیچیدگی وارد کردن رویدادهای تقویم یا نرم‌افزاری باشد که صرفاً میزان استفاده از کامپیوتر را به طور خودکار ثبت می‌کند. (برای یک رویکرد ساختاریافته برای تقسیم کار پیچیده به مراحل قابل مدیریت، به این راهنما مراجعه کنید) تحلیل وظیفه.)

کاربردهای رایج عبارتند از:

• • ثبت ساعات کاری و حضور و غیاب کارکنان.
• • پیگیری ساعات کاری قابل پرداخت در پروژه‌های مشتری.
• • اندازه‌گیری هزینه پروژه و سودآوری پروژه.
• • درک بهره‌وری شخصی و عوامل حواس‌پرتی.
• • تهیه برگه‌های زمانی، فاکتورها و سوابق حقوق و دستمزد.
• • مقایسه تلاش تخمینی با زمان واقعی صرف شده.

نرم‌افزارهای ردیابی زمان به هیچ وجه بهره‌وری را اندازه‌گیری نمی‌کنند. زمان صرف شده برای یک کار، میزان استفاده از کامپیوتر و کیفیت خروجی، همه چیزهای جداگانه‌ای هستند. معیارهایی که انتخاب می‌کنید باید معیارهایی باشند که در واقع اهداف تیم شما را دنبال کنند.

چرا ردیابی خودکار زمان برای تیم‌های دورکار اهمیت دارد؟

تیم‌های دورکار در انواع مکان‌ها، با انواع برنامه‌ها و در انواع مناطق زمانی کار می‌کنند. ردیابی خودکار زمان، تعداد مدیران را کاهش می‌دهد و می‌تواند به افراد کمک کند تا سوابق منسجم‌تری را ثبت کنند.

البته بسته به نرم‌افزار متفاوت خواهد بود. اتوماسیون می‌تواند از ردیابی فعالیت‌های پس‌زمینه، ورودی‌ها و یادآوری‌های مبتنی بر تقویم، تشخیص زمان بیکاری تا پیشنهادهایی در مورد نحوه تکمیل برگه‌های زمانی شما متغیر باشد. تیم‌ها همچنین می‌توانند فعالیت‌های تکراری و تحویل کارها را با ... ترسیم کنند. نمودار گردش کار برای شفاف‌تر کردن مسئولیت‌ها و مراحل فرآیند.

این ویژگی‌ها می‌توانند به تیم‌ها کمک کنند:

• • تعداد ورودی‌های زمانی که از قلم افتاده یا ناقص بوده‌اند را کاهش دهید.
• • جلسات منظم و الگوهای کاری را مشخص کنید.
• • ساعات برنامه‌ریزی‌شده را با تلاش واقعی پروژه مقایسه کنید.
• • بهبود هماهنگی بین تیم‌های توزیع‌شده.
• • کاهش تهیه دستی برگه زمانی.

با این حال، ردیابی خودکار باید آشکارا مورد استفاده قرار گیرد. نظارت پس‌زمینه، اسکرین‌شات‌ها، ردیابی برنامه و جمع‌آوری داده‌های موقعیت مکانی، همگی مواردی هستند که می‌توانند منجر به مشکلات حریم خصوصی شوند. سازمان باید در مورد آنچه جمع‌آوری می‌کند، دلیل نیاز به آن، چه کسی می‌تواند آن را ببیند و مدت زمان نگهداری سوابق، رک و صریح باشد.

اگر نیازی به نظارت فعال نداشته باشند، یک ابزار مبتنی بر تایمر یا یک ردیاب بهره‌وری شخصی کافی خواهد بود.

بهترین نرم‌افزارهای ردیابی زمان برای کسب‌وکارها و فریلنسرها

ابزارهای ذکر شده در زیر کارهای بسیار متفاوتی انجام می‌دهند، از برنامه‌ریزی زمانی بصری گرفته تا نظارت خودکار و صدور فاکتور مشتری. آنها متقابلاً منحصر به فرد نیستند زیرا هر یک هدف اصلی بسیار خاصی دارند.

MindOnMap

بهترین برای: بلوک‌بندی بصری زمان، برنامه‌ریزی وظایف و سازماندهی گردش کار روزانه‌تان.

MindOnMap یک ابزار نقشه ذهنی و نمودارسازی است که به شما امکان می‌دهد وظایف خود را ببینید، اولویت‌های خود را تعیین کنید و پروژه‌های بزرگ را به مراحل کوچک‌تر تقسیم کنید. این ابزار می‌تواند همراه با ردیابی زمان مورد استفاده قرار گیرد تا به شما و تیمتان در برنامه‌ریزی روز و سپس پیگیری زمان برای هر وظیفه کمک کند.

یک فریلنسر که روی تعدادی پروژه مشتری کار می‌کند، می‌تواند یک برنامه روزانه مرکزی ایجاد کند و سپس آن را به کارهای مشتری، جلسات، تحقیقات، امور اداری و استراحت‌ها تقسیم کند. سپس هر یک از این موارد را می‌توان به فعالیت‌های خاص‌تری تقسیم کرد و در نتیجه کل کار بسیار ساختاریافته‌تر خواهد شد.

مزایای کلیدی عبارتند از:

• • سازماندهی بصری وظایف: روز خود را ساختارمند کنید و کارهای بزرگ خود را به وظایف کوچک‌تر تقسیم کنید.
• • تقسیم‌بندی زمانی پشتیبانی: مشخص کنید که چه زمانی قرار است روی موارد مهم کار کنید و اولویت‌های رقیب دیگر را شناسایی کنید.
• • تجزیه و تحلیل پروژه: روابط بین فعالیت‌ها، مراحل مهم و نتایج قابل تحویل را ترسیم کنید.
• • برنامه‌ریزی ارتباطات: برنامه‌های بصری را به اشتراک بگذارید تا همکارانتان ببینند که در قبال چه چیزی پاسخگو هستند و اولویت‌هایشان چیست.

MindOnMap برای برنامه‌ریزی کار شما قبل از شروع و برای دیدن اینکه چگونه وظایف مختلف با هم هماهنگ می‌شوند، مفید است. این ابزار شما را قادر می‌سازد تا یک برنامه‌ی واضح تهیه کنید که به نوبه‌ی خود به مدیریت زمان شما کمک خواهد کرد.

MindOnMap به هیچ وجه یک سیستم ردیابی زمان به معنای متعارف آن نیست. این سیستم به عنوان یک تایمر، یک ردیاب فعالیت خودکار، یک گزارش ساعات کاری قابل پرداخت یا یک برگه زمانی حقوق و دستمزد عمل نمی‌کند. اگر به دنبال ردیابی ساعات کاری و/یا ایجاد سوابق صورتحساب هستید، باید از برنامه‌ریزی بصری همراه با یک ابزار ردیابی زمان استفاده کنید.

آهنگ Toggl

بهترین برای: فریلنسرها و تیم‌هایی که فقط می‌خواهند زمان خود را صرف ثبت و گزارش‌گیری کنند.

Toggl Track تماماً در مورد ردیابی زمان در برابر پروژه‌ها، مشتریان و وظایف است. می‌توانید یک تایمر را شروع و متوقف کنید یا ورودی‌های زمانی را به صورت دستی اضافه کنید. زمانی که ردیابی کرده‌اید را می‌توانید از طریق گزارش‌ها مشاهده کنید.

ویژگی‌های کلیدی عبارتند از:

• • تایمرهای تک کلیکی و ورود دستی زمان.
• • سازماندهی پروژه، مشتری و وظیفه.
• • نمایش تقویم و زمان ورود.
• • گزارش‌های خلاصه و تفصیلی.
• • گزارش‌دهی تیمی و یکپارچه‌سازی‌ها (بسته به طرح).

Toggl Track برای فریلنسرهایی که می‌خواهند از مدت زمان کارشان مطلع شوند و برای تیم‌هایی که می‌خواهند میزان زمان صرف شده برای کار را در بین مشتریان و پروژه‌ها مقایسه کنند، ایده‌آل است.

Toggl Track گردش کار بسیار ساده‌ای دارد و به همین دلیل راه‌اندازی و کار با آن بسیار آسان است. اگر در موقعیتی هستید که به حقوق و دستمزد، ردیابی میدانی GPS یا نوعی نظارت جزئی بر کارکنان که با یک راهکار نظارت کامل‌تر بر نیروی کار به دست می‌آید، نیاز دارید، باید بررسی کنید که آیا Toggl Track واقعاً این قابلیت‌ها را دارد یا خیر یا اینکه آیا ابزار دیگری گزینه بهتری خواهد بود.

هاب‌استف

بهترین برای: تیم‌های توزیع‌شده و میدانی که نیاز به ردیابی زمان با قابلیت مشاهده نیروی کار دارند.

هاب‌استف (Hubstaff) ابزاری برای ردیابی زمان با قابلیت‌های مدیریت نیروی کار است. بسته به اشتراک، سطح پیکربندی و دستگاهی که استفاده می‌کنید، می‌توانید ساعات کاری را پیگیری کنید، برگه‌های زمانی ایجاد کنید، معیارهای فعالیت را رصد کنید و از ردیابی موقعیت مکانی برای کارهای میدانی استفاده کنید.

ویژگی‌های کلیدی عبارتند از:

• • ردیابی زمان دسکتاپ و موبایل.
• • ثبت خودکار ساعات کار و سوابق حضور و غیاب.
• • شاخص‌های فعالیت بر اساس ورودی صفحه کلید و ماوس.
• • اسکرین‌شات‌های اختیاری و ردیابی فعالیت برنامه/وب‌سایت.
• • ردیابی GPS و تعیین محدوده جغرافیایی برای گردش‌های کاری میدانی پشتیبانی‌شده.
• • گزارش نیروی کار و پروژه.

هاب‌استف برای کسب‌وکارهایی که نیاز به مدیریت کارکنان میدانی خود، پیگیری حضور و غیاب یا بررسی سوابق زمانی برای نیروی کار پراکنده از نظر جغرافیایی دارند، مناسب خواهد بود.

قابلیت‌های نظارتی آن نیز باید با دقت بررسی شود. ضربه زدن به کلید و فعالیت ماوس لزوماً نشانه‌ای از کیفیت یا ارزش کار انجام شده نیست و ضبط صفحه/ردیابی موقعیت مکانی ممکن است برای هر نقشی مناسب نباشد. نظارت باید بر اساس نیازهای واقعی کسب و کار، قانون و حریم خصوصی کارکنان انجام شود.

تیم‌هایی که فقط به یک تایمر ساده و گزارش ساعتی قابل پرداخت نیاز دارند، احتمالاً با یک ابزار ساده‌تر کاملاً راضی خواهند بود.

برداشت

بهترین برای: فریلنسرها، آژانس‌ها و موارد مشابه که به صورت ساعتی هزینه می‌گیرند.

هاروست، ردیابی زمان را با بودجه‌بندی پروژه، ردیابی هزینه‌ها، گزارش‌دهی و صدور فاکتور مرتبط می‌کند. می‌توانید زمان را در مقابل مشتریان و پروژه‌ها ثبت کنید، بودجه‌ها را مشاهده کنید و ورودی‌های زمانی تأیید شده خود را به فاکتور تبدیل کنید.

ویژگی‌های کلیدی عبارتند از:

• • تایمرها و برگه‌های زمانی روزانه/هفتگی.
• • سازماندهی مشتری، پروژه و وظیفه.
• • ردیابی زمان قابل پرداخت و غیر قابل پرداخت.
• • بودجه بندی پروژه و تحلیل هزینه ها.
• • پیگیری هزینه ها و صدور فاکتور.
• • یکپارچه‌سازی حسابداری و پرداخت (بسته به تنظیمات شما).

Harvest برای کسب‌وکارهایی که می‌خواهند بتوانند ساعات کاری ثبت‌شده خود را به درآمد مرتبط کنند، ایده‌آل است. برای مثال، یک آژانس طراحی می‌تواند ساعات تخمینی یک پروژه را با ساعات کاری واقعی مقایسه کند، بودجه باقی‌مانده را بررسی کند و سپس از ورودی‌های قابل پرداخت، فاکتور تولید کند.

نقطه قوت اصلی آن در توانایی پیوند دادن سوابق زمانی به گردش‌های مالی است. ابزاری که اساساً در مورد ردیابی زمان کامپیوتر یا طبقه‌بندی خودکار بهره‌وری شخصی باشد، چیز بسیار متفاوتی خواهد بود.

رسکیو تایم

بهترین برای: کسانی که می‌خواهند عادات دیجیتالی خود را کنترل کنند و تمرکز خود را بهبود بخشند.

RescueTime تماماً در مورد ردیابی خودکار فعالیت‌ها و بینش‌های بهره‌وری است. این ابزار میزان زمانی را که در برنامه‌ها و وب‌سایت‌های مختلف صرف می‌کنید، ردیابی می‌کند، فعالیت‌ها را دسته‌بندی می‌کند و سپس گزارشی را در اختیار شما قرار می‌دهد که الگوها را نشان می‌دهد.

بسته به طرح، ویژگی‌ها ممکن است شامل موارد زیر باشند:

• • ردیابی خودکار فعالیت در پس‌زمینه.
• • گزارش‌ها در دسته‌بندی‌های برنامه‌ها، وب‌سایت‌ها و بهره‌وری.
• • خلاصه روزانه و هفتگی.
• • جلسات تمرکز و مسدود کردن حواس پرتی
• • اهداف، هشدارها و روند فعالیت‌ها.
• • پیگیری پروژه و وظایف از طریق طیف وسیعی از ویژگی‌ها و طرح‌های موجود.

RescueTime می‌تواند به شما کمک کند تا بفهمید چقدر از زمان خود را صرف کار متمرکز، چقدر را صرف ارتباطات، چقدر را صرف وبگردی و غیره در کنار سایر فعالیت‌های دیجیتال مختلف می‌کنید. این برنامه می‌تواند الگوهایی را به شما نشان دهد که به سادگی نمی‌توانید از طریق حافظه خود به آنها دست یابید.

دسته بندی فعالیت‌ها و نمرات بهره‌وری فقط شاخص هستند، نه معیارهای دقیق عملکرد. زمان صرف شده برای مطالعه، تحقیق، تفکر و غیره، همگی می‌توانند مولد باشند، حتی اگر سیستم آنها را به عنوان فعالیت مولد مانند کار واقعی با کامپیوتر طبقه‌بندی نکند.

RescueTime در واقع بیشتر در حوزه تحلیل بهره‌وری شخصی است تا صدور فاکتور برای مشتری یا محاسبه کامل حقوق و دستمزد.

مقایسه نرم‌افزارهای ردیابی زمان

اگر هدف اصلی شما سازماندهی اولویت‌های روزانه است نه ثبت ساعات کاری، این موارد ابزارهای مدیریت زمان گزینه‌های اضافی برای بررسی ارائه دهید.

این مقایسه، کاربرد اصلی هر محصول را مشخص می‌کند. ویژگی‌های موجود، گزینه‌های گزارش‌دهی و محدودیت‌های استفاده، البته بسته به اشتراک و پیکربندی متفاوت خواهد بود.

سوالات متداول