یک بحث کامل در مورد فرآیند مدیریت تدارکات

فرآیند تدارکات چیست? خوب، در یک کسب و کار، آگاهی از فرآیند دریافت و خرید خدمات ضروری است. این بخش بزرگی از موفقیت کسب و کار است. بنابراین، برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد این فرآیند، می توانید همه چیز را از این مقاله بخوانید. ما به شما تعریف کاملی از فرآیند تدارکات، مراحل آن و مراحل کلی ارائه می دهیم. با آن، به اینجا بیایید زیرا ما تمام داده هایی را که در مورد بحث نیاز دارید ارائه می دهیم.

• بخش 1. فرآیند تدارکات چیست
• بخش 2. انواع فرآیند تدارکات
• بخش 3. مراحل فرآیند تدارکات
• بخش 4. مراحل فرآیند تدارکات
• بخش 5. سوالات متداول در مورد فرآیند تدارکات

بخش 1. فرآیند تدارکات چیست

جریان فرآیند تدارکات فرآیند خرید و دریافت خدمات است. معمولاً برای اهداف تجاری است. بیشتر با کسب و کار مرتبط است زیرا سازمان ها باید تقاضای خرید کالا یا خدمات را داشته باشند. بعلاوه، شامل کل فرآیند تدارکات است که برای سازمان هایی که به آخرین تصمیم خرید خوب منتهی می شوند، مهم است. فرآیند تدارکات می تواند به مدیریت بخشی از منابع سازمان نیاز داشته باشد. علاوه بر آن، فرآیند تدارکات می تواند برای رشد و موفقیت کسب و کار ضروری باشد. اگر در موقعیت دریافت خدمات و کالا، مدیریت امور مالی و یا بررسی آنها هستید، بخشی از فرآیند تدارکات هستید. داشتن بینش عالی در مورد آن می تواند شما را برای موفقیت در نقش حرفه ای خود راهنمایی کند. علاوه بر این، برای تجارت مهم است زیرا یکی از عواملی است که می تواند بر سود، پس انداز و هزینه تأثیر بگذارد. در واقع، کسب و کارها در حال ارزیابی فرآیند تدارکات هستند. ایجاد تغییرات و تنظیمات لازم برای دستیابی به هدف یا هدف یک تجارت است. هدف اولیه آن دستیابی به کارایی و ارزش در حین ایمن سازی خدمات و کالاها است.

بخش 2. انواع فرآیند تدارکات

1. تدارکات مستقیم

اولین نوع تدارکات، تدارکات مستقیم است. این در مورد به دست آوردن خدمات، مواد و کالاهایی است که یک سازمان می تواند سود ایجاد کند. از طریق تولید فروش مجدد یا محصول نهایی است. هدف اصلی از دریافت این اقلام تقویت روابط مستمر با سایر تامین کنندگان و کسب و کارها است. به این ترتیب، آنها می توانند به یادگیری و رشد ادامه دهند.

2. تدارکات غیر مستقیم

در تدارکات غیرمستقیم، در مورد به دست آوردن مواد، کالاها و خدمات مورد استفاده در داخل است. این برای پشتیبانی از عملیات روزانه است. خرید غیرمستقیم شامل لوازم اداری، اقلام فاسد شدنی، مبلمان و وسایل نقلیه است. علاوه بر این، این نوع تدارکات شامل خرید اقلامی است که برای عملیات روزمره ضروری هستند.

3. تدارکات خدمات

در این نوع تدارکات، به دریافت خدمات مبتنی بر مردم می پردازد. بسته به سازمان، ممکن است شامل پیمانکاران فردی، شرکت های حقوقی، نیروی کار مشروط، خدمات امنیتی و غیره باشد. هدف از دریافت این خدمات نیز می تواند شامل پرکردن خلأ خدمت و دادن وقت تمام وقت به کارکنان باشد.

4. خرید کالا

The Good Procurement در مورد تهیه اقلام فیزیکی است. با این حال، می تواند شامل مواردی مانند اشتراک نرم افزار نیز باشد. یک تدارکات موثر کالا به شیوه های عالی مدیریت زنجیره تامین متکی است.

قسمت 3. 3 مرحله فرآیند تدارکات

در مدیریت تدارکات فرآیند دارای سه مرحله اصلی است:

مرحله منبع یابی

این مرحله شامل تعیین نیاز به خدمات یا محصولات است. همچنین به دنبال تامین کنندگان بالقوه است.

یک نیاز را شناسایی کنید - شناسایی نیاز به یک خدمت یا محصول ضروری است. ممکن است توسط یک پروژه خاص برای افزایش کارایی راه اندازی شود.

به دنبال پیشنهاد تامین کنندگان باشید - تیم به دنبال تامین کنندگان بالقوه خواهد بود. پیشنهاد باید شامل داده هایی در مورد تجربه تامین کنندگان، شرایط، قیمت گذاری و موارد دیگر باشد.

تامین کننده را انتخاب کنید - تیم تدارکات تامین کننده واجد شرایط را انتخاب خواهد کرد.

مرحله خرید

در این مرحله شامل ثبت سفارش با تامین کننده انتخابی می باشد. این در مورد انجام مذاکره در مورد شرایط قرارداد است.

در مورد شرایط و ضوابط بحث کنید - تیم و تامین کننده در مورد شرایط و ضوابط بحث خواهند کرد. این شامل قیمت، شرایط پرداخت، تحویل، و اطلاعات مهم تر است.

سفارش خرید را مدیریت کنید - تیم سفارش خرید را در تمام مراحل انجام انجام خواهد داد. این شامل نظارت بر حمل و نقل است. این است که اطمینان حاصل شود که خدمات و محصول با مشخصات مطابقت دارند و هر مشکلی را حل می کنند.

مرحله دریافت

مرحله در مورد دریافت کالا و خدمات است. مرحله نیز در مورد بررسی کیفیت و پردازش پرداخت است.

خدمات و کالاها را دریافت کنید - هنگامی که محصولات ارسال شدند، بخش آنها را بررسی می کند تا مطمئن شود که در سفارش خرید مشخص شده است.

فرآیند پرداخت - پس از بررسی کالا و خدمات، پرداخت پردازش می شود.

ثبت سوابق - سازمان همه چیز را در فرآیند تدارکات ثبت خواهد کرد. این سوابق برای اهداف حسابرسی مفید هستند.

بخش 4. مراحل فرآیند تدارکات

1. تعیین نیازها

فرآیند با نیاز به خدمات و کالا شروع می شود. این می تواند یک نیاز داخلی باشد، که در مورد مواد مورد نیاز برای اداره تجارت است. همچنین می تواند خارجی باشد، که موادی است که سازمان می فروشد. این مرحله شامل تعیین بودجه نیز می شود.

2. انتخاب فروشندگان

این مرحله مربوط به تامین منابع فروشندگان است. این شامل دانستن توانایی آنها برای ارائه بهترین کیفیت و ارزش است. هنگام انتخاب یک فروشنده، این محصول با کیفیت خوب آن نیست. نکته دیگری که باید در نظر گرفت شهرت فروشنده است.

درخواست خرید را ارسال کنید

مرحله بعدی ارسال درخواست خرید است. گرفتن تاییدیه داخلی برای خرید است. این شامل تهیه فرم درخواست خرید و ارسال آن به بخش مسئول امور مالی است.

4. سفارش خرید

هنگامی که درخواست خرید قبلاً تأیید شده باشد، تیم PO را به فروشنده ارسال می کند. این شامل تمام داده هایی است که فروشنده باید تحویل دهد و انجام دهد، همراه با شرایط پرداخت.

5. دریافت کالاها و خدمات

پس از تایید سفارش خرید، فروشنده قادر خواهد بود خدمات و کالای سفارش داده شده را تحویل دهد.

6. فاکتور پردازش

فروشنده فاکتوری را برای خریدار ارسال می کند که در آن سفارش شامل چه مواردی است. همچنین فروش و پرداخت سررسید را تایید می کند.

7. پرداخت

پس از دریافت فاکتور و دریافت سفارش، تیم حساب های پرداختنی، فاکتور را برای پرداخت پردازش می کند.

8. ثبت برای حسابرسی

پس از کل فرآیند، ثبت همه چیز برای ممیزی مهم است. به این ترتیب، می‌توانید همه چیز، از جمله بودجه، پرداخت‌ها و سایر فرآیندها را ردیابی کنید.

هنگام انجام یک نمودار جریان فرآیند تدارکات، استفاده از ابزار عالی مانند مهم است MindOnMap. فرآیند برای درک فرآیند به عناصر بصری مختلفی نیاز دارد. این شامل اشکال، متن، طرح‌ها و بسیاری موارد دیگر است. خوشبختانه، MindOnMap می تواند هر چیزی را که نیاز دارید ارائه دهد. همچنین می تواند یک روش آسان برای ایجاد فرآیند ارائه دهد. علاوه بر این، این ابزار می تواند ساده ترین رابط کاربری را ارائه دهد. به این ترتیب، هر کسی می تواند بدون هیچ مشکلی از ابزار استفاده کند. علاوه بر این، می توانید فرآیند خرید نهایی خود را در طیف گسترده ای از فرمت ها ذخیره کنید. می توانید خروجی را در JPG، PNG، PDF و همچنین در حساب MindOnMap خود ذخیره کنید. بنابراین، اگر به دنبال ابزار قابل اعتمادی برای انجام فرآیند تدارکات هستید، بهتر است از MindOnMap استفاده کنید. برای جزئیات بیشتر، آموزش های زیر را ببینید.

بخش 5. سوالات متداول در مورد فرآیند تدارکات