Opi tuntemaan, mikä on projektin aikajana ja miten luodaan
Projektin aikajana on välttämätön, jotta projektipäälliköt ja tiimit voivat tarkastella koko suunnitelmaansa alusta loppuun. Projektin johtamisessa aika on suurin vihollisesi. Joskus sinua painostetaan saattamaan projekti päätökseen asiakkaan tai johdon tarjoamana tietyssä ajassa. Siksi on tärkeää, että sinulla on aikajana. Jos etsit tapoja luoda henkilökohtainen aikajana, olet oikeassa viestissä. Täällä olemme keskustelleet mm projektin aikajana, kuinka luoda sellainen, erilaisia aikajanan luojia ja malleja. Katso myös tarjoamamme projektin aikajanaesimerkki. Joten jatka lukemista oppiaksesi kaiken tarvitsemasi.
- Osa 1. Mikä on projektin aikajana?
- Osa 2. Projektin aikajanan luominen
- Osa 3. Projektin aikajanan luojat
- Osa 4. Projektin aikajanamalli
- Osa 5. Usein kysyttyä projektin aikajanasta
Osa 1. Mikä on projektin aikajana?
Olet ehkä kuullut sanan "projektin aikajana", mutta sinulla ei ole siitä mitään käsitystä. Projektin aikajana on visuaalinen esitys tehtävistä tai toiminnoista kronologisesti. Se antaa projektipäälliköille kattavan kuvan koko projektista yhdestä paikasta. Aikajana jakaa projektin pienempiin tehtäviin ja virstanpylväisiin, joista jokaisella on määräaika. Lisäksi se osoittaa myös projektin toimituspäivämäärän. Hyvin jäsennelty projektin aikajana on onnistuneen projektinhallinnan edellytys. Tämä varmistaa, että tehtävät saadaan suoritettua määrätyssä ajassa.
Projektin aikajanan luominen Excelissä on kuitenkin melko haastavaa ja saattaa viedä aikaasi. Onneksi meillä on työkalu, jonka avulla voit luoda sellaisen helposti! Jos haluat tietää, mikä se on, siirry tämän viestin seuraavaan osaan.
Osa 2. Projektin aikajanan luominen
Tuntuuko sinusta siltä, että aika loppuu kaikkien sinulle annettujen tehtävien suorittamiseen? Projektin aikajana on mitä tarvitset. Kun luot projektin aikajanan, tarvitset seuraavat vaiheet:
1. Selvitä projektin laajuus.
2. Pura projekti pienempiin osiin ja tunnista keskeiset tehtävät.
3. Määritä tehtävien riippuvuudet.
4. Sisällytä merkittävät virstanpylväät.
5. Aseta tehtäville selkeät määräajat.
6. Arvioi resurssien saatavuus.
7. Käytä projektin aikajanamallia. Vaihtoehtoisesti voit luoda projektin aikajanan käyttämällä luotettavaa aikajanan luojaa.
Itse asiassa aikajanan valmistajan käyttö on paljon parempi. Sen avulla voit luoda ja muokata projektisi aikajanaa tarpeidesi mukaan. Tämän kanssa suosittelemme käyttämään MindOnMap. Tässä on esimerkki työkalulla luodusta projektin aikajanasta.
Hanki yksityiskohtainen projektin aikajana.
MindOnMap on yksi johtavista projektin aikajanan tekijöistä luotettavien toimintojensa ja ominaisuuksiensa ansiosta. Se on ilmainen online-aikajanan luontiohjelma, jonka avulla voit helposti luoda työsi tarpeidesi mukaan. Nyt sillä on myös sovellusversio, jos haluat ladata sen tietokoneellesi. Voit myös käyttää sitä kaikilla verkkoselaimilla. Näihin selaimiin kuuluvat Google Chrome, Safari, Edge ja paljon muuta. MindOnMap tarjoaa erilaisia malleja, kuten organisaatiokaavioita, puukarttoja, vuokaavioita ja monia muita. Tämän verkkopohjaisen työkalun avulla voit myös lisätä tekstiä, valita muotoja ja väritäyttöjä, lisätä kuvia ja sisällyttää linkkejä. Lisäksi MindOnMap soveltuu muistiinpanojen tekemiseen, työ-/elämäsuunnitelmiin, projektinhallintaan ja muihin. Yksi tämän työkalun parhaista ominaisuuksista on automaattinen tallennus. Näin varmistetaan, ettei tietoja menetetä jokaisessa työssäsi tekemässäsi muutoksessa.
Lisäksi helppojako on myös saatavilla. Tämän ominaisuuden avulla voit jakaa työsi ystäviesi tai työtovereiden kanssa. Samoin voit käyttää näitä ominaisuuksia luodaksesi projektin aikajanan MindOnMapissa. Voit tehdä projektille aikajanan sen avulla seuraavasti:
Käytä MindOnMapia tai lataa työkalu
Siirry MindOnMapin viralliselle verkkosivustolle. Sitten voit valita joko Ilmainen lataus tai Luo verkossa. Kun olet valinnut, rekisteröidy saadaksesi täyden pääsyn työkalun ominaisuuksiin ja toimintoihin.
Suojattu lataus
Suojattu lataus
Valitse asettelu
Löydät erilaisia asetteluvaihtoehtoja, kun olet työkalun pääkäyttöliittymässä. Valitse tässä opetusohjelmassa Vuokaavio layout. Olisi helpompaa ja sopivampaa luoda projektin aikajana.
Mukauta aikajanaasi
Seuraavassa käyttöliittymässä voit aloittaa aikajanasi luomisen. Aloita valitsemalla muotoja ja viivoja, lisäämällä tekstiä ja kaikkea mitä tarvitset projektisi aikajanalle. Järjestä ja mukauta sitten aikajanasi.
Jaa aikajanasi
Luomasi aikajanan jakaminen kollegoidesi tai työtovereiden kanssa on mahdollista. Klikkaa Jaa -painiketta, joka sijaitsee oikeassa yläkulmassa. Valinnaisesti voit määrittää asetukset Salasana ja Pätevä turva- ja vahvistuspäivään asti.
Vie projektin aikajana
Kun olet tyytyväinen aikajanaasi, voit nyt tallentaa sen. Voit tehdä sen napsauttamalla Viedä -painiketta käyttöliittymän oikeassa yläkulmassa. Valitse sitten pudotusvalikosta haluamasi tiedostomuoto. Voit kuitenkin myös poistua ohjelmasta ja jatkaa myöhemmin siitä, mihin jäit. Kaikki tekemäsi muutokset pysyvät samoina, kun avaat sen uudelleen.
Osa 3. Projektin aikajanan luojat
Tässä osassa olemme koonneet luettelon suosituista aikajanan luomisvaihtoehdoista harkittavaksi.
1. Microsoft Project
Microsoft Project on tehokas ja laajalti käytetty projektinhallintaohjelmisto. Siinä on Gantt-kaaviot, ajan seuranta, tiimi- ja tehtävienhallinta. Sen tehokkaat ominaisuudet tekevät siitä valinnan monille suurille organisaatioille. Siitä puuttuu kuitenkin nykyaikaisia työkaluja, kuten työkuormanäkymät, Kanban-taulut ja mukautetut kojelautat.
2. Trello
Trello on toinen visuaalinen projektinhallintatyökalu, joka käyttää tauluja ja kortteja projektien aikajanan luomiseen. Sen avulla voit tarkastella automaattisesti luotua aikajanaa ja muokata sitä. Voit myös ryhmitellä sen luetteloiden, jäsenten ja tunnisteiden mukaan. Trello on yksinkertainen projektin aikajanan luoja, jonka avulla voit organisoida työt yksinkertaisella Kanban-taululla.
3. Asana
Asana toimii projektin aikajanatyökaluna, joka on erityisen hyödyllinen vahvasti yhteistyötä tekeville tiimeille. Se tarjoaa erilaisia tehtävienhallintaominaisuuksia. Tämä sisältää riippuvuudet, alitehtävät ja visuaaliset Kanban-levyt. Asanan aikajanaominaisuuksien avulla voit luoda riippuvuuksia selkeyden varmistamiseksi.
4. Zoho-projektit
Zoho Projects on pilvipohjainen projektinhallintaohjelma, joka sopii kaikenkokoisille yrityksille ja ryhmille. Se auttaa hallitsemaan tehokkaasti projekteja, tehtäviä ja aikatauluja. Sen vahvat ominaisuudet yksinkertaistavat projektin suunnittelua, seurantaa ja yhteistyötä projektipäälliköille.
5. Monday.com
Monday.com on työkäyttöjärjestelmä, jonka avulla käyttäjät voivat rakentaa projektien aikajanat. Sen avulla käyttäjät voivat hallita työtään visuaalisesti kiinnostavalla tavalla. Työkalu yhdistää yhteistyö-, projekti-, tehtävienhallinnan ja CRM-ominaisuudet. Siksi se on myös yksi suosituimmista aikajanan luojien valinnoista.
Osa 4. Projektin aikajanamallit
Projektin aikajanamallit tarjoavat organisoidun rakenteen, mikä lisää selkeyttä ja viestintää. On tärkeää huomata, että projektien aikajanamalleja on erilaisia. Yleisimmät tyypit ovat Gantt-, kronologiset (vaaka- ja pystysuorat) ja PERT-aikajanat. Selitätään lyhyesti jokainen.
1. Gantt-kaavion aikajana
Gantt-kaavio aikajana on nimetty projektinhallinnan historiassa tunnetun Henry Gantin mukaan. Tätä mallia käytetään laajasti projektien aikajanan luomiseen. Sen avulla projektipäälliköt voivat nähdä aikataulun, tehtävät, riippuvuudet ja edistymisen.
2. Kronologisen kaavion aikajana
Kuten nimikin kertoo, kronologisen kaavion aikajana järjestää tehtävät kronologisesti. Se tarjoaa kaksi muunnelmaa: pystysuuntaisen kaavion aikajanan ja vaakakaavion aikajanan. Aikajanavalintasi määrittää, näytetäänkö tehtävät vasemmalta oikealle vai ylhäältä alas.
3. PERT-kaavion aikajana
A PERT tunnetaan myös ohjelman arviointi- ja tarkistustekniikan kaaviona. Tämä malli käyttää pyöreitä tai suorakaiteen muotoisia solmuja symboloimaan projektin virstanpylväitä ja tehtäviä. Nämä solmut on yhdistetty viivoilla, jotka edustavat tehtäväsuhteita ja riippuvuuksia.
Osa 5. Usein kysyttyä projektin aikajanasta
Mitkä 4 asiaa muodostavat projektin aikajanan?
Tehdäksesi onnistuneen projektin aikajanan, tarvitset 4 kohdetta. Nämä ovat tehtävät, niiden alkamis- ja päättymispäivät, riippuvuudet ja virstanpylväät.
Mitkä ovat projektin aikajanan vaiheet?
Projektinhallinnan aikajanassa on 5 vaihetta. Näitä ovat hankkeen käynnistäminen, suunnittelu, toteutus, seuranta ja valvonta sekä päättäminen.
Mitä eroa on projektin aikataululla ja aikajanalla?
Huomaa, että projektin aikataulu ja aikataulu poikkeavat toisistaan. Projektin aikataulu sisältää yksinkertaisesti projektin loppuun saattamiseksi tarvittavat toimet. Toisaalta aikajanalla on tarkempi suoritettavien tehtävien järjestys.
Johtopäätös
Yhteenvetona, olet oppinut nyt, mitä a projektin aikajana on, miten sellainen tehdään, ja sen erilaiset mallit. Lisäksi täydellinen aikajanan luoja auttaa sinua luomaan henkilökohtaisen ja kattavan aikajanan. Kuten yllä mainittu, MindOnMap on listan kärjessä projektin aikajanaa tehtäessä. Sen suoraviivaisen käyttöliittymän avulla voit luoda aikajanasi vaivattomasti. Sen lisäksi, että se on aikajanan luoja, se tukee myös muita kaavioita! Ja se tekee siitä monipuolisen työkalun tarpeisiisi. Nauti sen ominaisuuksista ja opi siitä lisää, kokeile sen käyttöä jo tänään!
