Meilleur logiciel de suivi du temps pour booster la productivité et l'efficacité des flux de travail

Le suivi des heures travaillées permet à une entreprise de maîtriser les coûts des projets, d'optimiser la planification de la charge de travail et de facturer les clients avec précision. Il permet également au travailleur indépendant de visualiser le temps consacré à chaque mission. Pour les équipes travaillant à distance, il révèle les habitudes de travail et aide le responsable à identifier les problèmes d'organisation.

Le droit logiciel de suivi du temps Le choix de l'outil dépendra fortement de ce que vous souhaitez suivre. Certains sont très basiques (minuteries et feuilles de temps), d'autres vont beaucoup plus loin et suivent vos activités, certains gèrent votre personnel et d'autres encore transforment vos heures facturables en factures. Ce guide présente cinq de ces outils et vous aidera à choisir celui qui convient le mieux à votre flux de travail.

• Qu'est-ce qu'un logiciel de suivi du temps et comment fonctionne-t-il ?
• Meilleures solutions logicielles de suivi du temps pour les entreprises et les travailleurs indépendants
• FAQ

Comment nous testons et évaluons les outils de suivi du temps

Une bonne comparaison examinerait à la fois la précision des heures enregistrées et l'utilité des rapports. Elle prendrait également en compte les efforts nécessaires à la tenue de registres fiables. Une analyse structurée permet d'évaluer :

• • Précision de la saisie de l'heure : les minuteurs, les saisies manuelles, les modifications et les paramètres de fuseau horaire fonctionnent-ils tous correctement ?
• • Automatisation : que le suivi en arrière-plan, les importations de calendrier, les rappels ou la détection d’inactivité fonctionnent comme décrit.
• • Facilité d'utilisation : Dans quelle mesure est-il facile pour les utilisateurs de démarrer leurs chronomètres, de catégoriser leur travail, de modifier leurs entrées et de soumettre leurs feuilles de temps ? : Les utilisateurs peuvent-ils filtrer et résumer le temps par date, projet, client, tâche ou membre de l'équipe ?
• • Assistance à l'exportation et à la facturation : possibilité d'exporter les enregistrements ou de les convertir en factures et autres documents commerciaux en cas de besoin.

Pour une comparaison concrète, les réviseurs peuvent suivre le même ensemble d'activités sur plusieurs jours ouvrables, créer des projets représentatifs, corriger un exemple d'entrée et générer des rapports pour une période donnée.

Qu'est-ce qu'un logiciel de suivi du temps et comment fonctionne-t-il ?

Les logiciels de suivi du temps permettent d'enregistrer le temps consacré aux tâches, projets, clients, etc. Cela peut être aussi simple que de démarrer et d'arrêter un minuteur ou de saisir les heures manuellement, ou aussi sophistiqué que d'importer des événements de calendrier ou de laisser le logiciel enregistrer automatiquement l'utilisation de l'ordinateur. (Pour une approche structurée permettant de décomposer un travail complexe en étapes gérables, consultez ce guide.) analyse des tâches.)

Les utilisations courantes comprennent :

• • Enregistrement des heures de travail et de la présence des employés.
• • Suivi des heures facturables sur les projets clients.
• • Mesurer le coût et la rentabilité du projet.
• • Comprendre la productivité personnelle et les distractions.
• • Préparation des feuilles de temps, des factures et des registres de paie.
• • Comparer l'effort estimé au temps réellement consacré.

Les logiciels de suivi du temps ne mesurent en aucun cas la productivité. Le temps passé sur une tâche, l'utilisation de l'ordinateur et la qualité du travail accompli sont des éléments distincts. Les indicateurs que vous choisissez doivent être ceux qui permettent de suivre concrètement les objectifs de votre équipe.

Pourquoi le suivi automatisé du temps est important pour les équipes à distance

Les équipes travaillant à distance sont réparties dans des lieux très divers, selon des horaires variés et sur différents fuseaux horaires. Le suivi automatisé du temps de travail permettra de réduire les tâches administratives et d'assurer une meilleure cohérence des enregistrements.

Cela dépendra toutefois du logiciel. L'automatisation peut aller du suivi des activités en arrière-plan, aux entrées et rappels basés sur le calendrier, en passant par la détection des temps d'inactivité et les suggestions pour remplir vos feuilles de temps. Les équipes peuvent également cartographier les activités récurrentes et les transferts de responsabilité. diagramme de flux de travail pour clarifier les responsabilités et les étapes du processus.

Ces fonctionnalités peuvent aider les équipes :

• • Réduire le nombre de saisies de temps manquantes ou incomplètes.
• • Identifier les réunions régulières et les modes de travail.
• • Comparer les heures prévues à l'effort réel du projet.
• • Améliorer la coordination entre les équipes dispersées.
• • Réduire la préparation manuelle des feuilles de temps.

Néanmoins, le suivi automatisé doit être utilisé en toute transparence. La surveillance en arrière-plan, les captures d'écran, le suivi des applications et la collecte de données de géolocalisation sont autant de pratiques susceptibles de soulever des problèmes de confidentialité. L'organisation doit indiquer clairement quelles données elle collecte, pourquoi elle en a besoin, qui y a accès et pendant combien de temps elle les conserve.

S'ils n'ont pas besoin d'une surveillance active, un outil basé sur une minuterie ou un outil de suivi de la productivité personnelle suffirait.

Meilleures solutions logicielles de suivi du temps pour les entreprises et les travailleurs indépendants

Les outils énumérés ci-dessous offrent des fonctionnalités très différentes, allant de la planification visuelle du temps à la facturation client et au suivi automatisé. Ils ne sont pas incompatibles, chacun ayant une fonction principale bien précise.

MindOnMap

Meilleur pour: Planification visuelle du temps, des tâches et de l'organisation du flux de travail de votre journée.

MindOnMap est un outil de cartographie mentale et de création de diagrammes qui vous permet de visualiser vos tâches, de définir vos priorités et de décomposer les projets importants en étapes plus petites. Il peut être utilisé conjointement avec un outil de suivi du temps pour vous aider, vous et votre équipe, à planifier la journée et à suivre le temps consacré à chaque tâche.

Un travailleur indépendant gérant plusieurs projets clients pourrait établir un planning quotidien global, puis le décomposer en travail client, réunions, recherches, tâches administratives et pauses. Chacune de ces tâches pourrait ensuite être subdivisée en activités spécifiques, ce qui permettrait une organisation bien plus structurée.

Les principaux avantages sont les suivants :

• • Organisation visuelle des tâches : structurez votre journée et décomposez vos tâches importantes en tâches plus petites.
• • Planification du temps de travail : déterminez quand vous allez travailler sur les tâches importantes et identifiez les autres priorités concurrentes.
• • Décomposition du projet : cartographier les relations entre les activités, les étapes clés et les livrables.
• • Planifier la communication : partagez les plans visuels afin que vos collègues puissent voir de quoi ils sont responsables et quelles sont leurs priorités.

MindOnMap est utile pour planifier votre travail avant de commencer et pour visualiser l'enchaînement des différentes tâches. Il vous permet d'élaborer un plan clair qui vous aidera à gérer votre temps.

MindOnMap n'est pas un système de suivi du temps au sens conventionnel du terme. Il ne fonctionne ni comme un minuteur, ni comme un outil de suivi d'activité automatisé, ni comme un rapport d'heures facturables, ni comme une feuille de temps pour la paie. Si vous souhaitez suivre vos heures de travail et/ou établir des factures, vous devriez utiliser la planification visuelle en complément d'un outil de suivi du temps.

Toggl Track

Meilleur pour: Pour les indépendants et les équipes qui souhaitent simplement un système de suivi et de reporting du temps de travail basique.

Toggl Track permet de suivre le temps passé sur les projets, les clients et les tâches. Vous pouvez démarrer et arrêter un chronomètre ou ajouter manuellement des entrées de temps. Le temps enregistré est ensuite consultable dans des rapports.

Les principales caractéristiques sont les suivantes :

• • Minuteurs à un clic et saisie manuelle du temps.
• • Organisation des projets, des clients et des tâches.
• • Vues calendrier et saisie du temps.
• • Rapports de synthèse et rapports détaillés.
• • Rapports d'équipe et intégrations (selon le forfait).

Toggl Track est idéal pour les indépendants qui souhaitent maîtriser le temps consacré à leur travail et pour les équipes qui veulent comparer le temps passé sur différents clients et projets.

Toggl Track offre un flux de travail très simplifié et est donc relativement facile à prendre en main. Si vous avez besoin de la gestion de la paie, du suivi GPS sur le terrain ou d'un suivi précis des employés, comme celui proposé par une solution de gestion des effectifs plus complète, il vous faudra vérifier que Toggl Track possède bien ces fonctionnalités ou envisager l'utilisation d'un autre outil.

Personnel de Hubstaff

Meilleur pour: Équipes distribuées et sur le terrain ayant besoin d'un suivi du temps et d'une visibilité sur les effectifs.

Hubstaff est un outil de suivi du temps doté de fonctionnalités de gestion des effectifs. Selon votre abonnement, le niveau de configuration et l'appareil utilisé, vous pouvez suivre les heures de travail, créer des feuilles de temps, surveiller les indicateurs d'activité et utiliser la géolocalisation pour les interventions sur le terrain.

Les principales caractéristiques sont les suivantes :

• • Suivi du temps sur ordinateur et mobile.
• • Feuilles de temps et registres de présence automatisés.
• • Indicateurs d'activité basés sur les entrées clavier et souris.
• • Captures d'écran et suivi de l'activité de l'application/du site web (optionnels).
• • Suivi GPS et géorepérage pour les flux de travail sur le terrain pris en charge.
• • Rapports sur les effectifs et les projets.

Hubstaff conviendrait aux entreprises qui ont besoin de gérer leur personnel de terrain, de suivre les présences ou de consulter les relevés de temps de travail d'une main-d'œuvre géographiquement dispersée.

Ses capacités de surveillance doivent également être examinées avec soin. L'activité au clavier et à la souris n'est pas nécessairement un indicateur de la qualité ou de la valeur du travail effectué, et la capture d'écran/le suivi de la géolocalisation peuvent ne pas convenir à tous les postes. La mise en place d'un système de surveillance doit reposer sur les besoins réels de l'entreprise, la législation en vigueur et le respect de la vie privée des employés.

Les équipes qui ont simplement besoin d'un minuteur et d'un rapport d'heures facturables seront probablement parfaitement satisfaites d'un outil plus simple.

Récolte

Meilleur pour: Les indépendants, les agences et autres qui facturent à l'heure.

Harvest associe le suivi du temps à la budgétisation des projets, au suivi des dépenses, à la production de rapports et à la facturation. Vous pouvez enregistrer le temps passé par client et par projet, consulter les budgets et transformer vos saisies de temps approuvées en factures.

Les principales caractéristiques sont les suivantes :

• • Minuteurs et feuilles de temps journalières/hebdomadaires.
• • Organisation des clients, des projets et des tâches.
• • Suivi du temps facturable et non facturable.
• • Budgets de projet et analyse des coûts.
• • Suivi des dépenses et facturation.
• • Intégrations comptables et de paiement (selon votre configuration).

Harvest est idéal pour les entreprises qui souhaitent lier leurs heures travaillées à leur chiffre d'affaires. Une agence de design, par exemple, pourrait comparer les heures estimées d'un projet aux heures réellement effectuées, vérifier le budget restant et ensuite générer une facture à partir des heures facturables.

Son principal atout réside dans sa capacité à relier les relevés de temps aux processus financiers. Un outil principalement axé sur le suivi du temps passé sur ordinateur ou la catégorisation automatique de la productivité personnelle serait tout autre chose.

RescueTime

Meilleur pour: pour ceux qui souhaitent maîtriser leurs habitudes numériques et améliorer leur concentration.

RescueTime est une application dédiée au suivi automatisé des activités et à l'analyse de la productivité. Elle enregistre le temps passé sur différentes applications et sites web, catégorise les activités et génère un rapport mettant en évidence les tendances.

Selon le forfait choisi, les fonctionnalités peuvent inclure :

• • Suivi automatique des activités en arrière-plan.
• • Rapports dans les catégories Applications, Sites Web et Productivité.
• • Résumés quotidiens et hebdomadaires.
• • Séances de concentration et blocage des distractions
• • Objectifs, alertes et tendances d'activité.
• • Suivi des projets et des tâches grâce à la gamme de fonctionnalités et de forfaits disponibles.

RescueTime vous aide à calculer le temps que vous consacrez au travail, à la communication, à la navigation sur Internet, et à toutes vos autres activités numériques. Il révèle des tendances que vous ne pourriez pas déceler par la seule force de votre mémoire.

Les catégories d'activités et les scores de productivité ne sont que des indicateurs, et non des mesures exactes de la performance. Le temps passé à lire, à faire des recherches, à réfléchir, etc., peut être productif même si le système ne le classe pas comme une activité productive au même titre que le travail informatique proprement dit.

RescueTime relève davantage du domaine de l'analyse de la productivité personnelle que de la facturation des clients ou de la gestion complète de la paie.

Comparatif des logiciels de suivi du temps

Si votre objectif principal est d'organiser vos priorités quotidiennes plutôt que d'enregistrer vos heures de travail, ces outils de gestion du temps proposer des options supplémentaires à considérer.

Ce tableau comparatif décrit l'utilisation principale de chaque produit. Les fonctionnalités disponibles, les options de reporting et les limites d'utilisation varient bien entendu selon l'abonnement et la configuration.

FAQ