જોખમ વ્યવસ્થાપન યોજના: વર્ણન, તત્વો અને પદ્ધતિ

વ્યવસાય અને પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટની દુનિયામાં, અનિશ્ચિતતા એકમાત્ર સ્થિરતા છે. જ્યારે આપણે સંપૂર્ણ નિશ્ચિતતા સાથે ભવિષ્યની આગાહી કરવામાં સક્ષમ નથી, તો પણ આપણે તેના પડકારો અને તકો માટે વ્યવસ્થિત રીતે તૈયારી કરી શકીએ છીએ. આ તે જગ્યા છે જ્યાં જોખમ વ્યવસ્થાપન યોજનાનો ઉપયોગ થાય છે. ફક્ત અમલદારશાહી કવાયતથી દૂર, જોખમ વ્યવસ્થાપન યોજના આ એક બ્લુપ્રિન્ટ છે જે સંસ્થાને સંભવિત જોખમોને ઓળખવા, તેનું મૂલ્યાંકન કરવા અને ઘટાડવા અને નુકસાન પહોંચાડે તે પહેલાં સંભવિત હકારાત્મક પાસાઓનો ઉપયોગ કરવા માટે માર્ગદર્શન આપે છે. આ માહિતીપ્રદ પોસ્ટ આ વિષયમાં વ્યાપક આંતરદૃષ્ટિ પ્રદાન કરે છે. અમે આકર્ષક જોખમ વ્યવસ્થાપન યોજના બનાવવા માટે તમામ જરૂરી તત્વો અને શ્રેષ્ઠ પદ્ધતિનો પણ સમાવેશ કરીશું. તેથી, જો તમે આ પ્રકારની ચર્ચા વિશે વધુ જાણવા માંગતા હો, તો આ લેખ વાંચવાનું શરૂ કરવું ફાયદાકારક રહેશે.

• ભાગ ૧. જોખમ વ્યવસ્થાપન યોજના બનાવો
• ભાગ 2. જોખમ વ્યવસ્થાપન યોજના શું છે
• ભાગ ૩. જોખમ વ્યવસ્થાપન યોજનામાં તત્વો
• ભાગ ૪. સપ્લાય ચેઇન રિસ્ક મેનેજમેન્ટ પ્લાન વિશે વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો

ભાગ ૧. જોખમ વ્યવસ્થાપન યોજના બનાવો

શું તમે શ્રેષ્ઠ અને વ્યાપક જોખમ વ્યવસ્થાપન યોજના બનાવવા માંગો છો? જો એમ હોય, તો તમારી પાસે એક વિશ્વસનીય સાધન હોવું જોઈએ જે તમને અસરકારક યોજના બનાવવાની પ્રક્રિયા માટે વિવિધ ઘટકોનો ઉપયોગ કરવાની મંજૂરી આપે. તે કિસ્સામાં, અમે ભલામણ કરીએ છીએ કે MindOnMap. જોખમ વ્યવસ્થાપન યોજના બનાવતી વખતે, તમે બધી જરૂરી સુવિધાઓનો ઉપયોગ કરી શકો છો. તમે વિવિધ આકારો, કોષ્ટકો, રંગો, ટેક્સ્ટ, ફોન્ટ શૈલીઓ અને વધુનો ઉપયોગ કરી શકો છો. અહીં અમને જે ગમે છે તે એ છે કે ટૂલના સમજી શકાય તેવા લેઆઉટને કારણે, બધા કાર્યોમાં નેવિગેટ કરવું સરળ છે.

વધુમાં, આ ટૂલ તમારા ઉપયોગ માટે વિવિધ ટેમ્પ્લેટ્સ પ્રદાન કરે છે. તમે તમારા અંતિમ જોખમ વ્યવસ્થાપન યોજનાને PDF, DOC, PNG, JPG અને વધુ જેવા વિવિધ ફોર્મેટમાં પણ સાચવી શકો છો. બીજી વાત, તમે તમારા MindOnMap એકાઉન્ટમાં સાચવીને પણ યોજનાને સાચવી શકો છો. આમ, જો તમે શ્રેષ્ઠ અને શક્તિશાળી યોજના નિર્માતા ઇચ્છતા હો, તો તમારા ડેસ્કટોપ અને બ્રાઉઝર પર આ સાધનનો ઉપયોગ કરવો એ એક સરસ પસંદગી છે.

વધુ સુવિધાઓ

• ટૂલ્સની ઓટો-સેવિંગ સુવિધા જોખમ વ્યવસ્થાપન યોજનાને આપમેળે અને સરળતાથી બચાવવા માટે મદદરૂપ છે.

• તે ઝડપી યોજના બનાવવાની પ્રક્રિયા માટે વિવિધ તૈયાર નમૂનાઓ પ્રદાન કરી શકે છે.

• આ ટૂલની સહયોગ સુવિધા ઉપલબ્ધ છે, જે વિચાર-મંથન અને ડેટા એકત્રિત કરવા માટે યોગ્ય છે.

• તે એક સરળ નેવિગેટ યુઝર ઇન્ટરફેસ પ્રદાન કરે છે, જે બિન-વ્યાવસાયિક વપરાશકર્તાઓ માટે આદર્શ છે.

• જોખમ વ્યવસ્થાપન યોજના નિર્માતા બ્રાઉઝર અને ડેસ્કટોપ બંને પર ઉપલબ્ધ છે.

આ MindOnMap નો ઉપયોગ કરીને તમારી જોખમ વ્યવસ્થાપન યોજના બનાવવાનું શરૂ કરવા માટે, નીચે દર્શાવેલ વિગતવાર પગલાં અનુસરો.

જો તમે ઈચ્છો તો ટેબલમાં રંગ ઉમેરવા માટે ઉપરના ફંક્શનનો ઉપયોગ પણ કરી શકો છો. ટેક્સ્ટ દાખલ કરવા માટે, ફક્ત ટેબલ પર બે વાર ટેપ કરો.

આ ઉત્તમ માટે આભાર જોખમ વ્યવસ્થાપન સાધન, તમે શ્રેષ્ઠ યોજના બનાવી શકો છો. તેની સાથે, તમે કહી શકો છો કે તમે હંમેશા અસાધારણ દ્રશ્ય રજૂઆતો બનાવવાના સંદર્ભમાં MindOnMap પર આધાર રાખી શકો છો.

ભાગ 2. જોખમ વ્યવસ્થાપન યોજના શું છે

શું તમને જોખમ વ્યવસ્થાપન યોજના વિશે વધુ જાણવામાં રસ છે? જોખમ વ્યવસ્થાપન યોજના એ અનિચ્છનીય બાબતોને સંબોધવા માટેનો પ્રોજેક્ટનો મુખ્ય કાર્યક્રમ છે. તે એક દસ્તાવેજ છે જ્યાં એક જૂથ/ટીમ બધી બાબતો લખી રાખે છે જે ખોટી થઈ શકે છે, જેને 'જોખમ' પણ કહેવાય છે, જેમ કે મુખ્ય સપ્લાયર મોડું થવું અથવા બજેટ કરતાં વધુ ખર્ચ કરવો. પરંતુ તે ફક્ત ચિંતાઓની સૂચિ નથી; તે ઉકેલોની સૂચિ પણ છે. દરેક સંભવિત સમસ્યા માટે, ટીમ/જૂથ અગાઉથી નક્કી કરે છે કે તેઓ તેના વિશે શું કરશે, જેથી તેઓ આશ્ચર્યચકિત ન થાય.

સરળ શબ્દોમાં કહીએ તો, આ યોજના અનુમાનને સ્પષ્ટ, માળખાગત પ્રક્રિયામાં રૂપાંતરિત કરે છે. જોખમોને વહેલા ધ્યાનમાં લઈને, ટીમ સમસ્યાઓને સંપૂર્ણપણે અટકાવવા અથવા ઓછામાં ઓછી તેમની અસર ઘટાડવા માટે પગલાં લઈ શકે છે. તેનો અર્થ એ નથી કે ખરાબ વસ્તુઓ બનશે નહીં, પરંતુ તે ખાતરી કરે છે કે જ્યારે તે થાય છે, ત્યારે ટીમ તૈયાર હોય છે અને પ્રોજેક્ટને ટ્રેક પર અને નિયંત્રણમાં રાખીને કેવી રીતે પ્રતિક્રિયા આપવી તે બરાબર જાણે છે.

જોખમ વ્યવસ્થાપન યોજના શા માટે મહત્વપૂર્ણ છે?

જોખમ વ્યવસ્થાપન યોજના આવશ્યક છે કારણ કે તે આશ્ચર્યને સમસ્યાઓમાં ફેરવે છે જેના માટે તમે તૈયાર છો. કંઈક ખોટું થાય ત્યારે આઘાત પામવાને બદલે, તમારી ટીમ શાંત રહી શકે છે અને પહેલાથી જ પગલાં લેવાની યાદી ધરાવે છે. અહીં સારી વાત એ છે કે તે ઘણો સમય, પૈસા અને તણાવ બચાવે છે કારણ કે તમે નાની સમસ્યાઓ મોટી આફતોમાં ફેરવાય તે પહેલાં જ તેનું નિરાકરણ લાવી રહ્યા છો. વધુમાં, આ યોજના દરેકને આત્મવિશ્વાસ આપે છે. તે દર્શાવે છે કે તમે આગળ વિચાર્યું છે અને નિયંત્રણમાં છો, ભલે વસ્તુઓ સંપૂર્ણ રીતે ન ચાલે. તે જૂથ/ટીમને વધુ જાણકાર નિર્ણયો લેવા દે છે, પ્રોજેક્ટની સફળતાની શક્યતાઓમાં નોંધપાત્ર વધારો કરે છે અને સંભવિત નિષ્ફળતાઓને વ્યવસ્થિત પરિસ્થિતિઓમાં રૂપાંતરિત કરે છે.

ભાગ ૩. જોખમ વ્યવસ્થાપન યોજનામાં તત્વો

જોખમ વ્યવસ્થાપન યોજનામાં, ઘણા મુખ્ય ઘટકોનો સમાવેશ થવો આવશ્યક છે. આ વ્યાખ્યાઓ, અભિગમ, ટીમ ભૂમિકાઓ, બજેટિંગ, જોખમ ભંગાણ માળખું, જોખમ રજિસ્ટર અને સારાંશ છે. આ ઘટકો વિશે વધુ માહિતી માટે, કૃપા કરીને નીચે આપેલી વિગતોનો સંદર્ભ લો.

વ્યાખ્યાઓ

તમારા જોખમ રેટિંગને સ્પષ્ટ રીતે વ્યાખ્યાયિત કરીને ખાતરી કરો કે દરેક વ્યક્તિ એક જ પાના પર છે. વ્યાખ્યા વિભાગમાં, તમે સમજાવી શકો છો કે તમારી સિસ્ટમમાં દરેક સ્તરનો ખરેખર શું અર્થ થાય છે. ઉદાહરણ તરીકે, સ્પષ્ટ કરો કે 'ખૂબ ઓછો' સ્કોર કંઈક થવાની શક્યતા નક્કી કરે છે, જ્યારે 'ઉચ્ચ' સ્કોર એવી સમસ્યાને ચિહ્નિત કરે છે જે સંભવિત છે અને ધ્યાન આપવાની જરૂર છે. આ પગલું ખાતરી કરે છે કે જૂથના જોખમ મૂલ્યાંકન સમગ્ર સમયગાળા દરમિયાન સુસંગત રહે છે.

અભિગમ અને પદ્ધતિ

તમારા પ્રોજેક્ટ રિસ્ક મેનેજમેન્ટ પ્લાનમાં, તમારે ઉપયોગમાં લેવાતા અભિગમ અને પદ્ધતિનો સમાવેશ કરવો આવશ્યક છે. તે તમારી ટીમની જોખમોને ઓળખવા અને તેનું સંચાલન કરવાની પદ્ધતિઓનું વર્ણન કરે છે. આ ભાગમાં, તમે તમારી ટીમ દ્વારા ઉપયોગમાં લેવાતા ચોક્કસ સાધનો અને વ્યૂહરચનાઓ, તેમજ તમે જે ડિલિવરેબલ્સ બનાવવાની યોજના બનાવો છો તે શામેલ કરી શકો છો. વધુમાં, તમારા અભિગમની ચર્ચા કરતી વખતે, તમે ટ્રેકિંગ અને સંદેશાવ્યવહારથી સંબંધિત પ્રોજેક્ટ વિગતો પણ શામેલ કરી શકો છો.

ટીમની ભૂમિકાઓ અને જવાબદારીઓ

આ તત્વ ટીમના સભ્યોને સોંપવામાં આવેલી ભૂમિકાઓ અથવા કાર્યોને વ્યાખ્યાયિત કરે છે. જોખમ વ્યવસ્થાપન યોજના હેઠળ, આ પરિબળો તમારા જૂથ દ્વારા નક્કી કરાયેલા જોખમ દૃશ્યો સાથે સુસંગત હોઈ શકે છે. તમે RACI મેટ્રિક્સનો પણ ઉપયોગ કરી શકો છો. તેનો અર્થ જવાબદાર, જવાબદાર, સલાહકાર અને જાણકાર છે. ટીમે પ્રોજેક્ટ ભૂમિકાઓ વ્યાખ્યાયિત કરવી જોઈએ અને દરેક સભ્યને કાર્યો સોંપવા જોઈએ. વધુમાં, તમે કેટલીક વ્યક્તિઓને ઓળખી શકો છો જેમને કાર્યની પ્રક્રિયા વિશે જાણ કરવાની અથવા સલાહ લેવાની જરૂર પડી શકે છે.

બજેટિંગ અને શેડ્યુલિંગ

એક મજબૂત જોખમ વ્યવસ્થાપન યોજનામાં તમારા પ્રોજેક્ટના બજેટ અને સમયરેખા પર તેની અસરનો હિસાબ હોવો જોઈએ. તેનો સીધો અર્થ એ છે કે સમસ્યાઓ અટકાવવા અથવા ઉકેલવા માટેના સંભવિત ખર્ચનો અંદાજ કાઢવો, જેમ કે વિશિષ્ટ સાધનો ખરીદવા અથવા વધારાના સ્ટાફની ભરતી કરવી. તમારે એ પણ ચર્ચા કરવી જોઈએ કે આ જોખમો કેવી રીતે વિલંબ તરફ દોરી શકે છે અથવા વધારાના ભંડોળની જરૂર પડી શકે છે. આ તત્વનો ઉપયોગ કરીને, તમે વધુ વાસ્તવિક સમયપત્રક અને બજેટ બનાવો છો જે સંભવિત પડકારો માટે તૈયાર છે.

જોખમ ભંગાણ માળખું

જોખમ ભંગાણ માળખું એ એક ચાર્ટ છે જે શક્ય અને સંભવિત પ્રોજેક્ટ સમસ્યાઓને શ્રેણીઓ અને ઉપશ્રેણીઓમાં ગોઠવે છે. આ બધા જોખમોનો સ્પષ્ટ, સ્તરીય દૃષ્ટિકોણ બનાવે છે, જેનાથી તેમને ઓળખવામાં અને સંબોધવામાં સરળતા રહે છે. વિવિધ સ્તરે જોખમોને વ્યાખ્યાયિત કરવાથી ટીમને દરેક જોખમના મૂળ અને તેની સાથે સંકળાયેલ અસરોને સમજવામાં મદદ મળે છે. આ સુવ્યવસ્થિત અભિગમ એ નક્કી કરવાનું પણ ખૂબ સરળ બનાવે છે કે કયા જોખમોને પહેલા સંબોધવા સૌથી મહત્વપૂર્ણ છે. કેટલીક સામાન્ય જોખમ શ્રેણીઓ પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ, તકનીકી, સંગઠનાત્મક અને બાહ્ય જોખમ છે.

જોખમ રજિસ્ટર

રિસ્ક રજિસ્ટર એ એક ટેબલ છે જે બધા સંભવિત જોખમો માટે કેન્દ્રીય લોગ તરીકે કામ કરે છે. તેમાં વિવિધ જોખમો, આયોજિત ઉકેલ અને કાર્ય માટે જવાબદાર વ્યક્તિની યાદી છે. આ ટેબલ સમગ્ર જોખમ વ્યવસ્થાપન યોજનાને એક વ્યાપક સારાંશમાં પણ ગોઠવે છે, જે સૌથી મહત્વપૂર્ણ વિગતોનો ઝાંખી આપે છે.

આ પણ શોધખોળ કરો: શ્રેષ્ઠ સમય વ્યવસ્થાપન ટિપ્સ દરેક માટે.

ભાગ ૪. સપ્લાય ચેઇન રિસ્ક મેનેજમેન્ટ પ્લાન વિશે વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો