תוכנת מעקב הזמן הטובה ביותר לשיפור הפרודוקטיביות ויעילות זרימת העבודה

מעקב אחר שעות עבודה מאפשר לעסק לראות את עלויות הפרויקט, תכנון טוב יותר של עומסי עבודה וחיוב מדויק של לקוחות. זה מאפשר לפרילנסר לראות כמה זמן מושקע בכל עבודה. עבור צוותים מרוחקים, זה יכול להציג דפוסי עבודה ולעזור למנהל לזהות בעיות תזמון.

הימין תוכנת מעקב זמן תלוי מאוד במה שאתם מנסים לעקוב אחריו. חלקם בסיסיים מאוד (טיימרים וגליונות זמנים), חלקם הולכים הרבה יותר רחוק ויעקבו אחר הפעילויות שלכם, חלקם יעקבו אחר הצוות שלכם וחלקם ייקחו את השעות הניתנות לחיוב שלכם ויהפכו אותן לחשבוניות. מדריך זה בוחן חמישה מהכלים הללו ויעזור לכם לבחור את זה שמתאים לזרימת העבודה שלכם.

• מהי תוכנת מעקב זמן וכיצד היא פועלת?
• פתרונות תוכנה מובילים למעקב זמן עבור עסקים ופרילנסרים
• שאלות נפוצות

כיצד אנו בודקים ובודקים כלי מעקב זמן

השוואה טובה תבחן הן את דיוק הזמן המתועד והן את התועלת של הדוחות. כמו כן, היא תבחן את כמות המאמץ הנדרשת כדי לשמור על רישומים אמינים. סקירה מובנית יכולה להעריך:

• • דיוק הזנת הזמן: האם הטיימרים, ההזנות הידניות, העריכות והגדרות אזור הזמן פועלים כראוי?
• • אוטומציה: האם מעקב רקע, ייבוא לוח שנה, תזכורות או זיהוי חוסר פעילות פועלים כמתואר.
• • קלות שימוש: כמה קל למשתמשים להפעיל את הטיימרים שלהם, לסווג את עבודתם, לתקן את הערכים שלהם ולשלוח את גיליונות השעות שלהם.: האם משתמשים יכולים לסנן ולסכם זמן לפי תאריך, פרויקט, לקוח, משימה או חבר צוות.
• • תמיכה בייצוא ובחיוב: האם ניתן לייצא רשומות או להמיר אותן לחשבוניות ולמסמכים עסקיים אחרים בעת הצורך.

לצורך השוואה מעשית, בודקים יכולים לעקוב אחר אותה קבוצת פעילויות על פני מספר ימי עבודה, ליצור פרויקטים מייצגים, לתקן ערך לדוגמה וליצור דוחות עבור טווח תאריכים עקבי.

מהי תוכנת מעקב זמן וכיצד היא פועלת?

תוכנת מעקב זמן תעקוב אחר כמות הזמן שאנשים מבלים על משימות, פרויקטים, לקוחות וכו'. זה יכול להיות פשוט כמו הפעלה ועצירה של טיימר או הזנת שעות באופן ידני, או שזה יכול להיות מתוחכם כמו ייבוא אירועי לוח שנה או רישום אוטומטי של השימוש במחשב. (לגישה מובנית לפירוק עבודה מורכבת לשלבים ניתנים לניהול, עיין במדריך זה) ניתוח משימות.)

שימושים נפוצים כוללים:

• • רישום שעות עבודה ונוכחות של העובדים.
• • מעקב אחר שעות לחיוב בפרויקטים של לקוחות.
• • מדידת עלות הפרויקט ורווחיות הפרויקט.
• • הבנת פרודוקטיביות אישית והסחות דעת.
• • הכנת גיליונות שעות, חשבוניות ורישומי שכר.
• • השוואת המאמץ המשוער לזמן בפועל שנלקח.

תוכנת מעקב זמן אינה מודדת בשום צורה את הפרודוקטיביות. זמן המושקע במשימה, שימוש במחשב ואיכות התפוקה הם כולם דברים נפרדים. המדדים שתבחרו צריכים להיות אלה שעוקבים בפועל אחר יעדי הצוות שלכם.

מדוע מעקב זמן אוטומטי חשוב לצוותים מרוחקים

צוותים מרוחקים עובדים בכל מיני מיקומים, על פי כל מיני לוחות זמנים ובכל מיני אזורי זמן. מעקב אוטומטי אחר זמן יפחית את כמות הניהול ויכול לעזור לאנשים לשמור על רישומים עקביים יותר.

זה ישתנה בהתאם לתוכנה. אוטומציה יכולה לנוע בין מעקב אחר פעילות ברקע, רשומות ותזכורות מבוססות לוח שנה, זיהוי זמן חוסר פעילות ועד הצעות כיצד ניתן להשלים את גיליונות השעות שלכם. צוותים יכולים גם למפות פעילויות חוזרות ומסירות באמצעות... דיאגרמת זרימת עבודה כדי להבהיר את תחומי האחריות ושלבי התהליך.

תכונות אלו יכולות לעזור לצוותים:

• • צמצם את מספר רישומי הזמן שהוחמצו או שלא הושלמו.
• • זהה את הפגישות ודפוסי העבודה הקבועים.
• • השווה את השעות המתוכננות למאמץ בפועל בפרויקט.
• • שיפור התיאום בין צוותים מבוזרים.
• • צמצום הכנת גיליונות שעות ידניים.

ועדיין, יש להשתמש במעקב אוטומטי באופן גלוי. ניטור רקע, צילומי מסך, מעקב אחר אפליקציות ואיסוף נתוני מיקום הם כולם דברים שיכולים להוביל לבעיות פרטיות. על הארגון להיות גלוי לגבי מה שהוא אוסף, מדוע הוא זקוק לכך, מי יכול לראות זאת ולכמה זמן הוא ישמור את הרשומות.

אם הם לא צריכים לנטר באופן פעיל, אז כלי מבוסס טיימר או מעקב פרודוקטיביות אישי יספיקו.

פתרונות תוכנה מובילים למעקב זמן עבור עסקים ופרילנסרים

הכלים המפורטים להלן עושים דברים שונים מאוד, החל מתכנון זמן ויזואלי ועד לניטור אוטומטי וחיוב לקוחות. הם אינם סותרים זה את זה, שכן לכל אחד מהם יש מטרה עיקרית ספציפית מאוד.

MindOnMap

הכי טוב בשביל: חסימת זמן ויזואלית, תכנון משימות וארגון זרימת העבודה היומית שלך.

MindOnMap הוא כלי למיפוי חשיבה ודיאגרמות המאפשר לך לראות את המשימות שלך, לקבוע את סדרי העדיפויות שלך ולפרק פרויקטים גדולים לשלבים קטנים יותר. ניתן להשתמש בו בשילוב עם מעקב זמן כדי לעזור לך ולצוות שלך לתכנן את היום ולאחר מכן לעקוב אחר הזמן עבור כל משימה.

פרילנסר שעובד על מספר פרויקטים של לקוחות יכול ליצור תוכנית יומית מרכזית ולפרק אותה לעבודה עם לקוחות, פגישות, מחקר, אדמיניסטרציה והפסקות. כל אחד מאלה יכול להתפרק עוד יותר לפעילויות ספציפיות וכתוצאה מכך כל העניין יהיה הרבה יותר מובנה.

היתרונות העיקריים כוללים:

• • ארגון משימות חזותי: בנה את היום שלך ופרק את המשימות הגדולות שלך למשימות קטנות יותר.
• • חסימה בזמן של תמיכה: חשבו מתי אתם הולכים לעבוד על הדברים החשובים וזהו את סדרי העדיפויות המתחרות האחרים.
• • פירוט פרויקטים: מיפוי הקשרים בין הפעילויות, אבני הדרך והתוצרים.
• • תכנון התקשורת: שתפו את התוכניות החזותיות כדי שעמיתיכם יוכלו לראות על מה הם אחראים ומהן סדרי העדיפויות שלהם.

MindOnMap שימושי לתכנון העבודה שלך לפני שאתה מתחיל ולראות כיצד המשימות השונות משתלבות זו בזו. זה מאפשר לך ליצור תוכנית ברורה שתעזור לך לנהל את הזמן שלך.

MindOnMap אינה מערכת מעקב זמן בשום מובן קונבנציונלי. היא אינה משמשת כטיימר, מעקב פעילות אוטומטי, דוח שעות לחיוב או גיליון שכר. אם אתם מחפשים לעקוב אחר שעות ו/או לייצר רישומי חיוב, עליכם להשתמש בתכנון חזותי בשילוב עם כלי מעקב זמן.

מסלול הפעלה/כיבוי

הכי טוב בשביל: פרילנסרים וצוותים שרוצים רק רישום זמן ודיווח בסיסיים.

Toggl Track עוסק כולו במעקב אחר זמן מול פרויקטים, לקוחות ומשימות. ניתן להפעיל ולעצור טיימר או להוסיף רשומות זמן ידנית. לאחר מכן ניתן לצפות בזמן שעקבתם אחריו באמצעות דוחות.

התכונות העיקריות כוללות:

• • טיימרים בלחיצה אחת והזנת זמן ידנית.
• • ארגון פרויקטים, לקוחות ומשימות.
• • תצוגות לוח שנה והזנת זמן.
• • דוחות סיכום ומפורטים.
• • דיווחי צוות ואינטגרציות (בהתאם לתוכנית).

Toggl Track מושלם לפרילנסרים שרוצים להבין כמה זמן לוקחת העבודה שלהם ולצוותים שרוצים להשוות את כמות הזמן המושקעת בעבודה בין לקוחות ופרויקטים.

ל-Toggl Track יש תהליך עבודה יעיל מאוד וככזה הוא למעשה די קל להתחלת השימוש בו. אם אתם נמצאים במצב בו אתם זקוקים לניהול שכר, מעקב GPS בשטח או ניטור עובדים מפורט כמו שמקבלים עם פתרון ניטור כוח אדם מלא יותר, תצטרכו לבדוק של-Toggl Track יש את היכולות הללו או האם כלי אחר יהיה אפשרות טובה יותר.

האבסטף

הכי טוב בשביל: צוותים מבוזרים וצוותים בשטח הזקוקים למעקב זמן עם נראות של כוח העבודה.

Hubstaff הוא כלי למעקב זמן עם יכולות ניהול כוח אדם. בהתאם למנוי שלך, לרמת התצורה ולמכשיר בו אתה משתמש, תוכל לעקוב אחר שעות עבודה, ליצור גיליונות זמנים, לנטר מדדי פעילות ולהשתמש במעקב מיקום לעבודת שטח.

התכונות העיקריות כוללות:

• • מעקב זמן במחשב שולחני ובנייד.
• • גיליונות שעות ורישומי נוכחות אוטומטיים.
• • אינדיקטורים של פעילות המבוססים על קלט מקלדת ועכבר.
• • צילומי מסך ומעקב אחר פעילות באפליקציות/אתרים אופציונליים.
• • מעקב GPS וגידור גיאוגרפי עבור זרימות עבודה נתמכות בשטח.
• • דיווח על כוח אדם ופרויקטים.

Hubstaff יתאים לעסקים שצריכים לנהל את צוות השטח שלהם, לעקוב אחר נוכחות או לסקור רישומי זמן עבור כוח אדם מפוזר גיאוגרפית.

יש לשקול היטב גם את יכולות הניטור שלו. פעילות הקשות ועכבר אינן בהכרח מעידות על איכות או ערך העבודה המבוצעת, וייתכן שצילום מסך/מעקב אחר מיקום לא יתאימו לכל תפקיד. יש להציג את הניטור על בסיס צרכי העסק בפועל, החוק ופרטיות העובדים.

צוותים שצריכים רק טיימר פשוט ודוח שעות לחיוב, סביר להניח שישמחו לחלוטין עם כלי פשוט יותר.

קְצִיר

הכי טוב בשביל: פרילנסרים, סוכנויות ודומיהם שמחייבים לפי שעה.

Harvest מקשר מעקב אחר זמן עם תקצוב פרויקטים, מעקב אחר הוצאות, דיווחים וחיוב. ניתן לתעד זמן מול לקוחות ופרויקטים, לצפות בתקציבים ולהפוך את רישומי הזמן שאושרו לחשבוניות.

התכונות העיקריות כוללות:

• • טיימרים ודפי זמנים יומיים/שבועיים.
• • ארגון לקוח, פרויקט ומשימות.
• • מעקב אחר זמן לחיוב ולא לחיוב.
• • תקציבי פרויקטים וניתוח עלויות.
• • מעקב אחר הוצאות וחשבוניות.
• • שילובי חשבונאות ותשלומים (בהתאם להגדרה שלך).

Harvest אידיאלית לעסקים שרוצים לקשר את השעות הרשומות שלהם להכנסות. סוכנות עיצוב, לדוגמה, יכולה להשוות את השעות המשוערות של פרויקט מול השעות בפועל שעבדו, לבדוק את התקציב הנותר ולאחר מכן להמשיך וליצור חשבונית מהרשומות הניתנות לחיוב.

כוחו העיקרי הוא ביכולת לקשר רישומי זמן לזרימות עבודה פיננסיות. כלי שעוסק בעיקר במעקב אחר זמן מחשב או בקטלוג אוטומטי של פרודוקטיביות אישית יהיה דבר שונה מאוד.

זמן הצלה

הכי טוב בשביל: אלו שרוצים להשתלט על ההרגלים הדיגיטליים שלהם ולשפר את הריכוז שלהם.

RescueTime עוסקת כולה במעקב אוטומטי אחר פעילות ותובנות פרודוקטיביות. היא עוקבת אחר כמות הזמן שאתם מבלים ביישומים ואתרי אינטרנט שונים, מסווגת את הפעילויות ולאחר מכן מספקת לכם דוח המציג את הדפוסים.

בהתאם לתוכנית, התכונות עשויות לכלול:

• • מעקב אוטומטי אחר פעילות ברקע.
• • דוחות בקטגוריות אפליקציות, אתרי אינטרנט ופרודוקטיביות.
• • סיכומים יומיים ושבועיים.
• • מפגשי ריכוז וחסימת הסחות דעת
• • יעדים, התראות ומגמות פעילות.
• • מעקב אחר פרויקטים ומשימות באמצעות מגוון התכונות והתוכניות הזמינות.

RescueTime יכול לעזור לך לחשב כמה זמן אתה מקדיש לעבודה ממוקדת, כמה זמן לתקשורת, כמה זמן לגלישה וכן הלאה, עם כל הפעילויות הדיגיטליות השונות האחרות. הוא יכול להראות לך דפוסים שפשוט לא תוכל לזהות דרך הזיכרון.

קטגוריות פעילות וציוני פרודוקטיביות הם רק אינדיקטורים, לא מדדים מדויקים של ביצועים. זמן המושקע בקריאה, זמן המושקע במחקר, זמן המושקע בחשיבה וכו' - כולם יכולים להיות פרודוקטיביים גם אם המערכת אינה מסווגת זאת כפעילות פרודוקטיבית באותו אופן כמו עבודת מחשב בפועל.

RescueTime עוסק יותר בניתוח פרודוקטיביות אישית מאשר בחשבוניות ללקוחות או בשכר מלא.

השוואה בין תוכנות למעקב זמן

אם המטרה העיקרית שלכם היא לארגן את סדרי העדיפויות היומיים במקום לתעד שעות, אלה כלי ניהול זמן להציע אפשרויות נוספות לשקול.

ההשוואה מתארת את השימוש העיקרי של כל מוצר. התכונות הזמינות, אפשרויות הדיווח ומגבלות השימוש ישתנו כמובן בהתאם למנוי ולתצורה.

שאלות נפוצות