Perangkat Lunak Pelacak Waktu Terbaik untuk Meningkatkan Produktivitas dan Efisiensi Alur Kerja

Pelacakan jam kerja memungkinkan bisnis untuk melihat biaya proyek, memungkinkan perencanaan beban kerja yang lebih baik, dan memungkinkan penagihan klien yang akurat. Hal ini memungkinkan pekerja lepas untuk melihat berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk setiap pekerjaan. Untuk tim jarak jauh, hal ini dapat menunjukkan pola kerja dan membantu manajer untuk mengidentifikasi masalah penjadwalan.

Yang benar perangkat lunak pelacakan waktu Pemilihan alat yang tepat akan sangat bergantung pada apa yang ingin Anda lacak. Beberapa alat sangat mendasar (pengatur waktu dan lembar waktu), beberapa alat lebih canggih dan benar-benar melacak aktivitas Anda, beberapa alat melacak staf Anda, dan beberapa alat mengubah jam kerja yang dapat ditagih menjadi faktur. Panduan ini membahas lima alat tersebut dan akan membantu Anda memilih alat yang tepat untuk alur kerja Anda.

• Apa itu perangkat lunak pelacak waktu dan bagaimana cara kerjanya?
• Solusi Perangkat Lunak Pelacak Waktu Terbaik untuk Bisnis dan Freelancer
• FAQ

Bagaimana Kami Menguji dan Meninjau Alat Pelacak Waktu

Perbandingan yang baik akan mempertimbangkan keakuratan waktu yang tercatat dan kegunaan laporan. Perbandingan tersebut juga akan mempertimbangkan jumlah upaya yang diperlukan untuk mempertahankan catatan yang andal. Tinjauan terstruktur dapat mengevaluasi:

• • Akurasi entri waktu: apakah pengatur waktu, entri manual, pengeditan, dan pengaturan zona waktu semuanya berfungsi sebagaimana mestinya?
• • Otomatisasi: baik pelacakan latar belakang, impor kalender, pengingat, atau deteksi waktu idle berfungsi seperti yang dijelaskan.
• • Kemudahan penggunaan: Seberapa mudah bagi pengguna untuk memulai penghitung waktu mereka, mengkategorikan pekerjaan mereka, mengubah entri mereka, dan mengirimkan lembar waktu mereka. • Apakah pengguna dapat memfilter dan meringkas waktu berdasarkan tanggal, proyek, klien, tugas, atau anggota tim.
• • Dukungan ekspor dan penagihan: Apakah catatan dapat diekspor atau dikonversi menjadi faktur dan dokumen bisnis lainnya bila diperlukan.

Untuk perbandingan langsung, peninjau dapat melacak serangkaian aktivitas yang sama selama beberapa hari kerja, membuat proyek representatif, mengoreksi entri sampel, dan menghasilkan laporan untuk rentang tanggal yang konsisten.

Apa itu perangkat lunak pelacak waktu dan bagaimana cara kerjanya?

Perangkat lunak pelacak waktu akan melacak jumlah waktu yang dihabiskan orang untuk tugas, proyek, klien, dll. Ini bisa sesederhana memulai dan menghentikan timer atau memasukkan jam secara manual, atau bisa juga serumit mengimpor acara kalender atau perangkat lunak secara otomatis mencatat penggunaan komputer. (Untuk pendekatan terstruktur dalam memecah pekerjaan kompleks menjadi langkah-langkah yang mudah dikelola, lihat panduan ini untuk...) analisis tugas.)

Penggunaan umum meliputi:

• • Pencatatan jam kerja dan kehadiran karyawan.
• • Melacak jam kerja yang dapat ditagih pada proyek klien.
• • Mengukur biaya proyek dan profitabilitas proyek.
• • Memahami produktivitas pribadi dan gangguan.
• • Menyiapkan lembar waktu kerja, faktur, dan catatan penggajian.
• • Membandingkan perkiraan upaya dengan waktu sebenarnya yang dibutuhkan.

Perangkat lunak pelacak waktu sama sekali tidak mengukur produktivitas. Waktu yang dihabiskan untuk suatu tugas, penggunaan komputer, dan kualitas hasil kerja adalah hal-hal yang terpisah. Metrik yang Anda pilih haruslah metrik yang benar-benar sesuai dengan tujuan tim Anda.

Mengapa Pelacakan Waktu Otomatis Penting untuk Tim Jarak Jauh

Tim jarak jauh bekerja di berbagai lokasi, dengan berbagai jadwal, dan di berbagai zona waktu. Pelacakan waktu otomatis akan mengurangi jumlah pekerjaan administrasi dan dapat membantu orang untuk menyimpan catatan yang lebih konsisten.

Hal ini akan bervariasi tergantung pada perangkat lunak yang digunakan. Otomatisasi dapat mencakup pelacakan aktivitas latar belakang, entri dan pengingat berbasis kalender, deteksi waktu idle, hingga saran tentang cara Anda dapat mengisi lembar waktu Anda. Tim juga dapat memetakan aktivitas berulang dan serah terima dengan diagram alur kerja untuk memperjelas tanggung jawab dan langkah-langkah proses.

Fitur-fitur ini dapat membantu tim:

• • Mengurangi jumlah entri waktu yang terlewat atau tidak lengkap.
• • Mengidentifikasi pertemuan rutin dan pola kerja.
• • Bandingkan jam kerja yang direncanakan dengan upaya proyek yang sebenarnya.
• • Meningkatkan koordinasi di antara tim yang tersebar.
• • Mengurangi pengisian lembar waktu secara manual.

Meskipun demikian, pelacakan otomatis harus digunakan secara terbuka. Pemantauan latar belakang, tangkapan layar, pelacakan aplikasi, dan pengumpulan data lokasi adalah hal-hal yang dapat menimbulkan masalah privasi. Organisasi harus transparan tentang apa yang mereka kumpulkan, mengapa mereka membutuhkannya, siapa yang dapat melihatnya, dan berapa lama mereka akan menyimpan catatan tersebut.

Jika mereka tidak perlu memantau secara aktif, maka alat berbasis pengatur waktu atau pelacak produktivitas pribadi sudah cukup.

Solusi Perangkat Lunak Pelacak Waktu Terbaik untuk Bisnis dan Freelancer

Alat-alat yang tercantum di bawah ini melakukan hal yang sangat berbeda, mulai dari perencanaan waktu visual hingga pemantauan otomatis dan penagihan klien. Alat-alat ini tidak saling eksklusif karena masing-masing memiliki tujuan utama yang sangat spesifik.

MindOnMap

Terbaik untuk: Pemblokiran waktu visual, perencanaan tugas, dan pengorganisasian alur kerja harian Anda.

MindOnMap adalah alat pemetaan pikiran dan pembuatan diagram yang memungkinkan Anda untuk melihat tugas-tugas Anda, menetapkan prioritas, dan memecah proyek besar menjadi langkah-langkah yang lebih kecil. Alat ini dapat digunakan bersamaan dengan pelacakan waktu untuk membantu Anda dan tim Anda merencanakan hari dan kemudian melacak waktu yang dihabiskan untuk setiap tugas.

Seorang pekerja lepas yang mengerjakan sejumlah proyek klien dapat membuat rencana harian utama dan kemudian memecahnya menjadi pekerjaan klien, rapat, riset, administrasi, dan istirahat. Masing-masing bagian tersebut kemudian dapat dipecah lagi menjadi aktivitas spesifik, dan keseluruhan proses akan jauh lebih terstruktur.

Manfaat utama meliputi:

• • Pengorganisasian tugas secara visual: susun jadwal harian Anda dan uraikan tugas-tugas besar menjadi tugas-tugas yang lebih kecil.
• • Pemblokiran waktu untuk dukungan: tentukan kapan Anda akan mengerjakan hal-hal penting dan identifikasi prioritas lain yang bersaing.
• • Rincian proyek: petakan hubungan antara aktivitas, tonggak pencapaian, dan hasil yang diharapkan.
• • Merencanakan komunikasi: bagikan rencana visual agar rekan kerja Anda dapat melihat apa yang menjadi tanggung jawab mereka dan apa prioritas mereka.

MindOnMap berguna untuk merencanakan pekerjaan Anda sebelum memulai dan untuk melihat bagaimana berbagai tugas saling berkaitan. Aplikasi ini memungkinkan Anda untuk membuat rencana yang jelas yang pada gilirannya akan memandu manajemen waktu Anda.

MindOnMap bukanlah sistem pelacakan waktu dalam pengertian konvensional. Aplikasi ini tidak berfungsi sebagai pengatur waktu, pelacak aktivitas otomatis, laporan jam kerja yang dapat ditagih, atau lembar waktu penggajian. Jika Anda ingin melacak jam kerja dan/atau membuat catatan penagihan, Anda sebaiknya menggunakan perencanaan visual bersamaan dengan alat pelacakan waktu.

Toggle Track

Terbaik untuk: Para pekerja lepas dan tim yang hanya menginginkan pencatatan dan pelaporan waktu kerja dasar.

Toggl Track adalah aplikasi untuk melacak waktu yang dihabiskan untuk proyek, klien, dan tugas. Anda dapat memulai dan menghentikan penghitung waktu atau menambahkan entri waktu secara manual. Waktu yang telah Anda lacak kemudian dapat dilihat melalui laporan.

Fitur-fitur utama meliputi:

• • Pengatur waktu sekali klik dan entri waktu manual.
• • Pengorganisasian proyek, klien, dan tugas.
• • Tampilan kalender dan pencatatan waktu.
• • Ringkasan dan laporan terperinci.
• • Pelaporan dan integrasi tim (tergantung pada paket yang dipilih).

Toggl Track sangat cocok untuk pekerja lepas yang ingin memahami berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan mereka, dan untuk tim yang ingin membandingkan jumlah waktu yang dihabiskan untuk pekerjaan di berbagai klien dan proyek.

Toggl Track memiliki alur kerja yang sangat efisien dan karenanya cukup mudah untuk dioperasikan. Jika Anda membutuhkan penggajian, pelacakan lapangan GPS, atau pemantauan karyawan yang lebih detail seperti yang Anda dapatkan dengan solusi pemantauan tenaga kerja yang lebih lengkap, maka Anda perlu memeriksa apakah Toggl Track memiliki kemampuan tersebut atau apakah alat lain akan menjadi pilihan yang lebih baik.

Staf Pusat

Terbaik untuk: Tim yang tersebar dan tim lapangan yang membutuhkan pelacakan waktu dengan visibilitas tenaga kerja.

Hubstaff adalah alat pelacak waktu dengan kemampuan manajemen tenaga kerja. Tergantung pada langganan Anda, tingkat konfigurasi, dan perangkat yang Anda gunakan, Anda dapat melacak jam kerja, membuat lembar waktu, memantau metrik aktivitas, dan menggunakan pelacakan lokasi untuk pekerjaan lapangan.

Fitur-fitur utama meliputi:

• • Pencatatan waktu di desktop dan perangkat seluler.
• • Sistem pencatatan waktu dan kehadiran otomatis.
• • Indikator aktivitas berdasarkan input keyboard dan mouse.
• • Tangkapan layar opsional dan pelacakan aktivitas aplikasi/situs web.
• • Pelacakan GPS dan pembatasan wilayah geografis (geofencing) untuk alur kerja lapangan yang didukung.
• • Pelaporan tenaga kerja dan proyek.

Hubstaff cocok untuk bisnis yang perlu mengelola staf lapangan, melacak kehadiran, atau meninjau catatan waktu untuk tenaga kerja yang tersebar secara geografis.

Kemampuan pemantauannya juga perlu dipertimbangkan dengan cermat. Aktivitas penekanan tombol dan mouse belum tentu merupakan indikator kualitas atau nilai pekerjaan yang dilakukan, dan tangkapan layar/pelacakan lokasi mungkin tidak cocok untuk setiap peran. Pemantauan harus diperkenalkan berdasarkan kebutuhan bisnis yang sebenarnya, hukum, dan privasi karyawan.

Tim yang hanya membutuhkan pengatur waktu sederhana dan laporan jam kerja yang dapat ditagih kemungkinan besar akan merasa puas dengan alat yang lebih sederhana.

Memanen

Terbaik untuk: Para pekerja lepas, agensi, dan sejenisnya yang menagih berdasarkan jam kerja.

Harvest menghubungkan pencatatan waktu dengan penganggaran proyek, pelacakan pengeluaran, pelaporan, dan pembuatan faktur. Anda dapat mencatat waktu untuk klien dan proyek, melihat anggaran, dan mengubah entri waktu yang disetujui menjadi faktur.

Fitur-fitur utama meliputi:

• • Pengatur waktu dan lembar waktu harian/mingguan.
• • Pengorganisasian klien, proyek, dan tugas.
• • Pencatatan waktu yang dapat ditagih dan tidak dapat ditagih.
• • Anggaran proyek dan analisis biaya.
• • Pelacakan pengeluaran dan pembuatan faktur.
• • Integrasi akuntansi dan pembayaran (tergantung pada pengaturan Anda).

Harvest sangat ideal untuk bisnis yang ingin menghubungkan jam kerja yang tercatat dengan pendapatan. Misalnya, sebuah agensi desain dapat membandingkan perkiraan jam kerja suatu proyek dengan jam kerja aktual, memeriksa sisa anggaran, dan kemudian membuat faktur dari entri yang dapat ditagih.

Kekuatan utamanya terletak pada kemampuannya untuk menghubungkan catatan waktu dengan alur kerja keuangan. Alat yang terutama berfokus pada pelacakan waktu penggunaan komputer atau pengkategorian produktivitas pribadi secara otomatis akan menjadi hal yang sangat berbeda.

Waktu Penyelamatan

Terbaik untuk: Mereka yang ingin mengendalikan kebiasaan digital mereka dan meningkatkan fokus.

RescueTime adalah tentang pelacakan aktivitas otomatis dan wawasan produktivitas. Aplikasi ini melacak jumlah waktu yang Anda habiskan di berbagai aplikasi dan situs web, mengkategorikan aktivitas tersebut, dan kemudian memberi Anda laporan yang menunjukkan pola-pola yang ada.

Tergantung pada paket yang dipilih, fitur-fiturnya mungkin meliputi:

• • Pelacakan aktivitas latar belakang otomatis.
• • Laporan dalam kategori Aplikasi, Situs Web, dan Produktivitas.
• • Ringkasan harian dan mingguan.
• • Sesi fokus dan memblokir gangguan
• • Sasaran, peringatan, dan tren aktivitas.
• • Pelacakan proyek dan tugas melalui berbagai fitur dan paket yang tersedia.

RescueTime dapat membantu Anda menghitung berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi, berapa banyak untuk komunikasi, berapa banyak untuk browsing, dan sebagainya, beserta berbagai aktivitas digital lainnya. Aplikasi ini dapat menunjukkan pola yang tidak mungkin Anda sadari hanya melalui ingatan.

Kategori aktivitas dan skor produktivitas hanyalah indikator, bukan ukuran kinerja yang tepat. Waktu yang dihabiskan untuk membaca, waktu yang dihabiskan untuk meneliti, waktu yang dihabiskan untuk berpikir, dan lain sebagainya, semuanya dapat dianggap produktif meskipun sistem tidak mengklasifikasikannya sebagai aktivitas produktif dengan cara yang sama seperti pekerjaan komputer yang sebenarnya.

RescueTime sebenarnya lebih tepat disebut sebagai alat analisis produktivitas pribadi daripada alat untuk penagihan klien atau penggajian lengkap.

Perbandingan Perangkat Lunak Pelacak Waktu

Jika tujuan utama Anda adalah mengatur prioritas harian daripada mencatat jam kerja, maka ini alat manajemen waktu Menawarkan opsi tambahan untuk dipertimbangkan.

Perbandingan ini menguraikan penggunaan utama dari setiap produk. Fitur yang tersedia, opsi pelaporan, dan batasan penggunaan tentu saja akan bervariasi tergantung pada langganan dan konfigurasi.

FAQ