Il miglior software di monitoraggio del tempo per aumentare la produttività e l'efficienza del flusso di lavoro

Il monitoraggio delle ore lavorate consente alle aziende di visualizzare i costi dei progetti, di pianificare meglio il carico di lavoro e di fatturare con precisione ai clienti. Permette inoltre ai freelance di vedere quanto tempo dedicano a ciascun incarico. Per i team che lavorano da remoto, può mostrare i modelli di lavoro e aiutare il manager a individuare eventuali problemi di pianificazione.

Il loro software di rilevamento del tempo La scelta dello strumento più adatto dipenderà molto da ciò che si desidera monitorare. Alcuni sono molto basilari (timer e fogli presenze), altri sono molto più avanzati e consentono di tracciare le attività, altri ancora monitorano il personale e altri convertono le ore fatturabili in fatture. Questa guida esamina cinque di questi strumenti e vi aiuterà a scegliere quello più adatto al vostro flusso di lavoro.

• Che cos'è un software di monitoraggio del tempo e come funziona?
• Le migliori soluzioni software per il monitoraggio del tempo per aziende e liberi professionisti.
• Domande frequenti

Come testiamo e recensiamo gli strumenti di monitoraggio del tempo

Un buon confronto dovrebbe considerare sia l'accuratezza dei tempi registrati sia l'utilità dei report. Dovrebbe inoltre valutare l'impegno necessario per mantenere registrazioni affidabili. Una revisione strutturata può valutare:

• • Precisione nell'inserimento degli orari: i timer, gli inserimenti manuali, le modifiche e le impostazioni del fuso orario funzionano correttamente?
• • Automazione: verificare se il monitoraggio in background, l'importazione del calendario, i promemoria o il rilevamento dell'inattività funzionano come descritto.
• • Facilità d'uso: Quanto è facile per gli utenti avviare i timer, categorizzare il proprio lavoro, modificare le voci e inviare i fogli presenze: Se gli utenti possono filtrare e riepilogare il tempo per data, progetto, cliente, attività o membro del team.
• • Supporto per l'esportazione e la fatturazione: se i record possono essere esportati o convertiti in fatture e altri documenti aziendali quando necessario.

Per un confronto pratico, i revisori possono monitorare la stessa serie di attività per diversi giorni lavorativi, creare progetti rappresentativi, correggere una voce di esempio e generare report per un intervallo di date coerente.

Che cos'è un software di monitoraggio del tempo e come funziona?

Il software di monitoraggio del tempo terrà traccia della quantità di tempo che le persone dedicano ad attività, progetti, clienti ecc. Può essere semplice come avviare e arrestare un timer o inserire le ore manualmente, oppure può essere sofisticato come importare eventi del calendario o il software può semplicemente registrare automaticamente l'utilizzo del computer. (Per un approccio strutturato alla suddivisione del lavoro complesso in fasi gestibili, vedere questa guida a analisi del compito.)

Gli usi più comuni includono:

• • Registrazione delle ore lavorative e delle presenze dei dipendenti.
• • Monitoraggio delle ore fatturabili sui progetti dei clienti.
• • Misurazione dei costi e della redditività del progetto.
• • Comprendere la produttività personale e le distrazioni.
• • Preparazione di fogli presenze, fatture e registri paghe.
• • Confrontare lo sforzo stimato con il tempo effettivamente impiegato.

Il software di monitoraggio del tempo non misura in alcun modo la produttività. Il tempo dedicato a un'attività, l'utilizzo del computer e la qualità del risultato sono tutti elementi distinti. Le metriche che scegli dovrebbero essere quelle che effettivamente monitorano il raggiungimento degli obiettivi del tuo team.

Perché il monitoraggio automatico del tempo è importante per i team che lavorano da remoto

I team che lavorano da remoto si trovano in luoghi diversi, con orari diversi e in fusi orari diversi. Il monitoraggio automatico del tempo ridurrà il carico amministrativo e aiuterà le persone a tenere registri più coerenti.

Varia a seconda del software. L'automazione può spaziare dal monitoraggio delle attività in background, alle voci e ai promemoria basati sul calendario, al rilevamento del tempo di inattività fino ai suggerimenti su come completare i fogli presenze. I team possono anche mappare attività ricorrenti e passaggi di consegne con un diagramma del flusso di lavoro per rendere più chiare le responsabilità e le fasi del processo.

Queste funzionalità possono aiutare i team a:

• • Ridurre il numero di registrazioni orarie mancanti o incomplete.
• • Individuare le riunioni regolari e le modalità di lavoro.
• • Confrontare le ore pianificate con l'impegno effettivo richiesto per il progetto.
• • Migliorare il coordinamento tra i team distribuiti.
• • Ridurre la preparazione manuale dei fogli presenze.

Tuttavia, il tracciamento automatizzato dovrebbe essere utilizzato in modo trasparente. Il monitoraggio in background, gli screenshot, il tracciamento delle app e la raccolta dei dati di geolocalizzazione sono tutti elementi che possono sollevare problemi di privacy. L'organizzazione dovrebbe essere chiara su quali dati raccoglie, perché ne ha bisogno, chi può visualizzarli e per quanto tempo li conserverà.

Se non è necessario un monitoraggio attivo, uno strumento basato su un timer o un'app per il monitoraggio della produttività personale sarebbero sufficienti.

Le migliori soluzioni software per il monitoraggio del tempo per aziende e liberi professionisti.

Gli strumenti elencati di seguito svolgono funzioni molto diverse, dalla pianificazione visiva del tempo al monitoraggio automatizzato e alla fatturazione ai clienti. Non si escludono a vicenda, poiché ognuno ha uno scopo primario ben preciso.

MindOnMap

Ideale per: Pianificazione visiva del tempo, pianificazione delle attività e organizzazione del flusso di lavoro giornaliero.

MindOnMap È uno strumento di mappatura mentale e diagrammazione che consente di visualizzare le attività, stabilire le priorità e suddividere i progetti più grandi in fasi più piccole. Può essere utilizzato in combinazione con il monitoraggio del tempo per aiutare te e il tuo team a pianificare la giornata e a tenere traccia del tempo dedicato a ciascuna attività.

Un libero professionista che lavora su diversi progetti per clienti potrebbe creare un piano giornaliero centrale e poi suddividerlo in lavoro per i clienti, riunioni, ricerche, attività amministrative e pause. Ognuna di queste sezioni potrebbe essere ulteriormente suddivisa in attività specifiche, rendendo così l'intero processo molto più strutturato.

I principali vantaggi includono:

• • Organizzazione visiva delle attività: struttura la tua giornata e suddividi i compiti più impegnativi in attività più piccole.
• • Pianificazione temporale del supporto: stabilisci quando ti dedicherai alle attività importanti e identifica le altre priorità concorrenti.
• • Scomposizione del progetto: mappare le relazioni tra attività, traguardi e risultati attesi.
• • Pianificare la comunicazione: condividi i piani visivi in modo che i tuoi colleghi possano vedere di cosa sono responsabili e quali sono le loro priorità.

MindOnMap è utile per pianificare il lavoro prima di iniziare e per visualizzare come le diverse attività si integrano tra loro. Permette di creare un piano chiaro che a sua volta influenzerà la gestione del tempo.

MindOnMap non è un sistema di monitoraggio del tempo nel senso convenzionale del termine. Non funziona come un timer, un tracker automatico delle attività, un report delle ore fatturabili o un foglio presenze per l'elaborazione delle buste paga. Se desideri monitorare le ore e/o generare report di fatturazione, dovresti utilizzare la pianificazione visiva in combinazione con uno strumento di monitoraggio del tempo.

Toggle Track

Ideale per: Freelance e team che desiderano semplicemente un sistema di registrazione e reportistica delle ore lavorate.

Toggl Track è pensato per monitorare il tempo dedicato a progetti, clienti e attività. È possibile avviare e interrompere un timer oppure inserire manualmente le voci relative al tempo impiegato. Il tempo monitorato può quindi essere visualizzato tramite report.

Le caratteristiche principali includono:

• • Timer con un solo clic e inserimento manuale dell'ora.
• • Organizzazione del progetto, del cliente e delle attività.
• • Visualizzazione del calendario e dell'inserimento degli orari.
• • Rapporti riassuntivi e dettagliati.
• • Reportistica di team e integrazioni (a seconda del piano).

Toggl Track è perfetto per i freelance che vogliono tenere sotto controllo i tempi di lavoro e per i team che desiderano confrontare il tempo impiegato su diversi clienti e progetti.

Toggl Track ha un flusso di lavoro molto snello ed è quindi piuttosto facile da configurare e utilizzare. Se hai bisogno di gestire le buste paga, tracciare i dipendenti sul campo tramite GPS o di effettuare un monitoraggio più dettagliato, come avviene con le soluzioni di monitoraggio della forza lavoro più complete, dovrai verificare se Toggl Track offre effettivamente queste funzionalità o se, al contrario, un altro strumento potrebbe essere un'opzione migliore.

Hubstaff

Ideale per: Team distribuiti e sul campo che necessitano di monitoraggio del tempo con visibilità sulla forza lavoro.

Hubstaff è uno strumento di monitoraggio del tempo con funzionalità di gestione della forza lavoro. A seconda dell'abbonamento, del livello di configurazione e del dispositivo utilizzato, è possibile monitorare le ore lavorate, creare fogli presenze, tenere traccia delle metriche di attività e utilizzare la geolocalizzazione per il lavoro sul campo.

Le caratteristiche principali includono:

• • Monitoraggio del tempo su computer desktop e dispositivi mobili.
• • Sistemi automatizzati di rilevazione delle presenze e gestione delle ore lavorate.
• • Indicatori di attività basati sull'input da tastiera e mouse.
• • Screenshot opzionali e tracciamento dell'attività su applicazioni/siti web.
• • Tracciamento GPS e geofencing per i flussi di lavoro sul campo supportati.
• • Reportistica relativa alla forza lavoro e ai progetti.

Hubstaff è la soluzione ideale per le aziende che necessitano di gestire il personale sul campo, monitorare le presenze o esaminare i registri orari di una forza lavoro distribuita geograficamente.

Anche le sue capacità di monitoraggio devono essere valutate attentamente. La digitazione e l'attività del mouse non sono necessariamente indicatori della qualità o del valore del lavoro svolto e l'acquisizione dello schermo/il tracciamento della posizione potrebbero non essere adatti a ogni ruolo. Il monitoraggio dovrebbe essere introdotto sulla base delle effettive esigenze aziendali, della legge e della privacy dei dipendenti.

I team che necessitano solo di un semplice timer e di un report delle ore fatturabili saranno probabilmente pienamente soddisfatti di uno strumento più semplice.

Raccolto

Ideale per: Liberi professionisti, agenzie e simili che fatturano a ore.

Harvest integra il monitoraggio del tempo con la gestione del budget di progetto, il monitoraggio delle spese, la reportistica e la fatturazione. È possibile registrare il tempo dedicato a clienti e progetti, visualizzare i budget e convertire le registrazioni orarie approvate in fatture.

Le caratteristiche principali includono:

• • Timer e fogli presenze giornalieri/settimanali.
• • Organizzazione del cliente, del progetto e delle attività.
• • Monitoraggio del tempo fatturabile e non fatturabile.
• • Budget di progetto e analisi dei costi.
• • Monitoraggio delle spese e fatturazione.
• • Integrazioni con sistemi contabili e di pagamento (a seconda della configurazione).

Harvest è ideale per le aziende che desiderano collegare le ore lavorate registrate ai ricavi. Un'agenzia di design, ad esempio, potrebbe confrontare le ore stimate per un progetto con le ore effettivamente lavorate, verificare il budget rimanente e quindi generare una fattura a partire dalle voci fatturabili.

Il suo punto di forza principale risiede nella capacità di collegare le registrazioni delle ore lavorate ai flussi di lavoro finanziari. Uno strumento incentrato principalmente sul monitoraggio del tempo trascorso al computer o sulla categorizzazione automatica della produttività personale sarebbe ben diverso.

Tempo di salvataggio

Ideale per: coloro che desiderano gestire al meglio le proprie abitudini digitali e migliorare la concentrazione.

RescueTime è un sistema interamente dedicato al monitoraggio automatizzato delle attività e all'analisi della produttività. Traccia il tempo che trascorri su diverse applicazioni e siti web, categorizza le attività e ti fornisce un report che ne evidenzia i modelli.

A seconda del piano scelto, le funzionalità possono includere:

• • Monitoraggio automatico delle attività in background.
• • Report nelle categorie App, Siti Web e Produttività.
• • Riepiloghi giornalieri e settimanali.
• • Sessioni di concentrazione e blocco delle distrazioni
• • Obiettivi, avvisi e andamenti delle attività.
• • Monitoraggio di progetti e attività tramite la gamma di funzionalità e piani disponibili.

RescueTime può aiutarti a capire quanto tempo dedichi al lavoro concentrato, alla comunicazione, alla navigazione e così via, includendo tutte le varie attività digitali. Può mostrarti schemi che non saresti in grado di individuare semplicemente ricordandoli.

Le categorie di attività e i punteggi di produttività sono solo indicatori, non misure precise delle prestazioni. Il tempo dedicato alla lettura, alla ricerca, alla riflessione, ecc., può essere produttivo anche se il sistema non lo classifica come attività produttiva nello stesso modo in cui classifica il lavoro effettivo al computer.

RescueTime si colloca più nell'ambito dell'analisi della produttività personale che in quello della fatturazione ai clienti o della gestione completa delle buste paga.

Confronto tra software di monitoraggio del tempo

Se il tuo obiettivo principale è organizzare le priorità quotidiane piuttosto che registrare le ore, questi strumenti di gestione del tempo offrire ulteriori opzioni da valutare.

Il confronto illustra l'utilizzo principale di ciascun prodotto. Le funzionalità disponibili, le opzioni di reporting e i limiti di utilizzo variano ovviamente in base all'abbonamento e alla configurazione.

Domande frequenti