Өнімділік пен жұмыс процесінің тиімділігін арттыруға арналған ең жақсы уақытты бақылау бағдарламалық жасақтамасы

Жұмыс уақытын бақылау бизнеске жоба шығындарын көруге мүмкіндік береді, жұмыс жүктемесін жақсы жоспарлауға мүмкіндік береді және клиенттерге дәл есеп айырысуға мүмкіндік береді. Бұл фрилансерге әр жұмысқа қанша уақыт жұмсалып жатқанын көруге мүмкіндік береді. Қашықтағы топтар үшін бұл жұмыс үлгілерін көрсете алады және менеджерге кесте мәселелерін анықтауға көмектеседі.

Оң уақытты бақылау бағдарламалық жасақтамасы сіз бақылап отырған нәрсеге өте тәуелді болады. Кейбіреулері өте қарапайым (таймерлер мен жұмыс уақыты кестелері), кейбіреулері әлдеқайда көп және сіздің әрекеттеріңізді бақылайды, кейбіреулері қызметкерлеріңізді бақылайды, ал кейбіреулері сіздің есеп айырысатын сағаттарыңызды алып, оларды шот-фактураларға айналдырады. Бұл нұсқаулықта осы құралдардың бесеуі қарастырылады және сізге өз жұмыс процесіңізге сәйкес келетінін таңдауға көмектеседі.

• Уақытты бақылау бағдарламасы дегеніміз не және ол қалай жұмыс істейді?
• Бизнес және фрилансерлер үшін ең үздік уақытты бақылау бағдарламалық жасақтамасының шешімдері
• Жиі қойылатын сұрақтар

Уақытты бақылау құралдарын қалай тексереміз және қарастырамыз

Жақсы салыстыру жазылған уақыттың дәлдігін де, есептердің пайдалылығын да қарастырар еді. Сондай-ақ, сенімді жазбаларды жүргізу үшін қажетті күш-жігердің мөлшерін де қарастырар еді. Құрылымдық шолу мыналарды бағалай алады:

• • Уақытты енгізу дәлдігі: таймерлер, қолмен енгізулер, өңдеулер және уақыт белдеуі параметрлерінің барлығы тиісті түрде жұмыс істей ме?
• • Автоматтандыру: фондық бақылау, күнтізбе импорты, еске салғыштар немесе бос тұруды анықтау сипатталғандай жұмыс істей ме.
• • Қолданудың қарапайымдылығы: Пайдаланушыларға таймерлерін іске қосу, жұмыстарын санаттау, жазбаларын түзету және жұмыс уақытының кестелерін жіберу қаншалықты оңай.: Пайдаланушылар уақытты күні, жобасы, клиенті, тапсырмасы немесе топ мүшесі бойынша сүзгіден өткізіп, қорытындылай ала ма.
• • Экспорттау және есеп айырысуды қолдау: қажет болған жағдайда жазбаларды экспорттауға немесе шот-фактураларға және басқа да іскерлік құжаттарға түрлендіруге бола ма.

Практикалық салыстыру үшін шолушылар бірнеше жұмыс күні ішінде бірдей әрекеттер жиынтығын бақылай алады, репрезентативті жобалар жасай алады, үлгі жазбасын түзете алады және тұрақты күндер диапазоны үшін есептер жасай алады.

Уақытты бақылау бағдарламасы дегеніміз не және ол қалай жұмыс істейді?

Уақытты бақылау бағдарламалық жасақтамасы адамдардың тапсырмаларға, жобаларға, клиенттерге және т.б. жұмсайтын уақытын бақылайды. Бұл таймерді іске қосу және тоқтату немесе сағаттарды қолмен енгізу сияқты қарапайым болуы мүмкін немесе күнтізбе оқиғаларын импорттау немесе бағдарламалық жасақтама компьютерді пайдалануды автоматты түрде тіркеу сияқты күрделі болуы мүмкін. (Күрделі жұмысты басқарылатын қадамдарға бөлудің құрылымдық тәсілі үшін осы нұсқаулықты қараңыз тапсырманы талдау.)

Жалпы қолданыстарға мыналар жатады:

• • Қызметкерлердің жұмыс уақыты мен қатысуын есепке алу.
• • Клиент жобалары бойынша есеп айырысуға болатын сағаттарды бақылау.
• • Жоба құнын және жобаның пайдалылығын өлшеу.
• • Жеке өнімділікті және алаңдататын нәрселерді түсіну.
• • Жұмыс уақыты табелдерін, шот-фактураларды және жалақы туралы жазбаларды дайындау.
• • Болжамды күш-жігерді нақты жұмсалған уақытпен салыстыру.

Уақытты бақылау бағдарламалық жасақтамасы өнімділікті ешқандай жолмен өлшемейді. Тапсырмаға жұмсалған уақыт, компьютерді пайдалану және нәтиже сапасы - бәрі бөлек нәрселер. Сіз таңдаған көрсеткіштер командаңыздың мақсаттарына сәйкес келетін көрсеткіштер болуы керек.

Неліктен қашықтағы топтар үшін уақытты автоматты түрде бақылау маңызды?

Қашықтан басқарылатын топтар барлық жерде, барлық кестелерде және барлық уақыт белдеулерінде жұмыс істейді. Автоматтандырылған уақытты бақылау әкімшіліктің көлемін азайтады және адамдарға жазбаларды тұрақтырақ жүргізуге көмектеседі.

Дегенмен, бұл бағдарламалық жасақтамаға байланысты өзгереді. Автоматтандыру фондық белсенділікті бақылаудан, күнтізбеге негізделген жазбалар мен еске салғыштардан, бос уақытты анықтаудан бастап, жұмыс уақытын есептеу кестелерін қалай толтыруға болатыны туралы ұсыныстарға дейін болуы мүмкін. Командалар сонымен қатар қайталанатын әрекеттер мен тапсырмаларды картаға түсіре алады жұмыс процесінің диаграммасы жауапкершіліктер мен процесс қадамдарын айқынырақ ету.

Бұл мүмкіндіктер командаларға көмектесе алады:

• • Өткізіп алынған немесе толық емес уақыт жазбаларының санын азайтыңыз.
• • Тұрақты кездесулер мен жұмыс үлгілерін анықтаңыз.
• • Жоспарланған сағаттарды нақты жобалық жұмыспен салыстырыңыз.
• • Таратылған топтар арасындағы үйлестіруді жақсарту.
• • Жұмыс уақыты табелін қолмен дайындауды азайтыңыз.

Соған қарамастан, автоматтандырылған бақылау ашық түрде пайдаланылуы керек. Фондық мониторинг, скриншоттар, қолданбаны бақылау және орналасқан жер туралы деректерді жинау - мұның бәрі құпиялылық мәселелерін тудыруы мүмкін. Ұйым не жинап жатқанын, не үшін қажет екенін, кім көре алатынын және жазбаларды қанша уақыт сақтайтынын ашық айтуы керек.

Егер оларды белсенді түрде бақылаудың қажеті болмаса, таймерге негізделген құрал немесе жеке өнімділік трекері жеткілікті болар еді.

Бизнес және фрилансерлер үшін ең үздік уақытты бақылау бағдарламалық жасақтамасының шешімдері

Төменде келтірілген құралдар визуалды уақытты жоспарлаудан бастап, автоматтандырылған бақылау мен клиенттік шот-фактураларға дейін өте әртүрлі әрекеттерді орындайды. Олардың әрқайсысының нақты негізгі мақсаты бар болғандықтан, олар бір-бірін жоққа шығармайды.

MindOnMap

Ең жақсысы: Уақытты визуалды түрде блоктау, тапсырмаларды жоспарлау және күннің жұмыс процесін ұйымдастыру.

MindOnMap тапсырмаларыңызды көруге, басымдықтарыңызды белгілеуге және ірі жобаларды кішігірім қадамдарға бөлуге мүмкіндік беретін ақыл-ой картасын жасау және диаграмма жасау құралы. Оны сізге және сіздің командаңызға күнді жоспарлауға, содан кейін әр тапсырмаға сәйкес уақытты бақылауға көмектесу үшін уақытты бақылаумен бірге пайдалануға болады.

Бірнеше клиенттік жобалармен жұмыс істейтін фрилансер орталық күнделікті жоспар құрып, оны клиенттік жұмысқа, кездесулерге, зерттеулерге, әкімшілік жұмысқа және үзілістерге бөле алады. Содан кейін олардың әрқайсысын нақты іс-шараларға бөлуге болады, нәтижесінде бүкіл жұмыс әлдеқайда құрылымдалған болады.

Негізгі артықшылықтарға мыналар жатады:

• • Тапсырмаларды визуалды түрде ұйымдастыру: күніңізді құрылымдап, үлкен жұмыстарды кішігірім тапсырмаларға бөліңіз.
• • Қолдауды уақытша шектеу: маңызды нәрселермен қашан жұмыс істейтініңізді анықтаңыз және басқа бәсекелес басымдықтарды анықтаңыз.
• • Жобаның бөлінуі: іс-шаралар, кезеңдері және нәтижелері арасындағы байланыстарды картаға түсіріңіз.
• • Қарым-қатынасты жоспарлау: әріптестеріңіз не үшін жауапты екенін және басымдықтарын көре алатындай етіп, визуалды жоспарлармен бөлісіңіз.

MindOnMap жұмысыңызды бастамас бұрын жоспарлау және әртүрлі тапсырмалардың бір-бірімен қалай үйлесетінін көру үшін пайдалы. Ол сізге уақытты басқаруға көмектесетін нақты жоспар құруға мүмкіндік береді.

MindOnMap дәстүрлі мағынада уақытты бақылау жүйесі емес. Ол таймер, автоматтандырылған белсенділік бақылаушысы, есеп айырысуға болатын сағаттар туралы есеп немесе жалақы кестесі ретінде әрекет етпейді. Егер сіз сағаттарды бақылауды және/немесе есеп айырысу жазбаларын жасауды қаласаңыз, онда уақытты бақылау құралымен бірге визуалды жоспарлауды пайдалануыңыз керек.

Тректі ауыстыру

Ең жақсысы: Фрилансерлер мен командалар тек уақытты тіркеуді және есеп беруді қалайды.

Toggl Track жобаларға, клиенттерге және тапсырмаларға сәйкес уақытты бақылауға арналған. Таймерді іске қосып, тоқтатуға немесе уақыт жазбаларын қолмен қосуға болады. Содан кейін бақылаған уақытыңызды есептер арқылы көруге болады.

Негізгі мүмкіндіктерге мыналар кіреді:

• • Бір рет басу арқылы таймерлер және уақытты қолмен енгізу.
• • Жобаны, тапсырыс берушіні және тапсырманы ұйымдастыру.
• • Күнтізбе және уақыт жазбасы көріністері.
• • Қысқаша мазмұны және егжей-тегжейлі есептер.
• • Команданың есеп беруі және интеграциясы (жоспарға байланысты).

Toggl Track жұмысының қанша уақыт алатынын білгісі келетін фрилансерлер үшін және клиенттер мен жобалар бойынша жұмысқа жұмсалған уақытты салыстырғысы келетін топтар үшін өте қолайлы.

Toggl Track жұмыс процесі өте жеңілдетілген және сондықтан оны іске қосу өте оңай. Егер сізге жалақы төлеу, GPS өрістерін бақылау немесе толыққанды жұмыс күшін бақылау шешімімен бірге алатын қызметкерлерді егжей-тегжейлі бақылау қажет болса, онда Toggl Track-те мұндай мүмкіндіктер бар-жоғын немесе басқа құрал жақсырақ нұсқа бола ма, жоқ па, соны тексеру қажет.

Хабстафф

Ең жақсысы: Жұмыс күшінің көрінуін қамтамасыз ету арқылы уақытты бақылауды қажет ететін таратылған және далалық топтар.

Hubstaff - жұмыс күшін басқару мүмкіндіктері бар уақытты бақылау құралы. Жазылымыңызға, конфигурация деңгейіне және пайдаланып отырған құрылғыңызға байланысты жұмыс уақытын бақылауға, жұмыс уақытын есептеу кестелерін жасауға, белсенділік көрсеткіштерін бақылауға және далалық жұмыстар үшін орналасқан жерді бақылауды пайдалануға болады.

Негізгі мүмкіндіктерге мыналар кіреді:

• • Компьютерлік және мобильді құрылғылардағы уақытты бақылау.
• • Автоматтандырылған жұмыс уақыты табелдері және қатысу туралы жазбалар.
• • Пернетақта мен тышқанның енгізуіне негізделген белсенділік көрсеткіштері.
• • Қосымша скриншоттар және қолданба/веб-сайт белсенділігін бақылау.
• • Қолдау көрсетілетін далалық жұмыс процестері үшін GPS бақылау және геоқоршаулар.
• • Жұмыс күші және жоба туралы есеп беру.

Hubstaff географиялық жағынан шашыраңқы жұмыс күші үшін далалық қызметкерлерін басқаруы, қатысуды бақылауы немесе уақыт жазбаларын қарауы қажет бизнес үшін қолайлы болар еді.

Оның бақылау мүмкіндіктерін де мұқият қарастыру қажет. Пернелерді басу және тінтуірдің белсенділігі міндетті түрде орындалатын жұмыстың сапасының немесе құндылығының көрсеткіші болып табылмайды және экранды түсіру/орналасқан жерді бақылау әрбір рөлге сәйкес келмеуі мүмкін. Бақылау нақты бизнес қажеттіліктеріне, заңға және қызметкерлердің құпиялылығына негізделуі керек.

Қарапайым таймер мен ақылы сағат есебін қажет ететін командалар қарапайым құралға өте риза болуы мүмкін.

Егін жинау

Ең жақсысы: Сағат бойынша есеп айырысатын фрилансерлер, агенттіктер және сол сияқтылар.

Harvest уақытты бақылауды жоба бюджетімен, шығындарды бақылаумен, есеп берумен және шот-фактуралармен байланыстырады. Сіз клиенттер мен жобалар бойынша уақытты жазып, бюджеттерді көріп, бекітілген уақыт жазбаларыңызды шот-фактураларға айналдыра аласыз.

Негізгі мүмкіндіктерге мыналар кіреді:

• • Таймерлер және күнделікті/апталық жұмыс уақытын есептеу табелдері.
• • Клиент, жоба және тапсырмаларды ұйымдастыру.
• • Есептелетін және есептелмейтін уақытты бақылау.
• • Жоба бюджеттері және шығындарды талдау.
• • Шығындарды бақылау және шот-фактураларды жасау.
• • Бухгалтерлік есеп және төлем интеграциялары (сіздің орнатуыңызға байланысты).

Harvest есептелген жұмыс уақытын кіріспен байланыстырғысы келетін бизнес үшін өте қолайлы. Мысалы, жобалау агенттігі жобаның болжамды жұмыс уақытын нақты жұмыс істеген сағаттармен салыстырып, қалған бюджетті тексеріп, содан кейін есепшот жазбаларынан шот-фактура жасай алады.

Оның басты артықшылығы - уақыт жазбаларын қаржылық жұмыс процестерімен байланыстыру мүмкіндігінде. Негізінен компьютерлік уақытты бақылау немесе жеке өнімділікті автоматты түрде жіктеу туралы құрал мүлдем басқаша болар еді.

RescueTime

Ең жақсысы: цифрлық әдеттерін меңгеріп, зейінін жақсартқысы келетіндер.

RescueTime - бұл автоматтандырылған белсенділікті бақылау және өнімділік туралы ақпарат. Ол сіздің әртүрлі қолданбалар мен веб-сайттарда өткізетін уақытыңызды бақылайды, әрекеттерді санаттарға бөледі және сізге үлгілерді көрсететін есеп береді.

Жоспарға байланысты мүмкіндіктер мыналарды қамтуы мүмкін:

• • Фондық белсенділікті автоматты түрде бақылау.
• • Қолданбалар, веб-сайттар және өнімділік санаттарындағы есептер.
• • Күнделікті және апталық қорытындылар.
• • Зейін қою жаттығулары және алаңдаушылықты болдырмау
• • Мақсаттар, ескертулер және белсенділік үрдістері.
• • Қолжетімді мүмкіндіктер мен жоспарлар ауқымы арқылы жобалар мен тапсырмаларды бақылау.

RescueTime сізге басқа да сандық әрекеттермен бірге қанша уақытыңызды шоғырланған жұмысқа, қанша уақыт қарым-қатынасқа, қанша уақыт шолуға және тағы басқаларға жұмсайтыныңызды есептеуге көмектеседі. Ол сізге жад арқылы қабылдай алмайтын үлгілерді көрсете алады.

Белсенділік санаттары мен өнімділік ұпайлары өнімділіктің нақты өлшемдері емес, тек көрсеткіштер ғана. Оқуға, зерттеуге, ойлауға жұмсалған уақыттың бәрі жүйе оны нақты компьютерлік жұмыс сияқты өнімді әрекет ретінде жіктемесе де, өнімді бола алады.

RescueTime клиенттік шот-фактураларға немесе толық жалақыға қарағанда жеке өнімділікті талдау саласында көбірек қолданылады.

Уақытты бақылау бағдарламалық жасақтамасын салыстыру

Егер сіздің басты мақсатыңыз сағаттарды жазудың орнына күнделікті басымдықтарды ұйымдастыру болса, мыналар уақытты басқару құралдары қарастыруға болатын қосымша нұсқаларды ұсынады.

Салыстыру әрбір өнімнің негізгі қолданылуын көрсетеді. Қолжетімді мүмкіндіктер, есеп беру опциялары және пайдалану шектеулері, әрине, жазылым мен конфигурацияға байланысты өзгеріп отырады.

Жиі қойылатын сұрақтар