Geriausia laiko stebėjimo programinė įranga produktyvumui ir darbo eigos efektyvumui didinti

Darbo valandų stebėjimas leidžia įmonei matyti projekto išlaidas, geriau planuoti darbo krūvį ir tiksliai išrašyti sąskaitas klientams. Tai leidžia laisvai samdomam darbuotojui matyti, kiek laiko skiriama kiekvienam darbui. Nuotolinėms komandoms tai gali parodyti darbo modelius ir padėti vadovui pastebėti planavimo problemas.

Dešinė laiko stebėjimo programinė įranga labai priklausys nuo to, ką bandote stebėti. Kai kurie įrankiai yra labai paprasti (laikraščiai ir darbo laiko apskaitos žiniaraščiai), kiti – daug platesni ir iš tikrųjų stebės jūsų veiklą, kai kurie stebės jūsų darbuotojus, o dar kiti jūsų apmokestinamas valandas pavers sąskaitomis faktūromis. Šiame vadove apžvelgiamos penkios iš šių įrankių ir padės jums išsirinkti tinkamiausią jūsų darbo eigai.

• Kas yra laiko stebėjimo programinė įranga ir kaip ji veikia?
• Geriausi laiko stebėjimo programinės įrangos sprendimai įmonėms ir laisvai samdomiems darbuotojams
• DUK

Kaip mes testuojame ir peržiūrime laiko stebėjimo įrankius

Geras palyginimas apimtų tiek užfiksuoto laiko tikslumą, tiek ataskaitų naudingumą. Taip pat reikėtų atsižvelgti į pastangų, reikalingų patikimiems įrašams tvarkyti, kiekį. Struktūrizuota peržiūra gali įvertinti:

• • Laiko įvedimo tikslumas: ar laikmačiai, rankiniai įrašai, redagavimai ir laiko juostos nustatymai veikia taip, kaip turėtų?
• • Automatizavimas: ar foninis sekimas, kalendoriaus importavimas, priminimai ar neveiklumo aptikimas veikia taip, kaip aprašyta.
• • Naudojimo paprastumas: kaip lengva vartotojams paleisti laikmačius, suskirstyti savo darbą į kategorijas, taisyti įrašus ir pateikti laiko apskaitos žiniaraščius.: ar vartotojai gali filtruoti ir apibendrinti laiką pagal datą, projektą, klientą, užduotį ar komandos narį.
• • Eksportavimo ir sąskaitų faktūrų išrašymo palaikymas: ar įrašus prireikus galima eksportuoti arba konvertuoti į sąskaitas faktūras ir kitus verslo dokumentus.

Norėdami praktiškai palyginti, recenzentai gali sekti tą pačią veiklą kelias darbo dienas, kurti reprezentatyvius projektus, ištaisyti pavyzdinį įrašą ir generuoti ataskaitas pagal nuoseklų datų intervalą.

Kas yra laiko stebėjimo programinė įranga ir kaip ji veikia?

Laiko stebėjimo programinė įranga seks laiką, kurį žmonės praleidžia užduotims, projektams, klientams ir pan. Tai gali būti taip paprasta, kaip paleisti ir sustabdyti laikmatį ar rankiniu būdu įvesti valandas, arba tai gali būti tokia sudėtinga, kaip kalendoriaus įvykių importavimas arba programinės įrangos tiesiog automatinis kompiuterio naudojimo registravimas. (Norėdami sužinoti apie struktūrizuotą požiūrį į sudėtingo darbo suskaidymą į valdomus veiksmus, žr. šį vadovą.) užduočių analizė.)

Įprasti naudojimo būdai:

• • Darbuotojų darbo valandų ir lankomumo registravimas.
• • Apmokestinamų valandų stebėjimas klientų projektuose.
• • Projekto sąnaudų ir projekto pelningumo matavimas.
• • Asmeninio produktyvumo ir trukdžių supratimas.
• • Darbo laiko apskaitos žiniaraščių, sąskaitų faktūrų ir darbo užmokesčio įrašų rengimas.
• • Numatomų pastangų palyginimas su faktiškai sugaištu laiku.

Laiko stebėjimo programinė įranga jokiu būdu nematuoja produktyvumo. Užduočiai skirtas laikas, kompiuterio naudojimas ir rezultatų kokybė yra atskiri dalykai. Jūsų pasirinkti rodikliai turėtų būti tie, kurie iš tikrųjų atitinka jūsų komandos tikslus.

Kodėl automatizuotas laiko stebėjimas svarbus nuotolinėms komandoms

Nuotolinės komandos dirba įvairiose vietose, įvairiais tvarkaraščiais ir skirtingose laiko juostose. Automatinis laiko stebėjimas sumažins administravimo kiekį ir padės žmonėms tvarkyti nuoseklesnius įrašus.

Tačiau tai skirsis priklausomai nuo programinės įrangos. Automatizavimas gali apimti foninės veiklos stebėjimą, kalendoriaus įrašus ir priminimus, prastovos laiko aptikimą ir pasiūlymus, kaip galėtumėte pildyti laiko apskaitos žiniaraščius. Komandos taip pat gali susieti pasikartojančią veiklą ir perdavimą su... darbo eigos diagrama kad atsakomybės ir proceso žingsniai būtų aiškesni.

Šios funkcijos gali padėti komandoms:

• • Sumažinti praleistų arba nepilnų laiko įrašų skaičių.
• • Nustatykite reguliarius susitikimus ir darbo modelius.
• • Palyginkite suplanuotas valandas su faktinėmis projekto pastangomis.
• • Pagerinti koordinavimą tarp paskirstytų komandų.
• • Sumažinti rankinį darbo laiko apskaitos žiniaraščių rengimą.

Vis dėlto automatinis sekimas turėtų būti naudojamas atvirai. Fono stebėjimas, ekrano kopijos, programėlių sekimas ir vietos duomenų rinkimas – visa tai gali sukelti privatumo problemų. Organizacija turėtų atvirai pasakyti, ką renka, kodėl to reikia, kas gali tai matyti ir kiek laiko saugos įrašus.

Jei jiems nereikia aktyviai stebėti, pakaktų laikmačiu pagrįsta priemonė arba asmeninis produktyvumo stebėjimas.

Geriausi laiko stebėjimo programinės įrangos sprendimai įmonėms ir laisvai samdomiems darbuotojams

Žemiau išvardyti įrankiai atlieka labai skirtingas funkcijas – nuo vizualinio laiko planavimo iki automatizuoto stebėjimo ir klientų sąskaitų faktūrų išrašymo. Jie nėra tarpusavyje nesuderinami, nes kiekvienas iš jų turi labai konkretų pagrindinį tikslą.

MindOnMap

Geriausiai tinka: Vizualinis laiko blokavimas, užduočių planavimas ir dienos darbo eigos organizavimas.

MindOnMap yra minčių žemėlapių ir diagramų kūrimo įrankis, leidžiantis matyti savo užduotis, nustatyti prioritetus ir suskirstyti didelius projektus į mažesnius žingsnius. Jį galima naudoti kartu su laiko stebėjimu, kad padėtų jums ir jūsų komandai planuoti dieną ir stebėti kiekvienos užduoties atlikimo laiką.

Laisvai samdomas darbuotojas, dirbantis su keliais klientų projektais, galėtų susikurti bendrą dienos planą ir jį suskirstyti į darbą su klientais, susitikimus, tyrimus, administravimą ir pertraukas. Kiekvieną iš šių veiklų būtų galima suskirstyti į konkrečias veiklas, ir visa tai būtų daug labiau struktūrizuota.

Pagrindiniai privalumai:

• • Vizualinis užduočių organizavimas: struktūrizuokite savo dieną ir suskaidykite didelius darbus į mažesnes užduotis.
• • Laiko planavimas: išsiaiškinkite, kada dirbsite su svarbiausiais dalykais, ir nustatykite kitus konkuruojančius prioritetus.
• • Projekto suskirstymas: nubraižykite ryšius tarp veiklų, etapų ir rezultatų.
• • Komunikacijos planavimas: pasidalykite vizualiniais planais, kad kolegos matytų, už ką jie yra atsakingi ir kokie jų prioritetai.

„MindOnMap“ naudinga planuojant darbą prieš pradedant ir norint pamatyti, kaip įvairios užduotys dera tarpusavyje. Ji leidžia jums parengti aiškų planą, kuris savo ruožtu padės valdyti laiką.

„MindOnMap“ nėra laiko stebėjimo sistema jokia įprasta prasme. Ji neveikia kaip laikmatis, automatinis veiklos stebėjimo įrankis, apmokestinamų valandų ataskaita ar darbo užmokesčio laiko apskaitos žiniaraštis. Jei norite stebėti valandas ir (arba) kurti atsiskaitymo įrašus, turėtumėte naudoti vizualinį planavimą kartu su laiko stebėjimo įrankiu.

Toggl Track

Geriausiai tinka: Laisvai samdomi darbuotojai ir komandos, kuriems tereikia pagrindinio laiko registravimo ir ataskaitų teikimo.

„Toggl Track“ skirta stebėti laiką, praleistą projektuose, klientams ir užduotims. Galite paleisti ir sustabdyti laikmatį arba rankiniu būdu pridėti laiko įrašus. Stebėtą laiką galima peržiūrėti ataskaitose.

Pagrindinės funkcijos:

• • Laikmačiai vienu spustelėjimu ir rankinis laiko įvedimas.
• • Projekto, kliento ir užduočių organizavimas.
• • Kalendoriaus ir laiko įvedimo rodiniai.
• • Santraukos ir išsamios ataskaitos.
• • Komandos ataskaitų teikimas ir integracijos (priklausomai nuo plano).

„Toggl Track“ puikiai tinka laisvai samdomiems darbuotojams, norintiems kontroliuoti savo darbo trukmę, ir komandoms, norinčioms palyginti, kiek laiko praleidžiama darbui tarp klientų ir projektų.

„Toggl Track“ turi labai supaprastintą darbo eigą, todėl ją gana lengva pradėti naudoti. Jei jums reikia darbo užmokesčio, GPS sekimo lauke ar tokio išsamaus darbuotojų stebėjimo, kokį gaunate su išsamesniu darbo jėgos stebėjimo sprendimu, turėsite patikrinti, ar „Toggl Track“ iš tikrųjų turi šias galimybes, ar iš tikrųjų kitas įrankis nebūtų geresnis pasirinkimas.

Hubstaff

Geriausiai tinka: Paskirstytos ir lauko komandos, kurioms reikia sekti laiką ir matyti darbuotojų darbo laiką.

„Hubstaff“ yra laiko stebėjimo įrankis su darbo jėgos valdymo galimybėmis. Priklausomai nuo jūsų prenumeratos, konfigūracijos lygio ir naudojamo įrenginio, galite stebėti darbo valandas, kurti laiko apskaitos žiniaraščius, stebėti veiklos metriką ir naudoti vietos stebėjimą darbui lauke.

Pagrindinės funkcijos:

• • Laiko stebėjimas darbalaukyje ir mobiliajame telefone.
• • Automatizuoti darbo laiko apskaitos žiniaraščiai ir lankomumo įrašai.
• • Veiklos indikatoriai, pagrįsti klaviatūros ir pelės įvestimi.
• • Papildomos ekrano kopijos ir programų / svetainių veiklos stebėjimas.
• • GPS sekimas ir geofencingas palaikomiems lauko darbo eigoms.
• • Darbo jėgos ir projektų ataskaitų teikimas.

„Hubstaff“ tiktų įmonėms, kurioms reikia valdyti lauko darbuotojus, stebėti lankomumą arba peržiūrėti geografiškai išsklaidytos darbo jėgos darbo laiko įrašus.

Taip pat reikia atidžiai apsvarstyti jos stebėjimo galimybes. Klavišų paspaudimai ir pelės aktyvumas nebūtinai rodo atliekamo darbo kokybę ar vertę, o ekrano kopijų fiksavimas / vietos sekimas gali netikti kiekvienam vaidmeniui. Stebėjimas turėtų būti diegiamas atsižvelgiant į realius verslo poreikius, įstatymus ir darbuotojų privatumą.

Komandos, kurioms tereikia paprasto laikmačio ir apmokestinamos valandų ataskaitos, greičiausiai bus visiškai patenkintos paprastesniu įrankiu.

Derlius

Geriausiai tinka: Laisvai samdomi darbuotojai, agentūros ir panašūs darbuotojai, kurie atsiskaito valandomis.

„Harvest“ susieja laiko stebėjimą su projekto biudžeto sudarymu, išlaidų stebėjimu, ataskaitų teikimu ir sąskaitų faktūrų išrašymu. Galite registruoti laiką, susijusį su klientais ir projektais, peržiūrėti biudžetus ir patvirtintus laiko įrašus paversti sąskaitomis faktūromis.

Pagrindinės funkcijos:

• • Laikmačiai ir dienos / savaitės darbo laiko apskaitos žiniaraščiai.
• • Kliento, projekto ir užduočių organizavimas.
• • Apmokestinamo ir neapmokestinamo laiko stebėjimas.
• • Projektų biudžetai ir sąnaudų analizė.
• • Išlaidų stebėjimas ir sąskaitų faktūrų išrašymas.
• • Apskaitos ir mokėjimų integracijos (priklausomai nuo jūsų sąrankos).

„Harvest“ idealiai tinka įmonėms, norinčioms susieti savo užfiksuotas valandas su pajamomis. Pavyzdžiui, dizaino agentūra galėtų palyginti numatomas projekto valandas su faktiškai dirbtomis valandomis, patikrinti likusį biudžetą ir tada sugeneruoti sąskaitą faktūrą iš apmokestinamų įrašų.

Pagrindinis jo privalumas yra galimybė susieti laiko įrašus su finansiniais darbo eigomis. Įrankis, kuris iš esmės būtų skirtas kompiuterio laiko stebėjimui arba asmeninio produktyvumo automatiniam kategorizavimui, būtų visai kas kita.

Gelbėjimo laikas

Geriausiai tinka: norintiems pagerinti savo skaitmeninius įpročius ir susikaupimą.

„RescueTime“ – tai automatizuotas veiklos stebėjimas ir produktyvumo įžvalgos. Ji seka, kiek laiko praleidžiate įvairiose programose ir svetainėse, suskirsto veiklą į kategorijas ir pateikia ataskaitą, kurioje rodomi tendencijos.

Priklausomai nuo plano, funkcijos gali būti tokios:

• • Automatinis foninės veiklos stebėjimas.
• • Ataskaitos programose, svetainėse ir produktyvumo kategorijose.
• • Dienos ir savaitės santraukos.
• • Susikaupimo sesijos ir dėmesio blaškymo blokavimas
• • Tikslai, įspėjimai ir veiklos tendencijos.
• • Projektų ir užduočių stebėjimas naudojantis įvairiomis funkcijomis ir planais.

„RescueTime“ gali padėti jums apskaičiuoti, kiek laiko skiriate susikaupusiam darbui, kiek bendravimui, kiek naršymui ir panašiai, užsiimant įvairia kita skaitmenine veikla. Ji gali parodyti modelius, kurių tiesiog negalėtumėte prisiminti iš atminties.

Veiklos kategorijos ir produktyvumo balai yra tik rodikliai, o ne tikslūs našumo matai. Laikas, skirtas skaitymui, laikas, skirtas tyrimams, laikas, skirtas mąstymui ir pan., gali būti produktyvus, net jei sistema to neklasifikuoja kaip produktyvios veiklos taip pat, kaip faktinio darbo kompiuteriu.

„RescueTime“ labiau skirta asmeninio produktyvumo analizei, o ne klientų sąskaitų faktūrų išrašymui ar visaverčiam darbo užmokesčio apskaitymui.

Laiko stebėjimo programinės įrangos palyginimas

Jei jūsų pagrindinis tikslas yra sutvarkyti dienos prioritetus, o ne fiksuoti valandas, tai laiko valdymo įrankiai pasiūlyti papildomų svarstytinų variantų.

Palyginime apibrėžiamas pagrindinis kiekvieno produkto naudojimas. Galimos funkcijos, ataskaitų teikimo parinktys ir naudojimo apribojimai, žinoma, skirsis priklausomai nuo prenumeratos ir konfigūracijos.

DUK