Beste tijdregistratiesoftware om de productiviteit en workflow-efficiëntie te verhogen.

Het bijhouden van gewerkte uren stelt een bedrijf in staat om projectkosten inzichtelijk te maken, de werkplanning te verbeteren en nauwkeurige facturering aan klanten mogelijk te maken. Het geeft freelancers inzicht in hoeveel tijd ze aan elke opdracht besteden. Voor teams die op afstand werken, kan het werkpatronen in kaart brengen en managers helpen om planningsproblemen te signaleren.

De juiste tijdregistratiesoftware De keuze hangt sterk af van wat je precies wilt bijhouden. Sommige tools zijn heel eenvoudig (timers en urenregistratie), andere gaan veel verder en registreren je activiteiten, weer andere houden je personeel bij en sommige zetten je declarabele uren om in facturen. Deze gids bekijkt vijf van die tools en helpt je bij het kiezen van de tool die het beste bij jouw workflow past.

• Wat is tijdregistratiesoftware en hoe werkt het?
• De beste softwareoplossingen voor tijdregistratie voor bedrijven en freelancers
• Veelgestelde vragen

Hoe we tools voor tijdregistratie testen en beoordelen

Een goede vergelijking zou zowel de nauwkeurigheid van de geregistreerde tijd als de bruikbaarheid van de rapporten moeten bekijken. Ook zou er gekeken moeten worden naar de hoeveelheid inspanning die nodig is om betrouwbare gegevens bij te houden. Een gestructureerde evaluatie kan het volgende beoordelen:

• • Nauwkeurigheid van de tijdsinvoer: werken de timers, de handmatige invoer, de bewerkingen en de tijdzone-instellingen allemaal zoals het hoort?
• • Automatisering: of achtergrondtracking, agenda-import, herinneringen of inactiviteitsdetectie werken zoals beschreven.
• • Gebruiksgemak: Hoe gemakkelijk is het voor gebruikers om hun timers te starten, hun werk te categoriseren, hun invoer te wijzigen en hun urenstaten in te dienen? Of gebruikers de tijd kunnen filteren en samenvatten op datum, project, klant, taak of teamlid.
• • Export- en facturatieondersteuning: Of gegevens kunnen worden geëxporteerd of, indien nodig, worden omgezet in facturen en andere zakelijke documenten.

Voor een praktische vergelijking kunnen beoordelaars dezelfde activiteiten gedurende meerdere werkdagen volgen, representatieve projecten aanmaken, een steekproefsgewijze invoer corrigeren en rapporten genereren voor een consistente periode.

Wat is tijdregistratiesoftware en hoe werkt het?

Tijdregistratiesoftware houdt bij hoeveel tijd mensen besteden aan taken, projecten, klanten, enzovoort. Dit kan zo simpel zijn als het starten en stoppen van een timer of het handmatig invoeren van uren, of zo geavanceerd als het importeren van agenda-evenementen of het automatisch registreren van computergebruik. (Voor een gestructureerde aanpak om complex werk op te delen in beheersbare stappen, zie deze handleiding.) taakanalyse.)

Veelvoorkomende toepassingen zijn onder andere:

• • Registratie van de gewerkte uren en aanwezigheid van werknemers.
• • Het bijhouden van factureerbare uren voor klantprojecten.
• • Het meten van projectkosten en projectwinstgevendheid.
• • Inzicht in persoonlijke productiviteit en afleidingen.
• • Het opstellen van urenregistraties, facturen en salarisadministratie.
• • De geschatte inspanning vergelijken met de daadwerkelijk benodigde tijd.

Tijdregistratiesoftware meet op geen enkele manier de productiviteit. De tijd die aan een taak wordt besteed, het computergebruik en de kwaliteit van het resultaat zijn allemaal afzonderlijke zaken. De meetgegevens die u kiest, moeten daadwerkelijk de doelstellingen van uw team meten.

Waarom geautomatiseerde tijdregistratie belangrijk is voor teams die op afstand werken

Externe teams werken op allerlei locaties, volgens uiteenlopende schema's en in verschillende tijdzones. Geautomatiseerde tijdregistratie vermindert de administratieve lasten en helpt mensen om consistentere gegevens bij te houden.

Dit verschilt echter per software. Automatisering kan variëren van het bijhouden van achtergrondactiviteiten, agenda-items en herinneringen, het detecteren van inactiviteit tot suggesties voor het invullen van urenstaten. Teams kunnen ook terugkerende activiteiten en overdrachten in kaart brengen met behulp van een werkstroomdiagram Om verantwoordelijkheden en processtappen duidelijker te maken.

Deze functies kunnen teams helpen:

• • Verminder het aantal gemiste of onvolledige tijdregistraties.
• • Stel de terugkerende vergaderingen en werkpatronen vast.
• • Vergelijk de geplande uren met de daadwerkelijke projectinspanning.
• • Verbeter de coördinatie tussen teams die verspreid over verschillende locaties werken.
• • Verminder de handmatige voorbereiding van urenstaten.

Desondanks moet geautomatiseerd volgen transparant gebeuren. Achtergrondmonitoring, screenshots, app-tracking en het verzamelen van locatiegegevens kunnen allemaal privacyproblemen opleveren. De organisatie moet open zijn over welke gegevens ze verzamelen, waarom ze die nodig hebben, wie ze kan inzien en hoe lang ze de gegevens bewaren.

Als actieve monitoring niet nodig is, volstaat een timer of een persoonlijke productiviteitstracker.

De beste softwareoplossingen voor tijdregistratie voor bedrijven en freelancers

De onderstaande tools doen heel verschillende dingen, van visuele tijdplanning tot geautomatiseerde monitoring en facturering aan klanten. Ze sluiten elkaar niet uit, want elk heeft een heel specifiek hoofddoel.

MindOnMap

Best voor: Visuele tijdsblokkering, taakplanning en het organiseren van je dagelijkse workflow.

MindOnMap Dit is een tool voor mindmapping en diagrammen waarmee je je taken kunt visualiseren, prioriteiten kunt stellen en grote projecten kunt opdelen in kleinere stappen. Het kan worden gebruikt in combinatie met tijdregistratie om jou en je team te helpen de dag te plannen en vervolgens de tijd per taak bij te houden.

Een freelancer die aan meerdere klantprojecten werkt, zou een centraal dagplan kunnen maken en dat vervolgens onderverdelen in klantwerk, vergaderingen, onderzoek, administratie en pauzes. Elk van deze onderdelen zou dan verder kunnen worden onderverdeeld in specifieke activiteiten, waardoor het geheel veel gestructureerder wordt.

De belangrijkste voordelen zijn onder meer:

• • Visuele taakorganisatie: structureer je dag en verdeel je grote taken in kleinere taken.
• • Tijdsblokkering van ondersteuning: bepaal wanneer je aan de belangrijke zaken gaat werken en identificeer de andere concurrerende prioriteiten.
• • Projectonderverdelingen: breng de relaties tussen de activiteiten, mijlpalen en resultaten in kaart.
• • De communicatie plannen: deel de visuele plannen zodat je collega's kunnen zien waarvoor ze verantwoordelijk zijn en wat hun prioriteiten zijn.

MindOnMap is handig om je werk te plannen voordat je begint en om te zien hoe de verschillende taken met elkaar samenhangen. Het stelt je in staat een helder plan te maken, wat op zijn beurt je tijdmanagement ten goede komt.

MindOnMap is geen tijdregistratiesysteem in de traditionele zin van het woord. Het functioneert niet als timer, geautomatiseerde activiteitentracker, rapport van factureerbare uren of urenregistratie voor de salarisadministratie. Als u uren wilt bijhouden en/of facturatiegegevens wilt genereren, dan dient u visuele planning te combineren met een tijdregistratietool.

Schakel Track

Best voor: Freelancers en teams die alleen basisfunctionaliteit voor urenregistratie en rapportage nodig hebben.

Met Toggl Track kun je de tijd die je besteedt aan projecten, klanten en taken bijhouden. Je kunt een timer starten en stoppen of handmatig tijdsinvoer toevoegen. De geregistreerde tijd kun je vervolgens in rapporten bekijken.

Belangrijkste kenmerken zijn onder meer:

• • Timers met één klik en handmatige tijdsinvoer.
• • Project-, klant- en taakorganisatie.
• • Kalender- en tijdregistratieweergaven.
• • Samenvattende en gedetailleerde rapporten.
• • Teamrapportage en -integraties (afhankelijk van het plan).

Toggl Track is perfect voor freelancers die inzicht willen krijgen in de tijd die hun werk in beslag neemt, en voor teams die de bestede tijd aan verschillende klanten en projecten willen vergelijken.

Toggl Track heeft een zeer gestroomlijnde workflow en is daardoor vrij eenvoudig te gebruiken. Als u echter behoefte heeft aan salarisadministratie, GPS-tracking in het veld of gedetailleerde werknemersmonitoring zoals bij een uitgebreidere personeelsmonitoringoplossing, dan moet u controleren of Toggl Track deze mogelijkheden biedt of dat een ander hulpmiddel wellicht een betere optie is.

Hubstaff

Best voor: Gedistribueerde en buitendienstteams die tijdregistratie en inzicht in hun personeelsbestand nodig hebben.

Hubstaff is een tool voor tijdregistratie met mogelijkheden voor personeelsbeheer. Afhankelijk van je abonnement, de configuratie en het apparaat dat je gebruikt, kun je gewerkte uren bijhouden, urenstaten maken, activiteitsstatistieken monitoren en locatiebepaling gebruiken voor buitendienstwerkzaamheden.

Belangrijkste kenmerken zijn onder meer:

• • Tijdregistratie via desktop en mobiel.
• • Geautomatiseerde urenregistratie en aanwezigheidsregistratie.
• • Activiteitsindicatoren gebaseerd op toetsenbord- en muisinvoer.
• • Optionele schermafbeeldingen en het bijhouden van applicatie-/websiteactiviteit.
• • GPS-tracking en geofencing voor ondersteunde workflows in het veld.
• • Rapportage over personeel en projecten.

Hubstaff is geschikt voor bedrijven die hun buitendienstmedewerkers moeten beheren, aanwezigheid moeten registreren of urenregistraties moeten bekijken voor een geografisch verspreid personeelsbestand.

Ook de monitoringmogelijkheden moeten zorgvuldig worden overwogen. Toetsenbord- en muisactiviteit zijn niet per se een indicator voor de kwaliteit of waarde van het uitgevoerde werk, en schermopnames/locatietracking zijn mogelijk niet geschikt voor elke functie. Monitoring moet worden ingevoerd op basis van de daadwerkelijke bedrijfsbehoeften, de wetgeving en de privacy van werknemers.

Teams die alleen een simpele timer en een urenrapport nodig hebben, zullen waarschijnlijk prima uit de voeten kunnen met een eenvoudiger tool.

Oogst

Best voor: Freelancers, bureaus en dergelijke die per uur factureren.

Harvest koppelt tijdregistratie aan projectbudgettering, onkostenregistratie, rapportage en facturering. U kunt uren registreren voor klanten en projecten, budgetten bekijken en uw goedgekeurde uren omzetten in facturen.

Belangrijkste kenmerken zijn onder meer:

• • Timers en dagelijkse/wekelijkse urenregistratieformulieren.
• • Organisatie van klanten, projecten en taken.
• • Registratie van factureerbare en niet-factureerbare uren.
• • Projectbudgetten en kostenanalyse.
• • Kostenregistratie en facturering.
• • Integraties met boekhoud- en betalingssystemen (afhankelijk van uw configuratie).

Harvest is ideaal voor bedrijven die hun geregistreerde uren willen koppelen aan de omzet. Een designbureau kan bijvoorbeeld de geschatte uren van een project vergelijken met de daadwerkelijk gewerkte uren, het resterende budget controleren en vervolgens een factuur genereren op basis van de factureerbare uren.

De grootste kracht ervan ligt in de mogelijkheid om tijdregistraties te koppelen aan financiële processen. Een tool die zich voornamelijk zou richten op het bijhouden van computertijd of het automatisch categoriseren van persoonlijke productiviteit zou een heel ander verhaal zijn.

Reddingstijd

Best voor: Voor degenen die hun digitale gewoonten onder controle willen krijgen en hun concentratie willen verbeteren.

RescueTime draait volledig om geautomatiseerde activiteitsregistratie en productiviteitsinzichten. Het houdt bij hoeveel tijd je besteedt aan verschillende applicaties en websites, categoriseert de activiteiten en levert je vervolgens een rapport dat de patronen laat zien.

Afhankelijk van het abonnement kunnen de volgende functies beschikbaar zijn:

• • Automatische tracking van achtergrondactiviteiten.
• • Rapporten in de categorieën Apps, Websites en Productiviteit.
• • Dagelijkse en wekelijkse samenvattingen.
• • Focussessies en het blokkeren van afleiding
• • Doelen, waarschuwingen en activiteitstrends.
• • Project- en taakregistratie via de verschillende beschikbare functies en abonnementen.

RescueTime kan je helpen te berekenen hoeveel tijd je besteedt aan geconcentreerd werken, hoeveel aan communicatie, hoeveel aan internetten en al die andere digitale activiteiten. Het kan patronen laten zien die je zelf niet zou kunnen herkennen.

Activiteitscategorieën en productiviteitsscores zijn slechts indicatoren, geen exacte prestatiemetingen. Tijd besteed aan lezen, onderzoek, nadenken, enzovoort, kan allemaal productief zijn, zelfs als het systeem dit niet op dezelfde manier als daadwerkelijk computerwerk classificeert.

RescueTime is eigenlijk meer geschikt voor persoonlijke productiviteitsanalyse dan voor facturering aan klanten of een volwaardige salarisadministratie.

Vergelijking van tijdregistratiesoftware

Als je hoofddoel is om je dagelijkse prioriteiten te ordenen in plaats van je gewerkte uren te registreren, dan zijn deze hulpmiddelen voor tijdbeheer Bied aanvullende opties om te overwegen.

De vergelijking schetst het primaire gebruik van elk product. De beschikbare functies, rapportagemogelijkheden en gebruiksbeperkingen variëren uiteraard per abonnement en configuratie.

Veelgestelde vragen