ਮੁਫ਼ਤ ਮੀਟਿੰਗ ਮਿੰਟ ਨੋਟਸ ਟੈਂਪਲੇਟ ਅਤੇ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਗਾਈਡ
ਮੀਟਿੰਗ ਵਿੱਚ ਚਰਚਾ ਕੀਤੀ ਗਈ ਹਰ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਜਾਣਕਾਰੀ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨ ਲਈ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਦੇ ਮਿੰਟ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹਨ। ਇਹ ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣ ਦੀ ਇੱਕ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਹੈ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਇੱਕ ਵੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਨਾ ਗੁਆਓ ਤਾਂ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਆਪਣਾ ਕੰਮ ਜਾਂ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦਿੱਤੇ ਗਏ ਵੇਰਵਿਆਂ ਦੇ ਅਨੁਸਾਰ ਕਰ ਸਕੋ। ਇਸ ਲੇਖ ਵਿੱਚ, ਅਸੀਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਟੂਲ ਨਾਲ ਮੀਟਿੰਗ ਮਿੰਟ ਕਿਵੇਂ ਬਣਾਉਣੇ ਹਨ ਅਤੇ ਇਸਦੀ ਪਰਿਭਾਸ਼ਾ ਅਤੇ ਇਹ ਕਿਉਂ ਮਾਇਨੇ ਰੱਖਦਾ ਹੈ ਬਾਰੇ ਹੋਰ ਸਮਝਾਂਗੇ। ਬੋਨਸ ਵਜੋਂ, ਅਸੀਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਟੈਂਪਲੇਟ ਅਤੇ ਉਦਾਹਰਣਾਂ ਵੀ ਦੇਵਾਂਗੇ ਤਾਂ ਜੋ ਤੁਹਾਡੇ ਲਈ ਆਪਣਾ ਕੰਮ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰਨਾ ਆਸਾਨ ਹੋ ਸਕੇ।
- ਭਾਗ 1: ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਮਿੰਟ ਕੀ ਹਨ ਅਤੇ ਉਹ ਕਿਉਂ ਮਾਇਨੇ ਰੱਖਦੇ ਹਨ
- ਭਾਗ 2: ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ਾਲੀ ਮੀਟਿੰਗ ਮਿੰਟਾਂ ਦੇ ਮੁੱਖ ਤੱਤ
- ਭਾਗ 3: ਮੀਟਿੰਗ ਮਿੰਟ ਟੈਂਪਲੇਟ ਅਤੇ ਉਦਾਹਰਣਾਂ
- ਭਾਗ 4: ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ਾਲੀ ਮੀਟਿੰਗ ਮਿੰਟ ਕਿਵੇਂ ਲਿਖਣੇ ਹਨ
- ਭਾਗ 5: ਮੀਟਿੰਗ ਨੋਟਸ ਨੂੰ ਸਪਸ਼ਟ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਵਿਵਸਥਿਤ ਕਰਨ ਲਈ MindOnMap ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ
- ਗਾਈਡ ਦੇ ਨਾਲ ਮੀਟਿੰਗ ਮਿੰਟ ਟੈਂਪਲੇਟਸ ਬਾਰੇ ਅਕਸਰ ਪੁੱਛੇ ਜਾਂਦੇ ਸਵਾਲ
ਤੁਰੰਤ ਜਵਾਬ: ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਮਿੰਟ ਇੱਕ ਮੀਟਿੰਗ ਦੀਆਂ ਮੁੱਖ ਚਰਚਾਵਾਂ, ਫੈਸਲਿਆਂ, ਹਾਜ਼ਰੀਨ ਅਤੇ ਕਾਰਵਾਈ ਦੀਆਂ ਚੀਜ਼ਾਂ ਦਾ ਲਿਖਤੀ ਰਿਕਾਰਡ ਹੁੰਦੇ ਹਨ। ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ਾਲੀ ਮਿੰਟ ਬਣਾਉਣ ਲਈ, ਇੱਕ ਏਜੰਡਾ ਤਿਆਰ ਕਰੋ, ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਨਤੀਜਿਆਂ ਨੂੰ ਰਿਕਾਰਡ ਕਰੋ, ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀਆਂ ਅਤੇ ਸਮਾਂ-ਸੀਮਾਵਾਂ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰੋ, ਅਤੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਨੂੰ ਤੁਰੰਤ ਸਾਂਝਾ ਕਰੋ। MindOnMap ਵਰਗਾ ਟੈਂਪਲੇਟ ਜਾਂ ਟੂਲ ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਨੋਟਸ ਨੂੰ ਸਪਸ਼ਟ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਵਿਵਸਥਿਤ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ।
ਭਾਗ 1: ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਮਿੰਟ ਕੀ ਹਨ ਅਤੇ ਉਹ ਕਿਉਂ ਮਾਇਨੇ ਰੱਖਦੇ ਹਨ
ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਮਿੰਟ
ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਅਸੀਂ ਮੀਟਿੰਗ ਮਿੰਟਾਂ ਨੂੰ ਪਰਿਭਾਸ਼ਿਤ ਕਰਦੇ ਹਾਂ, ਇਹ ਤੁਹਾਡੀ ਮੀਟਿੰਗ ਦਾ ਅਧਿਕਾਰਤ ਲਿਖਤੀ ਰਿਕਾਰਡ ਹੈ। ਇਹ ਹਾਜ਼ਰੀ, ਚਰਚਾ ਕੀਤੇ ਗਏ ਵਿਸ਼ੇ, ਲੋਕਾਂ ਤੋਂ ਸੂਝ, ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਾਰਜ, ਅਤੇ ਹੋਰ ਬਹੁਤ ਸਾਰੇ ਮੁੱਖ ਵੇਰਵਿਆਂ ਨੂੰ ਹਾਸਲ ਕਰਨ ਦਾ ਇੱਕ ਤਰੀਕਾ ਹੈ। ਕੁੱਲ ਮਿਲਾ ਕੇ, ਮੀਟਿੰਗ ਮਿੰਟ ਸਾਨੂੰ ਮੀਟਿੰਗ ਵਿੱਚ ਹੋਈ ਚਰਚਾ ਅਤੇ ਵਾਪਰੀਆਂ ਚੀਜ਼ਾਂ ਦਾ ਇੱਕ ਸਪਸ਼ਟ ਅਤੇ ਸਹੀ ਸੰਖੇਪ ਜਾਣਕਾਰੀ ਜਾਂ ਸਾਰ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕਰਨ ਲਈ ਮੌਜੂਦ ਹਨ। ਇਹ ਉਹਨਾਂ ਲੋਕਾਂ ਲਈ ਜਾਣਕਾਰੀ ਨੂੰ ਰੀਲੇਅ ਕਰਨ ਦਾ ਇੱਕ ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ਾਲੀ ਤਰੀਕਾ ਹੈ ਜੋ ਹਾਜ਼ਰ ਨਹੀਂ ਹੋਏ ਜਾਂ ਮੀਟਿੰਗ ਵਿੱਚ ਮੌਜੂਦ ਲੋਕਾਂ ਲਈ ਸਮੀਖਿਆ ਬਿੰਦੂ ਵਜੋਂ।
ਟੀਮਾਂ ਦੇ ਸੰਚਾਰ ਦੀ ਮਹੱਤਤਾ
ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਮਿੰਟ ਹੋਣਾ ਸੱਚਮੁੱਚ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ ਕਿਉਂਕਿ ਇਹ ਸਾਨੂੰ ਇੱਕ ਸਪਸ਼ਟ ਰਿਕਾਰਡ ਦਿੰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਟੀਮ ਨੂੰ ਜੁੜੇ ਰਹਿਣ ਅਤੇ ਟੀਚਿਆਂ ਨਾਲ ਇਕਸਾਰ ਰਹਿਣ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਇੱਥੇ ਕੁਝ ਨੁਕਤੇ ਹਨ ਜੋ ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਮਿੰਟ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਕਿਉਂ ਹਨ:
- • ਇਕਸਾਰਤਾ: ਇਹ ਟੀਮ ਅਤੇ ਸੰਗਠਨ ਵਿੱਚ ਉਲਝਣ ਨੂੰ ਘਟਾ ਸਕਦਾ ਹੈ।
- • ਜਵਾਬਦੇਹੀ: ਲਏ ਗਏ ਕਿਸੇ ਵੀ ਫੈਸਲੇ ਦਾ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ੀਕਰਨ, ਅਤੇ ਵੇਖੋ ਕਿ ਹਰੇਕ ਕੰਮ ਲਈ ਕੌਣ ਜਵਾਬਦੇਹ ਹੈ।
- • ਕੁਸ਼ਲਤਾ: ਇਹ ਦੁਹਰਾਉਣ ਵਾਲੇ ਵਿਸ਼ੇ ਸੰਬੰਧੀ ਚਰਚਾਵਾਂ ਨੂੰ ਰੋਕ ਸਕਦਾ ਹੈ।
- • ਪ੍ਰਗਤੀ ਦੀ ਟਰੈਕਿੰਗ: ਤੁਸੀਂ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਪੂਰੀਆਂ ਹੋਈਆਂ ਕਾਰਵਾਈਆਂ ਜਾਂ ਫਾਲੋ-ਅੱਪ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟਾਂ ਨੂੰ ਟਰੈਕ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ।
ਭਾਗ 2: ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ਾਲੀ ਮੀਟਿੰਗ ਮਿੰਟਾਂ ਦੇ ਮੁੱਖ ਤੱਤ
ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਮਿੰਟ ਬਣਾਉਣ ਵਿੱਚ, ਚਾਰ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਤੱਤ ਹਨ ਜੋ ਤੁਹਾਨੂੰ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰਨ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ: ਏਜੰਡਾ, ਹਾਜ਼ਰੀਨ, ਫੈਸਲੇ, ਅਤੇ ਕਾਰਵਾਈ ਦੀਆਂ ਚੀਜ਼ਾਂ। ਇਹ ਤੱਤ ਤੁਹਾਡੀ ਫਾਈਲ ਨੂੰ ਪੂਰਾ ਕਰਨਗੇ ਅਤੇ ਤੁਹਾਨੂੰ ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ਾਲੀ ਬਣਨ ਦੀ ਆਗਿਆ ਦੇਣਗੇ। ਇੱਥੇ ਹਰੇਕ ਮੁੱਖ ਤੱਤ ਲਈ ਡੂੰਘੀ ਵਿਆਖਿਆ ਦਿੱਤੀ ਗਈ ਹੈ:
ਏਜੰਡਾ
ਏਜੰਡਾ ਤੱਤ ਵਿੱਚ ਉਹਨਾਂ ਵਿਸ਼ਿਆਂ ਅਤੇ ਉਦੇਸ਼ਾਂ ਦੀ ਸੂਚੀ ਸ਼ਾਮਲ ਹੁੰਦੀ ਹੈ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਲਈ ਮੀਟਿੰਗ ਮੌਜੂਦ ਹੈ। ਇਹ ਤੱਤ ਮੀਟਿੰਗ ਵਿੱਚ ਧਿਆਨ ਕੇਂਦਰਿਤ ਕਰਨ ਅਤੇ ਇੱਕ ਸਪਸ਼ਟ ਢਾਂਚਾ ਵੀ ਲਿਆਉਂਦਾ ਹੈ।
ਮੀਟਿੰਗ ਸ਼ੁਰੂ ਹੋਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ, ਇੱਕ ਮੀਟਿੰਗ ਏਜੰਡਾ ਟੈਂਪਲੇਟ ਬਣਾਓe ਚਰਚਾ ਦੇ ਵਿਸ਼ਿਆਂ, ਉਦੇਸ਼ਾਂ ਅਤੇ ਸਮਾਂ ਵੰਡ ਦੀ ਰੂਪਰੇਖਾ ਤਿਆਰ ਕਰਨਾ।
ਹਾਜ਼ਰੀਨ
ਹਾਜ਼ਰੀਨ ਭਾਗ ਵਿੱਚ ਇਹ ਰਿਕਾਰਡ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਕਿ ਮੀਟਿੰਗ ਵਿੱਚ ਕੌਣ ਹਾਜ਼ਰ ਹੋਇਆ, ਕੌਣ ਗੈਰਹਾਜ਼ਰ ਸੀ, ਅਤੇ ਕਿਹੜੇ ਸਬੰਧਤ ਹਿੱਸੇਦਾਰ ਮੌਜੂਦ ਸਨ।
ਫੈਸਲੇ
ਇਹ ਉਹ ਥਾਂ ਹੈ ਜਿੱਥੇ ਤੁਸੀਂ ਟੀਮ ਦੇ ਸਿੱਟੇ, ਮਤੇ ਅਤੇ ਸਮਝੌਤੇ ਜੋੜਦੇ ਹੋ। ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾ ਸਕਦਾ ਹੈ ਕਿ ਹਰ ਕੋਈ ਉਨ੍ਹਾਂ ਨਤੀਜਿਆਂ ਅਤੇ ਉਨ੍ਹਾਂ ਚੀਜ਼ਾਂ ਨੂੰ ਸਮਝਦਾ ਹੈ ਜਿਨ੍ਹਾਂ 'ਤੇ ਉਹ ਸਹਿਮਤ ਹੋਏ ਸਨ।
ਕਾਰਵਾਈ ਆਈਟਮਾਂ
ਕੰਮਾਂ ਦੀ ਇੱਕ ਸੂਚੀ, ਉਹਨਾਂ ਲੋਕਾਂ ਦੇ ਨਾਲ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਸੌਂਪਿਆ ਗਿਆ ਹੈ। ਇਹ ਉਹ ਥਾਂ ਹੈ ਜਿੱਥੇ ਤੁਸੀਂ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਕੀਤੇ ਜਾਣ ਵਾਲੇ ਅਗਲੇ ਕੰਮਾਂ ਨੂੰ ਵੀ ਦੇਖ ਸਕਦੇ ਹੋ।
ਭਾਗ 3: ਮੀਟਿੰਗ ਮਿੰਟ ਟੈਂਪਲੇਟ ਅਤੇ ਉਦਾਹਰਣਾਂ
ਆਓ ਹੁਣ ਉਹਨਾਂ ਟੈਂਪਲੇਟਾਂ ਨੂੰ ਵੇਖੀਏ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਦੀ ਤੁਸੀਂ ਵਰਤੋਂ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ ਅਤੇ ਉਹਨਾਂ ਉਦਾਹਰਣਾਂ ਨੂੰ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਤੋਂ ਤੁਸੀਂ ਪ੍ਰੇਰਨਾ ਲੈ ਸਕਦੇ ਹੋ ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਮੀਟਿੰਗ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਦਾ ਮਿੰਟ ਬਣਾਉਣ ਜਾ ਰਹੇ ਹੋ:
ਸਧਾਰਨ ਮੀਟਿੰਗ ਮਿੰਟ
ਇਹ ਇੱਕ ਬੁਨਿਆਦੀ ਢਾਂਚਾ ਹੈ ਜੋ ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਗੈਰ-ਰਸਮੀ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਲਈ ਵਰਤਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਇੱਕ ਸਿੱਧਾ ਫਾਰਮੈਟ ਹੈ, ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਸਿਰਫ਼ ਹਾਜ਼ਰੀ, ਏਜੰਡਾ, ਫੈਸਲਾ ਅਤੇ ਕਾਰਵਾਈਆਂ ਵਰਗੇ ਵੇਰਵੇ ਸ਼ਾਮਲ ਕੀਤੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ।
ਰਸਮੀ ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਮਿੰਟ
ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਮਿੰਟਾਂ ਲਈ ਇੱਕ ਫਾਰਮੈਟ ਅਧਿਕਾਰਤ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਵਿੱਚ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਲਈ ਵਿਸਤ੍ਰਿਤ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਸਮਾਂ, ਜਦੋਂ ਵੀ ਕਾਨੂੰਨੀ ਰਿਕਾਰਡ ਹੁੰਦੇ ਹਨ ਤਾਂ ਇਹ ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਮਿੰਟਾਂ ਦਾ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਫਾਰਮੈਟ ਹੁੰਦਾ ਹੈ।
ਕਮੇਟੀ ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਮਿੰਟ
ਨਾਮ ਤੋਂ ਹੀ, ਇਸਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਮੇਟੀਆਂ ਦੁਆਰਾ ਕਾਰਵਾਈਆਂ, ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀਆਂ, ਵਿਚਾਰ-ਵਟਾਂਦਰੇ ਅਤੇ ਹੋਰ ਬਹੁਤ ਕੁਝ ਨੂੰ ਟਰੈਕ ਕਰਨ ਲਈ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ।
ਮੀਟਿੰਗ ਮਿੰਟ ਟੈਂਪਲੇਟਾਂ ਦੀ ਤੁਲਨਾ ਕੀਤੀ ਗਈ
| ਟੈਂਪਲੇਟ | ਲਈ ਵਧੀਆ | ਮੁੱਖ ਖੇਤਰ | ਸਿਫ਼ਾਰਸ਼ੀ ਫਾਰਮੈਟ | ਡਾਊਨਲੋਡ URL |
| ਸਧਾਰਨ ਮੀਟਿੰਗ ਮਿੰਟ | ਗੈਰ-ਰਸਮੀ ਟੀਮ ਮੀਟਿੰਗਾਂ, ਤੁਰੰਤ ਜਾਂਚ-ਪੜਤਾਲ, ਅਤੇ ਵਿਚਾਰ-ਵਟਾਂਦਰੇ ਦੇ ਸੈਸ਼ਨ | ਮੀਟਿੰਗ ਦੀ ਤਾਰੀਖ, ਹਾਜ਼ਰੀਨ, ਏਜੰਡਾ, ਮੁੱਖ ਨੁਕਤੇ, ਫੈਸਲੇ, ਕਾਰਵਾਈ ਦੀਆਂ ਚੀਜ਼ਾਂ | ਤੇਜ਼ ਸੰਪਾਦਨ ਲਈ ਗੂਗਲ ਡੌਕਸ ਜਾਂ ਵਰਡ; ਸਾਂਝਾ ਕਰਨ ਲਈ ਪੀਡੀਐਫ | https://www.vertex42.com/WordTemplates/meeting-minutes.html |
| ਰਸਮੀ ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਮਿੰਟ | ਬੋਰਡ ਮੀਟਿੰਗਾਂ, ਕਾਰਜਕਾਰੀ ਮੀਟਿੰਗਾਂ, ਅਤੇ ਅਧਿਕਾਰਤ ਕਾਰੋਬਾਰੀ ਮੀਟਿੰਗਾਂ | ਮੀਟਿੰਗ ਦਾ ਸਿਰਲੇਖ, ਤਾਰੀਖ, ਸਮਾਂ, ਸਥਾਨ, ਹਾਜ਼ਰੀਨ, ਪ੍ਰਸਤਾਵ, ਮਤੇ, ਵੋਟਿੰਗ ਨਤੀਜੇ, ਕਾਰਵਾਈ ਆਈਟਮਾਂ, ਪ੍ਰਵਾਨਗੀ ਸਥਿਤੀ | ਸੰਪਾਦਨ ਲਈ ਵਰਡ ਜਾਂ ਗੂਗਲ ਡੌਕਸ; ਅੰਤਿਮ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਲਈ PDF | https://www.smartsheet.com/free-meeting-minutes-templates-microsoft-word |
| ਕਮੇਟੀ ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਮਿੰਟ | ਸਕੂਲ ਕਮੇਟੀਆਂ, ਗੈਰ-ਮੁਨਾਫ਼ਾ ਬੋਰਡ, ਅਤੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਸਟੀਅਰਿੰਗ ਕਮੇਟੀਆਂ | ਕਮੇਟੀ ਦਾ ਨਾਮ, ਚੇਅਰਪਰਸਨ, ਮੌਜੂਦ ਜਾਂ ਗੈਰਹਾਜ਼ਰ ਮੈਂਬਰ, ਏਜੰਡਾ ਆਈਟਮਾਂ, ਰਿਪੋਰਟਾਂ, ਫੈਸਲੇ, ਸੌਂਪੀਆਂ ਗਈਆਂ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀਆਂ, ਸਮਾਂ-ਸੀਮਾਵਾਂ, ਅਗਲੀ ਮੀਟਿੰਗ | ਸਹਿਯੋਗੀ ਸੰਪਾਦਨ ਲਈ ਵਰਡ ਜਾਂ ਗੂਗਲ ਡੌਕਸ; ਪੁਰਾਲੇਖ ਲਈ PDF | https://getquietnote.com/templates/committee-meeting-minutes |
| ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਮੀਟਿੰਗ ਮਿੰਟ | ਕਰਾਸ-ਫੰਕਸ਼ਨਲ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਅੱਪਡੇਟ, ਸਪ੍ਰਿੰਟ ਸਮੀਖਿਆਵਾਂ, ਮੀਲ ਪੱਥਰ ਟਰੈਕਿੰਗ ਮੀਟਿੰਗਾਂ | ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦਾ ਨਾਮ, ਮੀਟਿੰਗ ਦਾ ਉਦੇਸ਼, ਭੂਮਿਕਾਵਾਂ ਵਾਲੇ ਹਾਜ਼ਰੀਨ, ਏਜੰਡਾ, ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਸਥਿਤੀ, ਜੋਖਮ ਅਤੇ ਬਲੌਕਰ, ਫੈਸਲੇ, ਕਾਰਵਾਈ ਦੀਆਂ ਚੀਜ਼ਾਂ, ਅਗਲੀ ਮੀਟਿੰਗ | ਰੀਅਲ-ਟਾਈਮ ਅਪਡੇਟਸ ਲਈ ਵਰਡ / ਸਮਾਰਟਸ਼ੀਟ; ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਆਰਕਾਈਵ ਲਈ PDF | https://www.smartsheet.com/free-meeting-minutes-templates-microsoft-word |
| ਵਿਸਤ੍ਰਿਤ ਮੀਟਿੰਗ ਮਿੰਟ | ਗੁੰਝਲਦਾਰ ਬਹੁ-ਵਿਸ਼ਾ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਲਈ ਪੇਸ਼ਕਾਰਾਂ ਦੇ ਪੂਰੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਅਤੇ ਸਮਾਂ ਵੰਡ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ | ਮੀਟਿੰਗ ਦਾ ਉਦੇਸ਼, ਸੁਵਿਧਾਕਰਤਾ, ਨੋਟ-ਲੈਣ ਵਾਲਾ, ਹਾਜ਼ਰੀਨ, ਏਜੰਡਾ ਆਈਟਮਾਂ, ਪੇਸ਼ਕਾਰ, ਨਿਰਧਾਰਤ ਸਮਾਂ, ਫੈਸਲੇ, ਕਾਰਵਾਈ ਆਈਟਮਾਂ, ਪੂਰਕ ਨੋਟਸ | ਟੇਬਲ-ਅਧਾਰਿਤ ਸੰਪਾਦਨ ਲਈ ਵਰਡ ਜਾਂ ਗੂਗਲ ਡੌਕਸ; ਵੰਡ ਲਈ PDF | https://www.vertex42.com/WordTemplates/meeting-minutes.html |
ਸੁਝਾਅ: ਰੁਟੀਨ ਵਿਚਾਰ-ਵਟਾਂਦਰੇ ਲਈ ਇੱਕ ਸਧਾਰਨ ਟੈਂਪਲੇਟ ਚੁਣੋ, ਜਦੋਂ ਫੈਸਲੇ ਅਤੇ ਵੋਟਿੰਗ ਰਿਕਾਰਡ ਮਾਇਨੇ ਰੱਖਦੇ ਹਨ ਤਾਂ ਇੱਕ ਰਸਮੀ ਟੈਂਪਲੇਟ ਚੁਣੋ, ਅਤੇ ਜਦੋਂ ਕਈ ਮੈਂਬਰਾਂ, ਰਿਪੋਰਟਾਂ ਅਤੇ ਫਾਲੋ-ਅੱਪ ਕਾਰਵਾਈਆਂ ਨੂੰ ਟਰੈਕ ਕਰਨ ਦੀ ਲੋੜ ਹੋਵੇ ਤਾਂ ਇੱਕ ਕਮੇਟੀ ਟੈਂਪਲੇਟ ਚੁਣੋ।
ਭਾਗ 4: ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ਾਲੀ ਮੀਟਿੰਗ ਮਿੰਟ ਕਿਵੇਂ ਲਿਖਣੇ ਹਨ
ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਇੱਕ ਸਹਾਇਕ ਜਾਂ ਕਾਰਜਕਾਰੀ ਹੋ, ਤਾਂ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਤੁਹਾਨੂੰ ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਮਿੰਟ ਲਿਖਣ ਦਾ ਕੰਮ ਸੌਂਪਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਇਸ ਲਈ, ਇੱਥੇ ਕੁਝ ਸੁਝਾਅ ਹਨ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਇਸਨੂੰ ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ਾਲੀ ਢੰਗ ਨਾਲ ਲਿਖਣ ਲਈ ਵਰਤ ਸਕਦੇ ਹੋ:
ਸਮੇਂ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਤਿਆਰੀ ਕਰੋ
ਤੁਸੀਂ ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਵਰਣਨ ਬਕਸੇ ਵਿੱਚ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਪੇਸ਼ ਕੀਤੇ ਜਾਂਦੇ ਸਾਰੇ ਏਜੰਡਿਆਂ ਅਤੇ ਉਦੇਸ਼ਾਂ ਦੀ ਸਮੀਖਿਆ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ। ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਫੋਕਸ ਨੂੰ ਜਾਣਨ ਦੀ ਕਿਰਿਆ ਤੁਹਾਨੂੰ ਚਰਚਾ ਨੂੰ ਹੋਰ ਵੀ ਸਮਝਣ ਵਿੱਚ ਸਹਾਇਤਾ ਕਰੇਗੀ।
ਟੈਂਪਲੇਟ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ
ਸਾਡੇ ਕੋਲ ਉੱਪਰ ਬਹੁਤ ਸਾਰੇ ਟੈਂਪਲੇਟ ਹਨ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੀ ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਮਿੰਟਾਂ ਲਈ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ। ਟੈਂਪਲੇਟ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਨ ਨਾਲ ਫਾਰਮੈਟਿੰਗ 'ਤੇ ਸਮਾਂ ਬਚਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਤੁਹਾਨੂੰ ਸੁਣਨ, ਮੁੱਖ ਫੈਸਲਿਆਂ ਨੂੰ ਰਿਕਾਰਡ ਕਰਨ ਅਤੇ ਐਕਸ਼ਨ ਆਈਟਮਾਂ ਨੂੰ ਕੈਪਚਰ ਕਰਨ 'ਤੇ ਧਿਆਨ ਕੇਂਦਰਿਤ ਕਰਨ ਦਿੰਦਾ ਹੈ।
ਮਾਇਨੇ ਰੱਖਣ ਵਾਲੀਆਂ ਚੀਜ਼ਾਂ ਨੂੰ ਕੈਪਚਰ ਕਰੋ
ਤੁਹਾਨੂੰ ਮੀਟਿੰਗ ਤੋਂ ਜਾਣਕਾਰੀ ਨੂੰ ਫਿਲਟਰ ਕਰਨ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ। ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਵੇਰਵਿਆਂ ਦੇ ਨੋਟਸ ਲਓ ਅਤੇ ਉਨ੍ਹਾਂ ਚੀਜ਼ਾਂ ਨੂੰ ਛੱਡ ਦਿਓ ਜੋ ਜ਼ਰੂਰੀ ਨਹੀਂ ਹਨ। ਇਹ ਤੁਹਾਨੂੰ ਬਹੁਤ ਜ਼ਿਆਦਾ ਤਣਾਅ ਤੋਂ ਬਚਾ ਸਕਦਾ ਹੈ।
ਵੇਰਵਿਆਂ ਨੂੰ ਅਸਲ-ਸਮੇਂ ਵਿੱਚ ਸਪਸ਼ਟ ਕਰੋ
ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਵੇਰਵਿਆਂ ਨੂੰ ਗਲਤ ਸੁਣਿਆ ਹੈ ਜਾਂ ਗਲਤ ਸਮਝਿਆ ਹੈ ਤਾਂ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਦੌਰਾਨ ਸਵਾਲ ਪੁੱਛੋ। ਮਿੰਟਾਂ ਨੂੰ ਸਮਝਣ ਵਿੱਚ ਆਸਾਨ ਅਤੇ ਸੰਖੇਪ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਸ਼ਬਦ-ਦਰ-ਸ਼ਬਦ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦਾ ਹਵਾਲਾ ਨਾ ਦਿਓ।
ਟੀਮ ਨਾਲ ਜਲਦੀ ਸਾਂਝਾ ਕਰੋ
ਮੀਟਿੰਗ ਤੋਂ ਤੁਰੰਤ ਬਾਅਦ ਮਿੰਟਾਂ ਨੂੰ ਅੰਤਿਮ ਰੂਪ ਦਿਓ ਅਤੇ ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਟੀਮ ਨੂੰ ਭੇਜੋ। ਇਸ ਨਾਲ ਉਹ ਇਸਦੀ ਸਹੀ ਢੰਗ ਨਾਲ ਸਮੀਖਿਆ ਕਰ ਸਕਣਗੇ ਅਤੇ ਵੇਰਵਿਆਂ ਦੀ ਦੁਬਾਰਾ ਜਾਂਚ ਕਰ ਸਕਣਗੇ।
ਭਾਗ 5: ਮੀਟਿੰਗ ਨੋਟਸ ਨੂੰ ਸਪਸ਼ਟ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਵਿਵਸਥਿਤ ਕਰਨ ਲਈ MindOnMap ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ
ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਮਿੰਟਾਂ ਬਾਰੇ ਤੁਹਾਨੂੰ ਲੋੜੀਂਦੀ ਸਾਰੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਜਾਣਨ ਤੋਂ ਬਾਅਦ, ਸਾਨੂੰ ਦੱਸੋ ਕਿ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਟੂਲ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਕੇ ਇੱਕ ਕਿਵੇਂ ਬਣਾਇਆ ਜਾਵੇ MindOnMap. ਇਹ ਟੂਲ ਇੱਕ ਮੈਪਿੰਗ ਟੂਲ ਹੈ ਜੋ ਤੁਹਾਨੂੰ ਤੁਹਾਡੀ ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਵੇਰਵਿਆਂ ਨੂੰ ਪੇਸ਼ ਕਰਨ ਲਈ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਵਿਜ਼ੂਅਲ ਅਤੇ ਨਕਸ਼ੇ ਬਣਾਉਣ ਦੀ ਆਗਿਆ ਦਿੰਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਉਪਭੋਗਤਾਵਾਂ ਨੂੰ ਟੀਮ ਨੂੰ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਜਲਦੀ ਸਮਝਣ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰਨ ਲਈ ਦ੍ਰਿਸ਼ਟੀਗਤ ਤੌਰ 'ਤੇ ਪੇਸ਼ ਕਰਨ ਯੋਗ ਮੀਟਿੰਗ ਮਿੰਟਾਂ ਦੀ ਆਗਿਆ ਦਿੰਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਇਸ ਲਈ ਸੰਭਵ ਹੋਇਆ ਕਿਉਂਕਿ MindOnMap ਬਹੁਪੱਖੀ ਅਤੇ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾਵਾਂ ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਤੱਤ, ਆਕਾਰ, ਟੈਕਸਟ, ਥੀਮ, ਅਤੇ ਹੋਰ ਬਹੁਤ ਕੁਝ ਪੇਸ਼ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਇੱਥੇ ਸਧਾਰਨ ਕਦਮ ਹਨ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਇਸਨੂੰ ਵਰਤਣ ਲਈ ਅਪਣਾ ਸਕਦੇ ਹੋ:
ਇਸਦੀ ਅਧਿਕਾਰਤ ਵੈੱਬਸਾਈਟ ਤੋਂ MindOnMap ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰੋ ਅਤੇ ਇਸਨੂੰ ਆਪਣੇ ਕੰਪਿਊਟਰ 'ਤੇ ਸਥਾਪਿਤ ਕਰੋ।
ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਡਾਊਨਲੋਡ
ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਡਾਊਨਲੋਡ
ਇਸ ਤੋਂ ਬਾਅਦ, ਟੂਲ ਖੋਲ੍ਹੋ ਅਤੇ ਐਕਸੈਸ ਕਰੋ ਫਲੋਚਾਰਟ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾ। ਇਹ ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਮਿੰਟ ਬਣਾਉਣ ਦੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਨੂੰ ਆਸਾਨ ਬਣਾ ਦੇਵੇਗਾ।
ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ ਆਕਾਰ ਅਤੇ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਆਪਣੀ ਪਸੰਦ ਦੇ ਲੇਆਉਟ ਦੇ ਆਧਾਰ 'ਤੇ ਵਿਵਸਥਿਤ ਕਰੋ। ਤੁਸੀਂ ਆਕਾਰ ਜੋੜ ਸਕਦੇ ਹੋ ਜੋ ਉੱਪਰ ਦੱਸੇ ਗਏ ਮੁੱਖ ਤੱਤਾਂ ਨੂੰ ਦਰਸਾਉਣਗੇ ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਏਜੰਡਾ, ਹਾਜ਼ਰੀਨ, ਕਾਰਵਾਈਆਂ, ਅਤੇ ਹੋਰ ਬਹੁਤ ਕੁਝ।
ਤੁਸੀਂ ਹੁਣ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ ਟੈਕਸਟ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਦੇ ਵੇਰਵਿਆਂ ਲਈ।
ਸੈੱਟ ਕਰੋ ਥੀਮ ਆਪਣੇ ਮਿੰਟਾਂ ਦਾ ਹਿਸਾਬ ਲਗਾਓ ਅਤੇ ਇਸਨੂੰ ਲੋੜੀਂਦੇ ਫਾਈਲ ਫਾਰਮੈਟ ਨਾਲ ਨਿਰਯਾਤ ਕਰੋ।
ਗੁੰਝਲਦਾਰ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆਵਾਂ ਜਾਂ ਕਈ ਫਾਲੋ-ਅੱਪ ਕਾਰਜਾਂ ਵਾਲੀਆਂ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਲਈ, ਏ ਵਰਕਫਲੋ ਚਿੱਤਰ ਕਾਰਜ ਕ੍ਰਮ ਦੀ ਕਲਪਨਾ ਕਰਨ ਅਤੇ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀਆਂ ਨੂੰ ਸਪੱਸ਼ਟ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ।
ਗਾਈਡ ਦੇ ਨਾਲ ਮੀਟਿੰਗ ਮਿੰਟ ਟੈਂਪਲੇਟਸ ਬਾਰੇ ਅਕਸਰ ਪੁੱਛੇ ਜਾਂਦੇ ਸਵਾਲ
ਕੀ ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਮਿੰਟ ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਨੋਟਸ ਤੋਂ ਵੱਖਰੇ ਹੁੰਦੇ ਹਨ?
ਹਾਂ। ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਮਿੰਟ ਇੱਕ ਮੀਟਿੰਗ ਦੀਆਂ ਮੁੱਖ ਚਰਚਾਵਾਂ, ਫੈਸਲਿਆਂ ਅਤੇ ਕਾਰਵਾਈ ਦੀਆਂ ਚੀਜ਼ਾਂ ਦਾ ਇੱਕ ਢਾਂਚਾਗਤ ਰਿਕਾਰਡ ਹੁੰਦੇ ਹਨ, ਜੋ ਅਕਸਰ ਇੱਕ ਅਧਿਕਾਰਤ ਹਵਾਲੇ ਵਜੋਂ ਵਰਤੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ। ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਨੋਟਸ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਵਧੇਰੇ ਗੈਰ-ਰਸਮੀ ਹੁੰਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਇਹਨਾਂ ਵਿੱਚ ਨਿੱਜੀ ਨਿਰੀਖਣ, ਯਾਦ-ਪੱਤਰ, ਜਾਂ ਵਾਧੂ ਵੇਰਵੇ ਸ਼ਾਮਲ ਹੋ ਸਕਦੇ ਹਨ।
ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਮਿੰਟ ਬਣਾਉਣ ਦਾ ਕੰਮ ਕਿਸਨੂੰ ਸੌਂਪਿਆ ਗਿਆ ਹੈ?
ਜਿਸ ਵਿਅਕਤੀ ਨੂੰ ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਮਿੰਟ ਬਣਾਉਣ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ, ਉਹ ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਸਕੱਤਰ, ਸਹਾਇਕ, ਕਾਰਜਕਾਰੀ, ਜਾਂ ਕੋਈ ਵੀ ਟੀਮ ਮੈਂਬਰ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜਿਸਨੂੰ ਬੌਸ ਦੁਆਰਾ ਨਿਯੁਕਤ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।
ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਮਿੰਟ ਕਦੋਂ ਵੰਡੇ ਜਾਣੇ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ?
ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਮਿੰਟ ਮੀਟਿੰਗ ਤੋਂ ਬਾਅਦ 24 ਘੰਟਿਆਂ ਦੇ ਅੰਦਰ ਵੰਡੇ ਜਾਣੇ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ। ਹਾਲਾਂਕਿ, ਟੀਮ ਨੂੰ ਭੇਜਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਹਰ ਚੀਜ਼ ਦੀ ਦੁਬਾਰਾ ਜਾਂਚ ਕਰਨਾ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ।
ਸਿੱਟਾ
ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਵਿੱਚ ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਮਿੰਟ ਹੋਣਾ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੈ, ਖਾਸ ਕਰਕੇ ਉਹਨਾਂ ਖੇਤਰਾਂ ਵਿੱਚ ਜੋ ਵੇਰਵਿਆਂ ਅਤੇ ਤਰੱਕੀ ਨੂੰ ਮਹੱਤਵ ਦਿੰਦੇ ਹਨ। ਇਹ ਇੱਕ ਅਜਿਹਾ ਮਾਧਿਅਮ ਹੈ ਜਿਸਦੀ ਵਰਤੋਂ ਅਸੀਂ ਪੂਰੀ ਟੀਮ ਨਾਲ ਸਹੀ ਸੰਚਾਰ ਅਤੇ ਇਕਸਾਰਤਾ ਨੂੰ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਾਂ। ਚੰਗੀ ਗੱਲ ਹੈ, MindOnMap ਸਾਨੂੰ ਆਸਾਨੀ ਨਾਲ ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਮਿੰਟ ਬਣਾਉਣ ਦੀ ਆਗਿਆ ਦੇਣ ਲਈ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾਵਾਂ ਦੀ ਪੇਸ਼ਕਸ਼ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਮੁਫਤ ਹੈ, ਇਸ ਲਈ ਹੁਣੇ ਇਸਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ।
