Najlepsze oprogramowanie do śledzenia czasu, które zwiększa produktywność i efektywność przepływu pracy

Monitorowanie godzin pracy pozwala firmie na wgląd w koszty projektu, lepsze planowanie obciążenia pracą i precyzyjne rozliczanie klientów. Pozwala freelancerowi sprawdzić, ile czasu poświęca na każde zlecenie. W przypadku zespołów zdalnych może to pokazać schematy pracy i pomóc menedżerowi w identyfikacji problemów z harmonogramem.

Prawo oprogramowanie do śledzenia czasu Będzie to w dużej mierze zależeć od tego, co chcesz śledzić. Niektóre są bardzo podstawowe (timery i arkusze czasu pracy), inne idą o wiele dalej i faktycznie śledzą Twoje działania, inne śledzą pracowników, a jeszcze inne przetwarzają godziny rozliczeniowe na faktury. Ten przewodnik omawia pięć z tych narzędzi i pomoże Ci wybrać to, które najlepiej pasuje do Twojego procesu pracy.

• Czym jest oprogramowanie do śledzenia czasu i jak działa?
• Najlepsze rozwiązania oprogramowania do śledzenia czasu dla firm i freelancerów
• Często zadawane pytania

Jak testujemy i recenzujemy narzędzia do śledzenia czasu

Dobre porównanie uwzględniałoby zarówno dokładność rejestrowanego czasu, jak i użyteczność raportów. Brano pod uwagę również nakład pracy wymagany do prowadzenia rzetelnych rejestrów. Ustrukturyzowany przegląd może ocenić:

• • Dokładność wprowadzania czasu: czy liczniki czasu, wpisy ręczne, edycje i ustawienia strefy czasowej działają prawidłowo?
• • Automatyzacja: czy śledzenie w tle, importowanie kalendarza, przypomnienia lub wykrywanie bezczynności działają zgodnie z opisem.
• • Łatwość użytkowania: Jak łatwo użytkownikom jest uruchamiać liczniki czasu, kategoryzować swoją pracę, poprawiać wpisy i przesyłać arkusze czasu pracy. Czy użytkownicy mogą filtrować i podsumowywać czas według daty, projektu, klienta, zadania lub członka zespołu.
• • Wsparcie eksportu i fakturowania: Możliwość eksportu danych lub ich konwersji na faktury i inne dokumenty biznesowe, gdy zajdzie taka potrzeba.

W celu przeprowadzenia bezpośredniego porównania recenzenci mogą śledzić ten sam zestaw działań na przestrzeni kilku dni roboczych, tworzyć reprezentatywne projekty, poprawiać przykładowe wpisy i generować raporty dla spójnego zakresu dat.

Czym jest oprogramowanie do śledzenia czasu i jak działa?

Oprogramowanie do śledzenia czasu śledzi ilość czasu spędzanego przez ludzi na zadaniach, projektach, klientach itp. Może to być tak proste, jak uruchamianie i zatrzymywanie timera lub ręczne wprowadzanie godzin, lub tak zaawansowane, jak importowanie wydarzeń z kalendarza lub automatyczne rejestrowanie korzystania z komputera przez oprogramowanie. (Aby uzyskać ustrukturyzowane podejście do dzielenia złożonej pracy na łatwe do opanowania kroki, zapoznaj się z tym przewodnikiem analiza zadań.)

Typowe zastosowania obejmują:

• • Rejestrowanie czasu pracy i obecności pracowników.
• • Śledzenie godzin podlegających rozliczeniu w ramach projektów klientów.
• • Pomiar kosztów projektu i rentowności projektu.
• • Zrozumienie osobistej produktywności i rozproszeń.
• • Przygotowywanie arkuszy czasu pracy, faktur i list płac.
• • Porównanie szacowanego nakładu pracy z rzeczywistym czasem wykonania.

Oprogramowanie do śledzenia czasu w żaden sposób nie mierzy produktywności. Czas spędzony na zadaniu, korzystanie z komputera i jakość wyników to odrębne kwestie. Wybrane wskaźniki powinny faktycznie odzwierciedlać cele Twojego zespołu.

Dlaczego automatyczne śledzenie czasu ma znaczenie dla zespołów pracujących zdalnie

Zespoły zdalne pracują w najróżniejszych lokalizacjach, według różnych harmonogramów i w najróżniejszych strefach czasowych. Automatyczne śledzenie czasu pracy zmniejszy liczbę zadań administracyjnych i pomoże pracownikom prowadzić bardziej spójne rejestry.

Będzie się to jednak różnić w zależności od oprogramowania. Automatyzacja może obejmować śledzenie aktywności w tle, wpisy i przypomnienia w kalendarzu, wykrywanie przestojów, a także sugestie dotyczące sposobu wypełniania arkuszy czasu pracy. Zespoły mogą również mapować powtarzające się działania i przekazania za pomocą schemat przepływu pracy aby jasno określić obowiązki i etapy procesu.

Funkcje te mogą pomóc zespołom:

• • Zmniejsz liczbę pominiętych lub niekompletnych wpisów dotyczących czasu.
• • Określ regularne spotkania i harmonogramy pracy.
• • Porównaj zaplanowane godziny z rzeczywistym nakładem pracy w ramach projektu.
• • Poprawa koordynacji między rozproszonymi zespołami.
• • Ogranicz ręczne przygotowywanie arkuszy czasu pracy.

Mimo to automatyczne śledzenie powinno być stosowane otwarcie. Monitorowanie w tle, zrzuty ekranu, śledzenie aplikacji i gromadzenie danych o lokalizacji to wszystko czynniki, które mogą powodować problemy z prywatnością. Organizacja powinna otwarcie informować o tym, co gromadzi, dlaczego tego potrzebuje, kto może to zobaczyć i jak długo będzie przechowywać dane.

Jeśli nie ma potrzeby aktywnego monitorowania, wystarczające będzie narzędzie oparte na timerze lub osobistym monitorze produktywności.

Najlepsze rozwiązania oprogramowania do śledzenia czasu dla firm i freelancerów

Wymienione poniżej narzędzia oferują bardzo różne funkcje, od wizualnego planowania czasu pracy, po zautomatyzowany monitoring i fakturowanie klientów. Nie wykluczają się one wzajemnie, ponieważ każde z nich ma bardzo konkretny, główny cel.

MindOnMap

Najlepszy dla: Wizualne blokowanie czasu, planowanie zadań i organizacja przepływu pracy w ciągu dnia.

MindOnMap To narzędzie do tworzenia map myśli i diagramów, które pozwala Ci zobaczyć swoje zadania, ustalić priorytety i podzielić duże projekty na mniejsze etapy. Można go używać w połączeniu z funkcją śledzenia czasu, aby pomóc Tobie i Twojemu zespołowi zaplanować dzień, a następnie śledzić czas poświęcony na każde zadanie.

Freelancer pracujący nad wieloma projektami dla klientów mógłby stworzyć centralny plan dnia, a następnie podzielić go na pracę dla klienta, spotkania, badania, administrację i przerwy. Każdy z tych elementów mógłby zostać dodatkowo podzielony na konkretne działania, dzięki czemu całość byłaby znacznie bardziej ustrukturyzowana.

Główne korzyści obejmują:

• • Wizualna organizacja zadań: ustrukturyzuj swój dzień i podziel duże zadania na mniejsze.
• • Blokowanie czasu wsparcia: określ, kiedy będziesz pracować nad ważnymi sprawami i zidentyfikuj inne priorytety.
• • Podział projektu: mapowanie powiązań między działaniami, kamieniami milowymi i produktami końcowymi.
• • Planowanie komunikacji: udostępnij plany wizualne, aby Twoi współpracownicy wiedzieli, za co odpowiadają i jakie są ich priorytety.

MindOnMap jest przydatny do planowania pracy przed jej rozpoczęciem i do sprawdzenia, jak poszczególne zadania się ze sobą łączą. Umożliwia stworzenie przejrzystego planu, który z kolei usprawni zarządzanie czasem.

MindOnMap nie jest systemem do śledzenia czasu w żadnym konwencjonalnym sensie. Nie działa jako timer, automatyczny tracker aktywności, raport godzin rozliczeniowych ani arkusz czasu pracy. Jeśli chcesz śledzić godziny i/lub generować zapisy rozliczeniowe, powinieneś korzystać z wizualnego planowania w połączeniu z narzędziem do śledzenia czasu.

Przełącz ścieżkę

Najlepszy dla: Freelancerzy i zespoły, które chcą jedynie rejestrować i raportować podstawowy czas.

Toggl Track służy do śledzenia czasu w projektach, dla klientów i zadań. Możesz uruchamiać i zatrzymywać timer lub ręcznie dodawać wpisy czasowe. Zarejestrowany czas można następnie przeglądać w raportach.

Główne cechy obejmują:

• • Timery uruchamiane jednym kliknięciem i ręczne wprowadzanie czasu.
• • Organizacja projektów, klientów i zadań.
• • Widok kalendarza i wprowadzania czasu.
• • Podsumowania i raporty szczegółowe.
• • Raportowanie zespołowe i integracje (w zależności od planu).

Toggl Track to idealne rozwiązanie dla freelancerów, którzy chcą kontrolować, ile czasu zajmuje im praca, a także dla zespołów, które chcą porównywać czas poświęcony na pracę u różnych klientów i w różnych projektach.

Toggl Track oferuje bardzo usprawniony przepływ pracy i dzięki temu jest naprawdę łatwy w uruchomieniu. Jeśli potrzebujesz funkcji naliczania płac, śledzenia GPS w terenie lub szczegółowego monitorowania pracowników, jakie oferuje bardziej rozbudowane rozwiązanie do monitorowania siły roboczej, sprawdź, czy Toggl Track rzeczywiście oferuje takie możliwości, a może inne narzędzie byłoby lepszym wyborem.

Hubstaff

Najlepszy dla: Zespoły rozproszone i terenowe, którym potrzebny jest monitoring czasu pracy i wgląd w pracę personelu.

Hubstaff to narzędzie do śledzenia czasu pracy z funkcjami zarządzania personelem. W zależności od subskrypcji, poziomu konfiguracji i używanego urządzenia, możesz śledzić godziny pracy, tworzyć arkusze czasu pracy, monitorować wskaźniki aktywności i korzystać z funkcji śledzenia lokalizacji podczas pracy w terenie.

Główne cechy obejmują:

• • Rejestracja czasu pracy na komputerach stacjonarnych i urządzeniach mobilnych.
• • Automatyczne arkusze czasu pracy i rejestry obecności.
• • Wskaźniki aktywności oparte na danych wprowadzanych za pomocą klawiatury i myszy.
• • Opcjonalne zrzuty ekranu i śledzenie aktywności aplikacji/stron internetowych.
• • Śledzenie GPS i geofencing dla obsługiwanych procesów pracy w terenie.
• • Sprawozdawczość dotycząca siły roboczej i projektów.

Rozwiązanie Hubstaff sprawdzi się w firmach, które muszą zarządzać personelem terenowym, śledzić obecność lub przeglądać rejestry czasu pracy pracowników rozproszonych geograficznie.

Należy również dokładnie rozważyć możliwości monitorowania. Naciskanie klawiszy i aktywność myszy nie zawsze świadczą o jakości ani wartości wykonywanej pracy, a przechwytywanie ekranu/śledzenie lokalizacji może nie być odpowiednie dla każdego stanowiska. Monitorowanie powinno być wprowadzane w oparciu o rzeczywiste potrzeby biznesowe, przepisy prawa i prywatność pracowników.

Zespoły, którym wystarczy prosty timer i raport godzin rozliczeniowych, najprawdopodobniej zadowolą się prostszym narzędziem.

Zbiór

Najlepszy dla: Freelancerzy, agencje i tym podobne podmioty, które wystawiają rachunki za godzinę.

Harvest łączy rejestrowanie czasu z budżetowaniem projektów, śledzeniem wydatków, raportowaniem i fakturowaniem. Możesz rejestrować czas pracy dla klientów i projektów, przeglądać budżety i przekształcać zatwierdzone wpisy czasu w faktury.

Główne cechy obejmują:

• • Timery i arkusze czasu pracy dzienne/tygodniowe.
• • Organizacja klienta, projektu i zadań.
• • Rejestracja czasu pracy podlegającego rozliczeniu i niepodlegającego rozliczeniu.
• • Budżety projektów i analiza kosztów.
• • Śledzenie wydatków i fakturowanie.
• • Integracja księgowości i płatności (w zależności od konfiguracji).

Harvest to idealne rozwiązanie dla firm, które chcą powiązać zarejestrowane godziny z przychodami. Na przykład agencja projektowa może porównać szacowaną liczbę godzin projektu z rzeczywistą liczbą przepracowanych godzin, sprawdzić pozostały budżet, a następnie wygenerować fakturę na podstawie wpisów podlegających rozliczeniu.

Jego główną zaletą jest możliwość powiązania ewidencji czasu pracy z przepływami finansowymi. Narzędzie, które służyłoby głównie do śledzenia czasu pracy przy komputerze lub automatycznej kategoryzacji osobistej produktywności, byłoby czymś zupełnie innym.

Czas ratunku

Najlepszy dla: dla tych, którzy chcą zapanować nad swoimi nawykami cyfrowymi i poprawić koncentrację.

RescueTime to zautomatyzowane śledzenie aktywności i analiza produktywności. Monitoruje czas spędzany w różnych aplikacjach i na stronach internetowych, kategoryzuje aktywności, a następnie generuje raport, który pokazuje wzorce.

W zależności od planu, funkcje mogą obejmować:

• • Automatyczne śledzenie aktywności w tle.
• • Raporty w kategoriach Aplikacje, Strony internetowe i Produktywność.
• • Podsumowania dzienne i tygodniowe.
• • Sesje skupienia i blokowania rozproszenia uwagi
• • Cele, alerty i trendy aktywności.
• • Śledzenie projektów i zadań za pomocą szeregu dostępnych funkcji i planów.

RescueTime pomoże Ci obliczyć, ile czasu poświęcasz na pracę w skupieniu, ile na komunikację, ile na przeglądanie internetu itd., a także na wszystkie inne aktywności cyfrowe. Może pokazać Ci wzorce, których po prostu nie byłbyś w stanie wychwycić za pomocą pamięci.

Kategorie aktywności i wyniki produktywności to jedynie wskaźniki, a nie dokładne miary wydajności. Czas spędzony na czytaniu, badaniu, myśleniu itd. może być produktywny, nawet jeśli system nie klasyfikuje go jako aktywności produktywnej w taki sam sposób, jak praca przy komputerze.

RescueTime nadaje się raczej do analizy produktywności osobistej niż do fakturowania klientów czy pełnego naliczania płac.

Porównanie oprogramowania do śledzenia czasu

Jeśli Twoim głównym celem jest organizowanie codziennych priorytetów, a nie rejestrowanie godzin, te narzędzia do zarządzania czasem zaoferować dodatkowe opcje do rozważenia.

Porównanie przedstawia główne zastosowanie każdego produktu. Dostępne funkcje, opcje raportowania i limity użytkowania będą się oczywiście różnić w zależności od subskrypcji i konfiguracji.

Często zadawane pytania