Лучшее программное обеспечение для учета рабочего времени, повышающее производительность и эффективность рабочих процессов.
Отслеживание рабочего времени позволяет компании видеть стоимость проектов, обеспечивает более эффективное планирование рабочей нагрузки и позволяет точно выставлять счета клиентам. Это дает фрилансеру возможность видеть, сколько времени тратится на каждую работу. Для удаленных команд это может показать структуру работы и помочь менеджеру выявить проблемы с планированием.
Право программное обеспечение для учета рабочего времени Выбор инструмента во многом зависит от того, что именно вы пытаетесь отслеживать. Некоторые инструменты очень простые (таймеры и табели учета рабочего времени), другие идут гораздо дальше и позволяют отслеживать вашу деятельность, третьи отслеживают персонал, а четвертые преобразуют ваши оплачиваемые часы в счета-фактуры. В этом руководстве рассматриваются пять таких инструментов, и мы поможем вам выбрать тот, который подходит именно для вашего рабочего процесса.
- Что такое программное обеспечение для учета рабочего времени и как оно работает?
- Лучшие программные решения для учета рабочего времени для бизнеса и фрилансеров.
- Часто задаваемые вопросы
Как мы тестируем и оцениваем инструменты учета рабочего времени
Для качественного сравнения следует учитывать как точность зафиксированного времени, так и полезность отчетов. Также необходимо оценить трудозатраты на ведение достоверной документации. Структурированный анализ позволяет оценить:
- • Точность ввода времени: работают ли таймеры, ручной ввод, редактирование и настройки часового пояса должным образом?
- • Автоматизация: фоновое отслеживание, импорт календаря, напоминания или обнаружение бездействия работают так, как описано.
- • Удобство использования: Насколько легко пользователям запускать таймеры, классифицировать свою работу, вносить изменения в записи и отправлять табели учета рабочего времени. • Возможность фильтрации и суммирования времени по дате, проекту, клиенту, задаче или члену команды.
- • Поддержка экспорта и выставления счетов: Возможность экспорта записей или их преобразования в счета-фактуры и другие деловые документы по мере необходимости.
Для наглядного сравнения рецензенты могут отслеживать один и тот же набор действий в течение нескольких рабочих дней, создавать репрезентативные проекты, исправлять примерную запись и генерировать отчеты за тот же временной диапазон.
Что такое программное обеспечение для учета рабочего времени и как оно работает?
Программное обеспечение для учета рабочего времени отслеживает количество времени, которое люди тратят на задачи, проекты, клиентов и т. д. Это может быть как простое устройство, запускающее и останавливающее таймер, или ввод часов вручную, так и более сложное, включающее импорт событий календаря или автоматическую регистрацию использования компьютера. (Для структурированного подхода к разбивке сложной работы на управляемые этапы см. это руководство) анализ задач.)
К распространенным областям применения относятся:
- • Учет рабочего времени и посещаемости сотрудников.
- • Отслеживание оплачиваемых часов по проектам клиентов.
- • Оценка стоимости проекта и его рентабельности.
- • Понимание личной продуктивности и отвлекающих факторов.
- • Подготовка табелей учета рабочего времени, счетов-фактур и ведомостей по заработной плате.
- • Сравнение расчетных усилий с фактически затраченным временем.
Программы для учета рабочего времени никоим образом не измеряют производительность. Время, затраченное на выполнение задачи, использование компьютера и качество результата — это совершенно разные вещи. Выбирайте показатели, которые действительно соответствуют целям вашей команды.
Почему автоматизированный учет рабочего времени важен для удаленных команд
Удаленные команды работают в самых разных местах, по самым разным графикам и в разных часовых поясах. Автоматизированный учет рабочего времени сократит объем административной работы и поможет людям вести более последовательный учет.
Однако это будет зависеть от программного обеспечения. Автоматизация может включать в себя отслеживание фоновой активности, записи в календаре и напоминания, обнаружение простоя и предложения о том, как лучше заполнять табели учета рабочего времени. Команды также могут настраивать повторяющиеся действия и передачу информации с помощью... диаграмма рабочего процесса сделать обязанности и этапы процесса более понятными.
Эти функции могут помочь командам:
- • Сократить количество пропущенных или неполных записей о рабочем времени.
- • Определите регулярные встречи и рабочие графики.
- • Сравните запланированное количество часов с фактическими затратами на проект.
- • Улучшить координацию между распределенными командами.
- • Сократить объем ручной подготовки табелей учета рабочего времени.
Тем не менее, автоматическое отслеживание следует использовать открыто. Фоновый мониторинг, скриншоты, отслеживание приложений и сбор данных о местоположении — все это может создавать проблемы с конфиденциальностью. Организация должна открыто сообщать о том, какие данные она собирает, зачем они ей нужны, кто может их видеть и как долго будут храниться эти записи.
Если активного мониторинга не требуется, то вполне подойдёт инструмент на основе таймера или персональный трекер продуктивности.
Лучшие программные решения для учета рабочего времени для бизнеса и фрилансеров.
Перечисленные ниже инструменты выполняют совершенно разные функции: от визуального планирования времени до автоматизированного мониторинга и выставления счетов клиентам. Они не являются взаимоисключающими, поскольку каждый из них имеет свою специфическую основную цель.
MindOnMap
Лучше всего для: Визуальное планирование времени, составление планов задач и организация рабочего процесса на день.
MindOnMap Это инструмент для создания ментальных карт и диаграмм, который позволяет увидеть ваши задачи, расставить приоритеты и разбить крупные проекты на более мелкие этапы. Его можно использовать в сочетании с системой учета времени, чтобы помочь вам и вашей команде спланировать день, а затем отслеживать время, затраченное на каждую задачу.
Фрилансер, работающий над несколькими проектами для клиентов, мог бы составить централизованный ежедневный план, а затем разбить его на этапы: работа с клиентами, встречи, исследования, административная работа и перерывы. Каждый из этих этапов можно было бы дополнительно разбить на конкретные виды деятельности, и в результате вся работа стала бы гораздо более структурированной.
К основным преимуществам относятся:
- • Визуальная организация задач: структурируйте свой день и разбейте крупные задачи на более мелкие.
- • Планирование времени для поддержки: определите, когда вы будете работать над важными задачами, и выявите другие конкурирующие приоритеты.
- • Разбивка проекта: отображение взаимосвязей между видами деятельности, этапами и результатами.
- • Планирование коммуникации: поделитесь визуальными планами, чтобы ваши коллеги могли видеть, за что они отвечают и каковы их приоритеты.
Безопасная загрузка
Безопасная загрузка
MindOnMap полезен для планирования работы до ее начала и для понимания того, как различные задачи взаимосвязаны. Он позволяет составить четкий план, который, в свою очередь, поможет вам эффективно управлять своим временем.
MindOnMap не является системой учета рабочего времени в традиционном понимании. Она не работает как таймер, автоматизированный трекер активности, отчет о почасовой оплате или табель учета рабочего времени. Если вы хотите отслеживать рабочее время и/или создавать платежные документы, вам следует использовать визуальное планирование в сочетании с инструментом учета рабочего времени.
Toggl Track
Лучше всего для: Фрилансерам и командам, которым просто нужна базовая система учета рабочего времени и составления отчетов.
Toggl Track — это инструмент для отслеживания времени по проектам, клиентам и задачам. Вы можете запускать и останавливать таймер или добавлять записи времени вручную. Отслеженное время затем можно просмотреть в отчетах.
Ключевые особенности включают в себя:
- • Таймеры, активируемые одним нажатием кнопки, и ручной ввод времени.
- • Организация проекта, работы с клиентами и выполнения задач.
- • Календарный и временной режимы просмотра.
- • Сводные и подробные отчеты.
- • Командная отчетность и интеграция (в зависимости от тарифного плана).
Toggl Track идеально подходит для фрилансеров, которые хотят контролировать время, затрачиваемое на работу, а также для команд, которые хотят сравнивать время, затраченное на работу над различными клиентами и проектами.
Toggl Track обладает очень оптимизированным рабочим процессом, и поэтому его довольно легко начать использовать. Если вам требуется расчет заработной платы, отслеживание местоположения по GPS или детальный мониторинг сотрудников, который предоставляют более полнофункциональные решения для мониторинга персонала, вам необходимо проверить, обладает ли Toggl Track такими возможностями, или же рассмотреть возможность использования другого инструмента.
Сотрудники хаба
Лучше всего для: Распределённые и выездные команды, которым необходим учёт рабочего времени с обеспечением прозрачности работы персонала.
Hubstaff — это инструмент для учета рабочего времени с возможностями управления персоналом. В зависимости от вашей подписки, уровня конфигурации и используемого устройства вы можете отслеживать рабочее время, создавать табели учета рабочего времени, контролировать показатели активности и использовать отслеживание местоположения для работы на выезде.
Ключевые особенности включают в себя:
- • Учет рабочего времени на настольных компьютерах и мобильных устройствах.
- • Автоматизированная система учета рабочего времени и посещаемости.
- • Индикаторы активности, основанные на вводе с клавиатуры и мыши.
- • Возможность создания скриншотов и отслеживания активности в приложении/на веб-сайте.
- • Отслеживание местоположения с помощью GPS и геозонирование для поддерживаемых полевых рабочих процессов.
- • Отчетность по численности персонала и проектам.
Hubstaff подойдет компаниям, которым необходимо управлять своим выездным персоналом, отслеживать посещаемость или проверять табели учета рабочего времени для географически распределенной рабочей силы.
Возможности мониторинга также необходимо тщательно продумать. Активность клавиатуры и мыши не обязательно является показателем качества или ценности выполняемой работы, а захват экрана/отслеживание местоположения может быть непригодно для каждой должности. Мониторинг следует внедрять, исходя из реальных потребностей бизнеса, законодательства и конфиденциальности сотрудников.
Командам, которым нужен лишь простой таймер и отчет о почасовой оплате, скорее всего, вполне подойдет более простой инструмент.
Урожай
Лучше всего для: Фрилансеры, агентства и им подобные, выставляющие счета за час работы.
Harvest связывает учет рабочего времени с бюджетированием проектов, отслеживанием расходов, составлением отчетов и выставлением счетов. Вы можете регистрировать время, затраченное на клиентов и проекты, просматривать бюджеты и преобразовывать утвержденные записи о времени в счета-фактуры.
Ключевые особенности включают в себя:
- • Таймеры и ежедневные/еженедельные табели учета рабочего времени.
- • Организация работы с клиентами, проектами и задачами.
- • Учет оплачиваемого и неоплачиваемого рабочего времени.
- • Бюджеты проектов и анализ затрат.
- • Учет расходов и выставление счетов.
- • Интеграция с системами бухгалтерского учета и платежей (в зависимости от ваших настроек).
Harvest идеально подходит для компаний, которые хотят связать отработанные часы с выручкой. Например, дизайн-агентство может сравнить расчетное количество часов, затраченных на проект, с фактически отработанными часами, проверить оставшийся бюджет, а затем сформировать счет-фактуру на основе данных о платежах.
Главное его преимущество заключается в возможности связывать данные о рабочем времени с финансовыми рабочими процессами. Инструмент, предназначенный в основном для отслеживания времени, проведенного за компьютером, или автоматической классификации личной производительности, был бы совсем другим.
RescueTime
Лучше всего для: Тем, кто хочет взять под контроль свои цифровые привычки и улучшить концентрацию внимания.
RescueTime — это приложение для автоматического отслеживания активности и анализа производительности. Оно отслеживает время, проведенное в различных приложениях и на веб-сайтах, классифицирует действия и предоставляет отчет, показывающий закономерности.
В зависимости от тарифного плана, в него могут входить следующие функции:
- • Автоматическое отслеживание активности в фоновом режиме.
- • Отчеты в категориях «Приложения», «Веб-сайты» и «Производительность».
- • Ежедневные и еженедельные сводки.
- • Сеансы концентрации внимания и блокирование отвлекающих факторов
- • Цели, оповещения и тенденции активности.
- • Отслеживание проектов и задач с помощью широкого спектра доступных функций и тарифных планов.
RescueTime поможет вам рассчитать, сколько времени вы тратите на сосредоточенную работу, сколько на общение, сколько на просмотр веб-страниц и так далее, а также на различные другие цифровые виды деятельности. Он может выявить закономерности, которые вы просто не смогли бы заметить по памяти.
Категории деятельности и показатели продуктивности — это всего лишь индикаторы, а не точные измерения производительности. Время, потраченное на чтение, исследования, размышления и т. д., может быть продуктивным, даже если система не классифицирует это как продуктивную деятельность так же, как реальную работу за компьютером.
RescueTime больше подходит для анализа личной продуктивности, чем для выставления счетов клиентам или полноценного расчета заработной платы.
Сравнение программного обеспечения для учета рабочего времени
| Программное обеспечение | Основное внимание | Функция отслеживания ядра | Возможности формирования отчетов |
| MindOnMap | Визуальное планирование и планирование по блокам времени | Визуальная организация задач и ежедневных рабочих процессов. | Визуальное разбиение задач и структура проекта. |
| Toggl Track | Простая регистрация времени | Таймеры и ручной ввод времени | Сводные, подробные и другие отчеты по проекту. |
| Сотрудники хаба | Учет рабочего времени персонала | Таймеры, табели учета рабочего времени и, при необходимости, мониторинг активности или местоположения. | Табели учета рабочего времени, посещаемости, активности и отчеты о численности персонала. |
| Урожай | Оплачиваемое рабочее время и выставление счетов | Учет рабочего времени, связанный с клиентами и проектами. | Отчеты о затраченном времени, бюджете, расходах и рентабельности проекта. |
| RescueTime | Анализ личной продуктивности | Автоматическое отслеживание активности в приложениях и на веб-сайтах. | Сводные данные о деятельности, тенденциях и отчеты о производительности |
Если ваша главная цель — организовать ежедневные приоритеты, а не записывать отработанные часы, то эти методы вам подойдут. инструменты управления временем Предложить дополнительные варианты для рассмотрения.
В сравнении описывается основное назначение каждого продукта. Доступные функции, параметры отчетности и ограничения использования, разумеется, будут различаться в зависимости от подписки и конфигурации.
Часто задаваемые вопросы
Автоматический учет рабочего времени лучше, чем ручной?
Ни один из подходов не является однозначно лучше другого. Автоматическое отслеживание может помочь уменьшить количество пропущенных записей и дать вам хорошее представление о вашей цифровой активности. Ручное отслеживание, с другой стороны, дает вам гораздо более прямой контроль над тем, что вы записываете. Некоторые команды считают, что сочетание таймеров и автоматических подсказок (или автоматических записей из календаря) — это оптимальный вариант.
Законно ли использование программного обеспечения для учета рабочего времени сотрудников?
Законность зависит от юрисдикции, собираемой информации, способов ее использования, а также от соблюдения требований уведомления, согласия и защиты данных. Работодателям следует ознакомиться с соответствующим законодательством своей юрисдикции и применять соразмерный и прозрачный подход к мониторингу, а не просто предполагать, что все имеющиеся у них функции отслеживания являются адекватными.
В чём разница между учётом рабочего времени и мониторингом сотрудников?
Учет рабочего времени фиксирует отработанные часы или время, затраченное на выполнение задач и проектов. Мониторинг сотрудников может включать использование приложений, активность на веб-сайтах, создание скриншотов, действия с клавиатурой и мышью и/или определение местоположения. Некоторые инструменты объединяют оба этих параметра, но цель и последствия для конфиденциальности при использовании каждого из них различны.
Вывод
Программное обеспечение для учета рабочего времени Это программное обеспечение позволяет людям и компаниям отслеживать, куда уходит их время, делать более точные оценки и эффективнее управлять проектами. Выбор подходящего программного обеспечения будет зависеть от ваших потребностей: вам нужен простой ввод рабочего времени, прозрачность данных о сотрудниках, автоматизированный анализ производительности или прямая связь между временем и выставлением счетов?
Начните с четкой цели, протестируйте ключевые функции, а затем выберите систему, которая предоставляет достоверную информацию и уважает вашу конфиденциальность. Последовательное отслеживание и разумная отчетность гораздо важнее, чем просто сбор данных, которые вы не собираетесь использовать.
