Bästa tidrapporteringsprogramvaran för att öka produktiviteten och arbetsflödets effektivitet

Att spåra arbetstider gör det möjligt för ett företag att se projektkostnader, möjliggör bättre arbetsbelastningsplanering och möjliggör korrekt kundfakturering. Det gör det möjligt för frilansaren att se hur mycket tid som läggs ner på varje jobb. För distansteam kan det visa arbetsmönster och hjälpa chefen att upptäcka schemaläggningsproblem.

Rätt programvara för tidsspårning kommer att bero mycket på vad du försöker spåra. Vissa är väldigt enkla (timers och tidrapporter), vissa går mycket längre och spårar faktiskt dina aktiviteter, vissa spårar din personal och vissa tar dina fakturerbara timmar och omvandlar dem till fakturor. Den här guiden tittar på fem av dessa verktyg och hjälper dig att välja det som passar ditt eget arbetsflöde.

• Vad är tidrapporteringsprogram och hur fungerar det?
• De bästa programvarulösningarna för tidrapportering för företag och frilansare
• Vanliga frågor

Hur vi testar och granskar verktyg för tidsregistrering

En bra jämförelse skulle titta på både noggrannheten i den registrerade tiden och rapporternas användbarhet. Den skulle också titta på hur mycket arbete som krävs för att upprätthålla tillförlitliga register. En strukturerad granskning kan utvärdera:

• • Noggrannhet i tidsinmatningen: fungerar timern, de manuella inmatningarna, redigeringarna och tidszoninställningarna som de ska?
• • Automatisering: om bakgrundsspårning, kalenderimport, påminnelser eller detektering av inaktivitet fungerar som beskrivet.
• • Användarvänlighet: Hur enkelt det är för användare att starta sina timers, kategorisera sitt arbete, ändra sina poster och skicka in sina tidrapporter.: Om användare kan filtrera och sammanfatta tid efter datum, projekt, klient, uppgift eller teammedlem.
• • Export- och faktureringssupport: Om register kan exporteras eller konverteras till fakturor och andra affärsdokument vid behov.

För en praktisk jämförelse kan granskare spåra samma uppsättning aktiviteter över flera arbetsdagar, skapa representativa projekt, korrigera en exempelpost och generera rapporter för ett konsekvent datumintervall.

Vad är tidrapporteringsprogram och hur fungerar det?

Programvara för tidrapportering spårar hur mycket tid människor lägger på uppgifter, projekt, kunder etc. Det kan vara så enkelt som att starta och stoppa en timer eller ange timmar manuellt, eller så kan det vara så sofistikerat som att importera kalenderhändelser eller att programvaran helt enkelt loggar datoranvändningen automatiskt. (För en strukturerad metod för att dela upp komplext arbete i hanterbara steg, se den här guiden till uppgiftsanalys.)

Vanliga användningsområden inkluderar:

• • Registrering av anställdas arbetstid och närvaro.
• • Spårning av fakturerbara timmar på kundprojekt.
• • Mätning av projektkostnad och projektlönsamhet.
• • Förstå personlig produktivitet och distraktioner.
• • Upprätta tidrapporter, fakturor och löneuppgifter.
• • Jämförelse av den uppskattade ansträngningen med den faktiska tiden.

Programvara för tidrapportering mäter inte produktivitet på något sätt. Tid som läggs på en uppgift, datoranvändning och kvaliteten på resultatet är alla separata saker. De mätvärden du väljer bör vara de som faktiskt mäter ditt teams mål.

Varför automatiserad tidsspårning är viktig för distansteam

Distansteam arbetar på alla möjliga platser, med alla möjliga scheman och i alla möjliga tidszoner. Automatiserad tidsspårning minskar mängden administration och kan hjälpa människor att föra mer enhetliga register.

Det varierar dock beroende på programvaran. Automatisering kan variera från aktivitetsspårning i bakgrunden, kalenderbaserade poster och påminnelser, detektering av inaktiv tid till förslag på hur ni kan gå tillväga för att fylla i era tidrapporter. Team kan också kartlägga återkommande aktiviteter och överlämningar med en arbetsflödesdiagram för att göra ansvarsområden och processteg tydligare.

Dessa funktioner kan hjälpa team:

• • Minska antalet tidsregistreringar som har missats eller är ofullständiga.
• • Identifiera de regelbundna mötena och arbetsmönster.
• • Jämför planerade timmar med faktisk projektinsats.
• • Förbättra samordningen mellan distribuerade team.
• • Minska manuell tidrapportering.

Automatiserad spårning bör dock användas öppet. Bakgrundsövervakning, skärmdumpar, appspårning och insamling av platsdata är alla saker som kan ge upphov till integritetsproblem. Organisationen bör vara öppen med vad de samlar in, varför de behöver det, vem som kan se det och hur länge de kommer att behålla uppgifterna.

Om de inte behöver övervaka aktivt skulle ett timerbaserat verktyg eller en personlig produktivitetsmätare vara tillräckligt.

De bästa programvarulösningarna för tidrapportering för företag och frilansare

Verktygen som listas nedan gör väldigt olika saker, från visuell tidsplanering till automatiserad övervakning och kundfakturering. De utesluter inte varandra eftersom vart och ett har ett mycket specifikt primärt syfte.

MindOnMap

Bäst för: Visuell tidsblockering, uppgiftsplanering och organisering av ditt dagliga arbetsflöde.

MindOnMap är ett verktyg för mindmapping och diagram som låter dig se dina uppgifter, prioritera och dela upp stora projekt i mindre steg. Det kan användas tillsammans med tidsrapportering för att hjälpa dig och ditt team att planera dagen och sedan spåra tiden för varje uppgift.

En frilansare som arbetar med ett antal kundprojekt skulle kunna skapa en central daglig plan och sedan dela upp den i kundarbete, möten, research, administration och pauser. Var och en av dessa skulle sedan kunna delas upp ytterligare i specifika aktiviteter och helheten skulle bli mycket mer strukturerad som ett resultat.

Viktiga fördelar inkluderar:

• • Visuell uppgiftsorganisation: strukturera din dag och dela upp dina stora uppgifter i mindre uppgifter.
• • Tidsblockering av stöd: bestäm när du ska arbeta med de viktiga sakerna och identifiera andra konkurrerande prioriteringar.
• • Projektuppdelningar: kartlägg sambanden mellan aktiviteter, milstolpar och leveranser.
• • Planera kommunikationen: dela de visuella planerna så att dina kollegor kan se vad de är ansvariga för och vilka deras prioriteringar är.

MindOnMap är användbart för att planera ditt arbete innan du börjar och för att se hur de olika uppgifterna passar ihop. Det gör att du kan skapa en tydlig plan som i sin tur kommer att påverka din tidshantering.

MindOnMap är inte ett tidrapporteringssystem i någon konventionell bemärkelse. Det fungerar inte som en timer, en automatiserad aktivitetsspårare, en fakturerbar timrapport eller en lönerapport. Om du vill spåra timmar och/eller skapa faktureringsregister bör du använda visuell planering i kombination med ett tidrapporteringsverktyg.

Växla spår

Bäst för: Frilansare och team som bara vill ha lite grundläggande tidsloggning och rapportering.

Toggl Track handlar om att spåra tid mot projekt, kunder och uppgifter. Du kan antingen starta och stoppa en timer eller manuellt lägga till tidsposter. Den tid du har spårat kan sedan ses via rapporter.

Viktiga funktioner inkluderar:

• • Timer med ett klick och manuell tidsinmatning.
• • Projekt-, kund- och uppgiftsorganisation.
• • Kalender- och tidsinmatningsvyer.
• • Sammanfattnings- och detaljerade rapporter.
• • Teamrapportering och integrationer (beroende på plan).

Toggl Track är perfekt för frilansare som vill få grepp om hur lång tid deras arbete tar och för team som vill jämföra hur mycket tid som läggs ner på arbete mellan kunder och projekt.

Toggl Track har ett mycket strömlinjeformat arbetsflöde och är därför faktiskt ganska enkelt att komma igång med. Om du befinner dig i en situation där du behöver lönehantering, GPS-fältspårning eller den typ av detaljerad personalövervakning som du får med en mer komplett lösning för personalövervakning, måste du kontrollera att Toggl Track faktiskt har dessa funktioner eller om ett annat verktyg skulle vara ett bättre alternativ.

Hubstaff

Bäst för: Distribuerade team och fältteam som behöver tidrapportering med insyn i personalstyrkan.

Hubstaff är ett tidsspårningsverktyg med funktioner för personalhantering. Beroende på din prenumeration, konfigurationsnivå och vilken enhet du använder kan du spåra arbetstimmar, skapa tidrapporter, övervaka aktivitetsstatistik och använda platsspårning för fältarbete.

Viktiga funktioner inkluderar:

• • Tidsspårning på dator och mobil.
• • Automatiserade tidrapporter och närvaroregister.
• • Aktivitetsindikatorer baserade på tangentbords- och musinmatning.
• • Valfria skärmdumpar och spårning av app-/webbplatsaktivitet.
• • GPS-spårning och geofencing för stödda fältarbetsflöden.
• • Rapportering om personalstyrka och projekt.

Hubstaff skulle vara lämpligt för företag som behöver hantera sin fältpersonal, spåra närvaro eller granska tidsregistreringar för en geografiskt spridd arbetsstyrka.

Dess övervakningsfunktioner måste också noggrant övervägas. Tangenttryckningar och musaktivitet är inte nödvändigtvis en indikator på kvaliteten eller värdet av det arbete som utförs och skärmdumpar/platsspårning kanske inte är lämpliga för alla roller. Övervakning bör införas utifrån faktiska affärsbehov, lagen och anställdas integritet.

Team som bara behöver en enkel timer och en fakturerbar timrapport kommer sannolikt att vara helt nöjda med ett enklare verktyg.

Skörda

Bäst för: Frilansare, byråer och liknande som fakturerar per timme.

Harvest kopplar samman tidsrapportering med projektbudgetering, utgiftsuppföljning, rapportering och fakturering. Du kan registrera tid mot kunder och projekt, se budgetar och omvandla dina godkända tidsposter till fakturor.

Viktiga funktioner inkluderar:

• • Timers och dagliga/veckovisa tidrapporter.
• • Kund-, projekt- och uppgiftsorganisation.
• • Fakturerbar och icke-fakturerbar tidrapportering.
• • Projektbudgetar och kostnadsanalys.
• • Utgiftsuppföljning och fakturering.
• • Integrationer för redovisning och betalning (beroende på din konfiguration).

Harvest är idealiskt för företag som vill kunna koppla sina registrerade timmar till intäkter. En designbyrå kan till exempel jämföra de uppskattade timmarna för ett projekt med de faktiska arbetade timmarna, kontrollera den återstående budgeten och sedan generera en faktura från de fakturerbara posterna.

Dess främsta styrka ligger i möjligheten att koppla tidsregistreringar till ekonomiska arbetsflöden. Ett verktyg som huvudsakligen handlade om att spåra datortid eller automatiskt kategorisera personlig produktivitet skulle vara en helt annan sak.

Räddningstid

Bäst för: de som vill få grepp om sina digitala vanor och förbättra sitt fokus.

RescueTime handlar om automatiserad aktivitetsspårning och produktivitetsinsikter. Den spårar hur mycket tid du spenderar i olika applikationer och webbplatser, kategoriserar aktiviteterna och ger dig sedan en rapport som visar mönstren.

Beroende på planen kan funktionerna inkludera:

• • Automatisk aktivitetsspårning i bakgrunden.
• • Rapporter i kategorierna Appar, Webbplatser och Produktivitet.
• • Dagliga och veckovisa sammanfattningar.
• • Fokussessioner och blockering av distraktioner
• • Mål, varningar och aktivitetstrender.
• • Projekt- och uppgiftsspårning via de tillgängliga funktionerna och planerna.

RescueTime kan hjälpa dig att räkna ut hur mycket tid du lägger på fokuserat arbete, hur mycket på kommunikation, hur mycket på surfning och så vidare med alla andra digitala aktiviteter. Det kan visa dig mönster som du helt enkelt inte skulle kunna uppfatta via minnet.

Aktivitetskategorier och produktivitetspoäng är bara indikatorer, inte exakta mått på prestation. Tid som läggs på läsning, tid som läggs på research, tid som läggs på tänkande etc. kan alla vara produktiva även om systemet inte klassificerar det som produktiv aktivitet på samma sätt som faktiskt datorarbete.

RescueTime handlar egentligen mer om personlig produktivitetsanalys än om kundfakturering eller fullfjädrad lönehantering.

Jämförelse av programvara för tidspårning

Om ditt huvudmål är att organisera dagliga prioriteringar snarare än att registrera timmar, dessa verktyg för tidshantering erbjuda ytterligare alternativ att överväga.

Jämförelsen beskriver den primära användningen av varje produkt. Tillgängliga funktioner, rapporteringsalternativ och användningsgränser varierar naturligtvis beroende på prenumeration och konfiguration.

Vanliga frågor