خطة إدارة المخاطر: الوصف والعناصر والطريقة

في عالم الأعمال وإدارة المشاريع، يُعدّ عدم اليقين هو الثابت الوحيد. فبينما لا نستطيع التنبؤ بالمستقبل بيقين مطلق، يمكننا الاستعداد بشكل منهجي لتحدياته وفرصه. وهنا يأتي دور خطة إدارة المخاطر. فهي ليست مجرد ممارسة بيروقراطية، بل هي... خطة إدارة المخاطر هو مخطط يُرشد المؤسسة لتحديد التهديدات المحتملة وتقييمها والحد منها، والاستفادة من الإيجابيات المحتملة قبل أن تُسبب ضررًا. تُقدم هذه المقالة القيّمة رؤىً شاملة حول هذا الموضوع، كما سنُدرج جميع العناصر اللازمة وأفضل طريقة لوضع خطة إدارة مخاطر فعّالة. لذلك، إذا كنت ترغب في معرفة المزيد عن هذا النوع من النقاشات، فمن المفيد البدء بقراءة هذه المقالة.

• الجزء الأول: وضع خطة لإدارة المخاطر
• الجزء الثاني. ما هي خطة إدارة المخاطر؟
• الجزء 3. عناصر خطة إدارة المخاطر
• الجزء الرابع. الأسئلة الشائعة حول خطة إدارة مخاطر سلسلة التوريد

الجزء الأول: وضع خطة لإدارة المخاطر

هل ترغب في وضع أفضل خطة شاملة لإدارة المخاطر؟ إذا كان الأمر كذلك، فيجب أن تمتلك أداة موثوقة تتيح لك استخدام عناصر متنوعة لضمان عملية وضع خطة فعّالة. في هذه الحالة، نوصي باستخدام MindOnMapعند إنشاء خطة إدارة المخاطر، يمكنك الاستفادة من جميع الميزات الضرورية. يمكنك استخدام أشكال وجداول وألوان ونصوص وأنماط خطوط متنوعة، وغيرها. ما يميز هذه الأداة هو سهولة التنقل بين جميع الوظائف، بفضل تصميمها البسيط والمفهوم.

بالإضافة إلى ذلك، توفر الأداة قوالب متنوعة لاستخدامك. يمكنك أيضًا حفظ خطة إدارة المخاطر النهائية بصيغ مختلفة، مثل PDF وDOC وPNG وJPG وغيرها. كما يمكنك حفظ الخطة بحفظها في حساب MindOnMap الخاص بك. لذا، إذا كنت ترغب في إنشاء أفضل وأقوى خطة، فإن استخدام هذه الأداة على سطح المكتب والمتصفح خيار ممتاز.

المزيد من الميزات

• تعد ميزة الحفظ التلقائي للأدوات مفيدة لحفظ خطة إدارة المخاطر تلقائيًا وبسلاسة.

• يمكنه توفير قوالب جاهزة مختلفة لتسريع عملية إنشاء الخطة.

• تتوفر ميزة التعاون في الأداة، وهي مثالية لتبادل الأفكار وجمع البيانات.

• يوفر واجهة مستخدم سهلة الاستخدام، مثالية للمستخدمين غير المحترفين.

• يتوفر صانع خطة إدارة المخاطر على كل من المتصفحات وأجهزة سطح المكتب.

لبدء إنشاء خطة إدارة المخاطر الخاصة بك باستخدام MindOnMap، اتبع الخطوات التفصيلية الموضحة أدناه.

يمكنك أيضًا استخدام الوظائف أعلاه لإضافة لون إلى الجدول إذا رغبت في ذلك. لإدراج نص، انقر نقرًا مزدوجًا على الجدول.

بفضل هذا الممتاز أداة إدارة المخاطريمكنك إنشاء أفضل خطة. وبهذا، يمكنك الاعتماد دائمًا على MindOnMap في إنشاء عروض مرئية استثنائية.

الجزء الثاني. ما هي خطة إدارة المخاطر؟

هل أنت مهتم بمعرفة المزيد عن خطة إدارة المخاطر؟ تُعدّ خطة إدارة المخاطر في جوهرها خطة عمل للمشروع لمعالجة الأمور غير المتوقعة. إنها وثيقة تُدوّن فيها المجموعة/الفريق جميع الأمور التي قد تسوء، والتي تُسمى أيضًا "مخاطرة"، مثل تأخر أحد الموردين الرئيسيين أو تجاوز الميزانية. لكنها ليست مجرد قائمة بالمخاوف؛ بل هي أيضًا قائمة بالحلول. لكل مشكلة محتملة، يُقرر الفريق/المجموعة ما سيفعلونه حيالها مُسبقًا، حتى لا يُفاجأوا.

في أبسط صورها، تُحوّل هذه الخطة التخمين إلى إجراء واضح ومنظم. من خلال دراسة المخاطر مُبكرًا، يُمكن للفريق اتخاذ خطوات لمنع المشاكل تمامًا أو على الأقل التخفيف من آثارها. هذا لا يعني عدم حدوث أمور سيئة، ولكنه يضمن استعداد الفريق ومعرفته التامة بكيفية التصرف عند حدوثها، مما يُبقي المشروع على المسار الصحيح وتحت السيطرة.

لماذا تعتبر خطة إدارة المخاطر مهمة؟

خطة إدارة المخاطر ضرورية لأنها تُحوّل المفاجآت إلى مشاكل مُستعدّ لها. فبدلاً من الصدمة عند حدوث أي خطأ، يُمكن لفريقك الحفاظ على هدوئه وإعداد قائمة بالإجراءات اللازمة. والميزة هنا أنها تُوفّر الكثير من الوقت والمال والجهد، إذ تُعالج المشاكل الصغيرة قبل أن تتفاقم إلى كوارث كبرى. علاوة على ذلك، فإن وجود هذه الخطة يُعزز ثقة الجميع، ويُظهر أنك قد خططت مُسبقًا وأنك تُسيطر على الأمور، حتى عندما لا تسير الأمور على أكمل وجه. كما أنها تُتيح للمجموعة/الفريق اتخاذ قرارات أكثر وعيًا، مما يزيد بشكل كبير من فرص نجاح المشروع ويُحوّل الإخفاقات المُحتملة إلى مواقف يُمكن التعامل معها.

الجزء 3. عناصر خطة إدارة المخاطر

يجب أن تتضمن خطة إدارة المخاطر عدة عناصر رئيسية، وهي: التعريفات، والمنهجية، وأدوار الفريق، والميزانية، وهيكل تحليل المخاطر، وسجل المخاطر، والملخص. لمزيد من المعلومات حول هذه العناصر، يُرجى الاطلاع على التفاصيل الواردة أدناه.

التعاريف

تأكد من توافق الجميع من خلال تحديد تقييمات المخاطر بوضوح. في قسم التعريفات، يمكنك شرح المعنى الفعلي لكل مستوى في نظامك. على سبيل المثال، حدد أن الدرجة "منخفضة جدًا" تُشير إلى أمرٍ غير مُرجّح حدوثه، بينما تُشير الدرجة "مرتفعة" إلى مشكلة مُحتملة تتطلب اهتمامًا. تضمن هذه الخطوة اتساق تقييمات المخاطر للمجموعة طوال الوقت.

النهج والمنهجية

في خطة إدارة مخاطر مشروعك، يجب عليك تضمين النهج والمنهجية المُستخدمين. تصف هذه الخطة أساليب فريقك في تحديد المخاطر وإدارتها. في هذا الجزء، يمكنك إدراج أدوات واستراتيجيات مُحددة يستخدمها فريقك، بالإضافة إلى النتائج التي تُخطط لتحقيقها. بالإضافة إلى ذلك، عند مناقشة نهجك، يمكنك أيضًا تضمين تفاصيل المشروع المتعلقة بالتتبع والتواصل.

أدوار ومسؤوليات الفريق

يُحدد هذا العنصر الأدوار أو المهام المُسندة إلى أعضاء الفريق. وبموجب خطة إدارة المخاطر، قد تتوافق هذه العوامل مع سيناريوهات المخاطر التي تُحددها مجموعتكم. يُمكنكم أيضًا استخدام مصفوفة RACI، والتي تعني: المسؤول، والمحاسب، والمستشار، والمُطّلع. يجب على الفريق تحديد أدوار المشروع وتوزيع المهام على كل عضو. بالإضافة إلى ذلك، يُمكنكم تحديد بعض الأفراد الذين قد يحتاجون إلى الإحاطة أو التشاور معهم بشأن عملية المهمة.

الميزانية والجدولة

يجب أن تُراعي خطة إدارة المخاطر الفعّالة تأثيرها على ميزانية مشروعك وجدوله الزمني. ويعني ذلك ببساطة تقدير التكاليف المحتملة لمنع المشاكل أو حلها، مثل شراء أدوات متخصصة أو توظيف موظفين إضافيين. كما يجب عليك مناقشة كيف يمكن أن تؤدي هذه المخاطر إلى تأخيرات أو تتطلب تمويلًا إضافيًا. باستخدام هذا العنصر، يمكنك إنشاء جدول زمني وميزانية أكثر واقعية، مُعدّة لمواجهة التحديات المحتملة.

هيكل تقسيم المخاطر

هيكل تحليل المخاطر هو مخطط يُصنّف مشاكل المشروع المحتملة والمحتملة إلى فئات وفئات فرعية. يُتيح هذا رؤية واضحة ومتعددة الطبقات لجميع المخاطر، مما يُسهّل تحديدها ومعالجتها. يُساعد تحديد المخاطر على مستويات مختلفة الفريق على فهم أصل كل خطر وتداعياته. كما يُسهّل هذا النهج المُحكم تحديد المخاطر الأكثر أهمية التي يجب معالجتها أولاً. من بين فئات المخاطر العامة: مخاطر إدارة المشاريع، والمخاطر التقنية، والمخاطر التنظيمية، والمخاطر الخارجية.

سجل المخاطر

سجل المخاطر هو جدول يُمثل سجلاً مركزياً لجميع المخاطر المحتملة. يتضمن قائمة بالمخاطر المختلفة، والحل المُخطط له، والشخص المسؤول عن المهمة. كما يُنظم هذا الجدول خطة إدارة المخاطر بأكملها في ملخص شامل، مُقدماً لمحة عامة عن أهم التفاصيل.

استكشف أيضًا: الأفضل نصائح لإدارة الوقت للجميع.

الجزء الرابع. الأسئلة الشائعة حول خطة إدارة مخاطر سلسلة التوريد