أفضل برامج تتبع الوقت لتعزيز الإنتاجية وكفاءة سير العمل

يُمكّن تتبع ساعات العمل الشركات من معرفة تكاليف المشاريع، ويُحسّن تخطيط أعباء العمل، ويضمن دقة فواتير العملاء. كما يُتيح للمستقل معرفة الوقت المُستغرق في كل مهمة. وبالنسبة للفرق العاملة عن بُعد، يُمكنه إظهار أنماط العمل ومساعدة المدير على رصد مشكلات الجدولة.

الحق برنامج تتبع الوقت يعتمد اختيار الأداة المناسبة بشكل كبير على ما ترغب في تتبعه. بعضها بسيط للغاية (مثل المؤقتات وجداول الدوام)، وبعضها الآخر أكثر شمولاً ويتتبع أنشطتك، وبعضها يتتبع موظفيك، وبعضها يحول ساعات العمل القابلة للفوترة إلى فواتير. يستعرض هذا الدليل خمسًا من هذه الأدوات، وسيساعدك على اختيار الأنسب لسير عملك.

• ما هو برنامج تتبع الوقت وكيف يعمل؟
• أفضل حلول برامج تتبع الوقت للشركات والعاملين المستقلين
• أسئلة وأجوبة

كيف نختبر ونراجع أدوات تتبع الوقت

تُجري المقارنة الجيدة تقييمًا لدقة الوقت المُسجّل وفائدة التقارير، بالإضافة إلى الجهد المطلوب للحفاظ على سجلات موثوقة. ويمكن للمراجعة المنهجية تقييم ما يلي:

• • دقة إدخال الوقت: هل تعمل المؤقتات والإدخالات اليدوية والتعديلات وإعدادات المنطقة الزمنية كما ينبغي؟
• • الأتمتة: ما إذا كان تتبع الخلفية، أو استيراد التقويم، أو التذكيرات، أو اكتشاف الخمول تعمل كما هو موضح.
• • سهولة الاستخدام: مدى سهولة قيام المستخدمين ببدء المؤقتات الخاصة بهم، وتصنيف أعمالهم، وتعديل إدخالاتهم، وإرسال جداولهم الزمنية.: ما إذا كان بإمكان المستخدمين تصفية وتلخيص الوقت حسب التاريخ أو المشروع أو العميل أو المهمة أو عضو الفريق.
• • دعم التصدير والفواتير: ما إذا كان من الممكن تصدير السجلات أو تحويلها إلى فواتير ومستندات تجارية أخرى عند الحاجة.

لإجراء مقارنة عملية، يمكن للمراجعين تتبع نفس مجموعة الأنشطة على مدار عدة أيام عمل، وإنشاء مشاريع تمثيلية، وتصحيح إدخال عينة، وإنشاء تقارير لنطاق زمني متسق.

ما هو برنامج تتبع الوقت وكيف يعمل؟

يقوم برنامج تتبع الوقت بتتبع الوقت الذي يقضيه الأفراد في المهام والمشاريع والعملاء، وما إلى ذلك. قد يكون الأمر بسيطًا كتشغيل وإيقاف مؤقت أو إدخال الساعات يدويًا، أو قد يكون متطورًا كاستيراد أحداث التقويم أو تسجيل البرنامج لاستخدام الكمبيوتر تلقائيًا. (للحصول على منهجية منظمة لتقسيم العمل المعقد إلى خطوات قابلة للإدارة، راجع هذا الدليل لـ تحليل المهام.)

تشمل الاستخدامات الشائعة ما يلي:

• • تسجيل ساعات عمل الموظفين وحضورهم.
• • تتبع ساعات العمل القابلة للفوترة في مشاريع العملاء.
• • قياس تكلفة المشروع وربحية المشروع.
• • فهم الإنتاجية الشخصية وعوامل التشتيت.
• • إعداد جداول الدوام والفواتير وسجلات الرواتب.
• • مقارنة الجهد المقدر بالوقت الفعلي المستغرق.

لا يقيس برنامج تتبع الوقت الإنتاجية بأي شكل من الأشكال. فالوقت المستغرق في إنجاز مهمة ما، واستخدام الحاسوب، وجودة المخرجات، كلها أمور منفصلة. ينبغي أن تكون المقاييس التي تختارها هي تلك التي تتوافق فعلياً مع أهداف فريقك.

لماذا يُعدّ تتبع الوقت الآلي مهمًا للفرق العاملة عن بُعد؟

تعمل الفرق عن بُعد في مواقع جغرافية متنوعة، وفق جداول زمنية مختلفة، وعبر مناطق زمنية متعددة. سيساهم تتبع الوقت الآلي في تقليل الأعمال الإدارية، وسيساعد الأفراد على الاحتفاظ بسجلات أكثر دقة وانتظامًا.

سيختلف الأمر باختلاف البرنامج. تتراوح الأتمتة بين تتبع الأنشطة في الخلفية، وإدخالات التقويم والتذكيرات، واكتشاف أوقات الخمول، واقتراحات حول كيفية إكمال جداول الدوام. كما يمكن للفرق تحديد الأنشطة المتكررة وعمليات التسليم باستخدام مخطط سير العمل لجعل المسؤوليات وخطوات العملية أكثر وضوحاً.

يمكن أن تساعد هذه الميزات الفرق على ما يلي:

• • تقليل عدد إدخالات الوقت التي تم تفويتها أو التي كانت غير مكتملة.
• • تحديد الاجتماعات الدورية وأنماط العمل.
• • قارن الساعات المخططة بالجهد الفعلي المبذول في المشروع.
• • تحسين التنسيق بين الفرق الموزعة.
• • تقليل إعداد جداول الدوام اليدوية.

مع ذلك، ينبغي استخدام التتبع الآلي بشفافية. فمراقبة الخلفية، والتقاط لقطات الشاشة، وتتبع التطبيقات، وجمع بيانات الموقع، كلها أمور قد تُثير مخاوف تتعلق بالخصوصية. لذا، يجب على المؤسسة أن تكون صريحة بشأن البيانات التي تجمعها، وسبب حاجتها إليها، ومن يمكنه الاطلاع عليها، ومدة الاحتفاظ بها.

إذا لم تكن هناك حاجة إلى مراقبة نشطة، فإن أداة تعتمد على المؤقت أو متتبع الإنتاجية الشخصية سيكون كافياً.

أفضل حلول برامج تتبع الوقت للشركات والعاملين المستقلين

تؤدي الأدوات المذكورة أدناه وظائف مختلفة تمامًا، بدءًا من التخطيط الزمني المرئي وصولًا إلى المراقبة الآلية وإصدار فواتير العملاء. وهي ليست حصرية، إذ لكل منها غرض أساسي محدد للغاية.

MindOnMap

أفضل ل: تقسيم الوقت بصرياً، وتخطيط المهام، وتنظيم سير العمل اليومي.

MindOnMap هي أداة لرسم الخرائط الذهنية والمخططات، تُمكّنك من رؤية مهامك، وتحديد أولوياتك، وتقسيم المشاريع الكبيرة إلى خطوات أصغر. يُمكن استخدامها بالتزامن مع تتبع الوقت لمساعدتك أنت وفريقك على تخطيط يومكم، ثم تتبع الوقت المُستغرق في كل مهمة.

يمكن للمستقل الذي يعمل على عدد من مشاريع العملاء وضع خطة يومية مركزية، ثم تقسيمها إلى مهام العملاء، والاجتماعات، والبحث، والأعمال الإدارية، وفترات الراحة. ويمكن بعد ذلك تقسيم كل مهمة من هذه المهام إلى أنشطة محددة، مما يجعل العمل أكثر تنظيماً.

تشمل المزايا الرئيسية ما يلي:

• • تنظيم المهام بصرياً: قم بتنظيم يومك وقسم مهامك الكبيرة إلى مهام أصغر.
• • تخصيص وقت محدد للدعم: حدد متى ستعمل على الأمور المهمة وحدد الأولويات الأخرى المتنافسة.
• • تفاصيل المشروع: رسم العلاقات بين الأنشطة والمعالم الرئيسية والمخرجات.
• • تخطيط التواصل: شارك الخطط المرئية حتى يتمكن زملاؤك من رؤية ما هم مسؤولون عنه وما هي أولوياتهم.

يُعدّ تطبيق MindOnMap مفيدًا لتخطيط عملك قبل البدء به، ولرؤية كيفية ترابط المهام المختلفة. فهو يمكّنك من وضع خطة واضحة تُسهم بدورها في تحسين إدارة وقتك.

لا يُعدّ MindOnMap نظامًا لتتبع الوقت بالمعنى التقليدي. فهو لا يعمل كمؤقت، أو متتبع آلي للأنشطة، أو تقرير ساعات العمل القابلة للفوترة، أو جدول زمني للرواتب. إذا كنت ترغب في تتبع ساعات العمل و/أو إعداد سجلات الفواتير، فعليك استخدام التخطيط المرئي بالتزامن مع أداة لتتبع الوقت.

تبديل المسار

أفضل ل: للمستقلين والفرق الذين يرغبون فقط في تسجيل الوقت وإعداد التقارير الأساسية.

يُركز تطبيق Toggl Track على تتبع الوقت المُستغرق في المشاريع والعملاء والمهام. يمكنك بدء وإيقاف المؤقت أو إضافة إدخالات الوقت يدويًا. بعد ذلك، يُمكنك عرض الوقت الذي قمت بتتبعه من خلال التقارير.

تشمل الميزات الرئيسية ما يلي:

• • مؤقتات بنقرة واحدة وإدخال الوقت يدويًا.
• • تنظيم المشروع والعميل والمهام.
• • عرض التقويم وإدخال الوقت.
• • ملخصات وتقارير مفصلة.
• • إعداد التقارير والتكاملات الخاصة بالفريق (حسب الخطة).

يُعد Toggl Track مثاليًا للعاملين المستقلين الذين يرغبون في معرفة المدة التي يستغرقها عملهم وللفرق التي ترغب في مقارنة مقدار الوقت الذي يقضيه العمل عبر العملاء والمشاريع.

يتميز برنامج Toggl Track بسلاسة فائقة في سير العمل، مما يجعله سهل الاستخدام والتشغيل. إذا كنت بحاجة إلى إدارة الرواتب، أو تتبع المواقع الميدانية عبر نظام تحديد المواقع العالمي (GPS)، أو مراقبة دقيقة للموظفين كما هو الحال في حلول مراقبة القوى العاملة المتكاملة، فعليك التأكد من أن Toggl Track يمتلك هذه الإمكانيات، أو البحث عن أداة أخرى قد تكون خيارًا أفضل.

هابستاف

أفضل ل: فرق العمل الموزعة والميدانية التي تحتاج إلى تتبع الوقت مع إمكانية رؤية القوى العاملة.

Hubstaff هي أداة لتتبع الوقت مزودة بإمكانيات إدارة القوى العاملة. بناءً على اشتراكك ومستوى الإعدادات والجهاز الذي تستخدمه، يمكنك تتبع ساعات العمل، وإنشاء جداول زمنية، ومراقبة مؤشرات الأداء، واستخدام تتبع الموقع للعمل الميداني.

تشمل الميزات الرئيسية ما يلي:

• • تتبع الوقت عبر أجهزة الكمبيوتر المكتبية والهواتف المحمولة.
• • جداول زمنية وسجلات حضور آلية.
• • مؤشرات النشاط المستندة إلى إدخال لوحة المفاتيح والماوس.
• • لقطات شاشة اختيارية وتتبع نشاط التطبيق / الموقع الإلكتروني.
• • تتبع نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) وتحديد المناطق الجغرافية لدعم سير العمل الميداني.
• • إعداد التقارير المتعلقة بالقوى العاملة والمشاريع.

سيكون Hubstaff مناسبًا للشركات التي تحتاج إلى إدارة موظفيها الميدانيين، أو تتبع الحضور، أو مراجعة سجلات الوقت لقوة عاملة موزعة جغرافيًا.

يجب أيضًا دراسة إمكانيات المراقبة بعناية. فنشاط لوحة المفاتيح والماوس ليس بالضرورة مؤشرًا على جودة العمل أو قيمته، وقد لا يكون التقاط الشاشة/تتبع الموقع مناسبًا لكل وظيفة. ينبغي تطبيق المراقبة بناءً على احتياجات العمل الفعلية، والقانون، وخصوصية الموظفين.

الفرق التي تحتاج فقط إلى مؤقت بسيط وتقرير عن ساعات العمل القابلة للفوترة من المرجح أن تكون راضية تمامًا عن أداة أبسط.

محصول

أفضل ل: المستقلون والوكالات وما شابههم ممن يتقاضون أجورهم بالساعة.

يربط برنامج Harvest تتبع الوقت بميزانية المشاريع، وتتبع النفقات، وإعداد التقارير والفواتير. يمكنك تسجيل الوقت المخصص للعملاء والمشاريع، وعرض الميزانيات، وتحويل إدخالات الوقت المعتمدة إلى فواتير.

تشمل الميزات الرئيسية ما يلي:

• • المؤقتات وجداول الدوام اليومية/الأسبوعية.
• • تنظيم العميل والمشروع والمهام.
• • تتبع الوقت القابل للفوترة وغير القابل للفوترة.
• • ميزانيات المشاريع وتحليل التكاليف.
• • تتبع المصروفات وإصدار الفواتير.
• • عمليات التكامل مع المحاسبة والدفع (حسب إعداداتك).

يُعدّ برنامج Harvest مثاليًا للشركات التي ترغب في ربط ساعات العمل المسجلة بالإيرادات. فعلى سبيل المثال، يمكن لوكالة تصميم مقارنة الساعات المُقدّرة لمشروع ما بالساعات الفعلية التي تم العمل بها، والتحقق من الميزانية المتبقية، ثم إصدار فاتورة بناءً على البيانات القابلة للفوترة.

تكمن قوتها الرئيسية في قدرتها على ربط سجلات الوقت بسير العمل المالي. أما الأداة التي تُعنى أساسًا بتتبع وقت استخدام الحاسوب أو تصنيف الإنتاجية الشخصية تلقائيًا، فستكون مختلفة تمامًا.

وقت الإنقاذ

أفضل ل: أولئك الذين يرغبون في السيطرة على عاداتهم الرقمية وتحسين تركيزهم.

يركز تطبيق RescueTime على تتبع الأنشطة بشكل آلي وتحليل الإنتاجية. فهو يتتبع الوقت الذي تقضيه في مختلف التطبيقات والمواقع الإلكترونية، ويصنف الأنشطة، ثم يقدم لك تقريرًا يوضح الأنماط.

قد تشمل الميزات، بحسب الخطة، ما يلي:

• • تتبع النشاط التلقائي في الخلفية.
• • تقارير في فئات التطبيقات والمواقع الإلكترونية والإنتاجية.
• • ملخصات يومية وأسبوعية.
• • جلسات التركيز ومنع عوامل التشتيت
• • الأهداف والتنبيهات واتجاهات النشاط.
• • تتبع المشاريع والمهام من خلال مجموعة الميزات والخطط المتاحة.

يساعدك تطبيق RescueTime على تحديد مقدار الوقت الذي تقضيه في العمل المركز، والوقت الذي تقضيه في التواصل، والوقت الذي تقضيه في تصفح الإنترنت، وغير ذلك من الأنشطة الرقمية المختلفة. كما يُظهر لك أنماطًا يصعب عليك ملاحظتها بالذاكرة.

تُعدّ فئات الأنشطة ومؤشرات الإنتاجية مجرد مؤشرات، وليست مقاييس دقيقة للأداء. فالوقت الذي يُقضى في القراءة، والبحث، والتفكير، وما إلى ذلك، قد يكون مُنتجًا حتى لو لم يُصنّفه النظام كنشاط مُنتج بنفس طريقة تصنيفه للعمل الفعلي على الحاسوب.

إن برنامج RescueTime أقرب إلى مجال تحليل الإنتاجية الشخصية منه إلى مجال إصدار فواتير العملاء أو إدارة الرواتب بشكل كامل.

مقارنة برامج تتبع الوقت

إذا كان هدفك الرئيسي هو تنظيم الأولويات اليومية بدلاً من تسجيل ساعات العمل، فهذه أدوات إدارة الوقت تقديم خيارات إضافية للنظر فيها.

توضح المقارنة الاستخدام الأساسي لكل منتج. وبطبيعة الحال، ستختلف الميزات المتاحة وخيارات إعداد التقارير وحدود الاستخدام باختلاف الاشتراك والتكوين.

أسئلة وأجوبة