Най-добрият софтуер за проследяване на времето за повишаване на производителността и ефективността на работния процес

Проследяването на работното време позволява на бизнеса да вижда разходите по проекти, да планира по-добре работното натоварване и да осигурява точно фактуриране на клиентите. То позволява на фрийлансъра да види колко време се отделя за всяка задача. За отдалечени екипи то може да покаже модели на работа и да помогне на мениджъра да забележи проблеми с графика.

Дясното софтуер за проследяване на времето ще зависи много от това какво се опитвате да проследявате. Някои са много основни (таймери и отчети за работно време), други отиват много по-далеч и действително ще проследяват вашите дейности, трети ще проследяват вашия персонал, а трети ще вземат вашите фактурируеми часове и ще ги превърнат във фактури. Това ръководство разглежда пет от тези инструменти и ще ви помогне да изберете този, който е подходящ за вашия собствен работен процес.

• Какво е софтуер за проследяване на времето и как работи?
• Най-добрите софтуерни решения за проследяване на времето за бизнеси и фрийлансъри
• ЧЗВ

Как тестваме и преглеждаме инструменти за проследяване на времето

Доброто сравнение би разгледало както точността на записаното време, така и полезността на отчетите. То би разгледало и количеството усилия, необходими за поддържане на надеждни записи. Структурираният преглед може да оцени:

• • Точност на въвеждането на времето: таймерите, ръчното въвеждане, редакциите и настройките на часовата зона работят ли както трябва?
• • Автоматизация: дали фоновото проследяване, импортирането на календари, напомнянията или откриването на неактивност работят както е описано.
• • Лекота на използване: Колко лесно е за потребителите да стартират своите таймери, да категоризират работата си, да променят записите си и да подават своите отчети за работно време.: Дали потребителите могат да филтрират и обобщават времето по дата, проект, клиент, задача или член на екипа.
• • Поддръжка на експортиране и фактуриране: Дали записите могат да бъдат експортирани или конвертирани във фактури и други бизнес документи, когато е необходимо.

За практическо сравнение, проверяващите могат да проследяват един и същ набор от дейности в продължение на няколко работни дни, да създават представителни проекти, да коригират примерен запис и да генерират отчети за последователен период от време.

Какво е софтуер за проследяване на времето и как работи?

Софтуерът за проследяване на времето ще проследява времето, което хората прекарват в задачи, проекти, клиенти и т.н. Това може да бъде толкова просто, колкото стартиране и спиране на таймер или ръчно въвеждане на часове, или може да бъде толкова сложно, колкото импортиране на събития от календара или софтуерът просто да регистрира използването на компютъра автоматично. (За структуриран подход към разделянето на сложна работа на управляеми стъпки вижте това ръководство за анализ на задачите.)

Често срещани употреби включват:

• • Записване на работното време и посещаемостта на служителите.
• • Проследяване на фактурируемите часове по клиентски проекти.
• • Измерване на разходите по проекта и рентабилността на проекта.
• • Разбиране на личната продуктивност и разсейващите фактори.
• • Изготвяне на отчети за работно време, фактури и ведомости за заплати.
• • Сравняване на очакваните усилия с действително изразходваното време.

Софтуерът за проследяване на времето по никакъв начин не измерва производителността. Времето, прекарано в задача, използването на компютъра и качеството на резултата са отделни неща. Избраните от вас показатели трябва да са тези, които действително съответстват на целите на вашия екип.

Защо автоматизираното проследяване на времето е важно за отдалечените екипи

Дистанционните екипи работят на всякакви места, по всякакви графици и във всякакви часови зони. Автоматизираното проследяване на времето ще намали количеството административна работа и може да помогне на хората да водят по-последователни записи.

Това обаче ще варира в зависимост от софтуера. Автоматизацията може да варира от проследяване на фоновата активност, записи и напомняния, базирани на календар, откриване на време на празен ход до предложения за това как бихте могли да попълните вашите отчети за работно време. Екипите могат също така да картографират повтарящи се дейности и предавания с... диаграма на работния процес за да се направят отговорностите и стъпките на процеса по-ясни.

Тези функции могат да помогнат на екипите:

• • Намалете броя на пропуснатите или непълни записи за време.
• • Определете редовните срещи и моделите на работа.
• • Сравнете планираните часове с действителните усилия по проекта.
• • Подобряване на координацията между разпределените екипи.
• • Намалете ръчното изготвяне на отчети за работно време.

Въпреки това, автоматизираното проследяване трябва да се използва открито. Мониторингът на заден план, снимките на екрана, проследяването на приложения и събирането на данни за местоположение са неща, които могат да доведат до проблеми с поверителността. Организацията трябва да бъде откровена относно това какво събира, защо има нужда от това, кой може да го види и колко дълго ще съхранява записите.

Ако не е необходимо активно наблюдение, тогава инструмент, базиран на таймер, или личен тракер за продуктивност биха били достатъчни.

Най-добрите софтуерни решения за проследяване на времето за бизнеси и фрийлансъри

Инструментите, изброени по-долу, правят много различни неща - от визуално планиране на времето до автоматизирано наблюдение и фактуриране на клиенти. Те не са взаимно изключващи се, тъй като всеки един има много специфична основна цел.

MindOnMap

Най-добро за: Визуално блокиране на времето, планиране на задачи и организиране на работния процес за деня.

MindOnMap е инструмент за ментални карти и диаграми, който ви позволява да виждате задачите си, да определяте приоритетите си и да разделяте големите проекти на по-малки стъпки. Може да се използва заедно с проследяване на времето, за да помогне на вас и вашия екип да планирате деня и след това да проследявате времето за всяка задача.

Фрийлансър, работещ по редица клиентски проекти, може да създаде централен дневен план и след това да го раздели на работа с клиенти, срещи, проучвания, администрация и почивки. Всяка от тях може да бъде допълнително разделена на специфични дейности и в резултат на това цялото нещо би било много по-структурирано.

Основните предимства включват:

• • Визуална организация на задачите: структурирайте деня си и разделете големите си задачи на по-малки.
• • Времево блокиране на подкрепата: определете кога ще работите по важните неща и определете другите конкуриращи се приоритети.
• • Разбивка на проекта: картографиране на връзките между дейностите, етапите и резултатите.
• • Планиране на комуникацията: споделете визуалните планове, за да могат колегите ви да видят за какво са отговорни и какви са техните приоритети.

MindOnMap е полезен за планиране на работата ви преди да започнете и за да видите как различните задачи се съчетават. Той ви позволява да изготвите ясен план, който от своя страна ще ви помогне да управлявате времето си по-добре.

MindOnMap не е система за проследяване на времето в конвенционалния смисъл. Тя не действа като таймер, автоматизиран инструмент за проследяване на активността, отчет за фактурируеми часове или ведомост за работно време. Ако искате да проследявате часовете и/или да създавате записи за фактуриране, тогава трябва да използвате визуално планиране заедно с инструмент за проследяване на времето.

Превключване на проследяване

Най-добро за: Фрийлансъри и екипи, които искат само основно отчитане и водене на отчетност за времето.

Toggl Track е предназначен за проследяване на времето спрямо проекти, клиенти и задачи. Можете да стартирате и спирате таймер или ръчно да добавяте записи за време. Проследеното време може да се преглежда чрез отчети.

Основните характеристики включват:

• • Таймери с едно щракване и ръчно въвеждане на време.
• • Организация на проекти, клиенти и задачи.
• • Изгледи на календар и въвеждане на време.
• • Обобщени и подробни отчети.
• • Отчитане на екипа и интеграции (в зависимост от плана).

Toggl Track е идеален за фрийлансъри, които искат да получат представа колко време отнема работата им, и за екипи, които искат да сравнят времето, прекарано в работа между различни клиенти и проекти.

Toggl Track има много рационализиран работен процес и като такъв всъщност е доста лесен за стартиране и работа. Ако се намирате в ситуация, в която се нуждаете от изчисление на заплати, GPS проследяване на полето или вида детайлно наблюдение на служителите, което получавате с по-пълноценно решение за наблюдение на работната сила, тогава ще трябва да проверите дали Toggl Track действително има тези възможности или дали друг инструмент би бил по-добър вариант.

Хъбстаф

Най-добро за: Разпределени и теренни екипи, които се нуждаят от проследяване на времето с видимост на работната сила.

Hubstaff е инструмент за проследяване на времето с възможности за управление на работната сила. В зависимост от вашия абонамент, нивото на конфигурация и устройството, което използвате, можете да проследявате работните часове, да създавате отчети за работно време, да наблюдавате показатели за активност и да използвате проследяване на местоположението за работа на терен.

Основните характеристики включват:

• • Проследяване на времето на настолни компютри и мобилни устройства.
• • Автоматизирани отчети за работно време и посещаемост.
• • Индикатори за активност, базирани на въвеждане от клавиатура и мишка.
• • Допълнителни снимки на екрана и проследяване на активността на приложенията/уебсайтовете.
• • GPS проследяване и геозониране за поддържани работни процеси на терен.
• • Отчитане на работната сила и проекта.

Hubstaff би бил подходящ за фирми, които трябва да управляват своя полеви персонал, да проследяват посещаемостта или да преглеждат записи за работно време за географски разпръсната работна сила.

Възможностите му за мониторинг също трябва да бъдат внимателно обмислени. Активността на натискането на клавиши и мишката не е непременно показател за качеството или стойността на извършваната работа, а заснемането на екрана/проследяването на местоположението може да не е подходящо за всяка роля. Мониторингът трябва да се въведе въз основа на реалните бизнес нужди, закона и поверителността на служителите.

Екипите, които се нуждаят само от обикновен таймер и отчет за отработените часове, вероятно ще бъдат напълно доволни от по-опростен инструмент.

Жътва

Най-добро за: Фрийлансъри, агенции и други подобни, които таксуват на час.

Harvest свързва проследяването на времето с бюджетиране на проекти, проследяване на разходите, отчитане и фактуриране. Можете да записвате време по клиенти и проекти, да преглеждате бюджети и да превръщате одобрените записи за време във фактури.

Основните характеристики включват:

• • Таймери и дневни/седмични отчети за работно време.
• • Организация на клиенти, проекти и задачи.
• • Проследяване на фактурируемо и нефактурируемо време.
• • Бюджети на проекти и анализ на разходите.
• • Проследяване на разходите и фактуриране.
• • Интеграции със счетоводство и плащания (в зависимост от вашата настройка).

Harvest е идеален за бизнеси, които искат да могат да свържат записаните си часове с приходите. Например, дизайнерска агенция може да сравни прогнозните часове по проект с реално отработените часове, да провери оставащия бюджет и след това да генерира фактура от фактурируемите записи.

Основната му сила е във възможността да свързва записи за време с финансови работни процеси. Инструмент, който е основно за проследяване на времето, прекарано на компютър, или автоматично категоризиране на личната производителност, би бил съвсем различно нещо.

RescueTime

Най-добро за: тези, които искат да овладеят дигиталните си навици и да подобрят концентрацията си.

RescueTime е автоматизирано проследяване на активността и анализ на производителността. Той проследява времето, което прекарвате в различни приложения и уебсайтове, категоризира дейностите и след това ви предоставя отчет, който показва моделите.

В зависимост от плана, функциите могат да включват:

• • Автоматично проследяване на фоновата активност.
• • Отчети в категориите „Приложения“, „Уебсайтове“ и „Продуктивност“.
• • Дневни и седмични обобщения.
• • Сесии за фокусиране и блокиране на разсейването
• • Цели, сигнали и тенденции в активността.
• • Проследяване на проекти и задачи чрез набор от налични функции и планове.

RescueTime може да ви помогне да определите колко време прекарвате в фокусирана работа, колко в комуникация, колко в сърфиране и т.н., както и с всички други дигитални дейности. Той може да ви покаже модели, които просто не бихте могли да уловите чрез паметта.

Категориите дейности и резултатите от продуктивността са само показатели, а не точни мерки за изпълнение. Времето, прекарано в четене, времето, прекарано в проучване, времето, прекарано в мислене и т.н., може да бъде продуктивно, дори ако системата не го класифицира като продуктивна дейност по същия начин, както действителната работа на компютър.

RescueTime е по-скоро в сферата на анализа на личната производителност, отколкото за фактуриране на клиенти или пълноценно изплащане на заплати.

Сравнение на софтуер за проследяване на времето

Ако основната ви цел е да организирате ежедневните си приоритети, а не да записвате часове, тези инструменти за управление на времето предлагат допълнителни опции за разглеждане.

Сравнението очертава основното приложение на всеки продукт. Наличните функции, опциите за отчитане и ограниченията за използване, разбира се, ще варират в зависимост от абонамента и конфигурацията.

ЧЗВ