Plantilla i guia de creació de notes d'actes de reunions gratuïtes
Les actes de les reunions són essencials per obtenir tots els detalls importants que s'han discutit a la reunió. És un procés per assegurar-se que no us perdeu ni un sol detall per tal de poder dur a terme la vostra tasca o projecte d'acord amb els detalls proporcionats. En aquest article, us guiarem sobre com crear actes de reunió amb la millor eina i entendre més sobre la seva definició i per què és important. A més, també us donarem plantilles i exemples perquè us sigui fàcil començar la vostra.
- Part 1: Què són les actes de reunió i per què són importants
- Part 2: Elements clau de les actes de reunió efectives
- Part 3: Plantilles i exemples d'actes de reunió
- Part 4: Com escriure actes de reunió efectives
- Part 5: Utilitzeu MindOnMap per organitzar les notes de la reunió de manera clara
- Preguntes freqüents sobre les plantilles d'actes de reunions amb guia
Resposta ràpida: Les actes de reunió són un registre escrit de les discussions, decisions, assistents i accions clau d'una reunió. Per crear actes efectives, prepareu una agenda, registreu els resultats importants, assigneu responsabilitats i terminis i compartiu el document ràpidament. Una plantilla o eina com MindOnMap pot ajudar a organitzar les notes de la reunió amb claredat.
Part 1: Què són les actes de reunió i per què són importants
Actes de la reunió
Tal com definim les actes de reunió, aquest és el registre escrit oficial de la reunió que vau tenir. És una manera de capturar els detalls clau com l'assistència, els temes tractats, les opinions de les persones, les tasques assignades i més. En general, les actes de reunió existeixen per proporcionar-nos una visió general o un resum clar i precís del debat i dels aspectes que van succeir a la reunió. Aquesta és una manera eficaç de transmetre la informació a les persones que no hi van assistir o com a punt de revisió per a les persones presents a la reunió.
Importància de la comunicació dels equips
Tenir actes de reunions és realment important perquè ens dóna un registre clar i ajuda l'equip a mantenir-se connectat i alineat amb els objectius. Aquí teniu alguns punts per què les actes de reunions són importants:
- • AlineacióPot reduir la confusió entre l'equip i l'organització.
- • Responsabilitat: Documentació de qualsevol decisió presa i verificació de qui és el responsable de cada tasca.
- • Eficiència: Pot evitar debats repetitius sobre temes.
- • Seguiment del progrés: Podeu fer un seguiment de les accions que ja s'han completat o fer un seguiment dels projectes.
Part 2: Elements clau de les actes de reunió efectives
En la creació d'actes de reunions, hi ha quatre elements importants que heu d'incloure: ordre del dia, assistents, decisions i elements d'acció. Aquests elements completaran el vostre fitxer i us permetran ser eficaços. Aquí teniu explicacions més detallades per a cada element clau:
Agenda
L'element de l'ordre del dia inclou una llista dels temes i objectius pels quals existeix la reunió. Aquest element també aporta un enfocament i una estructura clara a la reunió.
Abans que comenci la reunió, crear una plantilla d'agenda de reunióe per esbossar els temes de debat, els objectius i l'assignació de temps.
Assistents
La secció d'assistents registra qui va assistir a la reunió, qui hi va estar absent i quines parts interessades rellevants hi eren presents.
Decisions
Aquí és on afegiu les conclusions, les resolucions i els acords de l'equip. Això pot garantir que tothom entengui els resultats i els aspectes en què van estar d'acord.
Elements d'acció
Una llista de tasques juntament amb les persones que les tenen assignades. Aquí també podeu veure les accions addicionals que cal fer després de les reunions.
Part 3: Plantilles i exemples d'actes de reunió
Vegem ara les plantilles que podeu utilitzar i els exemples en què us podeu inspirar si esteu a punt de crear l'acta de la reunió:
Actes de reunió simples
Aquesta és una estructura bàsica que probablement s'utilitza per a reunions informals. És un format senzill, que només afegeix detalls com l'assistència, l'ordre del dia, la decisió i les accions.
Actes de la reunió formal
Un format per a les actes de reunió és essencial en reunions oficials que requereixen documentació detallada. La majoria de les vegades, aquest és el millor format d'acta de reunió sempre que hi hagi registres legals.
Actes de la reunió del comitè
Del nom en si, els comitès fan servir això per fer un seguiment d'accions, responsabilitats, debats i més.
Plantilles d'actes de reunions comparades
| Plantilla | Millor per | Camps clau | Format recomanat | URL de descàrrega |
| Actes de reunió simples | Reunions d'equip informals, reunions ràpides i sessions de pluja d'idees | Data de la reunió, assistents, ordre del dia, punts clau, decisions, accions | Google Docs o Word per a una edició ràpida; PDF per compartir | https://www.vertex42.com/WordTemplates/meeting-minutes.html |
| Actes de la reunió formal | Reunions de la junta, reunions executives i reunions oficials de negocis | Títol de la reunió, data, hora, lloc, assistents, mocions, resolucions, resultats de la votació, accions pendents, estat d'aprovació | Word o Google Docs per a l'edició; PDF per als registres finalitzats | https://www.smartsheet.com/free-meeting-minutes-templates-microsoft-word |
| Actes de la reunió del comitè | Comitès escolars, juntes d'organitzacions sense ànim de lucre i comitès directius de projectes | Nom del comitè, president/a, membres presents o absents, punts de l'ordre del dia, informes, decisions, responsabilitats assignades, terminis, propera reunió | Word o Google Docs per a l'edició col·laborativa; PDF per a l'arxivament | https://getquietnote.com/templates/committee-meeting-minutes |
| Actes de la reunió del projecte | Actualitzacions de projectes interfuncionals, revisions d'sprints, reunions de seguiment d'etapes | Nom del projecte, objectiu de la reunió, assistents amb rols, ordre del dia, estat del projecte, riscos i bloquejos, decisions, elements d'acció, propera reunió | Word / Smartsheet per a actualitzacions en temps real; PDF per a l'arxiu del projecte | https://www.smartsheet.com/free-meeting-minutes-templates-microsoft-word |
| Actes detallats de la reunió | Reunions complexes de diversos temes que requereixen una documentació exhaustiva dels presentadors i de l'assignació de temps | Objectiu de la reunió, moderador, persona que pren notes, assistents, punts de l'ordre del dia, presentadors, temps assignat, decisions, punts d'acció, notes suplementàries | Word o Google Docs per a l'edició basada en taules; PDF per a la distribució | https://www.vertex42.com/WordTemplates/meeting-minutes.html |
Consell: Trieu una plantilla senzilla per a les discussions rutinàries, una plantilla formal quan les decisions i els registres de votacions siguin importants i una plantilla de comitè quan calgui fer un seguiment de diversos membres, informes i accions de seguiment.
Part 4: Com escriure actes de reunió efectives
Si ets assistent o executiu, el més habitual és que se t'assigni la redacció de les actes de les reunions. Per tant, aquí tens alguns consells que pots utilitzar per escriure-les de manera eficaç:
Prepara't amb antelació
Podeu revisar totes les ordres del dia i els objectius que es presenten habitualment al quadre de descripció de la reunió. El fet de conèixer l'enfocament de la reunió us ajudarà a entendre encara millor la discussió.
Utilitzeu la plantilla
Tenim moltes plantilles a dalt que podeu utilitzar per a les actes de les vostres reunions. L'ús d'una plantilla us permet estalviar temps en el format i centrar-vos en escoltar, registrar les decisions clau i capturar els elements d'acció.
Captura el que importa
Cal filtrar la informació de la reunió. Pren notes dels detalls importants i deixa anar les coses que no són necessàries. Això pot evitar que et sentis desbordat.
Aclarir detalls en temps real
Feu preguntes durant les reunions si heu sentit o entès malament els detalls. No citeu informació literal per fer que l'acta sigui fàcil d'entendre i concisa.
Comparteix ràpidament amb l'equip
Finalitza l'acta just després de la reunió i envia-la a l'equip. Això els permetrà revisar-la correctament i comprovar-ne els detalls.
Part 5: Utilitzeu MindOnMap per organitzar les notes de la reunió de manera clara
Després de conèixer tots els detalls que necessiteu saber sobre les actes de la reunió, feu-nos saber com crear-ne una amb la millor eina de MindOnMapAquesta eina és una eina de mapatge que permet crear diferents elements visuals i mapes per presentar els detalls de la reunió. Permet als usuaris tenir actes de reunió visualment presentables per ajudar l'equip a entendre-les ràpidament. Això ha estat possible perquè MindOnMap ofereix funcions versàtils i variades com ara elements, formes, text, temes i molt més. Aquests són els passos senzills que podeu seguir per utilitzar-lo:
Baixeu MindOnMap des del seu lloc web oficial i instal·leu-lo al vostre ordinador.
Descàrrega segura
Descàrrega segura
Després d'això, obriu l'eina i accediu a Diagrama de flux funció. Això facilitarà el procés de creació d'actes de reunions.
Afegeix Formes i organitza'ls segons el disseny que vulguis. Pots afegir formes que representin els elements clau que hem comentat anteriorment, com ara l'agenda, els assistents, les accions i més.
Ara podeu afegir el Text per obtenir els detalls de les reunions.
Estableix el Tema dels vostres minuts i exporteu-lo amb el format de fitxer que necessiteu.
Per a reunions que impliquen processos complexos o múltiples tasques de seguiment, a diagrama de flux de treball pot ajudar a visualitzar seqüències de tasques i aclarir responsabilitats.
Preguntes freqüents sobre les plantilles d'actes de reunions amb guia
Les actes de les reunions són diferents de les notes de la reunió?
Sí. Les actes de les reunions són un registre estructurat de les discussions, decisions i accions clau d'una reunió, que sovint s'utilitzen com a referència oficial. Les notes de les reunions solen ser més informals i poden incloure observacions personals, recordatoris o detalls addicionals.
Qui està assignat per redactar les actes de les reunions?
La persona que ha de crear les actes de la reunió és principalment el secretari, l'assistent, l'executiu o qualsevol membre de l'equip assignat pel cap.
Quan s'han de distribuir les actes de la reunió?
L'acta de la reunió s'ha de distribuir en un termini de 24 hores després de la reunió. Tanmateix, és important comprovar-ho tot abans d'enviar-ho a l'equip.
Conclusió
Tenir actes de reunions és essencial a les reunions, especialment en camps que valoren els detalls i el progrés. És un mitjà que podem utilitzar per garantir una comunicació i un alineament adequats amb tot l'equip. Per sort, MindOnMap ofereix funcions que ens permeten crear actes de reunions amb facilitat. És gratuït, així que fes-lo servir ara.
