El millor programari de seguiment del temps per augmentar la productivitat i l'eficiència del flux de treball

El seguiment de les hores de treball permet a una empresa veure els costos del projecte, permet una millor planificació de la càrrega de treball i permet una facturació precisa dels clients. Permet al professional autònom veure quant de temps es dedica a cada tasca. Per a equips remots, pot mostrar patrons de treball i ajudar el gerent a detectar problemes de programació.

La dreta programari de seguiment del temps dependrà molt del que intenteu fer un seguiment. Alguns són molt bàsics (temporitzadors i fulls d'hores), alguns van molt més enllà i realment faran un seguiment de les vostres activitats, alguns faran un seguiment del vostre personal i alguns prendran les vostres hores facturables i les convertiran en factures. Aquesta guia analitza cinc d'aquestes eines i us ajudarà a triar la que més s'adapti al vostre flux de treball.

• Què és un programari de seguiment del temps i com funciona?
• Les millors solucions de programari de seguiment del temps per a empreses i autònoms
• Preguntes freqüents

Com provem i revisem les eines de seguiment del temps

Una bona comparació tindria en compte tant la precisió del temps registrat com la utilitat dels informes. També tindria en compte la quantitat d'esforç necessària per mantenir registres fiables. Una revisió estructurada pot avaluar:

• • Precisió de l'entrada de temps: els temporitzadors, les entrades manuals, les edicions i la configuració de la zona horària funcionen com cal?
• • Automatització: tant si el seguiment en segon pla, les importacions de calendaris, els recordatoris o la detecció d'inactivitat funcionen tal com s'ha descrit.
• • Facilitat d'ús: Facilitat amb què els usuaris inicien els seus temporitzadors, categoritzen la seva feina, modifiquen les seves entrades i envien els seus fulls de temps.: Si els usuaris poden filtrar i resumir el temps per data, projecte, client, tasca o membre de l'equip.
• • Suport d'exportació i facturació: si els registres es poden exportar o convertir en factures i altres documents comercials quan calgui.

Per a una comparació pràctica, els revisors poden fer un seguiment del mateix conjunt d'activitats durant diversos dies laborables, crear projectes representatius, corregir una entrada de mostra i generar informes per a un interval de dates coherent.

Què és un programari de seguiment del temps i com funciona?

El programari de seguiment del temps farà un seguiment de la quantitat de temps que les persones dediquen a tasques, projectes, clients, etc. Pot ser tan senzill com iniciar i aturar un temporitzador o introduir hores manualment o pot ser tan sofisticat com importar esdeveniments del calendari o que el programari simplement registri l'ús de l'ordinador automàticament. (Per obtenir un enfocament estructurat per dividir el treball complex en passos manejables, consulteu aquesta guia per a anàlisi de tasques.)

Els usos comuns inclouen:

• • Registre de l'horari laboral i de l'assistència dels empleats.
• • Seguiment d'hores facturables en projectes de clients.
• • Mesura del cost i la rendibilitat del projecte.
• • Comprensió de la productivitat personal i les distraccions.
• • Preparació de fulls de temps, factures i registres de nòmines.
• • Comparació de l'esforç estimat amb el temps real invertit.

El programari de control del temps no mesura de cap manera la productivitat. El temps dedicat a una tasca, l'ús de l'ordinador i la qualitat del resultat són coses separades. Les mètriques que trieu haurien de ser les que realment es corresponguin amb els objectius del vostre equip.

Per què és important el seguiment automatitzat del temps per a equips remots

Els equips remots treballen en tot tipus d'ubicacions, en tot tipus d'horaris i en tot tipus de fusos horaris. El seguiment automatitzat del temps reduirà la quantitat d'administració i pot ajudar les persones a mantenir registres més coherents.

Tot i això, variarà segons el programari. L'automatització pot anar des del seguiment d'activitats en segon pla, entrades i recordatoris basats en el calendari, detecció de temps d'inactivitat fins a suggeriments sobre com podeu completar els vostres fulls de temps. Els equips també poden mapejar activitats recurrents i traspassos amb un diagrama de flux de treball per aclarir les responsabilitats i els passos del procés.

Aquestes característiques poden ajudar els equips a:

• • Reduir el nombre d'entrades de temps que s'han perdut o han estat incompletes.
• • Identificar les reunions periòdiques i els patrons de treball.
• • Comparar les hores planificades amb l'esforç real del projecte.
• • Millorar la coordinació entre els equips distribuïts.
• • Reduir la preparació manual de la fitxa horària.

Tot i això, el seguiment automatitzat s'hauria d'utilitzar obertament. La monitorització en segon pla, les captures de pantalla, el seguiment d'aplicacions i la recopilació de dades d'ubicació són elements que poden donar lloc a problemes de privadesa. L'organització hauria de ser transparent sobre què recopila, per què ho necessita, qui ho pot veure i durant quant de temps conservarà els registres.

Si no necessiten estar supervisant activament, una eina basada en temporitzador o un rastrejador de productivitat personal seria adequada.

Les millors solucions de programari de seguiment del temps per a empreses i autònoms

Les eines que s'enumeren a continuació fan coses molt diferents, des de la planificació visual del temps fins a la supervisió automatitzada i la facturació al client. No són mútuament excloents, ja que cadascuna té un propòsit principal molt específic.

MindOnMap

Millor per a: Bloqueig visual del temps, planificació de tasques i organització del flux de treball del dia.

MindOnMap és una eina de mapes mentals i diagrames que et permet veure les teves tasques, establir les teves prioritats i dividir els projectes grans en passos més petits. Es pot utilitzar juntament amb el seguiment del temps per ajudar-te a tu i al teu equip a planificar el dia i després fer un seguiment del temps per a cada tasca.

Un professional autònom que treballa en diversos projectes de clients podria crear un pla diari central i després dividir-lo en treball amb clients, reunions, recerca, administració i pauses. Cadascun d'aquests es podria dividir en activitats específiques i, com a resultat, tot plegat quedaria molt més estructurat.

Els principals beneficis inclouen:

• • Organització visual de les tasques: estructura el teu dia i divideix les teves feines grans en tasques més petites.
• • Bloqueig de temps del suport: esbrineu quan treballareu en les coses importants i identifiqueu les altres prioritats que competeixen.
• • Desglossament del projecte: mapejar les relacions entre les activitats, els objectius i els lliuraments.
• • Planificació de la comunicació: compartiu els plans visuals perquè els vostres col·legues puguin veure de què són responsables i quines són les seves prioritats.

MindOnMap és útil per planificar la feina abans de començar i per veure com encaixen les diverses tasques. Et permet elaborar un pla clar que, al seu torn, servirà de guia per a la gestió del temps.

MindOnMap no és un sistema de seguiment del temps en cap sentit convencional. No actua com a temporitzador, rastrejador d'activitats automatitzat, informe d'hores facturables o full de temps de nòmina. Si voleu fer un seguiment d'hores i/o generar registres de facturació, hauríeu d'utilitzar la planificació visual juntament amb una eina de seguiment del temps.

Pista desplegable

Millor per a: Treballadors autònoms i equips que només volen un registre i informes bàsics del temps.

Toggl Track tracta de fer un seguiment del temps en projectes, clients i tasques. Podeu iniciar i aturar un temporitzador o afegir entrades de temps manualment. El temps que heu fet el seguiment es pot veure a través d'informes.

Les característiques principals inclouen:

• • Temporitzadors d'un clic i entrada manual de temps.
• • Organització de projectes, clients i tasques.
• • Vistes de calendari i d'entrada de temps.
• • Informes resumits i detallats.
• • Informes d'equip i integracions (segons el pla).

Toggl Track és perfecte per a professionals autònoms que volen saber quant de temps triga la seva feina i per a equips que volen comparar la quantitat de temps dedicat a la feina entre clients i projectes.

Toggl Track té un flux de treball molt optimitzat i, per tant, és força fàcil de posar en marxa. Si us trobeu en una situació en què necessiteu nòmines, seguiment GPS de camp o el tipus de seguiment granular dels empleats que obteniu amb una solució de seguiment de la força laboral més completa, haureu de comprovar que Toggl Track realment té aquestes capacitats o si una altra eina seria una millor opció.

Hubstaff

Millor per a: Equips distribuïts i de camp que necessiten un seguiment del temps amb visibilitat de la força laboral.

Hubstaff és una eina de seguiment del temps amb capacitats de gestió de la força laboral. Segons la vostra subscripció, el nivell de configuració i el dispositiu que utilitzeu, podeu fer un seguiment de les hores treballades, crear fulls de temps, supervisar les mètriques d'activitat i utilitzar el seguiment de la ubicació per al treball de camp.

Les característiques principals inclouen:

• • Seguiment del temps a l'ordinador i al mòbil.
• • Fulls de temps i registres d'assistència automatitzats.
• • Indicadors d'activitat basats en l'entrada del teclat i del ratolí.
• • Captures de pantalla opcionals i seguiment de l'activitat de l'aplicació/lloc web.
• • Seguiment GPS i geofencing per a fluxos de treball de camp compatibles.
• • Informes de la plantilla i del projecte.

Hubstaff seria adequat per a empreses que necessiten gestionar el seu personal de camp, fer un seguiment de l'assistència o revisar els registres de temps d'una plantilla geogràficament dispersa.

També cal tenir en compte acuradament les seves capacitats de monitorització. Les pulsacions de tecles i l'activitat del ratolí no són necessàriament un indicador de la qualitat o el valor de la feina que es duu a terme, i la captura de pantalla/seguiment de la ubicació pot no ser adequat per a tots els rols. La monitorització s'hauria d'introduir en funció de les necessitats reals de l'empresa, la llei i la privadesa dels empleats.

Els equips que només necessiten un temporitzador senzill i un informe d'hores facturable probablement estaran perfectament contents amb una eina més senzilla.

Collita

Millor per a: Autònoms, agències i similars que facturen per hores.

Harvest vincula el seguiment del temps amb la pressupostació de projectes, el seguiment de despeses, els informes i la facturació. Podeu registrar el temps contra clients i projectes, veure pressupostos i convertir les vostres entrades de temps aprovades en factures.

Les característiques principals inclouen:

• • Temporitzadors i fulls de temps diaris/setmanals.
• • Organització del client, del projecte i de les tasques.
• • Seguiment de temps facturable i no facturable.
• • Pressupostos de projectes i anàlisi de costos.
• • Seguiment de despeses i facturació.
• • Integracions de comptabilitat i pagaments (segons la vostra configuració).

Harvest és ideal per a empreses que volen poder vincular les seves hores registrades als ingressos. Una agència de disseny, per exemple, podria comparar les hores estimades d'un projecte amb les hores reals treballades, comprovar el pressupost restant i després generar una factura a partir dels registres facturables.

El seu principal punt fort rau en la capacitat de vincular registres de temps a fluxos de treball financers. Una eina que es tractés principalment de fer un seguiment del temps d'ordinador o de categoritzar automàticament la productivitat personal seria una cosa molt diferent.

Temps de rescat

Millor per a: aquells que volen controlar els seus hàbits digitals i millorar la seva concentració.

RescueTime tracta del seguiment automatitzat de l'activitat i la informació sobre la productivitat. Fa un seguiment de la quantitat de temps que passes en diverses aplicacions i llocs web, classifica les activitats i et proporciona un informe que mostra els patrons.

Segons el pla, les característiques poden incloure:

• • Seguiment automàtic de l'activitat en segon pla.
• • Informes de les categories Aplicacions, Llocs web i Productivitat.
• • Resums diaris i setmanals.
• • Sessions de concentració i bloqueig de distraccions
• • Objectius, alertes i tendències d'activitat.
• • Seguiment de projectes i tasques a través de la gamma de funcions i plans disponibles.

RescueTime et pot ajudar a calcular quant de temps dediques a la feina concentrada, quant a la comunicació, quant a la navegació, etc., amb totes les altres activitats digitals. Et pot mostrar patrons que simplement no podries captar a través de la memòria.

Les categories d'activitat i les puntuacions de productivitat són només indicadors, no mesures exactes del rendiment. El temps dedicat a la lectura, la investigació, el temps dedicat a la reflexió, etc., poden ser productius fins i tot si el sistema no ho classifica com a activitat productiva de la mateixa manera que el treball real amb l'ordinador.

RescueTime s'engloba més en l'àmbit de l'anàlisi de la productivitat personal que en el de la facturació de clients o la gestió completa de nòmines.

Comparació de programari de seguiment del temps

Si el vostre objectiu principal és organitzar les prioritats diàries en lloc de registrar les hores, aquests eines de gestió del temps oferir opcions addicionals a tenir en compte.

La comparació descriu l'ús principal de cada producte. Les funcions disponibles, les opcions d'informes i els límits d'ús variaran, és clar, segons la subscripció i la configuració.

Preguntes freqüents