Den bedste tidsregistreringssoftware til at øge produktiviteten og arbejdsgangens effektivitet

Sporing af arbejdstimer giver en virksomhed mulighed for at se projektomkostninger, bedre planlægning af arbejdsbyrden og præcis fakturering til klienter. Det gør det muligt for freelancere at se, hvor meget tid der bruges på hvert job. For eksterne teams kan det vise arbejdsmønstre og hjælpe lederen med at opdage planlægningsproblemer.

Højre tidsregistreringssoftware vil i høj grad afhænge af, hvad du prøver at spore. Nogle er meget basale (timere og timesedler), nogle går meget videre og vil faktisk spore dine aktiviteter, nogle vil spore dine medarbejdere, og nogle vil tage dine fakturerbare timer og omdanne dem til fakturaer. Denne guide ser på fem af disse værktøjer og vil hjælpe dig med at vælge det, der passer til din egen arbejdsgang.

• Hvad er tidsregistreringssoftware, og hvordan fungerer det?
• De bedste tidsregistreringssoftwareløsninger til virksomheder og freelancere
• Ofte stillede spørgsmål

Sådan tester og anmelder vi tidsregistreringsværktøjer

En god sammenligning ville se på både nøjagtigheden af den registrerede tid og rapporternes anvendelighed. Den ville også se på den mængde indsats, der kræves for at opretholde pålidelige optegnelser. En struktureret gennemgang kan evaluere:

• • Nøjagtighed af tidsindtastning: Fungerer timerne, de manuelle indtastninger, redigeringerne og tidszoneindstillingerne som de skal?
• • Automatisering: om baggrundssporing, kalenderimport, påmindelser eller inaktivitetsdetektion fungerer som beskrevet.
• • Brugervenlighed: Hvor nemt det er for brugerne at starte deres timere, kategorisere deres arbejde, ændre deres posteringer og indsende deres timesedler.: Om brugerne kan filtrere og opsummere tid efter dato, projekt, klient, opgave eller teammedlem.
• • Eksport- og faktureringssupport: Om poster kan eksporteres eller konverteres til fakturaer og andre forretningsdokumenter efter behov.

For en praktisk sammenligning kan korrekturlæsere spore det samme sæt aktiviteter over flere arbejdsdage, oprette repræsentative projekter, rette en stikprøvepost og generere rapporter for et ensartet datointerval.

Hvad er tidsregistreringssoftware, og hvordan fungerer det?

Tidsregistreringssoftware sporer den tid, folk bruger på opgaver, projekter, klienter osv. Det kan være så simpelt som at starte og stoppe en timer eller indtaste timer manuelt, eller det kan være så sofistikeret som at importere kalenderbegivenheder eller blot at softwaren automatisk logger computerbrug. (For en struktureret tilgang til at opdele komplekst arbejde i håndterbare trin, se denne vejledning til opgaveanalyse.)

Almindelige anvendelser omfatter:

• • Registrering af medarbejdernes arbejdstid og fremmøde.
• • Sporing af fakturerbare timer på klientprojekter.
• • Måling af projektomkostninger og projektets rentabilitet.
• • Forståelse af personlig produktivitet og distraktioner.
• • Udarbejdelse af timesedler, fakturaer og lønregistreringer.
• • Sammenligning af den estimerede indsats med den faktiske tid.

Tidsregistreringssoftware måler på ingen måde produktivitet. Tid brugt på en opgave, computerbrug og kvaliteten af outputtet er alle to forskellige ting. De målinger, du vælger, bør være dem, der rent faktisk måler dit teams mål.

Hvorfor automatiseret tidsregistrering er vigtig for eksterne teams

Fjernteams arbejder på alle mulige steder, med alle mulige tidsplaner og på tværs af alle mulige tidszoner. Automatiseret tidsregistrering vil reducere mængden af administration og kan hjælpe folk med at føre mere ensartede optegnelser.

Det vil dog variere afhængigt af softwaren. Automatisering kan variere fra baggrundsaktivitetssporing, kalenderbaserede poster og påmindelser, registrering af inaktiv tid til forslag til, hvordan du kan udfylde dine timesedler. Teams kan også kortlægge tilbagevendende aktiviteter og overdragelser med en workflow diagram for at gøre ansvarsområder og procestrin tydeligere.

Disse funktioner kan hjælpe teams med at:

• • Reducer antallet af tidsregistreringer, der er blevet overset eller ufuldstændige.
• • Identificér de regelmæssige møder og arbejdsmønstre.
• • Sammenlign planlagte timer med den faktiske projektindsats.
• • Forbedre koordineringen på tværs af distribuerede teams.
• • Reducer manuel udarbejdelse af timesedler.

Alligevel bør automatiseret sporing anvendes åbent. Baggrundsovervågning, skærmbilleder, app-sporing og indsamling af lokationsdata er alt sammen ting, der kan give anledning til privatlivsproblemer. Organisationen bør være åben om, hvad de indsamler, hvorfor de har brug for det, hvem der kan se det, og hvor længe de vil opbevare optegnelserne.

Hvis de ikke behøver at overvåge aktivt, ville et timerbaseret værktøj eller en personlig produktivitetsmåler være tilstrækkeligt.

De bedste tidsregistreringssoftwareløsninger til virksomheder og freelancere

Værktøjerne nedenfor gør meget forskellige ting, lige fra visuel tidsplanlægning til automatiseret overvågning og fakturering til klienter. De udelukker ikke hinanden, da de hver især har et meget specifikt primært formål.

MindOnMap

Bedst til: Visuel tidsblokering, opgaveplanlægning og organisering af din dags arbejdsgang.

MindOnMap er et mindmapping- og diagramværktøj, der giver dig mulighed for at se dine opgaver, prioritere og opdele store projekter i mindre trin. Det kan bruges sammen med tidsregistrering til at hjælpe dig og dit team med at planlægge dagen og derefter registrere tiden for hver opgave.

En freelancer, der arbejder på en række klientprojekter, kunne oprette en central daglig plan og derefter opdele den i klientarbejde, møder, research, administration og pauser. Hver af disse kunne derefter yderligere opdeles i specifikke aktiviteter, og det hele ville blive meget mere struktureret som følge heraf.

Vigtige fordele inkluderer:

• • Visuel opgaveorganisering: strukturer din dag og opdel dine store opgaver i mindre opgaver.
• • Tidsblokering af support: Find ud af, hvornår du skal arbejde på de vigtige ting, og identificer de andre konkurrerende prioriteter.
• • Projektopdelinger: kortlæg sammenhængene mellem aktiviteter, milepæle og leverancer.
• • Planlægning af kommunikationen: Del de visuelle planer, så dine kolleger kan se, hvad de er ansvarlige for, og hvad deres prioriteter er.

MindOnMap er nyttigt til at planlægge dit arbejde, inden du starter, og til at se, hvordan de forskellige opgaver passer sammen. Det gør det muligt for dig at udarbejde en klar plan, som igen vil informere din tidsstyring.

MindOnMap er ikke et tidsregistreringssystem i nogen konventionel forstand. Det fungerer ikke som en timer, en automatiseret aktivitetstracker, en rapport over fakturerbare timer eller en lønseddel. Hvis du ønsker at spore timer og/eller producere faktureringsoptegnelser, bør du bruge visuel planlægning i forbindelse med et tidsregistreringsværktøj.

Skift spor

Bedst til: Freelancere og teams, der bare ønsker grundlæggende tidsregistrering og rapportering.

Toggl Track handler om at spore tid i forhold til projekter, klienter og opgaver. Du kan enten starte og stoppe en timer eller manuelt tilføje tidsregistreringer. Den tid, du har sporet, kan derefter ses via rapporter.

Nøglefunktioner inkluderer:

• • Timere med ét klik og manuel tidsindtastning.
• • Projekt-, klient- og opgaveorganisering.
• • Kalender- og tidsindtastningsvisninger.
• • Opsummerende og detaljerede rapporter.
• • Teamrapportering og integrationer (afhængigt af planen).

Toggl Track er perfekt til freelancere, der ønsker at få styr på, hvor lang tid deres arbejde tager, og til teams, der ønsker at sammenligne den tid, der bruges på arbejde på tværs af klienter og projekter.

Toggl Track har en meget strømlinet arbejdsgang og er derfor faktisk ret nem at komme i gang med. Hvis du er i en situation, hvor du har brug for løn, GPS-feltsporing eller den slags detaljeret medarbejderovervågning, som du får med en mere komplet arbejdsstyrkeovervågningsløsning, skal du kontrollere, om Toggl Track rent faktisk har disse funktioner, eller om et andet værktøj ville være en bedre løsning.

Hubstaff

Bedst til: Distribuerede teams og teams i felten, der har brug for tidsregistrering med synlighed af arbejdsstyrken.

Hubstaff er et tidsregistreringsværktøj med funktioner til arbejdsstyrkestyring. Afhængigt af dit abonnement, konfigurationsniveauet og den enhed, du bruger, kan du spore arbejdstimer, oprette timesedler, overvåge aktivitetsmålinger og bruge lokationssporing til feltarbejde.

Nøglefunktioner inkluderer:

• • Tidsregistrering på computer og mobil.
• • Automatiserede timesedler og fremmøderegistreringer.
• • Aktivitetsindikatorer baseret på tastatur- og musinput.
• • Valgfrie skærmbilleder og sporing af applikations-/webstedsaktivitet.
• • GPS-sporing og geofencing til understøttede feltarbejde.
• • Rapportering om arbejdsstyrke og projekter.

Hubstaff ville være velegnet til virksomheder, der har brug for at administrere deres feltpersonale, spore fremmøde eller gennemgå tidsregistreringer for en geografisk spredt arbejdsstyrke.

Dens overvågningsfunktioner skal også overvejes nøje. Tastetryk og museaktivitet er ikke nødvendigvis en indikator for kvaliteten eller værdien af det udførte arbejde, og skærmbilleder/lokationssporing er muligvis ikke egnet til alle roller. Overvågning bør introduceres på baggrund af de faktiske forretningsbehov, loven og medarbejdernes privatliv.

Teams, der blot har brug for en simpel timer og en fakturerbar timerapport, vil sandsynligvis være fuldt ud tilfredse med et enklere værktøj.

Høst

Bedst til: Freelancere, bureauer og lignende, der fakturerer pr. time.

Harvest forbinder tidsregistrering med projektbudgettering, udgiftsregistrering, rapportering og fakturering. Du kan registrere tid mod kunder og projekter, se budgetter og omdanne dine godkendte tidsregistreringer til fakturaer.

Nøglefunktioner inkluderer:

• • Timere og daglige/ugentlige timesedler.
• • Klient-, projekt- og opgaveorganisering.
• • Fakturerbar og ikke-fakturerbar tidsregistrering.
• • Projektbudgetter og omkostningsanalyse.
• • Udgiftssporing og fakturering.
• • Integrationer til regnskab og betaling (afhængigt af din opsætning).

Harvest er ideelt for virksomheder, der ønsker at kunne forbinde deres registrerede timer med omsætning. Et designbureau kan for eksempel sammenligne de estimerede timer for et projekt med de faktiske arbejdstimer, kontrollere det resterende budget og derefter generere en faktura ud fra de fakturerbare posteringer.

Dens primære styrke ligger i evnen til at forbinde tidsregistreringer med økonomiske arbejdsgange. Et værktøj, der primært handlede om at spore computertid eller automatisk kategorisere personlig produktivitet, ville være noget helt andet.

Redningstid

Bedst til: dem, der ønsker at få styr på deres digitale vaner og forbedre deres fokus.

RescueTime handler om automatiseret aktivitetssporing og produktivitetsindsigt. Det sporer den tid, du bruger i forskellige applikationer og websteder, kategoriserer aktiviteterne og giver dig derefter en rapport, der viser mønstrene.

Afhængigt af planen kan funktionerne omfatte:

• • Automatisk sporing af baggrundsaktivitet.
• • Rapporter i kategorierne Apps, Hjemmesider og Produktivitet.
• • Daglige og ugentlige opsummeringer.
• • Fokussessioner og blokering af distraktioner
• • Mål, advarsler og aktivitetstendenser.
• • Projekt- og opgavesporing via de tilgængelige funktioner og planer.

RescueTime kan hjælpe dig med at finde ud af, hvor meget tid du bruger på fokuseret arbejde, hvor meget på kommunikation, hvor meget på browsing og så videre med alle de forskellige andre digitale aktiviteter. Det kan vise dig mønstre, som du simpelthen ikke ville være i stand til at opfange via hukommelsen.

Aktivitetskategorier og produktivitetsscorer er blot indikatorer, ikke præcise mål for præstation. Tid brugt på læsning, tid brugt på research, tid brugt på tænkning osv. kan alle være produktive, selvom systemet ikke klassificerer det som produktiv aktivitet på samme måde som faktisk computerarbejde.

RescueTime er i virkeligheden mere inden for personlig produktivitetsanalyse end det er til klientfakturering eller fuldgyldig lønudbetaling.

Sammenligning af tidsregistreringssoftware

Hvis dit primære mål er at organisere daglige prioriteter i stedet for at registrere timer, er disse værktøjer til tidsstyring tilbyde yderligere muligheder at overveje.

Sammenligningen beskriver den primære anvendelse af hvert produkt. De tilgængelige funktioner, rapporteringsmuligheder og brugsgrænser vil naturligvis variere afhængigt af abonnement og konfiguration.

Ofte stillede spørgsmål