Die beste Zeiterfassungssoftware zur Steigerung von Produktivität und Workflow-Effizienz

Die Erfassung von Arbeitszeiten ermöglicht es Unternehmen, Projektkosten zu überblicken, die Arbeitsbelastung besser zu planen und Kunden präzise abzurechnen. Freiberufler sehen so, wie viel Zeit sie für jeden Auftrag aufwenden. Bei Remote-Teams werden Arbeitsmuster sichtbar, und die Führungskraft kann Planungsprobleme frühzeitig erkennen.

Das Recht Zeiterfassungssoftware Welches Tool Sie wählen, hängt stark davon ab, was Sie genau erfassen möchten. Manche sind sehr einfach (z. B. Zeiterfassungsprogramme), andere gehen deutlich weiter und erfassen Ihre Aktivitäten, wieder andere Ihre Mitarbeiter und manche erstellen Rechnungen anhand Ihrer abrechenbaren Stunden. Dieser Leitfaden stellt fünf dieser Tools vor und hilft Ihnen, das passende für Ihren Workflow zu finden.

• Was ist Zeiterfassungssoftware und wie funktioniert sie?
• Die besten Zeiterfassungssoftwarelösungen für Unternehmen und Freiberufler
• Häufig gestellte Fragen

Wie wir Zeiterfassungstools testen und bewerten

Ein aussagekräftiger Vergleich berücksichtigt sowohl die Genauigkeit der Zeiterfassung als auch die Nützlichkeit der Berichte. Außerdem wird der Aufwand für die Führung zuverlässiger Aufzeichnungen bewertet. Eine strukturierte Überprüfung kann Folgendes beurteilen:

• • Genauigkeit der Zeiteingabe: Funktionieren die Timer, die manuellen Eingaben, die Bearbeitungen und die Zeitzoneneinstellungen alle wie vorgesehen?
• • Automatisierung: ob Hintergrundverfolgung, Kalenderimporte, Erinnerungen oder Leerlauferkennung wie beschrieben funktionieren.
• • Benutzerfreundlichkeit: Wie einfach ist es für die Benutzer, ihre Zeiterfassung zu starten, ihre Arbeit zu kategorisieren, ihre Einträge zu ändern und ihre Stundenzettel einzureichen? Können die Benutzer die Zeit nach Datum, Projekt, Kunde, Aufgabe oder Teammitglied filtern und zusammenfassen?
• • Export- und Abrechnungsunterstützung: Ob Datensätze exportiert oder bei Bedarf in Rechnungen und andere Geschäftsdokumente umgewandelt werden können.

Zum praktischen Vergleich können die Prüfer dieselben Aktivitäten über mehrere Arbeitstage hinweg verfolgen, repräsentative Projekte erstellen, einen Beispieleintrag korrigieren und Berichte für einen einheitlichen Zeitraum generieren.

Was ist Zeiterfassungssoftware und wie funktioniert sie?

Zeiterfassungssoftware erfasst, wie viel Zeit Personen für Aufgaben, Projekte, Kunden usw. aufwenden. Die Bedienung kann so einfach sein wie das Starten und Stoppen eines Timers oder die manuelle Eingabe der Stunden. Alternativ sind auch komplexere Funktionen möglich, wie der Import von Kalenderereignissen oder die automatische Protokollierung der Computernutzung. (Für eine strukturierte Vorgehensweise zur Aufteilung komplexer Aufgaben in überschaubare Schritte siehe diesen Leitfaden.) Aufgabenanalyse.)

Häufige Anwendungsgebiete sind:

• • Erfassung der Arbeitszeiten und Anwesenheit der Mitarbeiter.
• • Erfassung der abrechnungsfähigen Stunden bei Kundenprojekten.
• • Messung der Projektkosten und der Projektrentabilität.
• • Persönliche Produktivität und Ablenkungen verstehen.
• • Erstellung von Stundenzetteln, Rechnungen und Lohnabrechnungen.
• • Vergleich des geschätzten Aufwands mit der tatsächlich benötigten Zeit.

Zeiterfassungssoftware misst die Produktivität in keiner Weise. Die für eine Aufgabe aufgewendete Zeit, die Computernutzung und die Qualität des Ergebnisses sind voneinander unabhängige Faktoren. Die gewählten Kennzahlen sollten diejenigen sein, die tatsächlich die Ziele Ihres Teams widerspiegeln.

Warum die automatisierte Zeiterfassung für Remote-Teams wichtig ist

Remote Teams arbeiten an den unterschiedlichsten Orten, zu verschiedenen Zeiten und in verschiedenen Zeitzonen. Die automatisierte Zeiterfassung reduziert den Verwaltungsaufwand und hilft dabei, konsistentere Aufzeichnungen zu führen.

Das hängt jedoch von der jeweiligen Software ab. Die Automatisierung kann von der Hintergrundaktivitätsverfolgung über kalenderbasierte Einträge und Erinnerungen bis hin zur Leerlaufzeiterkennung und Vorschlägen zur Zeiterfassung reichen. Teams können außerdem wiederkehrende Aktivitäten und Übergaben abbilden. Workflow-Diagramm um Verantwortlichkeiten und Prozessschritte klarer zu machen.

Diese Funktionen können Teams helfen:

• • Verringern Sie die Anzahl der fehlenden oder unvollständigen Zeiteinträge.
• • Identifizieren Sie die regelmäßigen Besprechungen und Arbeitsmuster.
• • Vergleichen Sie die geplanten Arbeitsstunden mit dem tatsächlichen Projektaufwand.
• • Verbesserung der Koordination zwischen verteilten Teams.
• • Reduzierung der manuellen Stundenzettelerstellung.

Dennoch sollte automatisiertes Tracking transparent eingesetzt werden. Hintergrundüberwachung, Screenshots, App-Tracking und Standortdatenerfassung können Datenschutzprobleme aufwerfen. Organisationen sollten offenlegen, welche Daten sie erfassen, warum sie diese benötigen, wer sie einsehen kann und wie lange sie die Aufzeichnungen speichern.

Wenn keine aktive Überwachung erforderlich ist, genügt ein zeitgesteuertes Tool oder ein persönlicher Produktivitätstracker.

Die besten Zeiterfassungssoftwarelösungen für Unternehmen und Freiberufler

Die unten aufgeführten Tools erfüllen sehr unterschiedliche Funktionen, von der visuellen Zeitplanung bis hin zur automatisierten Überwachung und Kundenabrechnung. Sie schließen sich nicht gegenseitig aus, da jedes einen ganz bestimmten Hauptzweck hat.

MindOnMap

Beste für: Visuelle Zeitblockierung, Aufgabenplanung und Organisation Ihres Tagesablaufs.

MindOnMap ist ein Mindmapping- und Diagrammtool, mit dem Sie Ihre Aufgaben visualisieren, Prioritäten setzen und große Projekte in kleinere Schritte unterteilen können. Es kann in Verbindung mit Zeiterfassung genutzt werden, um Ihnen und Ihrem Team bei der Tagesplanung zu helfen und die für jede Aufgabe benötigte Zeit zu erfassen.

Ein Freelancer, der an mehreren Kundenprojekten arbeitet, könnte einen zentralen Tagesplan erstellen und diesen dann in Kundenarbeit, Meetings, Recherche, administrative Aufgaben und Pausen unterteilen. Jede dieser Unterkategorien ließe sich wiederum in spezifische Aktivitäten gliedern, wodurch der gesamte Ablauf deutlich strukturierter würde.

Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:

• • Visuelle Aufgabenorganisation: Strukturieren Sie Ihren Tag und unterteilen Sie große Aufgaben in kleinere Teilaufgaben.
• • Zeitliche Einteilung der Unterstützung: Legen Sie fest, wann Sie sich um die wichtigen Dinge kümmern und welche anderen Prioritäten bestehen.
• • Projektstrukturpläne: Darstellung der Beziehungen zwischen Aktivitäten, Meilensteinen und Ergebnissen.
• • Kommunikationsplanung: Teilen Sie die visuellen Pläne, damit Ihre Kollegen sehen können, wofür sie verantwortlich sind und welche Prioritäten sie haben.

MindOnMap eignet sich hervorragend, um Ihre Arbeit im Voraus zu planen und die Zusammenhänge der verschiedenen Aufgaben zu visualisieren. Es ermöglicht Ihnen, einen klaren Plan zu erstellen, der wiederum Ihr Zeitmanagement optimiert.

MindOnMap ist kein Zeiterfassungssystem im herkömmlichen Sinne. Es fungiert weder als Timer noch als automatisierter Aktivitätstracker, Stundennachweis oder Lohnabrechnungsformular. Wenn Sie Arbeitsstunden erfassen und/oder Abrechnungsunterlagen erstellen möchten, sollten Sie visuelle Planung in Verbindung mit einem Zeiterfassungstool nutzen.

Toggl Track

Beste für: Freiberufler und Teams, die lediglich eine einfache Zeiterfassung und Berichtsfunktion benötigen.

Mit Toggl Track dreht sich alles um die Zeiterfassung für Projekte, Kunden und Aufgaben. Sie können entweder einen Timer starten und stoppen oder Zeiteinträge manuell hinzufügen. Die erfasste Zeit lässt sich anschließend in Berichten einsehen.

Zu den wichtigsten Merkmalen gehören:

• • Ein-Klick-Timer und manuelle Zeiteingabe.
• • Projekt-, Kunden- und Aufgabenorganisation.
• • Kalender- und Zeiterfassungsansicht.
• • Zusammenfassende und detaillierte Berichte.
• • Teamberichte und Integrationen (je nach Plan).

Toggl Track eignet sich perfekt für Freelancer, die den Überblick über ihre Arbeitszeit behalten möchten, und für Teams, die den Zeitaufwand für verschiedene Kunden und Projekte vergleichen wollen.

Toggl Track bietet einen sehr schlanken Workflow und ist daher recht einfach einzurichten. Benötigen Sie jedoch Lohnabrechnung, GPS-gestützte Außendienstortung oder eine detaillierte Mitarbeiterüberwachung, wie sie von umfassenderen Workforce-Management-Lösungen angeboten wird, sollten Sie prüfen, ob Toggl Track diese Funktionen tatsächlich bietet oder ob ein anderes Tool besser geeignet ist.

Hubstaff

Beste für: Für dezentrale und Außendienstteams, die eine Zeiterfassung mit Transparenz über die Arbeitsabläufe benötigen.

Hubstaff ist ein Zeiterfassungstool mit Funktionen für das Personalmanagement. Je nach Abonnement, Konfigurationsumfang und verwendetem Gerät können Sie Arbeitszeiten erfassen, Stundenzettel erstellen, Aktivitätskennzahlen überwachen und die Standortverfolgung für Außendienstmitarbeiter nutzen.

Zu den wichtigsten Merkmalen gehören:

• • Zeiterfassung auf Desktop- und Mobilgeräten.
• • Automatisierte Stundenzettel und Anwesenheitslisten.
• • Aktivitätsindikatoren basierend auf Tastatur- und Mauseingaben.
• • Optionale Screenshots und Aktivitätsverfolgung der Anwendung/Website.
• • GPS-Tracking und Geofencing für unterstützte Außendienst-Workflows.
• • Berichterstattung über Personal und Projekte.

Hubstaff eignet sich für Unternehmen, die ihre Außendienstmitarbeiter verwalten, die Anwesenheit erfassen oder die Zeiterfassungsdaten einer geografisch verteilten Belegschaft überprüfen müssen.

Die Überwachungsmöglichkeiten müssen ebenfalls sorgfältig geprüft werden. Tastatur- und Mausaktivitäten sind nicht unbedingt ein Indikator für die Qualität oder den Wert der geleisteten Arbeit, und Bildschirmaufzeichnung/Standortverfolgung sind möglicherweise nicht für jede Tätigkeit geeignet. Die Überwachung sollte auf Grundlage der tatsächlichen Geschäftsanforderungen, der geltenden Gesetze und des Datenschutzes der Mitarbeiter eingeführt werden.

Teams, die lediglich einen einfachen Timer und einen Bericht über abrechnungsfähige Stunden benötigen, werden mit einem einfacheren Tool wahrscheinlich vollkommen zufrieden sein.

Ernte

Beste für: Freiberufler, Agenturen und ähnliche Dienstleister, die stundenweise abrechnen.

Harvest verknüpft Zeiterfassung mit Projektbudgetierung, Spesenabrechnung, Berichtswesen und Rechnungsstellung. Sie können Arbeitszeiten für Kunden und Projekte erfassen, Budgets einsehen und Ihre genehmigten Zeiteinträge in Rechnungen umwandeln.

Zu den wichtigsten Merkmalen gehören:

• • Zeiterfassungssysteme und tägliche/wöchentliche Stundenzettel.
• • Kunden-, Projekt- und Aufgabenorganisation.
• • Erfassung von abrechenbaren und nicht abrechenbaren Zeiten.
• • Projektbudgets und Kostenanalyse.
• • Ausgabenverfolgung und Rechnungsstellung.
• • Integrationen für Buchhaltung und Zahlungsabwicklung (abhängig von Ihrer Konfiguration).

Harvest eignet sich ideal für Unternehmen, die ihre erfassten Arbeitsstunden mit ihren Umsätzen verknüpfen möchten. Eine Designagentur könnte beispielsweise die geschätzten Projektstunden mit den tatsächlich geleisteten Stunden vergleichen, das verbleibende Budget prüfen und anschließend eine Rechnung auf Basis der abrechnungsfähigen Einträge erstellen.

Seine größte Stärke liegt in der Möglichkeit, Zeiterfassungen mit Finanzprozessen zu verknüpfen. Ein Tool, das primär die Computerzeit erfasst oder die persönliche Produktivität automatisch kategorisiert, wäre etwas ganz anderes.

Rettungszeit

Beste für: für alle, die ihre digitalen Gewohnheiten in den Griff bekommen und ihre Konzentration verbessern möchten.

RescueTime konzentriert sich auf die automatisierte Aktivitätsverfolgung und Produktivitätsanalyse. Es erfasst Ihre Nutzungsdauer verschiedener Anwendungen und Websites, kategorisiert die Aktivitäten und erstellt anschließend einen Bericht, der die Muster aufzeigt.

Je nach gewähltem Tarif können folgende Leistungen enthalten sein:

• • Automatische Hintergrundaktivitätsverfolgung.
• • Berichte in den Kategorien Apps, Websites und Produktivität.
• • Tägliche und wöchentliche Zusammenfassungen.
• • Konzentrationssitzungen und Ablenkungsblockierung
• • Ziele, Benachrichtigungen und Aktivitätstrends.
• • Projekt- und Aufgabenverfolgung mithilfe der verfügbaren Funktionen und Tarife.

RescueTime hilft Ihnen dabei, Ihren Zeitaufwand für konzentriertes Arbeiten, Kommunikation, Surfen und alle anderen digitalen Aktivitäten zu analysieren. Es zeigt Ihnen Muster auf, die Sie mit Ihrem Gedächtnis allein nicht erkennen könnten.

Aktivitätskategorien und Produktivitätswerte sind lediglich Indikatoren, keine exakten Leistungsmaße. Zeit, die mit Lesen, Recherchieren, Nachdenken usw. verbracht wird, kann durchaus produktiv sein, auch wenn das System dies nicht als produktive Aktivität im selben Sinne wie die eigentliche Computerarbeit einstuft.

RescueTime ist eher im Bereich der persönlichen Produktivitätsanalyse anzusiedeln als im Bereich der Kundenabrechnung oder der vollständigen Lohnbuchhaltung.

Vergleich von Zeiterfassungssoftware

Wenn Ihr Hauptziel darin besteht, tägliche Prioritäten zu organisieren, anstatt Arbeitsstunden zu erfassen, dann sind diese Zeitmanagement-Tools bieten zusätzliche Optionen zur Auswahl.

Der Vergleich verdeutlicht den primären Einsatzbereich der einzelnen Produkte. Die verfügbaren Funktionen, Berichtsoptionen und Nutzungslimits variieren selbstverständlich je nach Abonnement und Konfiguration.

Häufig gestellte Fragen