Διάγραμμα ελέγχου: Μια φουτουριστική κατανόηση του ορισμού και των στοιχείων του

Εάν εργάζεστε ως ελεγκτής σε μια εταιρεία, θα πρέπει να γνωρίζετε τη διαδικασία ενός διαγράμματος ελέγχου. Αυτό το διάγραμμα θα απεικονίζει όλες τις πληροφορίες και τη λογοδοσία του υπαλλήλου. Επιπλέον, δείχνει και προσδιορίζει πόσο καλά ο εργαζόμενος έκανε τη δουλειά του ή έχει παραβιάσει κάποιους κανόνες στην εταιρεία. Άλλωστε, η κύρια λειτουργία των ελεγκτών είναι να αναζητούν τα λάθη των εργαζομένων και τις οικονομικές παραβάσεις που διέπραξαν, επειδή οι ελεγκτές ελέγχουν την οικονομική κατάσταση και την ακρίβεια της εταιρείας. Από την άλλη πλευρά, αυτό το άρθρο θα σας βοηθήσει να κατανοήσετε τη σημασία και τα δείγματα του διαγράμματος που χρησιμοποιούν οι ελεγκτές. Επιπλέον, θα ασχοληθούμε επίσης με τους διαφορετικούς τύπους ελέγχου για να έχουμε μια πιο ολοκληρωμένη κατανόηση της διαδικασίας του ελέγχου διάγραμμα ελέγχου.

• Μέρος 1. Τι είναι το διάγραμμα ελέγχου
• Μέρος 2. Διαφορετικοί τύποι διαγράμματος ελέγχου με παραδείγματα
• Μέρος 3. Πώς να δημιουργήσετε ένα διάγραμμα ελέγχου
• Μέρος 4. Συχνές ερωτήσεις σχετικά με το διάγραμμα ελέγχου

Μέρος 1. Τι είναι το διάγραμμα ελέγχου

Ένα διάγραμμα ελέγχου είναι ένα πρότυπο που απεικονίζει όλες τις διαδικασίες ελέγχου. Επιπλέον, αυτό το διάγραμμα αναλύει και τεκμηριώνει τις οικονομικές συναλλαγές και τις συναλλαγές αποθεμάτων της εταιρείας. Ένα διάγραμμα για έλεγχο χρησιμοποιεί διαφορετικά είδη συμβόλων ανάλογα με τη χρήση και την ανάγκη του διαγράμματος. Ως εκ τούτου, τα σύμβολα όπως το έγγραφο με ετικέτα, διαδικασία με ετικέτα, I/O, απόφαση διαδικασίας και πολλά άλλα βοηθούν το διάγραμμα ροής εργασιών ελέγχου στη δημιουργία σωστής και αποτελεσματικής τεκμηρίωσης.

Μέρος 2. Διαφορετικοί τύποι διαγράμματος ελέγχου με παραδείγματα

Υπάρχουν διάφοροι τύποι ελέγχων για τους οποίους μπορείτε να κάνετε ένα διάγραμμα, όπως ο Εσωτερικός Έλεγχος, ο Εξωτερικός Έλεγχος, ο Έλεγχος Μισθοδοσίας, ο Φορολογικός Έλεγχος ή η Εφορία, ο Έλεγχος του ISA ή του Πληροφοριακού Συστήματος και πολλά άλλα. Αλλά σε αυτό το μέρος, θα καθορίσουμε αυτά τα είδη ελέγχων που αναφέρονται. Επειδή αυτοί οι τύποι παίζουν τον πιο κρίσιμο ρόλο στη διατήρηση της αποτελεσματικότητας και των ακριβών αρχείων εντός της εταιρείας.

1. Εσωτερικός Έλεγχος

Οι ελεγκτές που αποτελούν μέρος της ομάδας εσωτερικού ελέγχου είναι αυτοί που προέρχονται από την εταιρεία. Επιπλέον, αυτοί οι εσωτερικοί έλεγχοι εργάζονται για την παρακολούθηση και ενημέρωση των μελών του διοικητικού συμβουλίου, όπως και των μετόχων της εταιρείας, σχετικά με τα οικονομικά που λαμβάνουν χώρα στην εταιρεία. Αυτός ο τύπος ελέγχου διαδραματίζει κρίσιμο ρόλο στην εταιρεία, καθώς είναι επίσης αυτοί που παρακολουθούν χρησιμοποιώντας το διάγραμμα ροής ελέγχου, την αποτελεσματικότητα των εργαζομένων, εξετάζουν τη διαδικασία λειτουργίας, προωθούν βελτιώσεις κ.λπ.

2. Εξωτερικός Έλεγχος

Οι εξωτερικοί έλεγχοι και οι άλλοι έλεγχοι είναι αυτό που ονομάζουμε ελεγκτές τρίτων. Σημαίνει ότι αυτοί οι ελεγκτές δεν σχετίζονται ούτε συνδέονται με την εταιρεία. Όπως και οι εσωτερικοί ελεγκτές, οι εξωτερικοί ελεγκτές αναζητούν την ακρίβεια, τη δικαιοσύνη και την αποτελεσματικότητα των οικονομικών αρχείων της εταιρείας. Τα άτομα που απαιτούν εξωτερικούς ελεγκτές είναι οι εφευρέτες της εταιρείας.

3. Έλεγχος Μισθοδοσίας

Όπως υποδηλώνει το όνομά του, ο έλεγχος μισθοδοσίας έχει την πλήρη ευθύνη για την εξέταση της διαδικασίας μισθοδοσίας στην εταιρεία χρησιμοποιώντας ένα διάγραμμα διαγράμματος ροής ελέγχου. Επιπλέον, οι ελεγκτές μισθοδοσίας αποτελούν μέρος των εσωτερικών ελεγκτών που επιθεωρούν σωστά τους συντελεστές, τους φόρους, τους μισθούς και τις πληροφορίες των εργαζομένων. Προτείνεται αυτοί οι ελεγκτές μισθοδοσίας να διενεργούν ετήσιο εσωτερικό έλεγχο για να προσδιορίσουν εάν συνέβησαν σφάλματα.

4. Φορολογικός Έλεγχος (IRS)

Ο έλεγχος των υποβληθέντων φορολογικών δηλώσεων της εταιρείας έχει την ευθύνη της ομάδας φορολογικού ελέγχου της IRS. Αυτή η ομάδα ελεγκτών επιδιώκει να βεβαιωθεί ότι η εταιρεία δεν πληρώνει περισσότερα από όσα χρειάζεται. Αυτή η μέθοδος ελέγχου διεξάγεται συχνά με τυχαία συνέντευξη από τους ενδιαφερόμενους υπαλλήλους πρόσωπο με πρόσωπο ή μερικές φορές μέσω email.

5. Έλεγχος Πληροφοριακών Συστημάτων (ISA)

Ο ISA ή η ομάδα ελέγχου συστημάτων πληροφοριών χρησιμοποιεί ένα διάγραμμα ελέγχου που δείχνει τον έλεγχο του συστήματος στο λογισμικό που χρησιμοποιεί η εταιρεία. Επιπλέον, οι ελεγκτές αυτής της ομάδας διασφαλίζουν ότι όλες οι πληροφορίες στο σύστημα είναι ασφαλείς και απαλλαγμένες από χάκερ και απάτες.

Μέρος 3. Πώς να δημιουργήσετε ένα διάγραμμα ελέγχου

Εάν δεν έχετε δοκιμάσει να δημιουργήσετε ένα διάγραμμα για σκοπούς ελέγχου και θέλετε να δοκιμάσετε να φτιάξετε ένα, σας συνιστούμε να χρησιμοποιήσετε τα παρακάτω υπέροχα εργαλεία.

1. MindOnMap

ο MindOnMap είναι ένα διαδικτυακό εργαλείο χαρτογράφησης που παρέχει στους χρήστες τον πιο βολικό τρόπο δημιουργίας διαγραμμάτων ροής ελέγχου, διαγραμμάτων και χαρτών. Με την εύχρηστη διεπαφή του, όλοι, ιδιαίτερα οι αρχάριοι, μπορούν να κάνουν διαγράμματα κάθε είδους. Επιπλέον, αυτό το υπέροχο εργαλείο χαρτογράφησης περιέχει τεράστια εικονίδια, στένσιλ και σχήματα που είναι πολύ σημαντικά για τη δημιουργία ενός διαγράμματος. Όχι μόνο αυτό, γιατί το MindOnMap επιτρέπει επίσης στους χρήστες με διαφορετικά μέρη να μοιράζονται το διάγραμμα με τους συναδέλφους τους για σκοπούς συνεργασίας. Διαφορετικά, οι χρήστες μπορούν απλώς να ελέγξουν το διάγραμμα ανά πάσα στιγμή, γιατί θα διατηρηθεί σε σημαντικό δωρεάν χώρο αποθήκευσης στην ιδιωτική συλλογή του εργαλείου.

Ένα άλλο πράγμα για το οποίο μπορείτε να απολαύσετε MindOnMap είναι ότι δεν θα βλέπετε διαφημίσεις που θα σας δημιουργούν σφάλματα κάθε φορά που κάνετε ένα διάγραμμα ελέγχου. Για αυτόν τον λόγο, θα μπορείτε να ζήσετε μια ομαλή, γρήγορη και αποτελεσματική διαδικασία, όλα δωρεάν! Επομένως, ας δούμε και ας μάθουμε πώς να χρησιμοποιούμε αυτόν τον υπέροχο κατασκευαστή διαγραμμάτων ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα.

2. Visio

Ένα άλλο απλό αλλά ισχυρό εργαλείο για χρήση είναι αυτό το Visio. Το Visio είναι συγγενής της οικογένειας της Microsoft, γι' αυτό μην σοκάρεστε όταν το βλέπετε και χρησιμοποιείτε παρόμοια με το Microsoft Word. Επιπλέον, αυτό το λογισμικό προσφέρει τεράστια σύμβολα και σχήματα που ταιριάζουν απόλυτα στο διάγραμμά σας, ειδικά για λόγους ελέγχου. Επιπλέον, μπορείτε δημιουργήστε έναν χάρτη μυαλού στο Visio. Ωστόσο, σε αντίθεση με το προηγούμενο εργαλείο χαρτογράφησης, το Visio απαιτεί πληρωμή για να το χρησιμοποιήσετε, αν και μπορεί να προσφέρει στους χρήστες που κάνουν πρώτη φορά μια δωρεάν δοκιμή για ένα μήνα.

Μέρος 4. Συχνές ερωτήσεις σχετικά με το διάγραμμα ελέγχου