ماتریس آیزنهاور چیست و چگونه از آن به طور موثر استفاده کنیم
مدیریت زمان موثر کلید موفقیت است، به خصوص در دنیای پر سرعت ما. از این رو، ایجاد فهرستی از کارها برای انجام تمام کارهایتان ضروری است. در حال حاضر، ماتریس آیزنهاور یک ابزار مدیریت کار است که محبوب است. و بنابراین، اگر می خواهید از آن برای نیازهای خود استفاده کنید، به خواندن این راهنما ادامه دهید. در اینجا، ماتریس آیزنهاور را معرفی خواهیم کرد. به این ترتیب، هدف آن را بهتر درک خواهید کرد. بعدش آموزش میدیم نحوه استفاده از ماتریس آیزنهاور پیروی از راهنمای ساده در نهایت، ما 2 مورد از بهترین ابزارهایی را که می توانید برای ایجاد ماتریس آیزنهاور استفاده کنید، فهرست کرده ایم.
- قسمت 1. ماتریس آیزنهاور چیست؟
- بخش 2. نحوه استفاده از ماتریس آیزنهاور
- قسمت 3. چگونه ماتریس آیزنهاور بسازیم
- بخش 4. سوالات متداول در مورد نحوه استفاده از ماتریس آیزنهاور
قسمت 1. ماتریس آیزنهاور چیست؟
ماتریس آیزنهاور راهی برای مرتب کردن وظایف بر اساس اهمیت و فوریت آنهاست. این روشی است که به نام دوایت دی. آیزنهاور نامگذاری شده است. او سی و چهارمین رئیس جمهور ایالات متحده است. او همچنین به دلیل مهارت های استثنایی خود در مدیریت زمان شناخته شده است. بنابراین، ماتریس آیزنهاور به یک ابزار قدرتمند اولویت‌بندی و مدیریت زمان تبدیل شد. از آنجایی که چارچوبی را برای افراد برای تصمیم گیری آگاهانه فراهم می کند. به این ترتیب، آنها می دانند که تلاش های خود را به کجا هدایت کنند. به علاوه، به آنها اجازه می دهد روی کارهایی که واقعاً مهم هستند تمرکز کنند. بنابراین، در نهایت، آنها می توانند به رویکرد موثرتر و متعادل تری در مدیریت زمان دست یابند.
پس از آشنایی با این روش، برای آموزش استفاده از ماتریس آیزنهاور به قسمت زیر بروید.
بخش 2. نحوه استفاده از ماتریس آیزنهاور
ابتدا باید بدانید که ماتریس آیزنهاور به چهار ربع تقسیم می شود. شما با چهار جعبه خالی، دو تا دو، شروع خواهید کرد. بنابراین، شما باید این ربع ها را بر اساس موارد زیر برچسب گذاری کنید:
ربع اول (بالا سمت چپ): کارهای مهم و فوری.
ربع دوم (بالا سمت راست): کارهای مهم اما نه فوری.
ربع سوم (پایین سمت چپ): فوری اما مهم نیست.
ربع چهارم (پایین سمت راست): نه فوری و نه مهم.
قبل از یادگیری نحوه ساخت ماتریس آیزنهاور در اکسل یا ابزارهای دیگر، در اینجا نحوه استفاده از آن آورده شده است:
1. فهرست وظایف و تعیین اولویت ها
با تهیه لیستی از تمام کارهایی که باید به پایان برسانید، شروع کنید. لیست شما ممکن است شامل پروژه های مرتبط با کار، اهداف شخصی یا هر فعالیت دیگری باشد. هر کار را بر اساس فوریت و اهمیت آن ارزیابی کنید. هر کار را به یکی از چهار ربع ذکر شده در بالا طبقه بندی کنید.
2. وظایف را در ربع 1 انجام دهید
وظایف در ربع 1 توجه فوری را می طلبد. روی انجام سریع این وظایف تمرکز کنید. به این ترتیب از تبدیل شدن آنها به بحران جلوگیری می کنید.
3. برنامه ربع 2
برای وظایف ربع دوم زمان اختصاص دهید. اگرچه این وظایف فوری نیستند، اما به طور قابل توجهی به اهداف شما کمک می کنند. برنامه‌ریزی و زمان‌بندی تضمین می‌کند که قبل از فوریت شدن مورد توجه قرار می‌گیرند.
4. تفویض یا محدود کردن ربع 3
در صورت امکان، وظایف در ربع 3 قابل واگذاری است. زیرا این وظایف فوری هستند اما از نظر شخصی مهم نیستند. اگر تفویض اختیار یک گزینه نیست، زمان صرف شده برای این وظایف را به حداقل برسانید.
5. حذف وظایف در ربع 4.
ارزیابی کنید که آیا وظایف در ربع چهارم ضروری هستند یا خیر. اگر نه، آنها را حذف یا تفویض کنید. اگر آنها ارزش کمی دارند، جایگاه آنها را در اولویت های خود تجدید نظر کنید.
قسمت 3. چگونه ماتریس آیزنهاور بسازیم
گزینه 1. MindOnMap
برای نشان دادن ماتریس آیزنهاور به صورت تصویری، ابزارهای زیادی وجود دارد که می توانید استفاده کنید. با این حال، با توجه به این موارد، ممکن است انتخاب یکی چالش برانگیز باشد. با آن، توصیه می کنیم از آن استفاده کنید MindOnMap. این یک برنامه مبتنی بر وب است که می توانید از آن برای ایجاد نمودارهای مختلف استفاده کنید. اکنون با دانلود نسخه اپلیکیشن آن به صورت آفلاین نیز در دسترس است. جدای از آن، این ابزار چندین ویژگی برای کمک به تجسم نمودار خود ارائه می دهد. این شامل طرح‌بندی‌های مختلفی است که می‌توانید استفاده کنید، مانند نقشه درختی، نمودار جریان، نمودار سازمانی و موارد دیگر. همچنین، بسیاری از نمادها، تم ها و حاشیه نویسی های منحصر به فرد را ارائه می دهد. به علاوه، شما حتی می توانید لینک ها و تصاویر را وارد کنید. بنابراین به شما گزینه های بیشتری برای شخصی سازی کارتان می دهد. در نهایت، می توانید هر ماتریسی را در اینجا ایجاد کنید، از جمله ماتریس آیزنهاور. در اینجا نحوه انجام آن آمده است:
برای دریافت MindOnMap در دستگاه خود، روی دکمه دانلود رایگان در زیر کلیک کنید.
دانلود امن
دانلود امن
اکنون، از ایجاد یک حساب کاربری رایگان برای دسترسی کامل به ابزار اطمینان حاصل کنید. پس از دسترسی، طرح مورد نظر خود را از میان گزینه های موجود انتخاب کنید. شما می توانید از نقشه ذهنی انتخاب کنید، استخوان ماهی، نقشه درختی، فلوچارت و غیره
سپس روی شکلی که می‌خواهید به نمودار خود اضافه کنید کلیک کنید. پس از قرار دادن آن بر روی بوم، اندازه آن را با توجه به نیاز خود سفارشی کنید. سپس، جزئیات هر یک از ربع ها را وارد کنید.
وقتی از ماتریس خود راضی بودید، اکنون می توانید آن را ذخیره کنید. این کار را با زدن دکمه Export در سمت راست ابزار انجام دهید. سپس فرمت خروجی مورد نظر را انتخاب کنید.
گزینه 2. Excel
مایکروسافت اکسل ابزار دیگری است که راهی برای ایجاد و مدیریت ماتریس آیزنهاور ارائه می دهد. اگرچه این یک نرم افزار صفحه گسترده محبوب است، اما می توانید از آن برای اهداف دیگری نیز استفاده کنید. با استفاده از آن، می توانید وظایف را سازماندهی کنید، فعالیت ها را اولویت بندی کنید و حجم کاری خود را به صورت بصری نشان دهید. اکنون، از آنجایی که محبوب است، ممکن است با نحوه عملکرد آن آشنا باشید. از این رو، ممکن است رابط کاربری آن را نیز بصری بیابید. شما همچنین می توانید یک نمودار میله ای در اکسل بسازید. و بنابراین، در اینجا نحوه ایجاد یک ماتریس آیزنهاور در اکسل آمده است:
ابتدا مایکروسافت اکسل را راه اندازی کنید و صفحه گسترده جدیدی را برای شروع باز کنید. ستون هایی را برای نام وظایف، فوریت و اهمیت تعیین کنید.
از سلول ها برای نشان دادن فوریت و اهمیت هر کار استفاده کنید. سپس، لیست وظایف خود را در ستون های تعیین شده وارد کنید.
برای تاکید بهتر بر وظایف خود، می توانید سلول ها را با رنگ های ارائه شده در اکسل پر کنید. روی دکمه Fill Color کلیک کنید تا رنگ مورد نظر خود را انتخاب کنید. به علاوه، می‌توانید سبک فونت و متن را به دلخواه تغییر دهید.
پس از رضایت، کار خود را با کلیک کردن روی تب File در قسمت بالایی ذخیره کنید. در نهایت بر روی صرفه جویی را فشار دهید تا مستقیماً آن را ذخیره کنید. یا Save As را برای ویرایش نام فایل انتخاب کنید و مقصد ذخیره را انتخاب کنید.
بخش 4. سوالات متداول در مورد نحوه استفاده از ماتریس آیزنهاور
هدف ماتریس آیزنهاور چیست؟
ماتریس آیزنهاور به افراد کمک می کند تا وظایف را اولویت بندی کنند. این به آنها امکان می دهد وظایف را بر اساس فوریت و اهمیت دسته بندی کنند. از این رو، آنها را قادر می سازد تا مدیریت زمان و تصمیم گیری موثری داشته باشند.
روش ABC آیزنهاور چیست؟
روش ABC آیزنهاور نسخه ساده شده ماتریس آیزنهاور است. همچنین روشی است که برای موثرتر کردن مدیریت زمان شما استفاده می شود. به این معنی است که وظایف شما با ABC برچسب گذاری شده است. در مورد A، اینها وظایفی هستند که هم بسیار مهم و هم فوری هستند. اکنون، B برای کارهایی است که مهم هستند اما فوری نیستند. در نهایت، وظایف C اهمیت کمتری دارند و اغلب در طبیعت معمولی هستند.
ماتریس آیزنهاور برای مدیران چیست؟
برای مدیران، ماتریس آیزنهاور یک ابزار استراتژیک برای مدیریت اولویت های سطح بالا است. این به شناسایی وظایف حیاتی که به اهداف بلندمدت کمک می کند کمک می کند. بنابراین، تضمین می کند که زمان و منابع به طور موثر برای موفقیت سازمانی تخصیص داده می شود.
ماتریس آیزنهاور برای دانش آموزان چیست؟
برای دانش آموزان، ماتریس آیزنهاور به اولویت بندی وظایف تحصیلی و شخصی کمک می کند. به آنها اجازه می دهد تا روی ضرب الاجل های فوری تمرکز کنند. سپس، زمانی را برای کارهای مهم اما غیر فوری اختصاص دهید. ممکن است شامل پروژه های بلند مدت باشد و از فعالیت های اتلاف وقت جلوگیری کند. این روش عادات مطالعه کارآمد و مهارت های مدیریت زمان را ترویج می کند.
نتیجه
تا الان یاد گرفتی نحوه استفاده از ماتریس آیزنهاور از طریق این راهنما نه تنها این، شما کشف کرده اید که راه هایی برای نمایش بصری ماتریس شما وجود دارد. با این حال، اگر به دنبال راهی ساده هستید، پیشنهاد می کنیم از آن استفاده کنید MindOnMap. این ابزار همچنین به شما تضمین می دهد که در طول ویرایش، هیچ داده مهمی را از دست نخواهید داد. این به این دلیل است که پس از توقف کار بر روی آن در چند ثانیه، ویژگی ذخیره خودکار را ارائه می دهد. بنابراین، در ایجاد ماتریس آیزنهاور یا سایر نمودارها و ماتریس ها هیچ نگرانی نخواهید داشت.
