Paras ajanseurantaohjelmisto tuottavuuden ja työnkulun tehokkuuden parantamiseksi

Työtuntien seuranta antaa yritykselle mahdollisuuden nähdä projektikustannukset, parantaa työmäärän suunnittelua ja mahdollistaa tarkan asiakaslaskutuksen. Sen avulla freelancer voi nähdä, kuinka paljon aikaa kuhunkin työhön käytetään. Etätiimeille se voi näyttää työmallit ja auttaa esimiestä havaitsemaan aikatauluongelmia.

Oikeus ajanseurantaohjelmisto riippuu hyvin paljon siitä, mitä yrität seurata. Jotkut ovat hyvin yksinkertaisia (ajastimet ja työaikaraportit), jotkut menevät paljon pidemmälle ja seuraavat itse asiassa aktiviteettejasi, jotkut seuraavat henkilöstöäsi ja jotkut muuttavat laskutettavat tunnit laskuiksi. Tässä oppaassa tarkastellaan viittä näistä työkaluista ja se auttaa sinua valitsemaan omaan työnkulkuusi sopivan.

• Mikä on ajanseurantaohjelmisto ja miten se toimii?
• Parhaat ajanseurantaohjelmistoratkaisut yrityksille ja freelancereille
• UKK

Kuinka testaamme ja arvioimme ajanseurantatyökaluja

Hyvä vertailu tarkastelisi sekä kirjatun ajan tarkkuutta että raporttien hyödyllisyyttä. Se tarkastelisi myös luotettavien tietojen ylläpitoon tarvittavaa työtä. Strukturoitu katsaus voi arvioida:

• • Aikasyöttöjen tarkkuus: toimivatko ajastimet, manuaaliset syöttöt, muokkaukset ja aikavyöhykeasetukset kaikki niin kuin niiden pitäisi?
• • Automaatio: toimivatko taustalla tapahtuva seuranta, kalenterin tuonti, muistutukset tai käyttämättömyyden tunnistus kuvatulla tavalla.
• • Käytön helppous: Kuinka helppoa käyttäjien on käynnistää ajastimet, luokitella työnsä, muokata merkintöjään ja lähettää työaikaraporttejaan.: Voivatko käyttäjät suodattaa ja tiivistää aikoja päivämäärän, projektin, asiakkaan, tehtävän tai tiimin jäsenen mukaan.
• • Vienti- ja laskutustuki: Voidaanko tietueet viedä tai muuntaa laskuiksi ja muiksi liiketoiminta-asiakirjoiksi tarvittaessa.

Käytännön vertailua varten tarkistajat voivat seurata samoja aktiviteetteja useiden työpäivien ajan, luoda edustavia projekteja, korjata näytemerkintöjä ja luoda raportteja yhdenmukaiselle ajanjaksolle.

Mikä on ajanseurantaohjelmisto ja miten se toimii?

Ajanseurantaohjelmisto seuraa ihmisten tehtäviin, projekteihin, asiakkaisiin jne. käyttämää aikaa. Se voi olla niin yksinkertaista kuin ajastimen käynnistäminen ja pysäyttäminen tai tuntien syöttäminen manuaalisesti, tai se voi olla niinkin monimutkaista kuin kalenteritapahtumien tuominen tai ohjelmiston yksinkertaisesti tietokoneen käytön automaattinen kirjaaminen. (Järjesteltyä lähestymistapaa monimutkaisen työn jakamiseen hallittaviin vaiheisiin varten on tässä oppaassa.) tehtäväanalyysi.)

Yleisiä käyttötarkoituksia ovat:

• • Työntekijöiden työtuntien ja läsnäolon kirjaaminen.
• • Asiakasprojektien laskutettavien tuntien seuranta.
• • Projektin kustannusten ja projektin kannattavuuden mittaaminen.
• • Henkilökohtaisen tuottavuuden ja häiriötekijöiden ymmärtäminen.
• • Työaikaraporttien, laskujen ja palkanlaskennan laatiminen.
• • Arvioidun työmäärän vertaaminen todelliseen käytettyyn aikaan.

Ajanseurantaohjelmisto ei millään tavalla mittaa tuottavuutta. Tehtävään käytetty aika, tietokoneen käyttö ja tuotoksen laatu ovat kaikki erillisiä asioita. Valitsemiesi mittareiden tulisi olla sellaisia, jotka todella seuraavat tiimisi tavoitteiden saavuttamista.

Miksi automaattinen ajanseuranta on tärkeää etätiimeille

Etätiimit työskentelevät kaikenlaisissa paikoissa, kaikenlaisilla aikatauluilla ja kaikenlaisilla aikavyöhykkeillä. Automaattinen ajanseuranta vähentää hallinnon määrää ja voi auttaa ihmisiä pitämään johdonmukaisempaa kirjanpitoa.

Se vaihtelee kuitenkin ohjelmistosta riippuen. Automaatio voi vaihdella taustalla tapahtuvasta toiminnan seurannasta kalenterimerkintöihin ja muistutuksiin, käyttämättömän ajan havaitsemisesta ehdotuksiin siitä, miten työaikaraporttien täyttäminen kannattaa tehdä. Tiimit voivat myös kartoittaa toistuvia toimintoja ja luovutuksia… työnkulkukaavio selkeyttää vastuita ja prosessien vaiheita.

Nämä ominaisuudet voivat auttaa tiimejä:

• • Vähennä puuttuvien tai puutteellisten aikamerkintöjen määrää.
• • Tunnista säännölliset kokoukset ja työskentelymallit.
• • Vertaa suunniteltuja tunteja projektin todelliseen työmäärään.
• • Paranna koordinointia hajautettujen tiimien välillä.
• • Vähennä manuaalista työaikaraporttien laatimista.

Automaattista seurantaa tulisi kuitenkin käyttää avoimesti. Taustavalvonta, kuvakaappaukset, sovellusten seuranta ja sijaintitietojen kerääminen voivat kaikki aiheuttaa yksityisyysongelmia. Organisaation tulisi olla avoin sille, mitä se kerää, miksi se tarvitsee tietoja, kuka voi nähdä ne ja kuinka kauan se säilyttää tietoja.

Jos heidän ei tarvitse seurata aktiivisesti, ajastinpohjainen työkalu tai henkilökohtainen tuottavuuden seurantalaite riittäisi.

Parhaat ajanseurantaohjelmistoratkaisut yrityksille ja freelancereille

Alla luetellut työkalut tekevät hyvin erilaisia asioita visuaalisesta ajansuunnittelusta aina automatisoituun seurantaan ja asiakaslaskutukseen. Ne eivät ole toisiaan poissulkevia, koska jokaisella on hyvin erityinen ensisijainen tarkoitus.

MindOnMap

Paras: Visuaalinen ajan blokkaaminen, tehtävien suunnittelu ja päivän työnkulun organisointi.

MindOnMap on miellekartta- ja kaaviotyökalu, jonka avulla voit nähdä tehtäväsi, asettaa prioriteettisi ja jakaa suuret projektit pienempiin vaiheisiin. Sitä voidaan käyttää yhdessä ajanseurannan kanssa auttamaan sinua ja tiimiäsi suunnittelemaan päivää ja seuraamaan sitten kunkin tehtävän kestoa.

Useiden asiakasprojektien parissa työskentelevä freelancer voisi luoda keskitetyn päiväsuunnitelman ja jakaa sen sitten asiakastyöhön, kokouksiin, tutkimukseen, hallintotehtäviin ja taukoihin. Jokainen näistä voitaisiin sitten jakaa edelleen tiettyihin aktiviteetteihin, ja kokonaisuus olisi paljon jäsennellympi.

Tärkeimpiä etuja ovat:

• • Visuaalinen tehtävien organisointi: jäsennä päiväsi ja jaa suuret työsi pienempiin osiin.
• • Tuen aikataulun varmennus: selvitä, milloin työskentelet tärkeiden asioiden parissa, ja tunnista muut kilpailevat prioriteetit.
• • Projektin erittely: kartoita toimintojen, välitavoitteiden ja tuotosten väliset suhteet.
• • Viestinnän suunnittelu: jaa visuaaliset suunnitelmat, jotta kollegasi näkevät, mistä he ovat vastuussa ja mitkä ovat heidän prioriteettinsa.

MindOnMap on hyödyllinen työtehtävien suunnittelussa ennen aloittamista ja eri tehtävien yhteensopivuuden näkemisessä. Sen avulla voit laatia selkeän suunnitelman, joka puolestaan auttaa ajanhallintaasi.

MindOnMap ei ole ajanseurantajärjestelmä perinteisessä mielessä. Se ei toimi ajastimena, automaattisena aktiviteettiseurantana, laskutettavien tuntien raporttina tai palkanlaskentaraporttina. Jos haluat seurata tunteja ja/tai tuottaa laskutustietoja, sinun tulisi käyttää visuaalista suunnittelua yhdessä ajanseurantatyökalun kanssa.

Toggl-rata

Paras: Freelancerit ja tiimit, jotka haluavat vain perustyöajan kirjaamista ja raportointia.

Toggl Trackissa seurataan aikaa projektien, asiakkaiden ja tehtävien suhteen. Voit joko käynnistää ja pysäyttää ajastimen tai lisätä aikamerkintöjä manuaalisesti. Seuraamaasi aikaa voi sitten tarkastella raporttien kautta.

Tärkeimpiä ominaisuuksia ovat:

• • Yhden napsautuksen ajastimet ja manuaalinen ajan syöttö.
• • Projektin, asiakkaan ja tehtävien organisointi.
• • Kalenteri- ja ajanottonäkymät.
• • Yhteenveto ja yksityiskohtaiset raportit.
• • Tiimin raportointi ja integraatiot (sopimuksesta riippuen).

Toggl Track on täydellinen freelancereille, jotka haluavat saada otteen työnsä kestosta, ja tiimeille, jotka haluavat vertailla työhön käytettyä aikaa eri asiakkaiden ja projektien välillä.

Toggl Trackilla on erittäin virtaviivainen työnkulku, ja siksi sen käyttöönotto on itse asiassa melko helppoa. Jos olet tilanteessa, jossa tarvitset palkanlaskentaa, GPS-kenttäseurantaa tai samanlaista yksityiskohtaista työntekijöiden seurantaa kuin kattavammissa työvoiman seurantaratkaisuissa, sinun on tarkistettava, onko Toggl Trackilla todella nämä ominaisuudet tai olisiko jokin toinen työkalu parempi vaihtoehto.

Hubstaff

Paras: Hajautetut ja kenttätiimit, jotka tarvitsevat ajanseurantaa ja työvoiman näkyvyyttä.

Hubstaff on ajanseurantatyökalu, jossa on työvoiman hallintaominaisuudet. Tilauksestasi, kokoonpanotasosta ja käyttämästäsi laitteesta riippuen voit seurata työaikoja, luoda työaikaraportteja, valvoa aktiivisuusmittareita ja käyttää sijainninseurantaa kenttätyössä.

Tärkeimpiä ominaisuuksia ovat:

• • Ajanseuranta tietokoneella ja mobiililaitteella.
• • Automatisoidut työaikaraportit ja läsnäolotiedot.
• • Näppäimistö- ja hiirisyöttöön perustuvat aktiivisuusindikaattorit.
• • Valinnaiset kuvakaappaukset ja sovellus-/verkkosivustotoiminnan seuranta.
• • GPS-seuranta ja geoaitaus tuetuille peltotyönkuluille.
• • Työvoima- ja projektiraportointi.

Hubstaff sopisi yrityksille, joiden on hallittava kenttähenkilöstöään, seurattava läsnäoloa tai tarkistettava maantieteellisesti hajautetun työvoiman työaikakirjanpitoa.

Myös sen valvontaominaisuuksia on harkittava huolellisesti. Näppäinpainallukset ja hiiren toiminta eivät välttämättä ole osoitus suoritettavan työn laadusta tai arvosta, eikä näyttökuvien ottaminen/sijainnin seuranta välttämättä sovi kaikkiin tehtäviin. Valvonta tulisi ottaa käyttöön todellisten liiketoiminnan tarpeiden, lain ja työntekijöiden yksityisyyden suojan perusteella.

Tiimit, jotka tarvitsevat vain yksinkertaisen ajastimen ja laskutettavan tuntiraportin, ovat todennäköisesti täysin tyytyväisiä yksinkertaisempaan työkaluun.

Sato

Paras: Freelancerit, toimistot ja vastaavat, jotka laskuttavat tuntiperusteisesti.

Harvest yhdistää ajanseurannan projektien budjetointiin, kulujen seurantaan, raportointiin ja laskutukseen. Voit kirjata aikaa asiakkaisiin ja projekteihin, tarkastella budjetteja ja muuttaa hyväksytyt ajankäyttömerkinnät laskuiksi.

Tärkeimpiä ominaisuuksia ovat:

• • Ajastimet ja päivittäiset/viikoittaiset työaikaraportit.
• • Asiakkaan, projektin ja tehtävien organisointi.
• • Laskutettavan ja ei-laskutettavan ajan seuranta.
• • Projektibudjetit ja kustannusanalyysi.
• • Kulujen seuranta ja laskutus.
• • Kirjanpito- ja maksuintegraatiot (asetuksistasi riippuen).

Harvest on ihanteellinen ratkaisu yrityksille, jotka haluavat yhdistää kirjatut työtuntinsa tuloihin. Esimerkiksi suunnittelutoimisto voi verrata projektin arvioituja työtunteja todellisiin työtunteihin, tarkistaa jäljellä olevan budjetin ja sitten luoda laskun laskutettavista merkinnöistä.

Sen tärkein vahvuus on kyky linkittää työaikakirjaukset taloudellisiin työnkulkuihin. Työkalu, joka keskittyisi pääasiassa tietokoneella käytetyn ajan seurantaan tai henkilökohtaisen tuottavuuden automaattiseen luokitteluun, olisi aivan eri asia.

Pelastusaika

Paras: niille, jotka haluavat hallita digitaalisia tapojaan ja parantaa keskittymiskykyään.

RescueTime keskittyy automatisoituun aktiviteettien seurantaan ja tuottavuustietojen keräämiseen. Se seuraa eri sovelluksissa ja verkkosivustoilla viettämääsi aikaa, luokittelee aktiviteetit ja tarjoaa sitten raportin, joka näyttää trendit.

Sopimuksesta riippuen ominaisuuksiin voi kuulua:

• • Automaattinen taustalla tapahtuvan toiminnan seuranta.
• • Raportit Sovellukset-, Verkkosivustot- ja Tuottavuus-kategorioissa.
• • Päivittäiset ja viikoittaiset yhteenvedot.
• • Keskittymissessiot ja häiriötekijöiden estäminen
• • Tavoitteet, hälytykset ja aktiivisuustrendit.
• • Projektien ja tehtävien seuranta saatavilla olevien ominaisuuksien ja sopimusten avulla.

RescueTime voi auttaa sinua selvittämään, kuinka paljon aikaa käytät keskittyneeseen työhön, kuinka paljon viestintään, kuinka paljon selaamiseen ja niin edelleen kaikkien muiden digitaalisten toimintojen ohella. Se voi näyttää sinulle kaavoja, joita et yksinkertaisesti pystyisi muistamaan muistin avulla.

Toimintokategoriat ja tuottavuuspisteet ovat vain indikaattoreita, eivät tarkkoja suorituskyvyn mittareita. Lukemiseen käytetty aika, tutkimiseen käytetty aika, ajatteluun käytetty aika jne. voivat kaikki olla tuottavaa, vaikka järjestelmä ei luokittelisi sitä tuottavaksi toiminnaksi samalla tavalla kuin varsinaista tietokoneella tehtävää työtä.

RescueTime on oikeastaan enemmän henkilökohtaisen tuottavuuden analysoinnin kuin asiakaslaskutuksen tai täysimittaisen palkanlaskennan puolella.

Ajanseurantaohjelmistojen vertailu

Jos päätavoitteesi on järjestää päivittäiset prioriteetit tuntien kirjaamisen sijaan, nämä ajanhallintatyökalut tarjota lisävaihtoehtoja harkittavaksi.

Vertailussa esitetään kunkin tuotteen ensisijainen käyttötarkoitus. Käytettävissä olevat ominaisuudet, raportointivaihtoehdot ja käyttörajoitukset vaihtelevat luonnollisesti tilauksen ja kokoonpanon mukaan.

UKK