Kanban-metodologian katsaus, periaatteet, käyttötarkoitukset ja sen luominen

Monet yritykset käyttävät Kanbania tavoitteidensa saavuttamiseen. Joillekin se ei ehkä ole tuttu, mutta Kanban on muovannut toimialoja vuosikymmeniä. Joten se on visuaalinen esitys työnkulusta tai projektinhallinnasta. Siitä tuli suosittu, koska ihmiset pitävät sitä houkuttelevampana ja intuitiivisena. Jos olet uusi siinä, olet tullut oikeaan viestiin. Täällä opit tuntemaan Kanban-määritelmän, sen periaatteet, käyttötavat, edut ja haitat. Sen lisäksi, että opetamme sinulle Kanban-levyn tekemisen.

• Osa 1. Mikä on Kanban
• Osa 2. Kanbanin periaatteet
• Osa 3. Kanbanin käyttötarkoitukset
• Osa 4. Kanbanin hyvät ja huonot puolet
• Osa 5. Kuinka tehdä Kanban Board
• Osa 6. Usein kysyttyä mitä Kanban on

Osa 1. Mikä on Kanban

Kaban on ketterä projektinhallintakehys, jota käytetään työnkulun visualisointiin. Se sai alkunsa Japanista 1940-luvun lopulla. Kanban on japanilainen sana, joka tarkoittaa visuaalista taulua tai näkemääsi korttia. Toyota oli se, joka kehitti ja haki just-in-time -valmistusta. Siten se korostaa jatkuvaa parantamista ja joustavuutta tehtävienhallinnassa. Lisäksi se rajoittaa pidossa ja jumissa työtä. Näitä rajoittamalla on helppo havaita pullonkaulat tiimin toimitusputkessa. Se varmistaa, etteivät ne hidasta prosessia tai häiritse virtausta. Kanban on suosittu suunnittelu-, tuote- ja ohjelmistokehitystiimien keskuudessa. Voit kuitenkin käyttää Kanban-virtausta missä tahansa tiimissä. Jos olet kiinnostunut dynaamisen ja joustavan työnkulun luomisesta, se on sopiva vaihtoehto.

Osa 2. Kanbanin periaatteet

Kanbanilla on omat periaatteensa hallita ja parantaa työnkulkua. Joten, Kanban käyttää neljää perusperiaatetta. Seuraavat ovat:

1. Aloita olemassa olevasta työnkulusta.

Toisin kuin jäsennellymmät ketterät menetelmät, kuten Scrum, Kanban mukauttaa tiimisi olemassa olevia prosesseja. Kanban on monipuolinen työnkulku, jonka voit toteuttaa jo käytössäsi.

2. Suostu jatkamaan asteittaisia muutoksia.

Suuret muutokset voivat häiritä tiimiäsi. Nyt uusi järjestelmä ei ehkä toimi, jos yrität muuttaa kaiken kerralla. Kanban ymmärtää tämän. Seurauksena on, että se kannustaa jatkuvaan parantamiseen ja muutosten tekemiseen askel askeleelta. Aloita siis pienillä ja asteittaisilla säädöillä tiimisi prosessin hiomiseksi.

3. Kunnioita nykyisiä rooleja, vastuita ja menetelmiä.

Kanban ei sanele tiettyjä tiimirooleja, toisin kuin muut menetelmät. Siksi se integroituu saumattomasti nykyiseen tiimirakenteeseen ja prosesseihin. Lisäksi nykyisillä tavoillasi voi olla arvokkaita puolia. Siten se voi olla tappiota, jos yrität muuttaa kaiken yhdessä päivässä.

4. Edistä johtajuutta kaikilta tiimin jäseniltä.

Kanban-projektin johto ymmärtää, että muutos voi lähteä tiimin jäsenestä, ei vain huipputehtävissä olevista. Kanbanin avulla tiimin jäseniä kannustetaan osallistumaan ja ideoimaan uusia ideoita. Sen tarkoitus on prosessin tehostaminen. Samalla tiimin jäsenet voivat johtaa uusia aloitteita.

Osa 3. Kanbanin käyttötarkoitukset

Käyttäjät voivat hyödyntää Kanbania eri tavoin. Alla on joitain suosittuja tapoja käyttää tätä projektinhallintaa.

Varastonhallinta

Kanban auttaa hallitsemaan, kuinka monta tuotetta sinulla on, kuten päivittäistavarat kaupassa. Kun tuotteet ovat vähissä, tilaat lisää säilyttääksesi tasapainoisen varaston.

Tehtävän organisaatio

Kuten tehtävälista, Kanban auttaa hallitsemaan tehtäviä. Näet, mitä on tehtävä, mikä on käynnissä ja mikä on valmis. Tällä tavalla teet työstäsi organisoidumpaa.

Projektin seuranta

Suurissa projekteissa Kanban pitää sinut tien päällä. Se auttaa sinua visualisoimaan, mitä on jäljellä, mikä on käynnissä ja mikä on valmis. Näin voit viimeistellä projekteja tehokkaammin.

Työnkulun optimointi

Tehtaalla Kanban varmistaa sujuvan tuotannon. Kun yksi osa on valmis, se antaa signaalin aloittaa seuraava. Joten se auttaa sinua vähentämään viiveitä ja pitämään prosessin sujuvana.

Asiakaspalvelu

Kanban auttaa asiakaspalvelutiimiä priorisoimaan pyynnöt. He näkevät, mikä vaatii huomiota, mitä työstetään ja mikä on ratkaistu. Joten sen avulla voit tehostaa asiakastukeasi.

Osa 4. Kanbanin hyvät ja huonot puolet

Kanbanin plussat

◆ Tehtävän selkeys

Tehtävien määrittäminen Kanban-taululle auttaa näkemään, mitä tiimisi tarvitsee viedäkseen eteenpäin. Kanban-korteilla annat tiimillesi tiedot, joita he tarvitsevat tehtäviinsä.

◆ Tila yhdellä silmäyksellä

Kun tarkistat tiimisi edistymisen Kanban-taululla, sinun ei tarvitse tarkistaa jatkuvasti päivityksiä. Näet nopeasti, mitkä tehtävät ovat käynnissä ja mitkä on tehty.

◆ Joukkueen tehokkuus

Kanban-projektinhallinta auttaa tiimiäsi näkemään työnkulun, asettamaan prioriteetteja ja havaitsemaan ongelmat nopeasti. Näin tiimisi toimii paremmin, koska jokainen keskittyy oikeisiin asioihin oikeaan aikaan.

◆ Keskity ja Burnoutin välttäminen

Kanban auttaa hallitsemaan tiimisi huomion ja ehkäisemään ajan ja energian hukkaa. Vaikka et työskentele fyysisten materiaalien kanssa kuten valmistuksessa, sinun on muistettava, että aika ja energia ovat rajallisia resursseja. Burnout voi tapahtua, jos niitä ei hoideta hyvin, mikä johtaa heikompaan työhön.

Kanbanin miinukset

◆ Projektiaikataulu

Kanban on yksinkertainen, mutta siitä puuttuu yksityiskohtaiset aikataulut ja aikataulut. On vaikea ennustaa, milloin tehtävät tehdään ja milloin koko projekti päättyy. Arvioinnista tulee haastavaa, jos kanban-taulusi on ainoa työkalusi.

◆ Monimutkaisuusrajat

Kanban-laudat toimivat hyvin, kunhan ne eivät ole liian monimutkaisia tiimille. Kun hallitset suuria projekteja, harkitse uimaratojen käyttöä organisaatiotasojen lisäämiseksi. Ilman asianmukaista huoltoa monimutkainen kanban-levy voi haitata tiimisi tehokkuutta.

◆ Säännöllisiä päivityksiä tarvitaan

Jotta Kanbanista saa kaiken irti, sinun on pidettävä taulusi ajan tasalla. Siksi se vaatii kurinalaisuutta sinulta ja tiimiltäsi.

Osa 5. Kuinka tehdä Kanban Board

Mikä on Kanban-levy? Se on itse asiassa työkalu työnkulun visualisointiin. Kanban-levyn luomiseen tarvitset luotettavan työkalun, joka tarjoaa kaiken tarvitsemasi. Käytä sen avulla parasta alustaa sellaisen luomiseen MindOnMap. Alla on esimerkki tällä työkalulla tehdystä Kanban-levystä.

Hanki yksityiskohtainen Kanban-taulu.

MindOnMap on ilmainen verkkopohjainen työkalu, joka on suunniteltu piirtämään ideoitasi helpommin ja ammattimaisemmin. Voit käyttää sitä nykyaikaisilla selaimilla, kuten Google Chromella, Edgellä, Safarilla ja muilla. Nyt voit myös ladata sen sovellusversion Windows- tai Mac-tietokoneellesi. Se tarjoaa myös erilaisia malleja, kuten puukartan, vuokaavion, kalanruotokaavion ja niin edelleen. Tämän lisäksi voit käyttää sen toimittamia kuvakkeita ja elementtejä kaavion luomiseen. Lisäämällä linkkejä ja kuvia voit tehdä työstäsi intuitiivisempaa.

Lisäksi voit käyttää MindOnMapia useissa tilanteissa. Sen avulla voit tehdä suhdekartat, työ- tai elämänsuunnitelma, projektinhallinta ja paljon muuta. Sen merkittävä ominaisuus on, että se tarjoaa yhteistyöominaisuuden. Näin voit tehdä yhteistyötä tiimisi, kollegojesi ja organisaatiosi kanssa. Lopuksi siinä on automaattinen tallennustoiminto, joka estää tietojen katoamisen työssäsi. Aloita nyt Kanban-kaavion luominen MindOnMapilla.

Osa 6. Usein kysyttyä mitä Kanban on