O mellor software de seguimento do tempo para aumentar a produtividade e a eficiencia do fluxo de traballo

O seguimento das horas de traballo permite que unha empresa vexa os custos do proxecto, permite unha mellor planificación da carga de traballo e permite unha facturación precisa dos clientes. Permite que o traballador autónomo vexa canto tempo se dedica a cada traballo. Para equipos remotos, pode mostrar patróns de traballo e axudar ao xestor a detectar problemas de programación.

A dereita software de seguimento do tempo dependerá moito do que esteas a tentar controlar. Algunhas son moi básicas (temporizadores e follas de horas), outras van moito máis alá e realmente controlarán as túas actividades, outras controlarán o teu persoal e outras tomarán as túas horas facturables e as converterán en facturas. Esta guía analiza cinco desas ferramentas e axudarache a escoller a que sexa axeitada para o teu propio fluxo de traballo.

• Que é un software de seguimento do tempo e como funciona?
• As mellores solucións de software de seguimento do tempo para empresas e autónomos
• Preguntas frecuentes

Como probamos e revisamos as ferramentas de seguimento do tempo

Unha boa comparación debería ter en conta tanto a precisión do tempo rexistrado como a utilidade dos informes. Tamén debería ter en conta a cantidade de esforzo necesaria para manter rexistros fiables. Unha revisión estruturada pode avaliar:

• • Precisión da entrada de tempo: funcionan como deberían os temporizadores, as entradas manuais, as edicións e a configuración do fuso horario?
• • Automatización: tanto o seguimento en segundo plano, as importacións de calendarios, os recordatorios ou a detección de inactividade funcionan como se describe.
• • Facilidade de uso: Facilidade para os usuarios de iniciar os seus temporizadores, categorizar o seu traballo, modificar as súas entradas e enviar as súas follas de horas.: Se os usuarios poden filtrar e resumir o tempo por data, proxecto, cliente, tarefa ou membro do equipo.
• • Soporte de exportación e facturación: se os rexistros poden exportarse ou converterse en facturas e outros documentos comerciais cando sexa necesario.

Para unha comparación práctica, os revisores poden rastrexar o mesmo conxunto de actividades durante varios días laborables, crear proxectos representativos, corrixir unha entrada de mostra e xerar informes para un intervalo de datas consistente.

Que é un software de seguimento do tempo e como funciona?

O software de seguimento do tempo rastrexará a cantidade de tempo que as persoas dedican a tarefas, proxectos, clientes, etc. Pode ser algo tan sinxelo como iniciar e deter un temporizador ou introducir horas manualmente ou pode ser algo tan sofisticado como importar eventos do calendario ou que o software simplemente rexistre o uso do ordenador automaticamente. (Para obter unha estratexia estruturada para dividir o traballo complexo en pasos manexables, consulte esta guía para análise de tarefas.)

Os usos comúns inclúen:

• • Rexistro das horas de traballo e da asistencia dos empregados.
• • Seguimento de horas facturables en proxectos de clientes.
• • Medición do custo e da rendibilidade do proxecto.
• • Comprender a produtividade persoal e as distraccións.
• • Preparación de follas de horas, facturas e rexistros de nóminas.
• • Comparación do esforzo estimado co tempo real empregado.

O software de seguimento do tempo non mide de ningún xeito a produtividade. O tempo dedicado a unha tarefa, o uso do ordenador e a calidade do resultado son cousas separadas. As métricas que escolla deberían ser as que realmente se axusten aos obxectivos do seu equipo.

Por que é importante o seguimento automatizado do tempo para os equipos remotos

Os equipos remotos traballan en todo tipo de lugares, con todo tipo de horarios e en todo tipo de fusos horarios. O seguimento automatizado do tempo reducirá a cantidade de traballo administrativo e pode axudar ás persoas a manter rexistros máis consistentes.

Non obstante, variará dependendo do software. A automatización pode abarcar desde o seguimento da actividade en segundo plano, entradas e recordatorios baseados no calendario, detección de tempo inactivo ata suxestións sobre como completar as follas de horas. Os equipos tamén poden mapear actividades recorrentes e entregas cun diagrama de fluxo de traballo para aclarar as responsabilidades e os pasos do proceso.

Estas características poden axudar aos equipos a:

• • Reducir o número de entradas de tempo que foron omitidas ou incompletas.
• • Identificar as reunións regulares e os patróns de traballo.
• • Comparar as horas planificadas co esforzo real do proxecto.
• • Mellorar a coordinación entre os equipos distribuídos.
• • Reducir a preparación manual da folla de horas.

Aínda así, o seguimento automatizado debería usarse abertamente. A monitorización en segundo plano, as capturas de pantalla, o seguimento de aplicacións e a recollida de datos de localización son cousas que poden dar lugar a problemas de privacidade. A organización debería ser clara sobre o que está a recoller, por que o necesita, quen pode velo e durante canto tempo conservará os rexistros.

Se non precisan estar a monitorizar activamente, entón unha ferramenta baseada en temporizador ou un rastreador de produtividade persoal sería axeitado.

As mellores solucións de software de seguimento do tempo para empresas e autónomos

As ferramentas que se enumeran a continuación fan cousas moi diferentes, desde a planificación visual do tempo ata a monitorización automatizada e a facturación ao cliente. Non son mutuamente excluíntes xa que cada unha delas ten un propósito principal moi específico.

MindOnMap

Mellor para: Bloqueo visual do tempo, planificación de tarefas e organización do fluxo de traballo do teu día.

MindOnMap é unha ferramenta de mapas mentais e diagramas que che permite ver as túas tarefas, establecer as túas prioridades e dividir proxectos grandes en pasos máis pequenos. Pódese usar xunto co seguimento do tempo para axudarche a ti e ao teu equipo a planificar o día e despois controlar o tempo para cada tarefa.

Un traballador autónomo que traballa en varios proxectos de clientes podería crear un plan diario central e despois dividilo en traballo con clientes, reunións, investigación, administración e descansos. Cada un deles podería dividirse en actividades específicas e, como resultado, todo estaría moito máis estruturado.

Os beneficios clave inclúen:

• • Organización visual das tarefas: estrutura o teu día e divide os traballos grandes en tarefas máis pequenas.
• • Bloqueo temporal do apoio: calcula cando vas traballar nas cousas importantes e identifica as outras prioridades que compiten entre si.
• • Desglose do proxecto: mapear as relacións entre as actividades, os fitos e os produtos finais.
• • Planificación da comunicación: comparte os plans visuais para que os teus compañeiros poidan ver de que son responsables e cales son as súas prioridades.

MindOnMap é útil para planificar o teu traballo antes de comezar e para ver como encaixan as distintas tarefas. Permite elaborar un plan claro que, á súa vez, servirá de base para a xestión do teu tempo.

MindOnMap non é un sistema de seguimento do tempo en ningún sentido convencional. Non actúa como un temporizador, un rastreador de actividades automatizado, un informe de horas facturables ou unha folla de horas de nómina. Se queres controlar as horas e/ou producir rexistros de facturación, deberías usar a planificación visual xunto cunha ferramenta de seguimento do tempo.

Alternar pista

Mellor para: Autónomos e equipos que só queren un rexistro e elaboración de informes básicos do seu tempo.

Toggl Track trata de rexistrar o tempo en proxectos, clientes e tarefas. Podes iniciar e deter un temporizador ou engadir entradas de tempo manualmente. O tempo que rexistraches pódese ver a través de informes.

As características principais inclúen:

• • Temporizadores dun só clic e entrada manual de tempo.
• • Organización de proxectos, clientes e tarefas.
• • Vistas de calendario e de entrada de tempo.
• • Informes resumidos e detallados.
• • Informes e integracións do equipo (dependendo do plan).

Toggl Track é perfecto para autónomos que queren controlar canto tempo lles leva traballar e para equipos que queren comparar a cantidade de tempo dedicado ao traballo entre clientes e proxectos.

Toggl Track ten un fluxo de traballo moi optimizado e, como tal, é bastante doado de poñer en marcha. Se te atopas nunha situación na que necesitas nóminas, seguimento de campo por GPS ou o tipo de seguimento granular dos empregados que se obtén cunha solución de seguimento da forza de traballo máis completa, terás que comprobar que Toggl Track realmente teña esas capacidades ou se outra ferramenta sería unha mellor opción.

Hubstaff

Mellor para: Equipos distribuídos e de campo que precisan seguimento do tempo con visibilidade da forza de traballo.

Hubstaff é unha ferramenta de seguimento do tempo con capacidades de xestión da forza laboral. Dependendo da túa subscrición, o nivel de configuración e o dispositivo que esteas a usar, podes rastrexar as horas de traballo, crear follas de horas, supervisar as métricas de actividade e usar o seguimento da localización para o traballo de campo.

As características principais inclúen:

• • Rexistro do tempo en ordenadores e móbiles.
• • Follas de horas e rexistros de asistencia automatizados.
• • Indicadores de actividade baseados na entrada do teclado e do rato.
• • Capturas de pantalla opcionais e seguimento da actividade da aplicación/sitio web.
• • Seguimento GPS e xeocercado para fluxos de traballo de campo compatibles.
• • Informes de persoal e proxectos.

Hubstaff sería axeitado para empresas que precisan xestionar o seu persoal de campo, controlar a asistencia ou revisar os rexistros de tempo dunha forza de traballo xeograficamente dispersa.

Tamén hai que ter en conta coidadosamente as súas capacidades de monitorización. As pulsacións de teclas e a actividade do rato non son necesariamente un indicador da calidade ou do valor do traballo que se está a realizar, e a captura de pantalla/o seguimento da localización poden non ser axeitados para todos os postos. A monitorización debería introducirse en función das necesidades empresariais reais, da lei e da privacidade dos empregados.

Os equipos que só precisan un temporizador sinxelo e un informe de horas facturable probablemente estarán perfectamente satisfeitos cunha ferramenta máis sinxela.

Colleita

Mellor para: Autónomos, axencias e similares que facturan por horas.

Harvest vincula o seguimento do tempo coa elaboración de orzamentos de proxectos, o seguimento de gastos, a elaboración de informes e a facturación. Podes rexistrar o tempo para clientes e proxectos, ver orzamentos e converter as túas entradas de tempo aprobadas en facturas.

As características principais inclúen:

• • Temporizadores e follas de horas diarias/semanais.
• • Organización do cliente, do proxecto e das tarefas.
• • Rexistro de tempo facturable e non facturable.
• • Orzamentos de proxectos e análise de custos.
• • Seguimento de gastos e facturación.
• • Integracións de contabilidade e pagamentos (dependendo da túa configuración).

Harvest é ideal para empresas que queiran poder vincular as súas horas rexistradas aos ingresos. Unha axencia de deseño, por exemplo, podería comparar as horas estimadas dun proxecto coas horas reais traballadas, comprobar o orzamento restante e, a continuación, xerar unha factura a partir das entradas facturables.

O seu principal punto forte reside na capacidade de vincular rexistros de tempo a fluxos de traballo financeiros. Unha ferramenta que se centrase principalmente no seguimento do tempo no ordenador ou na categorización automática da produtividade persoal sería algo moi diferente.

Tempo de rescate

Mellor para: aqueles que queiran controlar os seus hábitos dixitais e mellorar a súa concentración.

RescueTime céntrase no seguimento automatizado da actividade e na análise da produtividade. Rexistra a cantidade de tempo que pasas en varias aplicacións e sitios web, clasifica as actividades e, a continuación, ofréceche un informe que mostra os patróns.

Dependendo do plan, as características poden incluír:

• • Seguimento automático da actividade en segundo plano.
• • Informes nas categorías Aplicacións, Sitios web e Produtividade.
• • Resumos diarios e semanais.
• • Sesións de concentración e bloqueo de distraccións
• • Obxectivos, alertas e tendencias de actividade.
• • Seguimento de proxectos e tarefas a través da gama de funcións e plans dispoñibles.

RescueTime pode axudarche a calcular canto tempo dedicas a traballos centrados, canto á comunicación, canto á navegación e demais con todas as outras actividades dixitais. Pode mostrarche patróns que simplemente non serías capaz de captar coa memoria.

As categorías de actividades e as puntuacións de produtividade son só indicadores, non medidas exactas do rendemento. O tempo dedicado á lectura, á investigación, ao pensamento, etc., pode ser produtivo mesmo se o sistema non o clasifica como actividade produtiva do mesmo xeito que o traballo real no ordenador.

RescueTime encaixa máis no ámbito da análise da produtividade persoal que na facturación de clientes ou na nómina completa.

Comparación de software de seguimento do tempo

Se o teu obxectivo principal é organizar as prioridades diarias en lugar de rexistrar as horas, estas ferramentas de xestión do tempo ofrecer opcións adicionais a considerar.

A comparación describe o uso principal de cada produto. As funcións dispoñibles, as opcións de informes e os límites de uso variarán, por suposto, segundo a subscrición e a configuración.

Preguntas frecuentes