મફત મીટિંગ મિનિટ્સ નોટ્સ ટેમ્પલેટ અને બનાવવા માટેની માર્ગદર્શિકા
મીટિંગમાં ચર્ચા થયેલી દરેક મહત્વપૂર્ણ વિગતો મેળવવા માટે મીટિંગની મિનિટ્સ ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ છે. આ એક પ્રક્રિયા છે જેમાં ખાતરી કરવામાં આવે છે કે તમે એક પણ વિગત ચૂકી ન જાઓ જેથી તમે આપેલી વિગતો અનુસાર તમારું કાર્ય અથવા પ્રોજેક્ટ કરી શકો. આ લેખમાં, અમે તમને શ્રેષ્ઠ સાધનનો ઉપયોગ કરીને મીટિંગ મિનિટ્સ કેવી રીતે બનાવવી અને તેની વ્યાખ્યા અને તે શા માટે મહત્વપૂર્ણ છે તે વિશે વધુ સમજીશું. બોનસ તરીકે, અમે તમને ટેમ્પ્લેટ્સ અને ઉદાહરણો પણ આપીશું જેથી તમારા માટે તમારી શરૂઆત કરવાનું સરળ બને.
- ભાગ ૧: મીટિંગ મિનિટ્સ શું છે અને તે શા માટે મહત્વપૂર્ણ છે
- ભાગ ૨: અસરકારક મીટિંગ મિનિટ્સના મુખ્ય તત્વો
- ભાગ ૩: મીટિંગ મિનિટ્સના નમૂનાઓ અને ઉદાહરણો
- ભાગ ૪: અસરકારક મીટિંગ મિનિટ્સ કેવી રીતે લખવી
- ભાગ 5: મીટિંગ નોટ્સ સ્પષ્ટ રીતે ગોઠવવા માટે MindOnMap નો ઉપયોગ કરો
- માર્ગદર્શિકા સાથે મીટિંગ મિનિટ્સ ટેમ્પ્લેટ્સ વિશે વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો
ઝડપી જવાબ: મીટિંગ મિનિટ્સ એ મીટિંગની મુખ્ય ચર્ચાઓ, નિર્ણયો, ઉપસ્થિતો અને કાર્યવાહીની વસ્તુઓનો લેખિત રેકોર્ડ છે. અસરકારક મિનિટ્સ બનાવવા માટે, એક કાર્યસૂચિ તૈયાર કરો, મહત્વપૂર્ણ પરિણામો રેકોર્ડ કરો, જવાબદારીઓ અને સમયમર્યાદા સોંપો અને દસ્તાવેજને તાત્કાલિક શેર કરો. MindOnMap જેવું ટેમ્પલેટ અથવા ટૂલ મીટિંગ નોંધોને સ્પષ્ટ રીતે ગોઠવવામાં મદદ કરી શકે છે.
ભાગ ૧: મીટિંગ મિનિટ્સ શું છે અને તે શા માટે મહત્વપૂર્ણ છે
મીટિંગ મિનિટ્સ
જેમ આપણે મીટિંગ મિનિટ્સને વ્યાખ્યાયિત કરીએ છીએ, આ તમારી મીટિંગનો સત્તાવાર લેખિત રેકોર્ડ છે. તે હાજરી, ચર્ચા કરેલા વિષયો, લોકો તરફથી મળેલી સમજ, સોંપાયેલ કાર્યો અને વધુ જેવી મુખ્ય વિગતોને કેપ્ચર કરવાની એક રીત છે. એકંદરે, મીટિંગ મિનિટ્સ અમને મીટિંગમાં થયેલી ચર્ચા અને ઘટનાઓનો સ્પષ્ટ અને સચોટ ઝાંખી અથવા સારાંશ પ્રદાન કરવા માટે અસ્તિત્વમાં છે. જે લોકો હાજર રહ્યા ન હતા તેમના માટે માહિતી રિલે કરવાની અથવા મીટિંગમાં હાજર લોકો માટે સમીક્ષા બિંદુ તરીકે આ એક અસરકારક રીત છે.
ટીમોના સંચારનું મહત્વ
મીટિંગ મિનિટ્સ રાખવી ખરેખર મહત્વપૂર્ણ છે કારણ કે તે આપણને સ્પષ્ટ રેકોર્ડ આપે છે અને ટીમને લક્ષ્યો સાથે જોડાયેલા અને સંરેખિત રહેવામાં મદદ કરે છે. મીટિંગ મિનિટ્સ શા માટે મહત્વપૂર્ણ છે તેના કેટલાક મુદ્દા અહીં આપ્યા છે:
- • સંરેખણ: તે ટીમ અને સંગઠન વચ્ચે મૂંઝવણ ઘટાડી શકે છે.
- • જવાબદારી: લીધેલા કોઈપણ નિર્ણયનું દસ્તાવેજીકરણ કરો, અને જુઓ કે દરેક કાર્ય માટે કોણ જવાબદાર છે.
- • કાર્યક્ષમતા: તે પુનરાવર્તિત વિષય ચર્ચાઓને અટકાવી શકે છે.
- • પ્રગતિનું ટ્રેકિંગ: તમે પહેલાથી જ પૂર્ણ થયેલી ક્રિયાઓ અથવા ફોલો-અપ પ્રોજેક્ટ્સને ટ્રેક કરી શકો છો.
ભાગ ૨: અસરકારક મીટિંગ મિનિટ્સના મુખ્ય તત્વો
મીટિંગ મિનિટ્સ બનાવતી વખતે, ચાર મહત્વપૂર્ણ ઘટકોનો સમાવેશ કરવો જરૂરી છે: એજન્ડા, હાજરી આપનારાઓ, નિર્ણયો અને કાર્યવાહીની વસ્તુઓ. આ તત્વો તમારી ફાઇલને પૂર્ણ કરશે અને તમને અસરકારક બનવા દેશે. અહીં દરેક મુખ્ય ઘટક માટે ઊંડાણપૂર્વકની સમજૂતીઓ છે:
કાર્યસૂચિ
કાર્યસૂચિના તત્વમાં મીટિંગ કયા વિષયો અને ઉદ્દેશ્યો માટે છે તેની યાદી શામેલ છે. આ તત્વ મીટિંગમાં ધ્યાન કેન્દ્રિત કરે છે અને સ્પષ્ટ માળખું પણ લાવે છે.
મીટિંગ શરૂ થાય તે પહેલાં, મીટિંગ એજન્ડા ટેમ્પલેટ બનાવોચર્ચાના વિષયો, ઉદ્દેશ્યો અને સમય ફાળવણીની રૂપરેખા આપવી.
ઉપસ્થિતો
હાજરી આપનારા વિભાગમાં કોણ બેઠકમાં હાજર રહ્યું, કોણ ગેરહાજર રહ્યું અને કયા સંબંધિત હિસ્સેદારો હાજર હતા તેની નોંધ લેવામાં આવે છે.
નિર્ણયો
આ તે જગ્યા છે જ્યાં તમે ટીમના નિષ્કર્ષ, ઠરાવો અને કરારો ઉમેરો છો. આ ખાતરી કરી શકે છે કે દરેક વ્યક્તિ પરિણામો અને તેઓ જે બાબતો પર સંમત થયા છે તે સમજે છે.
ક્રિયા વસ્તુઓ
સોંપાયેલ લોકો સાથે કાર્યોની યાદી. આ તે જગ્યા છે જ્યાં તમે મીટિંગ પછી આગળ શું કરવાની જરૂર છે તે પણ જોઈ શકો છો.
ભાગ ૩: મીટિંગ મિનિટ્સના નમૂનાઓ અને ઉદાહરણો
ચાલો હવે જોઈએ કે જો તમે મીટિંગ ડોક્યુમેન્ટની મિનિટ્સ બનાવવા જઈ રહ્યા છો, તો તમે કયા ટેમ્પ્લેટ્સનો ઉપયોગ કરી શકો છો અને કયા ઉદાહરણોમાંથી પ્રેરણા લઈ શકો છો:
સરળ મીટિંગ મિનિટ્સ
આ એક મૂળભૂત માળખું છે જેનો ઉપયોગ મોટાભાગે અનૌપચારિક બેઠકો માટે થાય છે. તે એક સરળ ફોર્મેટ છે, જેમાં ફક્ત હાજરી, કાર્યસૂચિ, નિર્ણય અને ક્રિયાઓ જેવી વિગતો ઉમેરવામાં આવે છે.
ઔપચારિક મીટિંગ મિનિટ્સ
વિગતવાર દસ્તાવેજોની જરૂર હોય તેવી સત્તાવાર મીટિંગ્સમાં મીટિંગ મિનિટ્સ માટે ફોર્મેટ આવશ્યક છે. મોટાભાગે, જ્યારે પણ કાનૂની રેકોર્ડ હોય ત્યારે આ મીટિંગ મિનિટ્સનું શ્રેષ્ઠ ફોર્મેટ હોય છે.
સમિતિની બેઠકની મિનિટ્સ
નામ પરથી જ, સમિતિઓ દ્વારા આનો ઉપયોગ કરવામાં આવે છે કારણ કે તેઓ ક્રિયાઓ, જવાબદારીઓ, ચર્ચાઓ અને વધુને ટ્રેક કરે છે.
મીટિંગ મિનિટ્સ ટેમ્પ્લેટ્સની સરખામણી
| ઢાંચો | માટે શ્રેષ્ઠ | કી ફીલ્ડ્સ | ભલામણ કરેલ ફોર્મેટ | ડાઉનલોડ URL |
| સરળ મીટિંગ મિનિટ્સ | અનૌપચારિક ટીમ મીટિંગ્સ, ઝડપી ચેક-ઇન અને વિચાર-મંથન સત્રો | મીટિંગની તારીખ, ઉપસ્થિતો, કાર્યસૂચિ, મુખ્ય મુદ્દાઓ, નિર્ણયો, કાર્યવાહીની વસ્તુઓ | ઝડપી સંપાદન માટે ગુગલ ડોક્સ અથવા વર્ડ; શેરિંગ માટે પીડીએફ | https://www.vertex42.com/WordTemplates/meeting-minutes.html |
| ઔપચારિક મીટિંગ મિનિટ્સ | બોર્ડ મીટિંગ્સ, એક્ઝિક્યુટિવ મીટિંગ્સ અને સત્તાવાર બિઝનેસ મીટિંગ્સ | મીટિંગનું શીર્ષક, તારીખ, સમય, સ્થાન, ઉપસ્થિતો, દરખાસ્તો, ઠરાવો, મતદાનના પરિણામો, કાર્યવાહીની વસ્તુઓ, મંજૂરીની સ્થિતિ | સંપાદન માટે વર્ડ અથવા ગુગલ ડોક્સ; અંતિમ રેકોર્ડ માટે પીડીએફ | https://www.smartsheet.com/free-meeting-minutes-templates-microsoft-word |
| સમિતિની બેઠકની મિનિટ્સ | શાળા સમિતિઓ, બિનનફાકારક બોર્ડ અને પ્રોજેક્ટ સ્ટીયરિંગ સમિતિઓ | સમિતિનું નામ, અધ્યક્ષ, હાજર કે ગેરહાજર સભ્યો, કાર્યસૂચિની વસ્તુઓ, અહેવાલો, નિર્ણયો, સોંપાયેલ જવાબદારીઓ, સમયમર્યાદા, આગામી બેઠક | સહયોગી સંપાદન માટે વર્ડ અથવા ગુગલ ડોક્સ; આર્કાઇવિંગ માટે પીડીએફ | https://getquietnote.com/templates/committee-meeting-minutes |
| પ્રોજેક્ટ મીટિંગ મિનિટ્સ | ક્રોસ-ફંક્શનલ પ્રોજેક્ટ અપડેટ્સ, સ્પ્રિન્ટ સમીક્ષાઓ, માઇલસ્ટોન ટ્રેકિંગ મીટિંગ્સ | પ્રોજેક્ટનું નામ, મીટિંગનો ઉદ્દેશ્ય, ભૂમિકાઓ સાથે ઉપસ્થિતો, કાર્યસૂચિ, પ્રોજેક્ટની સ્થિતિ, જોખમો અને અવરોધકો, નિર્ણયો, કાર્યવાહીની વસ્તુઓ, આગામી મીટિંગ | રીઅલ-ટાઇમ અપડેટ્સ માટે વર્ડ / સ્માર્ટશીટ; પ્રોજેક્ટ આર્કાઇવ માટે પીડીએફ | https://www.smartsheet.com/free-meeting-minutes-templates-microsoft-word |
| વિગતવાર મીટિંગ મિનિટ્સ | જટિલ બહુ-વિષયિક બેઠકો જેમાં પ્રસ્તુતકર્તાઓના સંપૂર્ણ દસ્તાવેજીકરણ અને સમય ફાળવણીની જરૂર હોય છે | મીટિંગનો ઉદ્દેશ્ય, સુવિધા આપનાર, નોંધ લેનાર, ઉપસ્થિતો, કાર્યસૂચિની વસ્તુઓ, પ્રસ્તુતકર્તાઓ, ફાળવેલ સમય, નિર્ણયો, કાર્યવાહીની વસ્તુઓ, પૂરક નોંધો | ટેબલ-આધારિત સંપાદન માટે વર્ડ અથવા ગુગલ ડોક્સ; વિતરણ માટે પીડીએફ | https://www.vertex42.com/WordTemplates/meeting-minutes.html |
ટીપ: નિયમિત ચર્ચાઓ માટે એક સરળ ટેમ્પ્લેટ પસંદ કરો, જ્યારે નિર્ણયો અને મતદાન રેકોર્ડ મહત્વપૂર્ણ હોય ત્યારે ઔપચારિક ટેમ્પ્લેટ પસંદ કરો, અને જ્યારે બહુવિધ સભ્યો, અહેવાલો અને અનુવર્તી ક્રિયાઓને ટ્રેક કરવાની જરૂર હોય ત્યારે સમિતિ ટેમ્પ્લેટ પસંદ કરો.
ભાગ ૪: અસરકારક મીટિંગ મિનિટ્સ કેવી રીતે લખવી
જો તમે સહાયક અથવા એક્ઝિક્યુટિવ છો, તો સામાન્ય રીતે તમને મીટિંગ મિનિટ્સ લખવાનું કામ સોંપવામાં આવે છે. તેથી, અહીં કેટલીક ટિપ્સ આપી છે જેનો ઉપયોગ તમે તેને અસરકારક રીતે લખવા માટે કરી શકો છો:
અગાઉથી તૈયારી કરો
તમે મીટિંગના વર્ણન બોક્સમાં સામાન્ય રીતે રજૂ કરવામાં આવતા બધા એજન્ડા અને ઉદ્દેશ્યોની સમીક્ષા કરી શકો છો. મીટિંગના કેન્દ્રને જાણવાની ક્રિયા તમને ચર્ચાને વધુ સારી રીતે સમજવામાં મદદ કરશે.
ટેમ્પલેટનો ઉપયોગ કરો
અમારી પાસે ઉપર ઘણા બધા ટેમ્પ્લેટ્સ છે જેનો ઉપયોગ તમે તમારી મીટિંગ મિનિટ્સ માટે કરી શકો છો. ટેમ્પ્લેટનો ઉપયોગ ફોર્મેટિંગ પર સમય બચાવે છે અને તમને સાંભળવા, મુખ્ય નિર્ણયો રેકોર્ડ કરવા અને ક્રિયા વસ્તુઓ કેપ્ચર કરવા પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવાની મંજૂરી આપે છે.
મહત્વપૂર્ણ બાબતોને કેપ્ચર કરો
તમારે મીટિંગમાંથી માહિતી ફિલ્ટર કરવાની જરૂર છે. મહત્વપૂર્ણ વિગતોની નોંધ લો અને જે જરૂરી નથી તે છોડી દો. આ તમને વધુ પડતા કામથી બચાવી શકે છે.
રીઅલ-ટાઇમ વિગતો સ્પષ્ટ કરો
જો તમે મીટિંગ દરમિયાન વિગતો ખોટી રીતે સાંભળી હોય અથવા ગેરસમજ કરી હોય તો પ્રશ્નો પૂછો. મિનિટ્સ સમજવામાં સરળ અને સંક્ષિપ્ત બનાવવા માટે શબ્દ-દર-શબ્દ માહિતી ટાંકશો નહીં.
ટીમ સાથે ઝડપથી શેર કરો
મીટિંગ પછી તરત જ મિનિટ્સ ફાઇનલ કરો અને ટીમને મોકલો. આનાથી તેઓ તેની યોગ્ય રીતે સમીક્ષા કરી શકશે અને વિગતો બે વાર ચકાસી શકશે.
ભાગ 5: મીટિંગ નોટ્સ સ્પષ્ટ રીતે ગોઠવવા માટે MindOnMap નો ઉપયોગ કરો
મીટિંગ મિનિટ્સ વિશે તમારે જાણવાની જરૂર હોય તેવી બધી વિગતો જાણ્યા પછી, અમને જણાવો કે શ્રેષ્ઠ ટૂલનો ઉપયોગ કરીને મીટિંગ મિનિટ્સ કેવી રીતે બનાવવી MindOnMap. આ ટૂલ એક મેપિંગ ટૂલ છે જે તમને તમારી મીટિંગમાંથી વિગતો રજૂ કરવા માટે વિવિધ વિઝ્યુઅલ્સ અને નકશા બનાવવાની મંજૂરી આપે છે. તે વપરાશકર્તાઓને ટીમને ઝડપથી સમજવામાં મદદ કરવા માટે દૃષ્ટિની રીતે પ્રસ્તુત મીટિંગ મિનિટ્સ મેળવવાની મંજૂરી આપે છે. તે શક્ય બન્યું કારણ કે MindOnMap તત્વો, આકારો, ટેક્સ્ટ, થીમ્સ અને વધુ જેવી બહુમુખી અને વિવિધ સુવિધાઓ પ્રદાન કરે છે. તેનો ઉપયોગ કરવા માટે તમે અહીં સરળ પગલાંઓ અનુસરી શકો છો:
તેની સત્તાવાર વેબસાઇટ પરથી MindOnMap મેળવો અને તેને તમારા કમ્પ્યુટર પર ઇન્સ્ટોલ કરો.
સુરક્ષિત ડાઉનલોડ
સુરક્ષિત ડાઉનલોડ
તે પછી, ટૂલ ખોલો અને ઍક્સેસ કરો ફ્લોચાર્ટ સુવિધા. આ મીટિંગ મિનિટ્સ બનાવવાની પ્રક્રિયાને સરળ બનાવશે.
ઉમેરો આકારો અને તમને જોઈતા લેઆઉટના આધારે તેમને ગોઠવો. તમે એવા આકારો ઉમેરી શકો છો જે ઉપર ચર્ચા કરેલા મુખ્ય ઘટકોનું પ્રતિનિધિત્વ કરશે જેમ કે એજન્ડા, હાજરી આપનારાઓ, ક્રિયાઓ અને વધુ.
તમે હવે ઉમેરી શકો છો ટેક્સ્ટ મીટિંગ્સની વિગતો માટે.
સેટ કરો થીમ તમારી મિનિટોમાંથી અને તમને જોઈતા ફાઇલ ફોર્મેટ સાથે નિકાસ કરો.
જટિલ પ્રક્રિયાઓ અથવા બહુવિધ ફોલો-અપ કાર્યો ધરાવતી મીટિંગ્સ માટે, a વર્કફ્લો ડાયાગ્રામ કાર્ય ક્રમની કલ્પના કરવામાં અને જવાબદારીઓ સ્પષ્ટ કરવામાં મદદ કરી શકે છે.
માર્ગદર્શિકા સાથે મીટિંગ મિનિટ્સ ટેમ્પ્લેટ્સ વિશે વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો
શું મીટિંગ મિનિટ્સ મીટિંગ નોટ્સથી અલગ હોય છે?
હા. મીટિંગ મિનિટ્સ એ મીટિંગની મુખ્ય ચર્ચાઓ, નિર્ણયો અને કાર્યવાહીની વસ્તુઓનો એક માળખાગત રેકોર્ડ છે, જેનો ઉપયોગ ઘણીવાર સત્તાવાર સંદર્ભ તરીકે થાય છે. મીટિંગ નોંધો સામાન્ય રીતે વધુ અનૌપચારિક હોય છે અને તેમાં વ્યક્તિગત અવલોકનો, રીમાઇન્ડર્સ અથવા વધારાની વિગતો શામેલ હોઈ શકે છે.
મીટિંગ મિનિટ્સ બનાવવાનું કામ કોને સોંપવામાં આવે છે?
મીટિંગ મિનિટ્સ બનાવવાની જરૂર હોય તે વ્યક્તિ મોટે ભાગે સેક્રેટરી, આસિસ્ટન્ટ, એક્ઝિક્યુટિવ અથવા બોસ દ્વારા સોંપાયેલ કોઈપણ ટીમ સભ્ય હોય છે.
મીટિંગની મિનિટ્સ ક્યારે વહેંચવી જોઈએ?
મીટિંગ મિનિટ્સ મીટિંગ પછી 24 કલાકની અંદર વિતરિત થવી જોઈએ. જો કે, ટીમને મોકલતા પહેલા બધું જ બે વાર તપાસવું મહત્વપૂર્ણ છે.
નિષ્કર્ષ
મીટિંગમાં મીટિંગ મિનિટ્સ હોવી જરૂરી છે, ખાસ કરીને એવા ક્ષેત્રોમાં જ્યાં વિગતો અને પ્રગતિને મહત્વ આપવામાં આવે છે. તે એક એવું માધ્યમ છે જેનો ઉપયોગ આપણે યોગ્ય વાતચીત અને સમગ્ર ટીમ સાથે સંરેખણ સુનિશ્ચિત કરવા માટે કરી શકીએ છીએ. સારી વાત એ છે કે, MindOnMap એવી સુવિધાઓ પ્રદાન કરે છે જે આપણને સરળતાથી મીટિંગ મિનિટ્સ બનાવવા દે છે. તે મફત છે, તેથી હમણાં જ તેનો ઉપયોગ કરો.
