उत्पादकता और कार्यप्रवाह दक्षता बढ़ाने के लिए सर्वश्रेष्ठ समय ट्रैकिंग सॉफ़्टवेयर

कार्य घंटों को ट्रैक करने से व्यवसाय को परियोजना लागत का पता चलता है, कार्यभार की बेहतर योजना बनाने में मदद मिलती है और ग्राहकों को सटीक बिलिंग करने में सहायता मिलती है। इससे फ्रीलांसर को यह पता चलता है कि प्रत्येक कार्य पर कितना समय व्यतीत हो रहा है। दूरस्थ टीमों के लिए, यह कार्य पैटर्न को दर्शाता है और प्रबंधक को शेड्यूलिंग संबंधी समस्याओं को पहचानने में मदद करता है।

सही समय ट्रैकिंग सॉफ़्टवेयर यह इस बात पर बहुत हद तक निर्भर करेगा कि आप क्या ट्रैक करना चाहते हैं। कुछ बहुत ही बुनियादी हैं (टाइमर और टाइमशीट), कुछ इससे कहीं आगे बढ़कर आपकी गतिविधियों को ट्रैक करते हैं, कुछ आपके कर्मचारियों को ट्रैक करते हैं और कुछ आपके बिल योग्य घंटों को इनवॉइस में बदल देते हैं। यह गाइड ऐसे ही पांच टूल्स पर नज़र डालती है और आपको अपने वर्कफ़्लो के लिए सही टूल चुनने में मदद करेगी।

• टाइम ट्रैकिंग सॉफ्टवेयर क्या है और यह कैसे काम करता है?
• व्यवसायों और फ्रीलांसरों के लिए सर्वश्रेष्ठ समय ट्रैकिंग सॉफ़्टवेयर समाधान
• पूछे जाने वाले प्रश्न

हम टाइम ट्रैकिंग टूल्स का परीक्षण और समीक्षा कैसे करते हैं

एक अच्छी तुलना में दर्ज किए गए समय की सटीकता और रिपोर्टों की उपयोगिता दोनों पर विचार किया जाएगा। इसमें विश्वसनीय रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए आवश्यक प्रयास की मात्रा पर भी विचार किया जाएगा। एक संरचित समीक्षा निम्नलिखित का मूल्यांकन कर सकती है:

• • समय प्रविष्टि की सटीकता: क्या टाइमर, मैन्युअल प्रविष्टियाँ, संपादन और समय क्षेत्र की सेटिंग्स सभी ठीक से काम कर रही हैं?
• • स्वचालन: पृष्ठभूमि ट्रैकिंग, कैलेंडर आयात, अनुस्मारक या निष्क्रियता का पता लगाना, ये सभी कार्य वर्णित अनुसार कार्य करते हैं।
• • उपयोग में आसानी: उपयोगकर्ताओं के लिए टाइमर शुरू करना, अपने काम को वर्गीकृत करना, अपनी प्रविष्टियों में संशोधन करना और अपनी टाइमशीट जमा करना कितना आसान है। • क्या उपयोगकर्ता तिथि, परियोजना, ग्राहक, कार्य या टीम सदस्य के आधार पर समय को फ़िल्टर और सारांशित कर सकते हैं।
• • निर्यात और बिलिंग सहायता: आवश्यकता पड़ने पर रिकॉर्ड को निर्यात किया जा सकता है या उन्हें चालान और अन्य व्यावसायिक दस्तावेजों में परिवर्तित किया जा सकता है।

व्यावहारिक तुलना के लिए, समीक्षक कई कार्यदिवसों में गतिविधियों के एक ही समूह को ट्रैक कर सकते हैं, प्रतिनिधि परियोजनाएं बना सकते हैं, एक नमूना प्रविष्टि को सही कर सकते हैं और एक निश्चित तिथि सीमा के लिए रिपोर्ट तैयार कर सकते हैं।

टाइम ट्रैकिंग सॉफ्टवेयर क्या है और यह कैसे काम करता है?

टाइम ट्रैकिंग सॉफ़्टवेयर लोगों द्वारा कार्यों, परियोजनाओं, ग्राहकों आदि पर बिताए गए समय को ट्रैक करेगा। यह टाइमर शुरू करने और बंद करने या मैन्युअल रूप से घंटे दर्ज करने जितना सरल हो सकता है, या कैलेंडर इवेंट आयात करने या सॉफ़्टवेयर द्वारा कंप्यूटर उपयोग को स्वचालित रूप से लॉग करने जितना जटिल भी हो सकता है। (जटिल कार्यों को प्रबंधनीय चरणों में विभाजित करने के लिए एक संरचित दृष्टिकोण के लिए, इस गाइड को देखें) कार्य विश्लेषण.)

इसके सामान्य उपयोगों में शामिल हैं:

• • कर्मचारियों के कार्य घंटों और उपस्थिति का रिकॉर्ड रखना।
• • क्लाइंट प्रोजेक्ट्स पर बिल योग्य घंटों को ट्रैक करना।
• • परियोजना की लागत और लाभप्रदता का मापन करना।
• • व्यक्तिगत उत्पादकता और ध्यान भटकाने वाली चीजों को समझना।
• • समय-सारणी, चालान और वेतन संबंधी रिकॉर्ड तैयार करना।
• • अनुमानित प्रयास की तुलना वास्तविक समय से करना।

टाइम ट्रैकिंग सॉफ्टवेयर उत्पादकता को किसी भी तरह से नहीं मापता है। किसी कार्य पर व्यतीत समय, कंप्यूटर का उपयोग और आउटपुट की गुणवत्ता, ये सभी अलग-अलग चीजें हैं। आपको ऐसे मेट्रिक्स चुनने चाहिए जो वास्तव में आपकी टीम के उद्देश्यों के अनुरूप हों।

दूरस्थ टीमों के लिए स्वचालित समय ट्रैकिंग क्यों महत्वपूर्ण है?

दूरस्थ टीमें अलग-अलग स्थानों, अलग-अलग समय-सारणी और अलग-अलग समय क्षेत्रों में काम करती हैं। स्वचालित समय ट्रैकिंग से प्रशासनिक कार्य कम हो जाएगा और लोगों को अधिक सुसंगत रिकॉर्ड रखने में मदद मिलेगी।

हालाँकि, यह सॉफ़्टवेयर के आधार पर अलग-अलग होगा। स्वचालन में पृष्ठभूमि गतिविधि ट्रैकिंग, कैलेंडर आधारित प्रविष्टियाँ और अनुस्मारक, निष्क्रिय समय का पता लगाना और आपके टाइमशीट को पूरा करने के तरीके के सुझाव देना शामिल हो सकता है। टीमें आवर्ती गतिविधियों और हैंडऑफ़ को भी मैप कर सकती हैं। कार्यप्रवाह आरेख जिम्मेदारियों और प्रक्रिया के चरणों को अधिक स्पष्ट करने के लिए।

ये विशेषताएं टीमों की मदद कर सकती हैं:

• • छूटी हुई या अधूरी दर्ज की गई समय प्रविष्टियों की संख्या कम करें।
• • नियमित बैठकों और कार्यपद्धतियों की पहचान करें।
• • नियोजित घंटों की तुलना परियोजना में किए गए वास्तविक कार्य से करें।
• • विभिन्न स्थानों पर स्थित टीमों के बीच समन्वय में सुधार करें।
• • मैन्युअल रूप से टाइमशीट तैयार करने की प्रक्रिया को कम करें।

फिर भी, स्वचालित ट्रैकिंग का उपयोग खुले तौर पर किया जाना चाहिए। पृष्ठभूमि निगरानी, स्क्रीनशॉट, ऐप ट्रैकिंग और स्थान डेटा संग्रह, ये सभी ऐसी चीजें हैं जिनसे गोपनीयता संबंधी समस्याएं उत्पन्न हो सकती हैं। संगठन को यह स्पष्ट रूप से बताना चाहिए कि वे क्या जानकारी एकत्र कर रहे हैं, उन्हें इसकी आवश्यकता क्यों है, इसे कौन देख सकता है और वे रिकॉर्ड कितने समय तक रखेंगे।

यदि उन्हें सक्रिय रूप से निगरानी करने की आवश्यकता नहीं है, तो टाइमर आधारित उपकरण या व्यक्तिगत उत्पादकता ट्रैकर पर्याप्त होगा।

व्यवसायों और फ्रीलांसरों के लिए सर्वश्रेष्ठ समय ट्रैकिंग सॉफ़्टवेयर समाधान

नीचे सूचीबद्ध उपकरण बहुत अलग-अलग कार्य करते हैं, दृश्य समय नियोजन से लेकर स्वचालित निगरानी और ग्राहक बिलिंग तक। ये परस्पर अनन्य नहीं हैं क्योंकि प्रत्येक का एक विशिष्ट प्राथमिक उद्देश्य है।

माइंडऑनमैप

के लिए सबसे अच्छा: दृश्य समय निर्धारण, कार्य योजना और अपने दिन के कार्यप्रवाह को व्यवस्थित करना।

माइंडऑनमैप यह एक माइंड मैपिंग और डायग्रामिंग टूल है जो आपको अपने कार्यों को देखने, प्राथमिकताएं निर्धारित करने और बड़ी परियोजनाओं को छोटे-छोटे चरणों में विभाजित करने में सक्षम बनाता है। इसका उपयोग टाइम ट्रैकिंग के साथ मिलकर आपको और आपकी टीम को दिन की योजना बनाने और फिर प्रत्येक कार्य के लिए समय ट्रैक करने में मदद करने के लिए किया जा सकता है।

कई क्लाइंट प्रोजेक्ट्स पर काम करने वाला एक फ्रीलांसर एक केंद्रीय दैनिक योजना बना सकता है और फिर उसे क्लाइंट के काम, मीटिंग्स, रिसर्च, एडमिन और ब्रेक में विभाजित कर सकता है। इनमें से प्रत्येक को आगे विशिष्ट गतिविधियों में विभाजित किया जा सकता है, जिससे पूरी प्रक्रिया अधिक व्यवस्थित हो जाएगी।

मुख्य लाभों में शामिल हैं:

• • दृश्य आधारित कार्य संगठन: अपने दिन को व्यवस्थित करें और अपने बड़े कामों को छोटे-छोटे कार्यों में विभाजित करें।
• • सहायता के लिए समय का निर्धारण: यह तय करें कि आप महत्वपूर्ण कार्यों पर कब काम करेंगे और अन्य प्रतिस्पर्धी प्राथमिकताओं की पहचान करें।
• • परियोजना का विभाजन: गतिविधियों, लक्ष्यों और प्राप्त होने योग्य परिणामों के बीच संबंधों का मानचित्रण करें।
• • संचार की योजना बनाना: दृश्य योजनाओं को साझा करें ताकि आपके सहकर्मी देख सकें कि वे किस चीज के लिए जवाबदेह हैं और उनकी प्राथमिकताएं क्या हैं।

MindOnMap आपके काम को शुरू करने से पहले उसकी योजना बनाने और विभिन्न कार्यों के आपस में जुड़े होने की प्रक्रिया को समझने में उपयोगी है। यह आपको एक स्पष्ट योजना बनाने में मदद करता है, जिससे आपका समय प्रबंधन बेहतर होगा।

MindOnMap किसी भी पारंपरिक अर्थ में समय ट्रैकिंग सिस्टम नहीं है। यह टाइमर, स्वचालित गतिविधि ट्रैकर, बिल योग्य घंटों की रिपोर्ट या पेरोल टाइमशीट के रूप में कार्य नहीं करता है। यदि आप घंटों को ट्रैक करना चाहते हैं और/या बिलिंग रिकॉर्ड तैयार करना चाहते हैं, तो आपको समय ट्रैकिंग टूल के साथ विज़ुअल प्लानिंग का उपयोग करना चाहिए।

टॉगल ट्रैक

के लिए सबसे अच्छा: फ्रीलांसर और टीमें जो केवल बुनियादी समय लॉगिंग और रिपोर्टिंग चाहते हैं।

टॉगल ट्रैक प्रोजेक्ट, क्लाइंट और कार्यों के लिए समय ट्रैक करने का एक टूल है। आप टाइमर शुरू और बंद कर सकते हैं या मैन्युअल रूप से समय प्रविष्टियाँ जोड़ सकते हैं। आपके द्वारा ट्रैक किया गया समय फिर रिपोर्ट के माध्यम से देखा जा सकता है।

मुख्य विशेषताओं में शामिल हैं:

• • एक क्लिक टाइमर और मैन्युअल समय प्रविष्टि।
• • परियोजना, ग्राहक और कार्य का संगठन।
• • कैलेंडर और समय प्रविष्टि दृश्य।
• • सारांश और विस्तृत रिपोर्ट।
• • टीम रिपोर्टिंग और एकीकरण (योजना के आधार पर)।

टॉगल ट्रैक उन फ्रीलांसरों के लिए एकदम सही है जो यह जानना चाहते हैं कि उनके काम में कितना समय लगता है और उन टीमों के लिए भी जो ग्राहकों और परियोजनाओं के बीच काम पर खर्च किए गए समय की तुलना करना चाहती हैं।

टॉगल ट्रैक का वर्कफ़्लो बहुत सरल है और इसलिए इसे इस्तेमाल करना शुरू करना काफी आसान है। यदि आपको पेरोल, जीपीएस फील्ड ट्रैकिंग या कर्मचारियों की विस्तृत निगरानी जैसी सुविधाओं की आवश्यकता है, जो किसी अधिक व्यापक कार्यबल निगरानी समाधान में मिलती हैं, तो आपको यह जांचना होगा कि टॉगल ट्रैक में ये क्षमताएं हैं या कोई दूसरा टूल बेहतर विकल्प होगा।

हबस्टाफ

के लिए सबसे अच्छा: दूरस्थ और फील्ड टीमें जिन्हें कार्यबल की दृश्यता के साथ समय ट्रैकिंग की आवश्यकता होती है।

हबस्टाफ एक टाइम ट्रैकिंग टूल है जिसमें वर्कफोर्स मैनेजमेंट की सुविधा भी है। आपकी सदस्यता, कॉन्फ़िगरेशन स्तर और आपके द्वारा उपयोग किए जा रहे डिवाइस के आधार पर, आप कार्य घंटों को ट्रैक कर सकते हैं, टाइमशीट बना सकते हैं, गतिविधि मेट्रिक्स की निगरानी कर सकते हैं और फील्ड वर्क के लिए लोकेशन ट्रैकिंग का उपयोग कर सकते हैं।

मुख्य विशेषताओं में शामिल हैं:

• • डेस्कटॉप और मोबाइल पर समय ट्रैकिंग।
• • स्वचालित टाइमशीट और उपस्थिति रिकॉर्ड।
• • कीबोर्ड और माउस इनपुट पर आधारित गतिविधि संकेतक।
• • वैकल्पिक स्क्रीनशॉट और एप्लिकेशन/वेबसाइट गतिविधि ट्रैकिंग।
• • समर्थित फील्ड वर्कफ़्लो के लिए जीपीएस ट्रैकिंग और जियोफेंसिंग।
• • कार्यबल और परियोजना संबंधी रिपोर्टिंग।

हबस्टाफ उन व्यवसायों के लिए उपयुक्त होगा जिन्हें अपने फील्ड स्टाफ का प्रबंधन करने, उपस्थिति पर नज़र रखने या भौगोलिक रूप से बिखरे हुए कार्यबल के लिए समय रिकॉर्ड की समीक्षा करने की आवश्यकता होती है।

इसकी निगरानी क्षमताओं पर भी सावधानीपूर्वक विचार करने की आवश्यकता है। कीबोर्ड पर टाइप की गई टाइपिंग और माउस की गतिविधि कार्य की गुणवत्ता या मूल्य का सटीक संकेतक नहीं होती हैं, और स्क्रीन कैप्चर/स्थान ट्रैकिंग हर भूमिका के लिए उपयुक्त नहीं हो सकती है। निगरानी को वास्तविक व्यावसायिक आवश्यकताओं, कानून और कर्मचारी की गोपनीयता के आधार पर लागू किया जाना चाहिए।

जिन टीमों को केवल एक साधारण टाइमर और बिल योग्य घंटों की रिपोर्ट की आवश्यकता होती है, वे संभवतः एक सरल उपकरण से पूरी तरह संतुष्ट होंगी।

फसल

के लिए सबसे अच्छा: फ्रीलांसर, एजेंसियां और इसी तरह के अन्य लोग जो प्रति घंटे के हिसाब से शुल्क लेते हैं।

हार्वेस्ट टाइम ट्रैकिंग को प्रोजेक्ट बजटिंग, व्यय ट्रैकिंग, रिपोर्टिंग और इनवॉइसिंग से जोड़ता है। आप क्लाइंट और प्रोजेक्ट के लिए समय रिकॉर्ड कर सकते हैं, बजट देख सकते हैं और अपनी स्वीकृत टाइम एंट्री को इनवॉइस में बदल सकते हैं।

मुख्य विशेषताओं में शामिल हैं:

• • टाइमर और दैनिक/साप्ताहिक टाइमशीट।
• • ग्राहक, परियोजना और कार्य का संगठन।
• • बिल योग्य और गैर-बिल योग्य समय का ट्रैक रखना।
• • परियोजना बजट और लागत विश्लेषण।
• • खर्चों का हिसाब रखना और बिल बनाना।
• • लेखांकन और भुगतान एकीकरण (आपके सेटअप के आधार पर)।

हार्वेस्ट उन व्यवसायों के लिए आदर्श है जो अपने रिकॉर्ड किए गए घंटों को राजस्व से जोड़ना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, एक डिज़ाइन एजेंसी किसी प्रोजेक्ट के अनुमानित घंटों की तुलना वास्तविक कार्य घंटों से कर सकती है, शेष बजट की जाँच कर सकती है और फिर बिल योग्य प्रविष्टियों से चालान तैयार कर सकती है।

इसकी मुख्य ताकत समय रिकॉर्ड को वित्तीय कार्यप्रवाह से जोड़ने की क्षमता में निहित है। कंप्यूटर पर बिताए गए समय को ट्रैक करने या व्यक्तिगत उत्पादकता को स्वचालित रूप से वर्गीकृत करने वाला उपकरण इससे बिल्कुल अलग होता।

रेस्क्यूटाइम

के लिए सबसे अच्छा: जो लोग अपनी डिजिटल आदतों पर नियंत्रण पाना चाहते हैं और अपनी एकाग्रता में सुधार करना चाहते हैं।

RescueTime स्वचालित गतिविधि ट्रैकिंग और उत्पादकता संबंधी जानकारी प्रदान करता है। यह आपके द्वारा विभिन्न एप्लिकेशन और वेबसाइटों पर बिताए गए समय को ट्रैक करता है, गतिविधियों को श्रेणियों में बांटता है और फिर आपको एक रिपोर्ट प्रदान करता है जो पैटर्न को दर्शाती है।

प्लान के आधार पर, सुविधाओं में निम्नलिखित शामिल हो सकते हैं:

• • स्वचालित पृष्ठभूमि गतिविधि ट्रैकिंग।
• • ऐप्स, वेबसाइट और उत्पादकता श्रेणियों में रिपोर्ट।
• • दैनिक और साप्ताहिक सारांश।
• • एकाग्रता सत्र और ध्यान भटकाने वाली चीजों को रोकना
• • लक्ष्य, अलर्ट और गतिविधि के रुझान।
• • उपलब्ध सुविधाओं और योजनाओं की विस्तृत श्रृंखला के माध्यम से परियोजनाओं और कार्यों की ट्रैकिंग।

RescueTime आपको यह पता लगाने में मदद कर सकता है कि आप एकाग्रता से काम करने में कितना समय बिताते हैं, संचार में कितना, ब्राउज़िंग में कितना और इसी तरह अन्य विभिन्न डिजिटल गतिविधियों में कितना समय व्यतीत करते हैं। यह आपको ऐसे पैटर्न दिखा सकता है जिन्हें आप केवल अपनी स्मृति के माध्यम से नहीं समझ पाएंगे।

गतिविधि श्रेणियां और उत्पादकता स्कोर केवल संकेतक हैं, प्रदर्शन के सटीक मापक नहीं। पढ़ने में बिताया गया समय, शोध में बिताया गया समय, सोचने में बिताया गया समय आदि सभी उत्पादक हो सकते हैं, भले ही सिस्टम इसे वास्तविक कंप्यूटर कार्य की तरह उत्पादक गतिविधि के रूप में वर्गीकृत न करे।

RescueTime वास्तव में व्यक्तिगत उत्पादकता विश्लेषण के क्षेत्र में अधिक उपयोगी है, न कि क्लाइंट इनवॉइसिंग या पूर्ण विकसित पेरोल के लिए।

समय ट्रैकिंग सॉफ़्टवेयर तुलना

यदि आपका मुख्य लक्ष्य घंटों का हिसाब रखने के बजाय दैनिक प्राथमिकताओं को व्यवस्थित करना है, तो ये समय प्रबंधन उपकरण विचार करने के लिए अतिरिक्त विकल्प प्रस्तुत करें।

इस तुलना में प्रत्येक उत्पाद के प्राथमिक उपयोग का वर्णन किया गया है। उपलब्ध सुविधाएँ, रिपोर्टिंग विकल्प और उपयोग सीमाएँ सदस्यता और कॉन्फ़िगरेशन के अनुसार भिन्न-भिन्न होंगी।

पूछे जाने वाले प्रश्न