A legjobb időkövető szoftver a termelékenység és a munkafolyamatok hatékonyságának növelésére
A munkaórák nyomon követése lehetővé teszi a vállalkozások számára a projektköltségek nyomon követését, a munkaterhelés jobb tervezését és a pontos ügyfélszámlázást. Lehetővé teszi a szabadúszók számára, hogy lássák, mennyi időt töltenek az egyes munkákkal. Távoli csapatok esetében megmutathatja a munkamintákat, és segíthet a vezetőnek az ütemezési problémák észlelésében.
A jobb időkövető szoftver nagyban függ attól, hogy mit próbálsz nyomon követni. Vannak nagyon alapvető eszközök (időzítők és munkaidő-nyilvántartások), mások sokkal tovább mennek, és ténylegesen nyomon követik a tevékenységeidet, vannak, akik a személyzetet követik nyomon, és vannak, akik a számlázható órákat számlákká alakítják. Ez az útmutató öt ilyen eszközt vizsgál meg, és segít kiválasztani a saját munkafolyamatodhoz illőt.
- Mi az az időkövető szoftver és hogyan működik?
- Legjobb időkövető szoftvermegoldások vállalkozások és szabadúszók számára
- GYIK
Hogyan teszteljük és értékeljük az időkövető eszközöket
Egy jó összehasonlítás során figyelembe kellene venni mind a rögzített idő pontosságát, mind a jelentések hasznosságát. Azt is vizsgálná, hogy mennyi erőfeszítést igényel a megbízható nyilvántartások fenntartása. Egy strukturált áttekintés értékelheti:
- • Időbevitel pontossága: az időzítők, a kézi bevitelek, a szerkesztések és az időzóna-beállítások mind megfelelően működnek?
- • Automatizálás: hogy a háttérkövetés, a naptár importálása, az emlékeztetők vagy a tétlenségérzékelés a leírtak szerint működik-e.
- • Könnyű használat: Mennyire könnyű a felhasználók számára elindítani az időmérőket, kategorizálni a munkájukat, módosítani a bejegyzéseiket és elküldeni a munkaidő-nyilvántartásaikat.: Szűrhetik és összegezhetik-e a felhasználók az időt dátum, projekt, ügyfél, feladat vagy csapattag szerint.
- • Exportálás és számlázás támogatása: Szükség esetén exportálhatók-e vagy számlákká és más üzleti dokumentumokká alakíthatók-e a nyilvántartások.
A gyakorlati összehasonlítás érdekében a felülvizsgálók több munkanapon keresztül nyomon követhetik ugyanazokat a tevékenységeket, reprezentatív projekteket hozhatnak létre, javíthatnak egy mintabejegyzést, és jelentéseket készíthetnek egy konzisztens dátumtartományra.
Mi az az időkövető szoftver és hogyan működik?
Az időkövető szoftverek nyomon követik, hogy az emberek mennyi időt töltenek feladatokra, projektekre, ügyfelekre stb. Ez lehet olyan egyszerű, mint egy időzítő elindítása és leállítása, vagy az órák manuális bevitele, de lehet olyan kifinomult is, mint a naptári események importálása, vagy a szoftver egyszerűen automatikusan naplózza a számítógép használatát. (A komplex munka kezelhető lépésekre bontásának strukturált megközelítéséhez lásd ezt az útmutatót.) feladatelemzés.)
Gyakori felhasználási módok:
- • A munkavállalók munkaidejének és jelenlétének rögzítése.
- • Ügyfélprojektek számlázható munkaóráinak nyomon követése.
- • A projekt költségeinek és jövedelmezőségének mérése.
- • A személyes termelékenység és a zavaró tényezők megértése.
- • Munkaidő-nyilvántartások, számlák és bérszámfejtés elkészítése.
- • A becsült ráfordítás összehasonlítása a ténylegesen ráfordított idővel.
Az időkövető szoftverek semmilyen módon nem mérik a termelékenységet. A feladatra fordított idő, a számítógép-használat és az eredmény minősége mind különálló dolgok. Azokat a mérőszámokat kell kiválasztani, amelyek valóban a csapatod céljaihoz viszonyítják a teljesítményt.
Miért fontos az automatizált időkövetés a távmunkában dolgozó csapatok számára?
A távoli csapatok mindenféle helyszínen, mindenféle időbeosztás szerint és mindenféle időzónában dolgoznak. Az automatizált időkövetés csökkenti az adminisztratív terheket, és segíthet az embereknek következetesebb nyilvántartást vezetni.
Ez azonban szoftverenként eltérő lehet. Az automatizálás a háttérben futó tevékenységek nyomon követésétől, a naptáralapú bejegyzéseken és emlékeztetőkön át az üresjárati idő észleléséig, egészen a munkaidő-nyilvántartások kitöltésére vonatkozó javaslatokig terjedhet. A csapatok az ismétlődő tevékenységeket és átadásokat is feltérképezhetik egy... munkafolyamat diagram hogy a felelősségi körök és a folyamat lépései egyértelműbbek legyenek.
Ezek a funkciók segíthetnek a csapatoknak:
- • Csökkentse a kihagyott vagy hiányos időbejegyzések számát.
- • Határozza meg a rendszeres megbeszéléseket és munkamódszereket.
- • Hasonlítsa össze a tervezett órákat a tényleges projektráfordítással.
- • Javítsa a koordinációt a szétszórt csapatok között.
- • Csökkentse a manuális munkaidő-nyilvántartás elkészítését.
Az automatizált követést ennek ellenére nyíltan kell alkalmazni. A háttérfigyelés, a képernyőképek, az alkalmazáskövetés és a helyadatok gyűjtése mind olyan dolgok, amelyek adatvédelmi problémákat vethetnek fel. A szervezetnek nyíltan kell tájékoztatnia arról, hogy mit gyűjt, miért van rá szüksége, ki láthatja, és mennyi ideig őrzi meg a feljegyzéseket.
Ha nincs szükségük aktív megfigyelésre, akkor egy időzítő alapú eszköz vagy egy személyes termelékenységkövető megfelelő lenne.
Legjobb időkövető szoftvermegoldások vállalkozások és szabadúszók számára
Az alább felsorolt eszközök nagyon különböző dolgokat végeznek, a vizuális időtervezéstől kezdve az automatizált monitorozáson át az ügyfélszámlázásig. Ezek nem zárják ki egymást, mivel mindegyiknek nagyon konkrét elsődleges célja van.
MindOnMap
A legjobb: Vizuális időblokkolás, feladattervezés és a napi munkafolyamatok megszervezése.
MindOnMap egy gondolattérkép-készítő és diagramkészítő eszköz, amely lehetővé teszi a feladatok áttekintését, a prioritások meghatározását és a nagy projektek kisebb lépésekre bontását. Az időkövetéssel együtt használható, hogy segítsen neked és csapatodnak megtervezni a napot, majd nyomon követni az egyes feladatokhoz kapcsolódó időt.
Egy szabadúszó, aki számos ügyfélprojekten dolgozik, létrehozhat egy központi napi tervet, majd lebonthatja azt ügyfélmunkára, megbeszélésekre, kutatásra, adminisztrációra és szünetekre. Mindegyiket ezután tovább lehetne bontani konkrét tevékenységekre, és az egész sokkal strukturáltabb lenne ennek eredményeként.
A főbb előnyök a következők:
- • Vizuális feladatszervezés: strukturálja a napját, és bontsa fel a nagyobb feladatait kisebb részekre.
- • A támogatás időbeli blokkolása: dolgozd ki, hogy mikor fogsz a fontos dolgokon dolgozni, és azonosítsd a többi versengő prioritást.
- • Projekt lebontása: a tevékenységek, mérföldkövek és eredmények közötti kapcsolatok feltérképezése.
- • A kommunikáció megtervezése: ossza meg a vizuális terveket, hogy kollégái láthassák, miért felelősek és mik a prioritásaik.
Biztonságos letöltés
Biztonságos letöltés
A MindOnMap hasznos a munka megtervezéséhez a munka megkezdése előtt, és annak megtekintéséhez, hogy a különböző feladatok hogyan illeszkednek egymáshoz. Lehetővé teszi egy világos terv elkészítését, amely viszont tájékoztatást nyújt az időbeosztásodhoz.
A MindOnMap nem egy hagyományos értelemben vett időkövető rendszer. Nem működik időzítőként, automatizált tevékenységkövetőként, számlázható munkaidő-jelentésként vagy bérszámfejtési munkaidő-nyilvántartásként. Ha órákat szeretne nyomon követni és/vagy számlázási nyilvántartásokat készíteni, akkor a vizuális tervezést egy időkövető eszközzel együtt kell használnia.
Toggl Track
A legjobb: Szabadúszók és csapatok, akik csak alapvető időnaplózásra és jelentéskészítésre vágynak.
A Toggl Track lényege, hogy nyomon kövesse az időt projektek, ügyfelek és feladatok függvényében. Elindíthat és leállíthat egy időzítőt, vagy manuálisan is hozzáadhat időbejegyzéseket. A nyomon követett időt ezután jelentésekben tekintheti meg.
Főbb jellemzők:
- • Egy kattintásos időzítők és manuális időbeállítás.
- • Projekt-, ügyfél- és feladatszervezés.
- • Naptár és időbejegyzés nézetek.
- • Összefoglaló és részletes jelentések.
- • Csapatjelentések és integrációk (a csomagtól függően).
A Toggl Track tökéletes azoknak a szabadúszóknak, akik szeretnék nyomon követni a munkájuk időtartamát, és azoknak a csapatoknak, akik össze szeretnék hasonlítani az ügyfelek és projektek közötti munkára fordított időt.
A Toggl Track nagyon leegyszerűsített munkafolyamattal rendelkezik, és mint ilyen, valójában meglehetősen könnyű beüzemelni. Ha olyan helyzetben van, hogy bérszámfejtésre, GPS-es terepi követésre vagy olyan részletes alkalmazotti monitorozásra van szüksége, mint amilyeneket egy teljesebb körű munkaerő-monitorozási megoldás kínál, akkor ellenőrizze, hogy a Toggl Track valóban rendelkezik-e ezekkel a képességekkel, vagy esetleg egy másik eszköz lenne-e jobb megoldás.
Hubstaff
A legjobb: Elosztott és terepi csapatok, akiknek időkövetésre van szükségük a munkaerő láthatóságával.
A Hubstaff egy időkövető eszköz munkaerő-gazdálkodási képességekkel. Az előfizetésedtől, a konfigurációs szinttől és a használt eszköztől függően nyomon követheted a munkaórákat, munkaidő-nyilvántartásokat hozhatsz létre, figyelheted a tevékenységi mutatókat, és helymeghatározást használhatsz a terepmunkához.
Főbb jellemzők:
- • Időkövetés asztali és mobil eszközön.
- • Automatizált munkaidő-nyilvántartások és jelenléti nyilvántartások.
- • Billentyűzet- és egérbevitel alapján aktivált aktivitásjelzők.
- • Opcionális képernyőképek és alkalmazás-/webhely-tevékenységkövetés.
- • GPS-követés és geofencing a támogatott terepi munkafolyamatokhoz.
- • Munkaerő- és projektjelentések.
A Hubstaff olyan vállalkozások számára lenne alkalmas, amelyeknek terepi személyzetüket kell kezelniük, nyomon kell követniük a jelenlétet, vagy át kell tekinteniük a földrajzilag szétszórt munkaerő munkaidő-nyilvántartását.
A monitorozási képességeit is gondosan mérlegelni kell. A billentyűleütések és az egér aktivitása nem feltétlenül jelzi az elvégzett munka minőségét vagy értékét, és a képernyőképek rögzítése/helymeghatározása nem feltétlenül alkalmas minden szerepkörhöz. A monitorozást a tényleges üzleti igények, a törvények és az alkalmazottak adatainak védelme alapján kell bevezetni.
Azok a csapatok, amelyeknek csak egy egyszerű időmérőre és egy számlázható órajelentésre van szükségük, valószínűleg tökéletesen elégedettek lesznek egy egyszerűbb eszközzel.
Aratás
A legjobb: Szabadúszók, ügynökségek és hasonlók, akik óránként számláznak.
A Harvest összekapcsolja az időkövetést a projekt költségvetés-tervezésével, a költségkövetéssel, a jelentéskészítéssel és a számlázással. Rögzítheti az ügyfelekkel és projektekkel kapcsolatos időt, megtekintheti a költségvetéseket, és a jóváhagyott időbejegyzéseket számlákká alakíthatja.
Főbb jellemzők:
- • Időzítők és napi/heti munkaidő-nyilvántartások.
- • Ügyfél-, projekt- és feladatszervezés.
- • Számlázható és nem számlázható időkövetés.
- • Projektköltségvetések és költségelemzés.
- • Költségkövetés és számlázás.
- • Könyvelési és fizetési integrációk (a beállítástól függően).
A Harvest ideális azoknak a vállalkozásoknak, amelyek össze szeretnék kapcsolni a rögzített munkaóráikat a bevétellel. Egy tervezőiroda például összehasonlíthatja egy projekt becsült munkaóráit a ténylegesen ledolgozott órákkal, ellenőrizheti a fennmaradó költségvetést, majd a számlázható tételekből számlát generálhat.
Fő erőssége, hogy képes összekapcsolni az időnyilvántartásokat a pénzügyi munkafolyamatokkal. Egy olyan eszköz, amely elsősorban a számítógépes idő nyomon követésére vagy a személyes termelékenység automatikus kategorizálására szolgálna, egészen más lenne.
Mentési idő
A legjobb: azoknak, akik szeretnék uralni digitális szokásaikat és javítani a koncentrációjukon.
A RescueTime az automatizált tevékenységkövetésről és a termelékenységi elemzésekről szól. Nyomon követi a különböző alkalmazásokban és webhelyeken eltöltött időt, kategorizálja a tevékenységeket, majd egy jelentést készít, amely bemutatja a mintázatokat.
A csomagtól függően a funkciók a következők lehetnek:
- • Automatikus háttértevékenység-követés.
- • Jelentések az Alkalmazások, Weboldalak és Termelékenység kategóriákban.
- • Napi és heti összefoglalók.
- • Fókuszülések és figyelemelterelés blokkolása
- • Célok, riasztások és aktivitási trendek.
- • Projekt- és feladatkövetés a rendelkezésre álló funkciók és csomagok széles skáláján keresztül.
A RescueTime segíthet kiszámolni, hogy mennyi időt töltesz fókuszált munkával, mennyit kommunikációval, mennyit böngészéssel és így tovább a különféle egyéb digitális tevékenységek mellett. Olyan mintákat is képes mutatni, amelyeket egyszerűen nem tudnál emlékezetből rögzíteni.
A tevékenységkategóriák és a termelékenységi pontszámok csak mutatók, nem a teljesítmény pontos mértékei. Az olvasással, a kutatással, a gondolkodással stb. töltött idő mind lehet produktív, még akkor is, ha a rendszer nem sorolja be azt produktív tevékenységként ugyanúgy, mint a tényleges számítógépes munkát.
A RescueTime valójában inkább a személyes termelékenység elemzésének területére tartozik, mint az ügyfélszámlázásra vagy a teljes körű bérszámfejtésre.
Időkövető szoftverek összehasonlítása
| Szoftver | Elsődleges fókusz | Alapkövető funkció | Jelentéskészítési lehetőségek |
| MindOnMap | Vizuális tervezés és időblokkolás | Feladatok és napi munkafolyamatok vizuális rendszerezése | Vizuális feladatbontások és projektstruktúrák |
| Toggl Track | Egyszerű időnaplózás | Időzítők és manuális időbejegyzések | Összefoglaló, részletes és egyéb projektjelentések |
| Hubstaff | Munkaerő időkövetése | Időzítők, munkaidő-nyilvántartások és opcionális tevékenység- vagy helyszínfigyelés | Munkaidő-nyilvántartások, jelenléti, tevékenységi és munkaerő-jelentések |
| Aratás | Számlázható órák és számlázás | Ügyfelekhez és projektekhez kapcsolódó időbejegyzések | Idő-, költségvetés-, kiadás- és projektjövedelmezőségi jelentések |
| Mentési idő | Személyes termelékenységi információk | Automatikus alkalmazás- és weboldal-tevékenységkövetés | Tevékenység-összefoglalók, trendek és termelékenységi jelentések |
Ha a fő célod a napi prioritások rendszerezése, nem pedig az órák rögzítése, akkor ezek időgazdálkodási eszközök további megfontolandó lehetőségeket kínál.
Az összehasonlítás felvázolja az egyes termékek elsődleges felhasználását. Az elérhető funkciók, jelentéskészítési lehetőségek és használati korlátok természetesen előfizetésenként és konfigurációnként eltérőek lehetnek.
GYIK
Jobb az automatikus időkövetés, mint a manuális?
Egyik megközelítés sem feltétlenül jobb. Az automatikus követés segíthet csökkenteni a kihagyott bejegyzések számát, és jó képet adhat digitális tevékenységeiről. A manuális követés viszont sokkal közvetlenebb kontrollt biztosít a rögzítés felett. Egyes csapatok az időzítők és az automatikus javaslatok (vagy a naptárból származó automatikus bejegyzések) kombinációját találják a legjobb megoldásnak.
Legális a munkavállalói időkövető szoftver?
A jogszerűség a joghatóság, a gyűjtött információk jellege, felhasználásuk módja, valamint az értesítési, hozzájárulási és adatvédelmi követelmények teljesülésének függvénye. A munkáltatóknak meg kell vizsgálniuk a joghatóságukban érvényes vonatkozó jogszabályokat, és arányos és átlátható megközelítést kell alkalmazniuk a monitoring terén, ahelyett, hogy egyszerűen feltételeznék, hogy az összes meglévő nyomkövetési funkciójuk megfelelő.
Mi a különbség az időkövetés és az alkalmazottak monitorozása között?
Az időkövetés rögzíti a munkaórákat, vagy a feladatokra és projektekre fordított időt. Az alkalmazottak megfigyelése kiterjedhet az alkalmazáshasználatra, a webhelytevékenységre, a képernyőképekre, a billentyűzet- és egértevékenységre és/vagy a tartózkodási helyre. Egyes eszközök mindkettőt kombinálják, de a céljuk és az adatvédelmi vonatkozásaik eltérőek.
Következtetés
Időkövető szoftver lehetővé teszi az emberek és a vállalkozások számára, hogy lássák, mire megy az idejük, jobb becsléseket készítsenek és hatékonyabban kezeljék a projekteket. A megfelelő szoftver kiválasztása attól függ, hogy mit keres: egyszerű munkaidő-nyilvántartásra, a munkaerő láthatóságára, automatizált termelékenységi információkra vagy közvetlen kapcsolatra van szüksége az idő és a számla között?
Kezdj egy világos céllal, próbáld ki a legfontosabb funkciókat, majd válassz egy olyan rendszert, amely megbízható információkat nyújt és tiszteletben tartja az adatvédelmedet. A következetes nyomon követés és az ésszerű jelentéskészítés sokkal fontosabb, mint egyszerűen olyan adatok gyűjtése, amelyeket nem fogsz használni.
