生産性とワークフロー効率を向上させるための最適な時間追跡ソフトウェア

勤務時間を追跡することで、企業はプロジェクトコストを把握し、より適切な作業負荷計画を立て、顧客への正確な請求を行うことができます。また、フリーランサーは各業務にどれだけの時間を費やしているかを把握できます。リモートチームの場合は、作業パターンを把握し、マネージャーがスケジュール上の問題点を特定するのに役立ちます。

右 時間追跡ソフトウェア どのツールを選ぶかは、追跡したい内容によって大きく異なります。基本的なもの（タイマーやタイムシート）もあれば、より高度な機能を持つもの（実際の作業状況を追跡するもの）、スタッフの勤務状況を追跡するもの、請求可能な時間を請求書に変換するものなど様々です。このガイドでは、そうしたツールの中から5つを取り上げ、あなたのワークフローに最適なツールを選ぶお手伝いをします。

• 時間追跡ソフトウェアとは何ですか？また、どのように機能しますか？
• 企業やフリーランサー向けのおすすめ時間管理ソフトウェアソリューション
• よくある質問

時間追跡ツールのテストとレビュー方法

適切な比較を行うには、記録された時間の正確性とレポートの有用性の両方を考慮する必要があります。また、信頼性の高い記録を維持するために必要な労力も考慮する必要があります。構造化されたレビューでは、以下の点を評価できます。

• ・時間入力の正確性：タイマー、手動入力、編集、タイムゾーン設定はすべて正しく機能していますか？
• • 自動化：バックグラウンド追跡、カレンダーのインポート、リマインダー、アイドル状態の検出など、説明どおりに動作します。
• • 使いやすさ: ユーザーがタイマーを開始したり、作業を分類したり、エントリを修正したり、タイムシートを提出したりするのがどれだけ簡単か。: ユーザーが日付、プロジェクト、クライアント、タスク、またはチームメンバーごとに時間をフィルタリングして集計できるかどうか。
• ・エクスポートおよび請求サポート：必要に応じて、記録をエクスポートしたり、請求書やその他のビジネス文書に変換したりできるかどうか。

実際に比較検討を行うために、レビュー担当者は同じ一連の活動を複数営業日にわたって追跡し、代表的なプロジェクトを作成し、サンプルエントリを修正し、一貫した日付範囲のレポートを生成することができます。

時間追跡ソフトウェアとは何ですか？また、どのように機能しますか？

時間追跡ソフトウェアは、人々がタスク、プロジェクト、クライアントなどに費やした時間を追跡します。タイマーの開始と停止、時間の手動入力といった単純なものから、カレンダーイベントのインポートやソフトウェアによるコンピュータ使用状況の自動記録といった高度なものまであります。（複雑な作業を管理しやすいステップに分割するための構造化されたアプローチについては、このガイドを参照してください。 タスク分析.)

一般的な用途としては以下のようなものがあります。

• ・従業員の勤務時間と出勤状況の記録。
• ・クライアントプロジェクトにおける請求対象時間の追跡。
• ・プロジェクトのコストと収益性を測定する。
• ・個人の生産性と、それを妨げる要因を理解する。
• ・タイムシート、請求書、給与記録の作成。
• ・見積もった労力と実際にかかった時間を比較する。

時間管理ソフトウェアは、生産性を測定するものではありません。作業時間、コンピュータの使用時間、成果物の質はそれぞれ別個のものです。選択すべき指標は、チームの目標達成度を実際に追跡できるものでなければなりません。

リモートチームにとって自動時間追跡が重要な理由

リモートチームは、さまざまな場所、さまざまなスケジュール、さまざまなタイムゾーンで働いています。自動化された時間追跡システムは、事務作業の量を減らし、より一貫性のある記録管理に役立ちます。

ソフトウェアによって異なりますが、自動化の範囲は、バックグラウンドアクティビティの追跡、カレンダーベースのエントリとリマインダー、アイドル時間の検出から、タイムシートの記入方法に関する提案まで多岐にわたります。チームは、繰り返し発生するアクティビティと引き継ぎをマッピングすることもできます。 ワークフロー図 責任範囲と手順をより明確にするため。

これらの機能はチームに役立ちます。

• ・欠落または不完全な勤怠記録の数を減らす。
• ・定期的な会議や業務パターンを特定する。
• ・計画時間と実際のプロジェクト作業時間を比較する。
• ・分散したチーム間の連携を強化する。
• ・タイムシートの手動作成作業を削減する。

とはいえ、自動追跡は透明性をもって利用されるべきです。バックグラウンド監視、スクリーンショット、アプリ追跡、位置情報収集などは、いずれもプライバシー問題を引き起こす可能性があります。組織は、収集する情報の内容、その必要性、閲覧権限を持つ者、記録の保管期間について、明確に説明する必要があります。

積極的に監視する必要がないのであれば、タイマーベースのツールや個人の生産性トラッカーで十分でしょう。

企業やフリーランサー向けのおすすめ時間管理ソフトウェアソリューション

以下に挙げるツールは、視覚的な時間計画から自動監視、顧客への請求書作成まで、それぞれ全く異なる機能を持っています。それぞれに明確な目的があるため、互いに排他的なものではありません。

MindOnMap

最適な用途: 視覚的な時間管理、タスク計画、そして一日の作業の流れを整理する。

MindOnMap これは、タスクを視覚化し、優先順位を設定し、大規模なプロジェクトをより小さなステップに分解できるマインドマップおよび図解ツールです。時間追跡と併用することで、あなたとチームが一日の計画を立て、各タスクに費やした時間を追跡するのに役立ちます。

複数のクライアントプロジェクトを手がけるフリーランサーは、まず中心となる日々の計画を作成し、それをクライアント業務、会議、調査、事務作業、休憩などに細分化することができます。さらにそれぞれの項目を具体的な活動に細分化することで、全体としてより体系的な計画を作成できるでしょう。

主な利点は以下のとおりです。

• ・視覚的なタスク整理：一日のスケジュールを立て、大きな仕事を小さなタスクに分解しましょう。
• ・サポートの時間配分：重要な作業にいつ取り組むかを決め、他の競合する優先事項を特定します。
• ・プロジェクトの内訳：活動、マイルストーン、成果物の間の関係を図示する。
• ・コミュニケーションの計画：視覚的な計画を共有することで、同僚が自分の責任範囲と優先事項を把握できるようにします。

MindOnMapは、作業を始める前に計画を立てたり、さまざまなタスクがどのように関連しているかを確認したりするのに役立ちます。明確な計画を作成できるため、時間管理にも役立ちます。

MindOnMapは、従来の意味での時間追跡システムではありません。タイマー、自動アクティビティトラッカー、請求可能時間レポート、給与計算タイムシートとして機能しません。時間を追跡したり、請求記録を作成したりする場合は、ビジュアルプランニングと時間追跡ツールを併用する必要があります。

Toggl Track

最適な用途: 基本的な時間記録とレポート作成だけを必要とするフリーランサーやチーム向け。

Toggl Trackは、プロジェクト、クライアント、タスクごとの時間追跡に特化したツールです。タイマーを開始・停止したり、手動で時間を追加したりできます。追跡した時間はレポートで確認できます。

主な機能は以下のとおりです。

• ・ワンクリックタイマーと手動時間入力。
• ・プロジェクト、顧客、タスクの組織化。
• ・カレンダー表示と時間入力表示。
• ・概要レポートおよび詳細レポート。
• • チームレポート機能と連携機能（プランによる）。

Toggl Trackは、自分の仕事にかかる時間を把握したいフリーランサーや、クライアントやプロジェクトごとに作業時間を比較したいチームにとって最適なツールです。

Toggl Trackは非常に効率的なワークフローを備えているため、導入も非常に簡単です。ただし、給与計算、GPSによる現場追跡、あるいはより本格的な従業員監視ソリューションで得られるような詳細な従業員監視機能が必要な場合は、Toggl Trackにそれらの機能が備わっているかどうか、あるいは別のツールの方が適しているかどうかを確認する必要があります。

ハブスタッフ

最適な用途: 分散型チームや現場チームなど、従業員の勤務状況を把握しながら時間管理が必要なチーム向け。

Hubstaffは、従業員管理機能を備えた勤怠管理ツールです。契約プラン、設定レベル、使用デバイスに応じて、勤務時間の追跡、タイムシートの作成、活動指標の監視、現場作業における位置情報追跡などが可能です。

主な機能は以下のとおりです。

• ・デスクトップおよびモバイル端末での勤務時間追跡。
• ・タイムシートと出勤記録の自動化。
• ・キーボードとマウスの入力に基づくアクティビティインジケーター。
• • オプションのスクリーンショットおよびアプリケーション／ウェブサイトのアクティビティ追跡。
• • 対応する現場ワークフローにおけるGPS追跡およびジオフェンシング機能。
• ・人員配置およびプロジェクトに関する報告。

Hubstaffは、現場スタッフの管理、出勤状況の追跡、地理的に分散した従業員の勤怠記録の確認が必要な企業に適しています。

監視機能についても慎重に検討する必要があります。キーボード操作やマウス操作は、必ずしも業務の質や価値を示す指標とは限らず、画面キャプチャや位置情報追跡はあらゆる業務に適しているとは限りません。監視は、実際の業務ニーズ、法令、従業員のプライバシー保護を考慮して導入すべきです。

シンプルなタイマーと請求可能な時間レポートだけを必要とするチームであれば、よりシンプルなツールでも十分満足できるだろう。

収穫

最適な用途: 時間単位で料金を請求するフリーランサー、代理店など。

Harvestは、時間管理とプロジェクト予算管理、経費管理、レポート作成、請求書発行を連携させます。顧客やプロジェクトごとに時間を記録し、予算を確認し、承認済みの時間入力内容を請求書に変換できます。

主な機能は以下のとおりです。

• ・タイマーと日次／週次タイムシート。
• ・顧客、プロジェクト、タスクの整理。
• ・請求対象時間と非請求対象時間の追跡。
• ・プロジェクトの予算策定とコスト分析。
• ・経費の追跡と請求書の発行。
• ・会計および決済システムとの連携（設定内容によります）。

Harvestは、記録した作業時間と収益を連動させたい企業に最適です。例えば、デザイン会社であれば、プロジェクトの見積もり時間と実際の作業時間を比較し、残りの予算を確認してから、請求可能な項目に基づいて請求書を作成することができます。

その最大の強みは、時間記録を財務ワークフローにリンクできる点にある。コンピュータの使用時間を追跡したり、個人の生産性を自動的に分類したりすることを主眼としたツールは、全く別のものになるだろう。

レスキュータイム

最適な用途: デジタル習慣を見直し、集中力を高めたいと考えている人。

RescueTimeは、アクティビティの自動追跡と生産性分析に特化したツールです。様々なアプリケーションやウェブサイトで費やした時間を追跡し、アクティビティを分類した上で、そのパターンを示すレポートを提供します。

プランによっては、以下のような機能が含まれる場合があります。

• ・バックグラウンドでのアクティビティを自動的に追跡します。
• • アプリ、ウェブサイト、生産性カテゴリのレポート。
• ・日次および週次の要約。
• ・集中セッションと集中を妨げるものの遮断
• ・目標、アラート、および活動傾向。
• ・利用可能なさまざまな機能とプランを通じて、プロジェクトとタスクを追跡できます。

RescueTimeを使えば、集中して作業する時間、コミュニケーションに費やす時間、ネットサーフィンに費やす時間など、さまざまなデジタル活動にどれだけの時間を費やしているかを把握できます。記憶だけでは到底気づかないようなパターンも明らかにしてくれます。

活動カテゴリーや生産性スコアはあくまで指標であり、パフォーマンスを正確に測定するものではありません。読書、調査、思考などに費やした時間は、システムが実際のコンピュータ作業と同じように生産的な活動として分類しなくても、すべて生産的な活動となり得ます。

RescueTimeは、顧客への請求書作成や本格的な給与計算よりも、個人の生産性分析の領域に属するツールと言えるでしょう。

時間管理ソフトウェアの比較

もしあなたの主な目標が時間を記録することではなく、日々の優先事項を整理することであるならば、 時間管理ツール 検討すべき追加の選択肢を提示します。

この比較表は、各製品の主な用途を概説したものです。利用可能な機能、レポートオプション、および使用制限は、もちろん契約内容と構成によって異なります。

よくある質問