Labākā laika uzskaites programmatūra produktivitātes un darbplūsmas efektivitātes uzlabošanai

Darba stundu izsekošana ļauj uzņēmumam redzēt projekta izmaksas, nodrošina labāku darba slodzes plānošanu un precīzu klientu rēķinu izrakstīšanu. Tas ļauj ārštata darbiniekam redzēt, cik daudz laika tiek veltīts katram darbam. Attālinātām komandām tas var parādīt darba modeļus un palīdzēt vadītājam pamanīt plānošanas problēmas.

Tiesības laika uzskaites programmatūra Tas būs ļoti atkarīgs no tā, ko jūs mēģināt izsekot. Daži ir ļoti vienkārši (taimeri un darba laika uzskaites lapas), daži ir daudz plašāki un faktiski izsekos jūsu aktivitātes, daži izsekos jūsu darbiniekus, bet vēl citi jūsu apmaksājamās stundas pārvērtīs rēķinos. Šajā rokasgrāmatā ir aplūkoti pieci no šiem rīkiem un palīdzēs jums izvēlēties sev piemērotāko.

• Kas ir laika uzskaites programmatūra un kā tā darbojas?
• Labākie laika uzskaites programmatūras risinājumi uzņēmumiem un ārštata darbiniekiem
• FAQ

Kā mēs pārbaudām un pārskatām laika uzskaites rīkus

Labs salīdzinājums aplūkotu gan reģistrētā laika precizitāti, gan pārskatu lietderību. Tas aplūkotu arī to, cik daudz pūļu nepieciešams, lai uzturētu uzticamus ierakstus. Strukturētā pārskatā var novērtēt:

• • Laika ievades precizitāte: vai taimeri, manuālā ievade, rediģēšana un laika joslas iestatījumi darbojas, kā paredzēts?
• • Automatizācija: vai fona izsekošana, kalendāra importēšana, atgādinājumi vai dīkstāves noteikšana darbojas, kā aprakstīts.
• • Lietošanas ērtums: Cik viegli lietotājiem ir palaist taimerus, kategorizēt darbu, labot ierakstus un iesniegt darba laika uzskaites lapas.: Vai lietotāji var filtrēt un apkopot laiku pēc datuma, projekta, klienta, uzdevuma vai komandas locekļa.
• • Eksportēšanas un rēķinu izrakstīšanas atbalsts: vai ierakstus var eksportēt vai konvertēt rēķinos un citos biznesa dokumentos, kad tas nepieciešams.

Lai veiktu praktisku salīdzinājumu, recenzenti var izsekot vienam un tam pašam aktivitāšu kopumam vairāku darba dienu laikā, izveidot reprezentatīvus projektus, labot parauga ierakstu un ģenerēt pārskatus konsekventam datumu diapazonam.

Kas ir laika uzskaites programmatūra un kā tā darbojas?

Laika uzskaites programmatūra izsekos laiku, ko cilvēki pavada, veicot uzdevumus, projektus, klientus utt. Tas var būt tik vienkārši kā taimera ieslēgšana un apturēšana vai stundu manuāla ievadīšana, vai arī tik sarežģīti kā kalendāra notikumu importēšana vai programmatūras vienkārša automātiska datora lietojuma reģistrēšana. (Lai iegūtu strukturētu pieeju sarežģīta darba sadalīšanai pārvaldāmos posmos, skatiet šo rokasgrāmatu.) uzdevumu analīze.)

Bieži sastopamie lietojumi ietver:

• • Darbinieku darba laika un klātbūtnes reģistrēšana.
• • Klientu projektu apmaksājamo stundu izsekošana.
• • Projekta izmaksu un projekta rentabilitātes mērīšana.
• • Izpratne par personīgo produktivitāti un uzmanības novēršanu.
• • Darba laika uzskaites, rēķinu un algas aprēķinu sagatavošana.
• • Paredzamā piepūles apjoma salīdzināšana ar faktiski patērēto laiku.

Laika uzskaites programmatūra nekādā veidā nemēra produktivitāti. Uzdevumam veltītais laiks, datora lietošana un rezultāta kvalitāte ir atsevišķas lietas. Jūsu izvēlētajiem rādītājiem jābūt tādiem, kas faktiski atspoguļo jūsu komandas mērķu sasniegšanu.

Kāpēc automatizēta laika uzskaite ir svarīga attālinātām komandām

Attālinātas komandas strādā visdažādākajās vietās, pēc visdažādākajiem grafikiem un dažādās laika joslās. Automatizēta laika uzskaite samazinās administratīvo darbu apjomu un var palīdzēt cilvēkiem uzturēt konsekventāku uzskaiti.

Tomēr tas atšķirsies atkarībā no programmatūras. Automatizācija var būt gan fona aktivitāšu izsekošana, kalendāra ieraksti un atgādinājumi, dīkstāves noteikšana un ieteikumi par to, kā varētu aizpildīt darba laika uzskaites. Komandas var arī kartēt atkārtotas aktivitātes un nodošanu ar darbplūsmas diagramma lai padarītu pienākumus un procesa soļus skaidrākus.

Šīs funkcijas var palīdzēt komandām:

• • Samazināt nokavēto vai nepilnīgo laika ierakstu skaitu.
• • Nosakiet regulārās sanāksmes un darba modeļus.
• • Salīdzināt plānotās stundas ar faktisko projekta piepūli.
• • Uzlabot koordināciju starp izkliedētām komandām.
• • Samaziniet manuālu darba laika uzskaites sagatavošanu.

Tomēr automatizēta izsekošana jāizmanto atklāti. Fona uzraudzība, ekrānuzņēmumi, lietotņu izsekošana un atrašanās vietas datu vākšana ir lietas, kas var radīt privātuma problēmas. Organizācijai ir jābūt atklātai par to, ko tā vāc, kāpēc tā to dara, kas to var redzēt un cik ilgi tā glabās ierakstus.

Ja viņiem nav nepieciešams aktīvi uzraudzīt, tad pietiek ar taimeri balstītu rīku vai personīgo produktivitātes izsekotāju.

Labākie laika uzskaites programmatūras risinājumi uzņēmumiem un ārštata darbiniekiem

Zemāk uzskaitītie rīki veic ļoti atšķirīgas darbības, sākot ar vizuālu laika plānošanu un beidzot ar automatizētu uzraudzību un klientu rēķinu izrakstīšanu. Tie nav savstarpēji izslēdzoši, jo katram no tiem ir ļoti konkrēts galvenais mērķis.

MindOnMap

Vispiemērotākais priekš: Vizuāla laika bloķēšana, uzdevumu plānošana un dienas darbplūsmas organizēšana.

MindOnMap ir domu kartēšanas un diagrammu veidošanas rīks, kas ļauj jums redzēt savus uzdevumus, noteikt prioritātes un sadalīt lielus projektus mazākos posmos. To var izmantot kopā ar laika uzskaiti, lai palīdzētu jums un jūsu komandai plānot dienu un pēc tam izsekot laiku katram uzdevumam.

Frīlanceris, kas strādā pie vairākiem klientu projektiem, varētu izveidot centrālu dienas plānu un pēc tam sadalīt to klientu darbā, sanāksmēs, izpētē, administratīvajos darbos un pārtraukumos. Katru no tiem varētu tālāk sadalīt konkrētās aktivitātēs, un rezultātā viss process būtu daudz strukturētāks.

Galvenās priekšrocības ietver:

• • Vizuāla uzdevumu organizēšana: strukturējiet savu dienu un sadaliet lielos darbus mazākos uzdevumos.
• • Atbalsta laika bloķēšana: noskaidrojiet, kad strādāsiet pie svarīgākajām lietām, un identificējiet citas konkurējošās prioritātes.
• • Projekta sadalījums: kartējiet saistību starp aktivitātēm, atskaites punktiem un rezultātiem.
• • Komunikācijas plānošana: kopīgojiet vizuālos plānus, lai jūsu kolēģi varētu redzēt, par ko viņi ir atbildīgi un kādas ir viņu prioritātes.

MindOnMap ir noderīgs darba plānošanai pirms tā uzsākšanas un dažādu uzdevumu savstarpējas saderības pārbaudei. Tas ļauj izveidot skaidru plānu, kas savukārt ietekmēs jūsu laika pārvaldību.

MindOnMap nav laika uzskaites sistēma tradicionālā nozīmē. Tā nedarbojas kā taimeris, automatizēts aktivitāšu izsekotājs, apmaksājamo stundu pārskats vai algas uzskaites lapa. Ja vēlaties izsekot stundām un/vai izveidot norēķinu ierakstus, jums vajadzētu izmantot vizuālo plānošanu kopā ar laika uzskaites rīku.

Toggl Track

Vispiemērotākais priekš: Frīlanceri un komandas, kurām nepieciešama tikai pamata laika reģistrēšana un atskaišu veidošana.

Toggl Track ir paredzēts laika izsekošanai atbilstoši projektiem, klientiem un uzdevumiem. Varat vai nu sākt un apturēt taimeri, vai arī manuāli pievienot laika ierakstus. Izsekoto laiku pēc tam var skatīt atskaitēs.

Galvenās funkcijas ietver:

• • Taimeri ar vienu klikšķi un manuāla laika ievadīšana.
• • Projektu, klientu un uzdevumu organizēšana.
• • Kalendāra un laika ievades skati.
• • Kopsavilkuma un detalizēti ziņojumi.
• • Komandas atskaišu sniegšana un integrācijas (atkarībā no plāna).

Toggl Track ir ideāli piemērots ārštata darbiniekiem, kuri vēlas iegūt izpratni par to, cik ilgs laiks nepieciešams viņu darbam, un komandām, kuras vēlas salīdzināt darbam veltīto laiku starp klientiem un projektiem.

Toggl Track ir ļoti racionalizēta darbplūsma, un tāpēc to ir diezgan viegli sākt lietot. Ja atrodaties situācijā, kad jums ir nepieciešama algas aprēķināšana, GPS lauka izsekošana vai tāda detalizēta darbinieku uzraudzība, kādu iegūstat ar pilnvērtīgāku darbaspēka uzraudzības risinājumu, jums jāpārbauda, vai Toggl Track patiešām piedāvā šādas iespējas vai arī kāds cits rīks nebūtu labāka izvēle.

Hubstaff

Vispiemērotākais priekš: Izkliedētās un lauka komandas, kurām nepieciešama laika uzskaite ar darbaspēka pārskatāmību.

Hubstaff ir laika uzskaites rīks ar darbaspēka pārvaldības iespējām. Atkarībā no jūsu abonementa, konfigurācijas līmeņa un izmantotās ierīces varat izsekot darba stundām, izveidot darba laika uzskaites lapas, uzraudzīt aktivitāšu rādītājus un izmantot atrašanās vietas izsekošanu lauka darbam.

Galvenās funkcijas ietver:

• • Laika uzskaite galddatorā un mobilajā tālrunī.
• • Automatizētas darba laika uzskaites un apmeklējumu uzskaites.
• • Aktivitātes indikatori, kuru pamatā ir tastatūras un peles ievade.
• • Papildu ekrānuzņēmumi un lietojumprogrammu/tīmekļa vietņu aktivitāšu izsekošana.
• • GPS izsekošana un ģeogrāfiskā norobežošana atbalstītajām lauka darbplūsmām.
• • Darbaspēka un projektu pārskatu sniegšana.

Hubstaff būtu piemērots uzņēmumiem, kuriem ir jāpārvalda darbinieki uz vietas, jāseko līdzi apmeklējumam vai jāpārskata ģeogrāfiski izkliedēta darbaspēka darba laika uzskaite.

Tāpat rūpīgi jāapsver tās uzraudzības iespējas. Taustiņu nospiešana un peles darbība ne vienmēr liecina par veicamā darba kvalitāti vai vērtību, un ekrāna uzņemšana/atrašanās vietas izsekošana var nebūt piemērota katrai lomai. Uzraudzība jāievieš, pamatojoties uz faktiskajām uzņēmuma vajadzībām, likumu un darbinieku privātumu.

Komandas, kurām nepieciešams tikai vienkāršs taimeris un apmaksājama stundu atskaite, visticamāk, būs pilnībā apmierinātas ar vienkāršāku rīku.

Ražas novākšana

Vispiemērotākais priekš: Frīlanceri, aģentūras un tamlīdzīgi darbinieki, kas izraksta rēķinus par stundu.

Harvest savieno laika uzskaiti ar projektu budžeta plānošanu, izdevumu uzskaiti, atskaišu sagatavošanu un rēķinu izrakstīšanu. Jūs varat reģistrēt laiku atbilstoši klientiem un projektiem, skatīt budžetus un pārvērst apstiprinātos laika ierakstus rēķinos.

Galvenās funkcijas ietver:

• • Taimeri un dienas/nedēļas darba laika uzskaites lapas.
• • Klienta, projekta un uzdevumu organizācija.
• • Apmaksājama un neapmaksājama laika uzskaite.
• • Projektu budžeti un izmaksu analīze.
• • Izdevumu izsekošana un rēķinu izrakstīšana.
• • Grāmatvedības un maksājumu integrācijas (atkarībā no jūsu iestatījumiem).

Harvest ir ideāli piemērots uzņēmumiem, kas vēlas sasaistīt reģistrētās stundas ar ieņēmumiem. Piemēram, dizaina aģentūra varētu salīdzināt projekta aprēķinātās stundas ar faktiski nostrādātajām stundām, pārbaudīt atlikušo budžetu un pēc tam ģenerēt rēķinu no apmaksājamajiem ierakstiem.

Tā galvenā priekšrocība ir spēja sasaistīt laika uzskaiti ar finanšu darbplūsmām. Rīks, kas galvenokārt būtu paredzēts datora laika izsekošanai vai personīgās produktivitātes automātiskai kategorizēšanai, būtu pavisam cita lieta.

Glābšanas laiks

Vispiemērotākais priekš: tiem, kas vēlas uzlabot savu digitālo lietošanas paradumu pārvaldību un koncentrēšanās spējas.

RescueTime pamatā ir automatizēta aktivitāšu izsekošana un produktivitātes ieskatu iegūšana. Tas izseko laiku, ko pavadāt dažādās lietotnēs un tīmekļa vietnēs, kategorizē aktivitātes un pēc tam sniedz jums pārskatu, kurā parādītas tendences.

Atkarībā no plāna funkcijas var ietvert:

• • Automātiska fona aktivitāšu izsekošana.
• • Atskaites lietotņu, tīmekļa vietņu un produktivitātes kategorijās.
• • Dienas un nedēļas kopsavilkumi.
• • Fokusēšanās sesijas un uzmanības novēršanas bloķēšana
• • Mērķi, brīdinājumi un aktivitāšu tendences.
• • Projektu un uzdevumu izsekošana, izmantojot pieejamo funkciju un plānu klāstu.

RescueTime var palīdzēt aprēķināt, cik daudz laika pavadāt koncentrētam darbam, cik daudz saziņai, cik daudz pārlūkošanai utt., ņemot vērā visas pārējās digitālās aktivitātes. Tas var parādīt modeļus, kurus vienkārši nevarētu atcerēties no atmiņas.

Aktivitāšu kategorijas un produktivitātes rādītāji ir tikai rādītāji, nevis precīzi snieguma mērījumi. Laiks, kas pavadīts lasīšanai, laiks, kas pavadīts pētniecībai, laiks, kas pavadīts domāšanai utt., var būt produktīvs, pat ja sistēma to neklasificē kā produktīvu darbību tāpat kā faktisko darbu pie datora.

RescueTime patiesībā vairāk ir paredzēts personīgās produktivitātes analīzei, nevis klientu rēķinu izrakstīšanai vai pilnvērtīgai algas aprēķināšanai.

Laika uzskaites programmatūras salīdzinājums

Ja jūsu galvenais mērķis ir sakārtot ikdienas prioritātes, nevis reģistrēt stundas, šie laika pārvaldības rīki piedāvāt papildu iespējas, kas jāapsver.

Salīdzinājumā ir aprakstīts katra produkta galvenais lietojums. Pieejamās funkcijas, pārskatu veidošanas iespējas un lietošanas ierobežojumi, protams, atšķirsies atkarībā no abonementa un konfigurācijas.

FAQ