Хурлын тэмдэглэлийн үнэгүй загвар болон үүсгэх гарын авлага
Хуралдааны тэмдэглэл нь уулзалтаар хэлэлцсэн бүх чухал нарийн ширийн зүйлийг олж авахад чухал үүрэг гүйцэтгэдэг. Энэ нь та өгөгдсөн дэлгэрэнгүй мэдээллийн дагуу даалгавар эсвэл төслөө хийж чадахын тулд нэг ч нарийн ширийн зүйлийг алдахгүй байх үйл явц юм. Энэ нийтлэлд бид хамгийн сайн хэрэгслээр уулзалтын тэмдэглэлийг хэрхэн үүсгэх, түүний тодорхойлолт болон яагаад чухал болохыг илүү сайн ойлгоход туслах болно. Нэмэлт болгон бид танд загвар болон жишээг өгөх бөгөөд ингэснээр та өөрийн тэмдэглэлийг эхлүүлэхэд хялбар болно.
- 1-р хэсэг: Хурлын тэмдэглэл гэж юу вэ, тэдгээр нь яагаад чухал вэ
- 2-р хэсэг: Үр дүнтэй хурлын тэмдэглэлийн гол элементүүд
- 3-р хэсэг: Хурлын тэмдэглэлийн загварууд ба жишээнүүд
- 4-р хэсэг: Хурлын тэмдэглэлийг хэрхэн үр дүнтэй бичих вэ
- 5-р хэсэг: Уулзалтын тэмдэглэлийг тодорхой зохион байгуулахын тулд MindOnMap ашиглана уу
- Гарын авлагатай уулзалтын тэмдэглэлийн загваруудын талаар байнга асуудаг асуултууд
Шуурхай хариулт: Хурлын тэмдэглэл гэдэг нь хурлын гол хэлэлцүүлэг, шийдвэр, оролцогчид болон арга хэмжээний зүйлсийг бичгээр тэмдэглэсэн тэмдэглэл юм. Үр дүнтэй тэмдэглэл хөтлөхийн тулд хэлэлцэх асуудлын жагсаалтыг бэлтгэж, чухал үр дүнг тэмдэглэж, үүрэг хариуцлага, хугацааг хуваарилж, баримт бичгийг шуурхай хуваалцах хэрэгтэй. MindOnMap гэх мэт загвар эсвэл хэрэгсэл нь уулзалтын тэмдэглэлийг тодорхой зохион байгуулахад тусална.
1-р хэсэг: Хурлын тэмдэглэл гэж юу вэ, тэдгээр нь яагаад чухал вэ
Хурлын тэмдэглэл
Бидний тодорхойлсноор энэ нь таны хийсэн уулзалтын албан ёсны бичгээр хийсэн тэмдэглэл юм. Энэ нь ирц, хэлэлцсэн сэдэв, хүмүүсийн ойлголт, даалгавар гэх мэт гол мэдээллийг тэмдэглэх арга юм. Ерөнхийдөө, уулзалтын тэмдэглэл нь хэлэлцүүлэг болон уулзалтад болсон зүйлсийн талаар тодорхой, үнэн зөв тойм эсвэл дүгнэлт өгөх зорилготой юм. Энэ нь ирээгүй хүмүүст мэдээлэл дамжуулах эсвэл уулзалтад оролцсон хүмүүст зориулсан тойм цэг болгон ашиглах үр дүнтэй арга юм.
Багуудын харилцааны ач холбогдол
Хурлын тэмдэглэлтэй байх нь бидэнд тодорхой бүртгэл хөтлөх, багийнхан холбоотой байж, зорилгодоо хүрэхэд нь тусалдаг тул үнэхээр чухал юм. Хурлын тэмдэглэл яагаад чухал болох зарим зүйлийг энд дурдъя.
- • ЗэрэгцүүлэлтЭнэ нь баг болон байгууллагын хоорондох төөрөгдлийг бууруулж чадна.
- • Хариуцлага: Гаргасан аливаа шийдвэрийг баримтжуулж, даалгавар бүрийг хэн хариуцаж байгааг хараарай.
- • Үр ашиг: Энэ нь давтагдах сэдвийн хэлэлцүүлгээс урьдчилан сэргийлэх боломжтой.
- • Ахиц дэвшлийг хянах: Та аль хэдийн дууссан үйлдлүүдийг хянах эсвэл төслүүдийг дагаж мөрдөх боломжтой.
2-р хэсэг: Үр дүнтэй хурлын тэмдэглэлийн гол элементүүд
Хурлын тэмдэглэл хөтлөхдөө дараах дөрвөн чухал элементийг оруулах шаардлагатай: Хэлэлцэх асуудал, Оролцогчид, Шийдвэрүүд, Үйл ажиллагааны зүйлс. Эдгээр элементүүд нь таны файлыг гүйцээж, үр дүнтэй ажиллах боломжийг олгоно. Гол элемент бүрийн талаар дэлгэрэнгүй тайлбарыг энд оруулав.
Хөтөлбөр
Хэлэлцэх асуудлын жагсаалтад уулзалтын сэдэв, зорилтуудын жагсаалт багтсан болно. Энэ элемент нь уулзалтад анхаарлаа төвлөрүүлж, тодорхой бүтэц бий болгоно.
Уулзалт эхлэхийн өмнө, хурлын хөтөлбөрийн загварыг үүсгэххэлэлцүүлгийн сэдэв, зорилго, цагийн хуваарилалтыг тоймлон харуулах.
Оролцогчид
Оролцогчдын хэсэгт уулзалтад хэн оролцсон, хэн ирээгүй, холбогдох оролцогч талууд байлцсан тухай тэмдэглэл хөтөлдөг.
Шийдвэрүүд
Энэ бол багийн дүгнэлт, шийдвэр, тохиролцоог нэмэх газар юм. Ингэснээр хүн бүр үр дүн, тохиролцсон зүйлсээ ойлгож байгаа эсэхийг баталгаажуулж чадна.
Үйлдлийн зүйлс
Даалгавруудын жагсаалт болон тэдэнд оногдсон хүмүүсийн хамт. Мөн уулзалтын дараа хийх шаардлагатай цаашдын үйлдлүүдийг эндээс харж болно.
3-р хэсэг: Хурлын тэмдэглэлийн загварууд ба жишээнүүд
Одоо хурлын баримт бичгийн тэмдэглэл хөтлөх гэж байгаа бол ашиглаж болох загварууд болон урам зориг авах жишээнүүдийг харцгаая.
Энгийн уулзалтын тэмдэглэл
Энэ бол албан бус уулзалтуудад хамгийн их ашиглагддаг үндсэн бүтэц юм. Энэ нь ирц, хэлэлцэх асуудал, шийдвэр, үйлдэл зэрэг мэдээллийг нэмсэн энгийн хэлбэр юм.
Албан ёсны уулзалтын тэмдэглэл
Нарийвчилсан баримт бичиг шаарддаг албан ёсны уулзалтуудад хурлын тэмдэглэлийн формат зайлшгүй шаардлагатай байдаг. Ихэнх тохиолдолд хууль эрх зүйн бүртгэл байгаа үед энэ нь хамгийн сайн хурлын тэмдэглэлийн формат юм.
Хорооны хурлын тэмдэглэл
Нэрнээс нь харахад үүнийг хороод үйл ажиллагаа, хариуцлага, хэлэлцүүлэг гэх мэт зүйлсийг хянахдаа ашигладаг.
Хурлын тэмдэглэлийн загваруудыг харьцуулсан
| Загвар | Хамгийн тохиромжтой | Түлхүүр талбарууд | Санал болгож буй формат | Татаж авах URL |
| Энгийн уулзалтын тэмдэглэл | Албан бус багийн уулзалтууд, хурдан шалгалт, санал бодлоо солилцох хуралдаанууд | Уулзалтын огноо, оролцогчид, хэлэлцэх асуудал, гол санаа, шийдвэр, арга хэмжээ | Хурдан засварлахад зориулсан Google Docs эсвэл Word; хуваалцахад зориулсан PDF | https://www.vertex42.com/WordTemplates/meeting-minutes.html |
| Албан ёсны уулзалтын тэмдэглэл | Төлөөлөн удирдах зөвлөлийн хурал, гүйцэтгэх удирдлагын уулзалт, албан ёсны бизнесийн уулзалтууд | Хуралдааны гарчиг, огноо, цаг, байршил, оролцогчид, санал, тогтоол, санал хураалтын дүн, арга хэмжээний зүйл, батлагдсан байдал | Засварлахад зориулсан Word эсвэл Google Docs; эцсийн бичлэг хийхэд зориулсан PDF | https://www.smartsheet.com/free-meeting-minutes-templates-microsoft-word |
| Хорооны хурлын тэмдэглэл | Сургуулийн хороод, ашгийн бус байгууллагын зөвлөлүүд болон төслийн удирдах хороод | Хорооны нэр, дарга, оролцсон эсвэл байхгүй гишүүд, хэлэлцэх асуудлын жагсаалт, тайлан, шийдвэр, оноогдсон үүрэг хариуцлага, хугацаа, дараагийн хурал | Хамтран засварлахад зориулсан Word эсвэл Google Docs; архивлахад зориулсан PDF | https://getquietnote.com/templates/committee-meeting-minutes |
| Төслийн уулзалтын тэмдэглэл | Олон талт төслийн шинэчлэлтүүд, спринт тоймууд, чухал үе шатуудыг хянах уулзалтууд | Төслийн нэр, уулзалтын зорилго, үүрэг бүхий оролцогчид, хэлэлцэх асуудал, төслийн байдал, эрсдэл ба саад тотгор, шийдвэрүүд, үйл ажиллагааны зүйлс, дараагийн уулзалт | Бодит цагийн шинэчлэлтүүдэд зориулсан Word / Smartsheet; Төслийн архивт зориулсан PDF | https://www.smartsheet.com/free-meeting-minutes-templates-microsoft-word |
| Дэлгэрэнгүй хурлын тэмдэглэл | Илтгэгчдийн талаарх дэлгэрэнгүй баримтжуулалт болон цагийн хуваарилалт шаарддаг нарийн төвөгтэй олон сэдэвчилсэн уулзалтууд | Уулзалтын зорилго, хөтлөгч, тэмдэглэл хөтлөгч, оролцогчид, хэлэлцэх асуудлын жагсаалт, илтгэгчид, хуваарилагдсан цаг, шийдвэр, арга хэмжээний жагсаалт, нэмэлт тэмдэглэл | Хүснэгтэд суурилсан засварлахад зориулсан Word эсвэл Google Docs; түгээлтийн хувьд PDF | https://www.vertex42.com/WordTemplates/meeting-minutes.html |
Зөвлөгөө: Ердийн хэлэлцүүлэгт зориулсан энгийн загвар, шийдвэр болон санал хураалтын бүртгэл чухал үед албан ёсны загвар, олон гишүүн, тайлан, дараагийн үйл ажиллагааг хянах шаардлагатай үед хорооны загварыг сонгоорой.
4-р хэсэг: Хурлын тэмдэглэлийг хэрхэн үр дүнтэй бичих вэ
Хэрэв та туслах эсвэл гүйцэтгэх захирал бол ихэвчлэн хурлын тэмдэглэл бичих үүрэгтэй байдаг. Тиймээс үүнийг үр дүнтэй бичихэд ашиглаж болох зарим зөвлөмжийг энд оруулав.
Урьдчилан бэлдэх
Та хурлын тайлбарын хайрцагт нийтлэг танилцуулсан бүх хэлэлцэх асуудал, зорилтуудыг хянаж болно. Уулзалтын гол сэдвийг мэдэх нь хэлэлцүүлгийг илүү сайн ойлгоход тусална.
Загвар ашиглах
Дээрх загваруудыг та уулзалтын тэмдэглэлдээ ашиглаж болно. Загвар ашиглах нь форматлах цагийг хэмнэж, сонсох, гол шийдвэрүүдийг тэмдэглэх, үйл ажиллагааны зүйлсийг тэмдэглэхэд анхаарлаа төвлөрүүлэх боломжийг олгоно.
Чухал зүйлсийг тэмдэглэ
Та уулзалтаас авсан мэдээллийг шүүж авах хэрэгтэй. Чухал мэдээллийг тэмдэглэж аваад шаардлагагүй зүйлсийг орхи. Энэ нь таныг хэт ачаалалтай байхаас сэргийлж чадна.
Дэлгэрэнгүй мэдээллийг бодит цаг хугацаанд тодруулах
Хэрэв та дэлгэрэнгүй мэдээллийг буруу сонссон эсвэл буруу ойлгосон бол уулзалтын үеэр асуулт асуугаарай. Тэмдэглэлийг ойлгоход хялбар, товч болгохын тулд үг бүрээр нь иш татаж болохгүй.
Багтайгаа хурдан хуваалцаарай
Хурлын дараа тэмдэглэлийг эцэслэн боловсруулж, багт илгээнэ үү. Ингэснээр тэд тэмдэглэлийг зохих ёсоор хянаж, дэлгэрэнгүй мэдээллийг дахин шалгах боломжтой болно.
5-р хэсэг: Уулзалтын тэмдэглэлийг тодорхой зохион байгуулахын тулд MindOnMap ашиглана уу
Хурлын тэмдэглэлийн талаар мэдэх шаардлагатай бүх мэдээллийг мэдсэний дараа хамгийн сайн хэрэгслийг ашиглан хэрхэн тэмдэглэл үүсгэхийг бидэнд мэдэгдээрэй. MindOnMapЭнэ хэрэгсэл нь уулзалтынхаа дэлгэрэнгүй мэдээллийг харуулахын тулд өөр өөр дүрслэл болон газрын зураг үүсгэх боломжийг олгодог газрын зургийн хэрэгсэл юм. Энэ нь хэрэглэгчдэд уулзалтын тэмдэглэлийг нүдээр харуулах боломжтой болгож, багт хурдан ойлгоход нь тусалдаг. Энэ нь MindOnMap нь элементүүд, хэлбэрүүд, текстүүд, сэдэв гэх мэт олон талын, олон төрлийн функцуудыг санал болгодог тул боломжтой болсон. Үүнийг ашиглахын тулд та дараах энгийн алхмуудыг хийж болно:
MindOnMap-ийг албан ёсны вэбсайтаас нь татаж аваад компьютер дээрээ суулгаарай.
Аюулгүй татаж авах
Аюулгүй татаж авах
Үүний дараа хэрэгслийг нээгээд, Урсгал диаграм онцлог. Энэ нь хурлын тэмдэглэл үүсгэх үйл явцыг хялбар болгоно.
Нэмэх Дүрсүүд мөн хүссэн загвартаа үндэслэн тэдгээрийг зохион байгуул. Та дээр дурдсан гол элементүүдийг төлөөлөх дүрсүүдийг нэмж болно, тухайлбал хэлэлцэх асуудал, оролцогчид, үйлдлүүд гэх мэт.
Та одоо нэмж болно Текст уулзалтуудын дэлгэрэнгүй мэдээллийг авахыг хүсвэл.
Тохиргоо Сэдэв минутаа аваад хэрэгтэй файлын форматаар экспортлоорой.
Нарийн төвөгтэй үйл явц эсвэл олон дараагийн ажлуудыг хамарсан уулзалтуудын хувьд, ажлын урсгалын диаграм даалгаврын дарааллыг төсөөлж, үүрэг хариуцлагыг тодорхой болгоход тусална.
Гарын авлагатай уулзалтын тэмдэглэлийн загваруудын талаар байнга асуудаг асуултууд
Хурлын тэмдэглэл нь хурлын тэмдэглэлээс өөр юу?
Тийм. Хурлын тэмдэглэл нь хурлын гол хэлэлцүүлэг, шийдвэр, үйл ажиллагааны зүйлсийн бүтэцлэгдсэн бүртгэл бөгөөд ихэвчлэн албан ёсны лавлагаа болгон ашигладаг. Хурлын тэмдэглэл нь ихэвчлэн илүү албан бус бөгөөд хувийн ажиглалт, сануулга эсвэл нэмэлт мэдээллийг агуулж болно.
Хурлын тэмдэглэл хөтлөх үүргийг хэнд ногдуулсан бэ?
Хурлын тэмдэглэлийг хөтлөх шаардлагатай хүн нь ихэвчлэн нарийн бичгийн дарга, туслах, гүйцэтгэх захирал эсвэл даргын томилсон багийн гишүүн байдаг.
Хурлын тэмдэглэлийг хэзээ тараах ёстой вэ?
Хурлын тэмдэглэлийг хурлаас хойш 24 цагийн дотор тараах ёстой. Гэсэн хэдий ч багт илгээхээсээ өмнө бүх зүйлийг дахин шалгах нь чухал юм.
Дүгнэлт
Уулзалтын тэмдэглэлтэй байх нь уулзалтуудад, ялангуяа дэлгэрэнгүй мэдээлэл, ахиц дэвшлийг чухалчилдаг салбарт зайлшгүй шаардлагатай. Энэ бол бидний багтай зөв харилцаа холбоо, уялдаа холбоог хангахад ашиглаж болох хэрэгсэл юм. Сайн зүйл бол MindOnMap нь уулзалтын тэмдэглэлийг хялбархан үүсгэх боломжийг олгодог функцуудыг санал болгодог. Энэ нь үнэгүй тул одоо ашиглаарай.
