उत्पादकता आणि कार्यप्रवाह कार्यक्षमता वाढवण्यासाठी सर्वोत्तम वेळ ट्रॅकिंग सॉफ्टवेअर

कामाच्या तासांचा मागोवा ठेवल्यामुळे व्यवसायाला प्रकल्पाचा खर्च दिसतो, कामाचे अधिक चांगले नियोजन करता येते आणि ग्राहकांना अचूक बिल देता येते. यामुळे फ्रीलान्सरला प्रत्येक कामावर किती वेळ खर्च होत आहे हे पाहता येते. दूरस्थ टीमसाठी, यातून कामाची पद्धत दिसून येते आणि व्यवस्थापकाला वेळापत्रकातील समस्या ओळखण्यास मदत होते.

योग्य वेळ ट्रॅकिंग सॉफ्टवेअर तुम्ही नेमके काय ट्रॅक करण्याचा प्रयत्न करत आहात यावर हे मोठ्या प्रमाणावर अवलंबून असेल. काही साधने अगदी मूलभूत असतात (टायमर आणि टाइमशीट), काही त्याहून अधिक प्रगत असतात आणि तुमच्या प्रत्यक्ष कामाचा मागोवा घेतात, काही तुमच्या कर्मचाऱ्यांचा मागोवा घेतात आणि काही तुमच्या बिल करण्यायोग्य तासांचे इनव्हॉइसमध्ये रूपांतर करतात. हे मार्गदर्शक अशा पाच साधनांचा आढावा घेते आणि तुमच्या स्वतःच्या कार्यप्रवाहासाठी योग्य साधन निवडण्यास तुम्हाला मदत करेल.

• टाईम ट्रॅकिंग सॉफ्टवेअर म्हणजे काय आणि ते कसे काम करते?
• व्यवसाय आणि फ्रीलान्सर्ससाठी सर्वोत्तम टाइम ट्रॅकिंग सॉफ्टवेअर सोल्यूशन्स
• वारंवार विचारले जाणारे प्रश्न

आम्ही वेळ ट्रॅकिंग साधनांची चाचणी आणि पुनरावलोकन कसे करतो

एका चांगल्या तुलनेत नोंदवलेल्या वेळेची अचूकता आणि अहवालांची उपयुक्तता या दोन्ही गोष्टी तपासल्या जातील. तसेच, विश्वसनीय नोंदी ठेवण्यासाठी लागणाऱ्या श्रमाचे प्रमाणही पाहिले जाईल. एका संरचित पुनरावलोकनाद्वारे खालील बाबींचे मूल्यांकन केले जाऊ शकते:

• • वेळ नोंदणीची अचूकता: टायमर, मॅन्युअल नोंदी, संपादन आणि टाइम झोन सेटिंग्ज हे सर्व अपेक्षेप्रमाणे काम करतात का?
• • ऑटोमेशन: बॅकग्राउंड ट्रॅकिंग, कॅलेंडर इम्पोर्ट, रिमाइंडर किंवा आयडल डिटेक्शन वर्णन केल्याप्रमाणे काम करतात की नाही.
• • वापरण्यास सुलभता: वापरकर्त्यांना त्यांचे टायमर सुरू करणे, त्यांच्या कामाचे वर्गीकरण करणे, त्यांच्या नोंदींमध्ये सुधारणा करणे आणि त्यांचे टाइमशीट सबमिट करणे किती सोपे आहे. तसेच, वापरकर्ते तारीख, प्रकल्प, क्लायंट, कार्य किंवा टीम सदस्यानुसार वेळ फिल्टर आणि सारांशित करू शकतात की नाही.
• • निर्यात आणि बिलिंग सहाय्य: आवश्यकतेनुसार नोंदी निर्यात करता येतात की नाही किंवा त्यांचे पावत्या आणि इतर व्यावसायिक कागदपत्रांमध्ये रूपांतर करता येते की नाही.

प्रत्यक्ष तुलनेसाठी, समीक्षक अनेक कामकाजाच्या दिवसांमध्ये त्याच प्रकारच्या कामांचा मागोवा घेऊ शकतात, प्रातिनिधिक प्रकल्प तयार करू शकतात, नमुना नोंदीत सुधारणा करू शकतात आणि एकाच तारखेच्या कालावधीसाठी अहवाल तयार करू शकतात.

टाईम ट्रॅकिंग सॉफ्टवेअर म्हणजे काय आणि ते कसे काम करते?

टाइम ट्रॅकिंग सॉफ्टवेअर लोक कामे, प्रकल्प, ग्राहक इत्यादींवर किती वेळ घालवतात याचा मागोवा घेते. हे टायमर सुरू करणे आणि थांबवणे किंवा तास स्वतः नोंदवणे इतके सोपे असू शकते, किंवा कॅलेंडरमधील घटना आयात करणे किंवा सॉफ्टवेअरद्वारे संगणकाच्या वापराची आपोआप नोंद ठेवण्याइतके अत्याधुनिक असू शकते. (गुंतागुंतीच्या कामाला व्यवस्थापनीय टप्प्यांमध्ये विभागण्याच्या संरचित पद्धतीसाठी, हे मार्गदर्शक पहा) कार्य विश्लेषण.)

सामान्य उपयोगांमध्ये यांचा समावेश आहे:

• • कर्मचाऱ्यांच्या कामाचे तास आणि उपस्थितीची नोंद ठेवणे.
• • क्लायंटच्या प्रोजेक्ट्सवरील बिल करण्यायोग्य तासांचा मागोवा घेणे.
• • प्रकल्पाचा खर्च आणि नफा मोजणे.
• • वैयक्तिक उत्पादकता आणि विचलित करणाऱ्या गोष्टी समजून घेणे.
• • टाइमशीट, इनव्हॉइस आणि पेरोल नोंदी तयार करणे.
• • अंदाजित प्रयत्नांची प्रत्यक्ष लागलेल्या वेळेसोबत तुलना करणे.

टाइम ट्रॅकिंग सॉफ्टवेअर उत्पादकता कोणत्याही प्रकारे मोजत नाही. एखाद्या कामावर घालवलेला वेळ, संगणकाचा वापर आणि आउटपुटची गुणवत्ता या सर्व वेगवेगळ्या गोष्टी आहेत. तुम्ही निवडलेले मेट्रिक्स असे असले पाहिजेत, जे तुमच्या टीमच्या उद्दिष्टांशी खरोखरच सुसंगत असतील.

रिमोट टीम्ससाठी स्वयंचलित वेळ ट्रॅकिंग का महत्त्वाचे आहे

रिमोट टीम्स विविध ठिकाणी, विविध वेळापत्रकांनुसार आणि विविध टाइम झोन्समध्ये काम करतात. स्वयंचलित वेळ नोंदीमुळे प्रशासकीय काम कमी होईल आणि लोकांना अधिक सुसंगत नोंदी ठेवण्यास मदत होऊ शकते.

मात्र, हे सॉफ्टवेअरनुसार बदलू शकते. ऑटोमेशनमध्ये बॅकग्राउंड ॲक्टिव्हिटी ट्रॅकिंग, कॅलेंडर आधारित नोंदी आणि रिमाइंडर्स, निष्क्रिय वेळ ओळखणे, तसेच तुम्ही तुमचे टाइमशीट कसे पूर्ण करू शकता याबद्दलच्या सूचना यांचा समावेश असू शकतो. टीम्स आवर्ती क्रियाकलाप आणि हस्तांतरण देखील मॅप करू शकतात. कार्यप्रवाह आकृती जबाबदाऱ्या आणि प्रक्रियेचे टप्पे अधिक स्पष्ट करणे.

ही वैशिष्ट्ये संघांना मदत करू शकतात:

• • चुकलेल्या किंवा अपूर्ण असलेल्या वेळेच्या नोंदींची संख्या कमी करा.
• • नियमित बैठका आणि कामाच्या पद्धती ओळखा.
• • नियोजित तासांची प्रकल्पातील प्रत्यक्ष श्रमांशी तुलना करा.
• • विखुरलेल्या संघांमधील समन्वय सुधारा.
• • हाताने टाइमशीट तयार करण्याचे प्रमाण कमी करा.

तरीही, स्वयंचलित ट्रॅकिंगचा वापर उघडपणे केला पाहिजे. पार्श्वभूमीतील देखरेख, स्क्रीनशॉट, ॲप ट्रॅकिंग आणि स्थानाची माहिती गोळा करणे या सर्व गोष्टींमुळे गोपनीयतेचे प्रश्न निर्माण होऊ शकतात. संस्था काय गोळा करत आहे, त्यांना त्याची गरज का आहे, ते कोण पाहू शकते आणि ते रेकॉर्ड किती काळासाठी ठेवतील, याबद्दल त्यांनी स्पष्टपणे माहिती दिली पाहिजे.

जर त्यांना सक्रियपणे देखरेख करण्याची गरज नसेल, तर टाइमरवर आधारित साधन किंवा वैयक्तिक उत्पादकता ट्रॅकर पुरेसे ठरेल.

व्यवसाय आणि फ्रीलान्सर्ससाठी सर्वोत्तम टाइम ट्रॅकिंग सॉफ्टवेअर सोल्यूशन्स

खाली सूचीबद्ध केलेली साधने दृश्यात्मक वेळ नियोजनापासून ते स्वयंचलित देखरेख आणि ग्राहक बिलांपर्यंत विविध प्रकारची कामे करतात. ती एकमेकांपासून पूर्णपणे वेगळी नाहीत, कारण प्रत्येकाचा एक विशिष्ट मुख्य उद्देश आहे.

MindOnMap

यासाठी सर्वोत्तम: दृश्यात्मक वेळ नियोजन, कार्य नियोजन आणि आपल्या दिवसाच्या कार्यप्रवाहाचे आयोजन.

MindOnMap हे एक माइंड मॅपिंग आणि डायग्रामिंग साधन आहे, जे तुम्हाला तुमची कार्ये पाहण्यास, प्राधान्यक्रम ठरवण्यास आणि मोठ्या प्रकल्पांना लहान टप्प्यांमध्ये विभागण्यास सक्षम करते. याचा उपयोग टाइम ट्रॅकिंगसोबत केला जाऊ शकतो, ज्यामुळे तुम्हाला आणि तुमच्या टीमला दिवसाचे नियोजन करण्यास आणि नंतर प्रत्येक कार्यासाठी लागणाऱ्या वेळेचा मागोवा घेण्यास मदत होते.

अनेक क्लायंट प्रोजेक्ट्सवर काम करणारा एक फ्रीलांसर एक मध्यवर्ती दैनंदिन योजना तयार करू शकतो आणि मग तिची विभागणी क्लायंटचे काम, बैठका, संशोधन, प्रशासकीय कामे आणि विश्रांती यांमध्ये करू शकतो. या प्रत्येकाची पुढे विशिष्ट कामांमध्ये विभागणी करता येईल आणि परिणामी संपूर्ण योजना अधिक सुव्यवस्थित होईल.

मुख्य फायद्यांमध्ये खालील गोष्टींचा समावेश आहे:

• • दृष्य कार्य संघटन: आपल्या दिवसाची रचना करा आणि मोठी कामे लहान कामांमध्ये विभाजित करा.
• • मदतीसाठी वेळेचे नियोजन: महत्त्वाच्या कामांवर केव्हा काम करायचे हे ठरवा आणि इतर स्पर्धात्मक प्राधान्यक्रम ओळखा.
• • प्रकल्पाचे विभाजन: विविध उपक्रम, टप्पे आणि निष्पत्ती यांच्यातील संबंधांचे चित्रण करा.
• • संवादाचे नियोजन: दृश्यात्मक योजना सामायिक करा जेणेकरून तुमच्या सहकाऱ्यांना त्यांची जबाबदारी काय आहे आणि त्यांचे प्राधान्यक्रम काय आहेत हे दिसेल.

काम सुरू करण्यापूर्वी त्याचे नियोजन करण्यासाठी आणि विविध कामे एकमेकांशी कशी जुळतात हे पाहण्यासाठी MindOnMap उपयुक्त आहे. यामुळे तुम्हाला एक स्पष्ट योजना तयार करता येते, जी पुढे तुमच्या वेळेच्या व्यवस्थापनासाठी मार्गदर्शक ठरते.

MindOnMap ही कोणत्याही पारंपरिक अर्थाने वेळ नोंदवणारी प्रणाली नाही. ते टायमर, स्वयंचलित क्रियाकलाप ट्रॅकर, बिल करण्यायोग्य तासांचा अहवाल किंवा पगारपत्रक म्हणून काम करत नाही. जर तुम्हाला तासांचा मागोवा घ्यायचा असेल आणि/किंवा बिलिंग नोंदी तयार करायच्या असतील, तर तुम्ही वेळ नोंदवणाऱ्या साधनासोबत दृश्य नियोजनाचा वापर केला पाहिजे.

टॉगल ट्रॅक

यासाठी सर्वोत्तम: फ्रीलान्सर्स आणि ज्या संघांना फक्त मूलभूत वेळेची नोंदणी आणि अहवाल हवा आहे.

टॉगल ट्रॅक हे प्रकल्प, ग्राहक आणि कामांसाठी लागणारा वेळ नोंदवण्यासाठी आहे. तुम्ही टायमर सुरू किंवा बंद करू शकता किंवा स्वतः वेळेच्या नोंदी जोडू शकता. तुम्ही नोंदवलेली वेळ नंतर अहवालांद्वारे पाहिली जाऊ शकते.

प्रमुख वैशिष्ट्यांमध्ये खालील बाबींचा समावेश आहे:

• • एका क्लिकचे टायमर आणि हाताने वेळ नोंदवण्याची सोय.
• • प्रकल्प, ग्राहक आणि कार्याचे संघटन.
• • कॅलेंडर आणि वेळ-नोंदणी दृश्ये.
• • सारांश आणि सविस्तर अहवाल.
• • टीम रिपोर्टिंग आणि एकीकरण (प्लॅननुसार).

टॉगल ट्रॅक अशा फ्रीलान्सर्ससाठी उत्तम आहे ज्यांना त्यांच्या कामाला किती वेळ लागतो याचा अंदाज घ्यायचा आहे, तसेच अशा टीम्ससाठीही उपयुक्त आहे ज्यांना विविध क्लायंट्स आणि प्रोजेक्ट्सवर केलेल्या कामाच्या वेळेची तुलना करायची आहे.

टॉगल ट्रॅकची कार्यप्रणाली अत्यंत सुव्यवस्थित आहे आणि त्यामुळे ते वापरण्यास सुरुवात करणे खरोखरच खूप सोपे आहे. जर तुम्हाला वेतन, जीपीएस फील्ड ट्रॅकिंग किंवा अधिक परिपूर्ण कर्मचारी देखरेख प्रणालीमध्ये मिळणाऱ्या सूक्ष्म कर्मचारी देखरेखीची आवश्यकता असेल, तर तुम्हाला हे तपासावे लागेल की टॉगल ट्रॅकमध्ये खरोखरच त्या क्षमता आहेत की नाही, किंवा दुसरे कोणते साधन अधिक चांगला पर्याय ठरेल का.

हबस्टाफ

यासाठी सर्वोत्तम: वितरित आणि क्षेत्रीय पथके ज्यांना कर्मचारी संख्येच्या दृश्यमानतेसह वेळेच्या नोंदीची आवश्यकता असते.

हबस्टाफ हे कर्मचारी व्यवस्थापन क्षमता असलेले एक वेळ-नोंदणी साधन आहे. तुमच्या सदस्यत्वानुसार, कॉन्फिगरेशनच्या पातळीनुसार आणि तुम्ही वापरत असलेल्या डिव्हाइसनुसार, तुम्ही कामाचे तास नोंदवू शकता, टाइमशीट तयार करू शकता, क्रियाकलाप मेट्रिक्सचे निरीक्षण करू शकता आणि क्षेत्रीय कामासाठी स्थान-नोंदणीचा वापर करू शकता.

प्रमुख वैशिष्ट्यांमध्ये खालील बाबींचा समावेश आहे:

• • डेस्कटॉप आणि मोबाईलवर वेळेचा मागोवा घेणे.
• • स्वयंचलित टाइमशीट आणि उपस्थितीच्या नोंदी.
• • कीबोर्ड आणि माऊसच्या इनपुटवर आधारित क्रियाकलाप निर्देशक.
• • ऐच्छिक स्क्रीनशॉट आणि ॲप्लिकेशन / वेबसाइटवरील हालचालींचा मागोवा घेणे.
• • समर्थित फील्ड वर्कफ्लोसाठी जीपीएस ट्रॅकिंग आणि जिओफेन्सिंग.
• • मनुष्यबळ आणि प्रकल्प अहवाल.

ज्या व्यवसायांना त्यांच्या क्षेत्रीय कर्मचाऱ्यांचे व्यवस्थापन करणे, उपस्थितीचा मागोवा घेणे किंवा भौगोलिकदृष्ट्या विखुरलेल्या कर्मचाऱ्यांच्या वेळेच्या नोंदींचे पुनरावलोकन करणे आवश्यक आहे, त्यांच्यासाठी हबस्टाफ योग्य ठरेल.

त्याच्या देखरेख क्षमतेचाही काळजीपूर्वक विचार करणे आवश्यक आहे. कीस्ट्रोक आणि माऊसची हालचाल ही केल्या जाणाऱ्या कामाची गुणवत्ता किंवा मूल्याचे निदर्शक असेलच असे नाही आणि स्क्रीन कॅप्चर/लोकेशन ट्रॅकिंग प्रत्येक भूमिकेसाठी योग्य असेलच असे नाही. प्रत्यक्ष व्यावसायिक गरजा, कायदा आणि कर्मचाऱ्यांची गोपनीयता या आधारावर देखरेख सुरू केली पाहिजे.

ज्या संघांना फक्त एक साधा टायमर आणि बिल करण्यायोग्य तासांच्या अहवालाची आवश्यकता असते, ते एका सोप्या साधनाने पूर्णपणे समाधानी राहण्याची शक्यता आहे.

कापणी

यासाठी सर्वोत्तम: तासाप्रमाणे शुल्क आकारणारे फ्रीलान्सर्स, एजन्सी आणि तत्सम व्यावसायिक.

हार्वेस्ट हे वेळ नोंदणीला प्रकल्प अंदाजपत्रक, खर्चाचा मागोवा, अहवाल आणि बीजक यांच्याशी जोडते. तुम्ही ग्राहक आणि प्रकल्पांसाठी वेळेची नोंद करू शकता, अंदाजपत्रक पाहू शकता आणि तुमच्या मंजूर वेळेच्या नोंदींचे बीजकांमध्ये रूपांतर करू शकता.

प्रमुख वैशिष्ट्यांमध्ये खालील बाबींचा समावेश आहे:

• • टायमर आणि दैनिक/साप्ताहिक टाइमशीट.
• • ग्राहक, प्रकल्प आणि कार्याचे संघटन.
• • देय आणि गैर-देय वेळेचा मागोवा.
• • प्रकल्पाचे अंदाजपत्रक आणि खर्चाचे विश्लेषण.
• • खर्चाचा मागोवा घेणे आणि बिल बनवणे.
• • अकाउंटिंग आणि पेमेंट इंटिग्रेशन्स (तुमच्या सेटअपवर अवलंबून).

ज्या व्यवसायांना त्यांच्या नोंदवलेल्या कामाच्या तासांना महसुलाशी जोडायचे आहे, त्यांच्यासाठी हार्वेस्ट आदर्श आहे. उदाहरणार्थ, एक डिझाइन एजन्सी एखाद्या प्रकल्पाच्या अंदाजित तासांची प्रत्यक्ष काम केलेल्या तासांशी तुलना करू शकते, शिल्लक बजेट तपासू शकते आणि त्यानंतर देय नोंदींच्या आधारे बिल तयार करू शकते.

वेळेच्या नोंदींना आर्थिक कार्यप्रवाहांशी जोडण्याची क्षमता हे त्याचे मुख्य सामर्थ्य आहे. जे साधन प्रामुख्याने संगणकावर घालवलेल्या वेळेचा मागोवा घेण्यासाठी किंवा वैयक्तिक उत्पादकतेचे आपोआप वर्गीकरण करण्यासाठी असेल, ते एक खूप वेगळे साधन असेल.

रेस्क्यूटाइम

यासाठी सर्वोत्तम: ज्यांना आपल्या डिजिटल सवयींवर नियंत्रण मिळवायचे आहे आणि आपली एकाग्रता वाढवायची आहे.

रेस्क्यूटाइम हे स्वयंचलित क्रियाकलाप ट्रॅकिंग आणि उत्पादकतेवरील माहितीसाठी आहे. तुम्ही विविध ॲप्लिकेशन्स आणि वेबसाइट्सवर किती वेळ घालवता याचा ते मागोवा घेते, त्या क्रियाकलापांचे वर्गीकरण करते आणि नंतर त्यातील नमुने दर्शवणारा एक अहवाल तुम्हाला प्रदान करते.

योजनेनुसार, वैशिष्ट्यांमध्ये खालील गोष्टींचा समावेश असू शकतो:

• • पार्श्वभूमीतील हालचालींचा स्वयंचलित मागोवा.
• • ॲप्स, वेबसाइट्स आणि उत्पादकता या श्रेणींमधील अहवाल.
• • दैनिक आणि साप्ताहिक सारांश.
• • एकाग्रतेचे सत्र आणि विचलित करणाऱ्या गोष्टींना प्रतिबंध करणे
• • ध्येये, सूचना आणि क्रियाकलापांचे कल.
• • उपलब्ध असलेल्या विविध वैशिष्ट्ये आणि योजनांच्या माध्यमातून प्रकल्प आणि कार्यांचा मागोवा घेणे.

तुम्ही एकाग्रतेने केलेल्या कामावर किती वेळ घालवता, संवादावर किती, ब्राउझिंगवर किती आणि अशाच इतर विविध डिजिटल कामांवर किती वेळ घालवता, हे समजून घेण्यास रेस्क्यूटाइम तुम्हाला मदत करू शकते. हे तुम्हाला असे नमुने (पॅटर्न्स) दाखवू शकते, जे तुम्ही केवळ स्मरणशक्तीच्या जोरावर ओळखू शकणार नाही.

कार्याचे प्रकार आणि उत्पादकता गुण हे केवळ निर्देशक आहेत, कामगिरीचे अचूक मोजमाप नाहीत. वाचनात घालवलेला वेळ, संशोधनात घालवलेला वेळ, विचार करण्यात घालवलेला वेळ इत्यादी सर्व गोष्टी उत्पादक असू शकतात, जरी प्रणाली त्याला प्रत्यक्ष संगणकीय कामाप्रमाणे उत्पादक कार्य म्हणून वर्गीकृत करत नसली तरीही.

रेस्क्यूटाइम हे क्लायंट इन्व्हॉइसिंग किंवा संपूर्ण पेरोलसाठी नसून, ते खऱ्या अर्थाने वैयक्तिक उत्पादकता विश्लेषणाच्या क्षेत्रात अधिक आहे.

वेळ ट्रॅकिंग सॉफ्टवेअरची तुलना

जर तुमचे मुख्य ध्येय तासांची नोंद ठेवण्याऐवजी दैनंदिन प्राधान्यक्रम ठरवणे असेल, तर हे वेळ व्यवस्थापन साधने विचारात घेण्यासाठी अतिरिक्त पर्याय सादर करा.

या तुलनेमध्ये प्रत्येक उत्पादनाच्या मुख्य वापराची रूपरेषा दिली आहे. उपलब्ध वैशिष्ट्ये, रिपोर्टिंगचे पर्याय आणि वापराच्या मर्यादा अर्थातच सबस्क्रिप्शन आणि कॉन्फिगरेशननुसार बदलतील.

वारंवार विचारले जाणारे प्रश्न