Perisian Penjejakan Masa Terbaik untuk Meningkatkan Produktiviti dan Kecekapan Aliran Kerja

Menjejaki waktu kerja membolehkan perniagaan melihat kos projek, membolehkan perancangan beban kerja yang lebih baik dan membolehkan pengebilan pelanggan yang tepat. Ia membolehkan pekerja bebas melihat berapa banyak masa yang diluangkan untuk setiap kerja. Bagi pasukan jarak jauh, ia boleh menunjukkan corak kerja dan membantu pengurus mengenal pasti isu penjadualan.

Kanan perisian penjejakan masa akan sangat bergantung pada apa yang anda cuba jejaki. Ada yang sangat asas (pemasa dan helaian masa), ada yang lebih lanjut dan akan menjejaki aktiviti anda, ada yang akan menjejaki kakitangan anda dan ada yang akan mengambil waktu kerja anda yang boleh dibilkan dan menukarkannya menjadi invois. Panduan ini melihat lima daripada alat tersebut dan akan membantu anda memilih alat yang sesuai untuk aliran kerja anda sendiri.

• Apakah perisian penjejakan masa dan bagaimana ia berfungsi?
• Penyelesaian Perisian Penjejakan Masa Terbaik untuk Perniagaan dan Pekerja Bebas
• Soalan Lazim

Cara Kami Menguji dan Menyemak Alat Penjejakan Masa

Perbandingan yang baik akan melihat ketepatan masa yang direkodkan dan kegunaan laporan. Ia juga akan melihat jumlah usaha yang diperlukan untuk mengekalkan rekod yang boleh dipercayai. Semakan berstruktur boleh menilai:

• • Ketepatan entri masa: adakah pemasa, entri manual, suntingan dan tetapan zon waktu semuanya berfungsi sebagaimana mestinya?
• • Automasi: sama ada penjejakan latar belakang, import kalendar, peringatan atau pengesanan melahu berfungsi seperti yang diterangkan.
• • Kemudahan penggunaan: Betapa mudahnya pengguna memulakan pemasa mereka, mengkategorikan kerja mereka, meminda entri mereka dan menghantar helaian masa mereka.: Sama ada pengguna boleh menapis dan meringkaskan masa mengikut tarikh, projek, klien, tugasan atau ahli pasukan.
• • Sokongan eksport dan pengebilan: Sama ada rekod boleh dieksport atau ditukar menjadi invois dan dokumen perniagaan lain apabila diperlukan.

Untuk perbandingan secara langsung, pengulas boleh menjejaki set aktiviti yang sama selama beberapa hari bekerja, mencipta projek perwakilan, membetulkan entri sampel dan menjana laporan untuk julat tarikh yang konsisten.

Apakah perisian penjejakan masa dan bagaimana ia berfungsi?

Perisian penjejakan masa akan menjejaki jumlah masa yang diluangkan oleh orang ramai untuk tugasan, projek, pelanggan dan sebagainya. Ia boleh semudah memulakan dan menghentikan pemasa atau memasukkan jam secara manual atau ia boleh secanggih mengimport acara kalendar atau perisian hanya merekod penggunaan komputer secara automatik. (Untuk pendekatan berstruktur untuk memecahkan kerja kompleks kepada langkah-langkah yang boleh diurus, lihat panduan ini untuk analisis tugasan.)

Kegunaan biasa termasuk:

• • Perekodan waktu bekerja dan kehadiran pekerja.
• • Menjejaki waktu yang boleh dibilkan untuk projek pelanggan.
• • Mengukur kos projek dan keuntungan projek.
• • Memahami produktiviti peribadi dan gangguan.
• • Menyediakan helaian masa, invois dan rekod gaji.
• • Membandingkan anggaran usaha dengan masa sebenar yang diambil.

Perisian penjejakan masa sama sekali tidak mengukur produktiviti. Masa yang diluangkan untuk sesuatu tugas, penggunaan komputer dan kualiti output adalah perkara yang berasingan. Metrik yang anda pilih hendaklah yang benar-benar menjejaki objektif pasukan anda.

Mengapa Penjejakan Masa Automatik Penting untuk Pasukan Jarak Jauh

Pasukan jarak jauh bekerja di pelbagai lokasi, mengikut pelbagai jadual dan merentasi pelbagai zon waktu. Penjejakan masa automatik akan mengurangkan jumlah pentadbiran dan dapat membantu orang ramai menyimpan rekod yang lebih konsisten.

Ia akan berbeza-beza bergantung pada perisian. Automasi boleh terdiri daripada penjejakan aktiviti latar belakang, entri dan peringatan berasaskan kalendar, pengesanan masa melahu hingga cadangan tentang cara anda boleh melengkapkan helaian masa anda. Pasukan juga boleh memetakan aktiviti dan penyerahan berulang dengan gambarajah aliran kerja untuk menjadikan tanggungjawab dan langkah proses lebih jelas.

Ciri-ciri ini boleh membantu pasukan:

• • Kurangkan bilangan entri masa yang terlepas atau tidak lengkap.
• • Kenal pasti mesyuarat tetap dan corak kerja.
• • Bandingkan waktu yang dirancang dengan usaha projek sebenar.
• • Meningkatkan penyelarasan merentasi pasukan yang diagihkan.
• • Kurangkan penyediaan jadual waktu manual.

Namun begitu, penjejakan automatik harus digunakan secara terbuka. Pemantauan latar belakang, tangkapan skrin, penjejakan aplikasi dan pengumpulan data lokasi adalah semua perkara yang boleh menimbulkan isu privasi. Organisasi harus berterus terang tentang apa yang mereka kumpulkan, mengapa mereka memerlukannya, siapa yang boleh melihatnya dan berapa lama mereka akan menyimpan rekod tersebut.

Jika mereka tidak perlu memantau secara aktif, maka alat berasaskan pemasa atau penjejak produktiviti peribadi akan mencukupi.

Penyelesaian Perisian Penjejakan Masa Terbaik untuk Perniagaan dan Pekerja Bebas

Alatan yang disenaraikan di bawah melakukan perkara yang sangat berbeza, daripada perancangan masa visual hinggalah kepada pemantauan automatik dan penginvoisan pelanggan. Ia tidak saling eksklusif kerana setiap satunya mempunyai tujuan utama yang sangat spesifik.

MindOnMap

Terbaik untuk: Penyekatan masa visual, perancangan tugas dan pengaturan aliran kerja hari anda.

MindOnMap ialah alat pemetaan minda dan penjadualan gambar yang membolehkan anda melihat tugasan anda, menetapkan keutamaan anda dan memecahkan projek besar kepada langkah-langkah yang lebih kecil. Ia boleh digunakan bersama-sama dengan penjejakan masa untuk membantu anda dan pasukan anda merancang hari tersebut dan kemudian menjejaki masa terhadap setiap tugasan.

Seorang pekerja bebas yang mengendalikan beberapa projek pelanggan boleh mencipta pelan harian pusat dan kemudian memecahkannya kepada kerja pelanggan, mesyuarat, penyelidikan, pentadbiran dan rehat. Setiap satu daripadanya kemudiannya boleh dipecahkan lagi kepada aktiviti tertentu dan hasilnya akan menjadi lebih berstruktur.

Faedah utama termasuk:

• • Pengaturan tugas visual: susun hari anda dan pecahkan tugas besar anda kepada tugas yang lebih kecil.
• • Penyekatan masa sokongan: tentukan bila anda akan mengerjakan perkara penting dan kenal pasti keutamaan lain yang bersaing.
• • Pecahan projek: memetakan hubungan antara aktiviti, peristiwa penting dan hasil kerja.
• • Merancang komunikasi: kongsikan pelan visual supaya rakan sekerja anda dapat melihat apa yang menjadi tanggungjawab mereka dan apakah keutamaan mereka.

MindOnMap berguna untuk merancang kerja anda sebelum anda mula dan untuk melihat bagaimana pelbagai tugasan tersebut sesuai. Ia membolehkan anda menghasilkan pelan yang jelas yang seterusnya akan membantu pengurusan masa anda.

MindOnMap bukanlah sistem penjejakan masa dalam erti kata konvensional. Ia tidak bertindak sebagai pemasa, penjejak aktiviti automatik, laporan waktu yang boleh dibilkan atau helaian masa gaji. Jika anda ingin menjejak waktu dan/atau menghasilkan rekod pengebilan, maka anda harus menggunakan perancangan visual bersama-sama dengan alat penjejakan masa.

Trek Toggl

Terbaik untuk: Pekerja bebas dan pasukan yang hanya mahukan sedikit catatan masa dan pelaporan asas.

Toggl Track adalah tentang menjejaki masa terhadap projek, klien dan tugasan. Anda boleh memulakan dan menghentikan pemasa atau menambah entri masa secara manual. Masa yang telah anda jejaki kemudiannya boleh dilihat melalui laporan.

Ciri-ciri utama termasuk:

• • Pemasa satu klik dan kemasukan masa manual.
• • Organisasi projek, klien dan tugasan.
• • Paparan kalendar dan entri masa.
• • Ringkasan dan laporan terperinci.
• • Pelaporan dan integrasi pasukan (bergantung pada pelan).

Toggl Track sesuai untuk pekerja bebas yang ingin mengetahui berapa lama masa yang diperlukan untuk kerja mereka dan untuk pasukan yang ingin membandingkan jumlah masa yang dihabiskan untuk kerja merentasi pelanggan dan projek.

Toggl Track mempunyai aliran kerja yang sangat lancar dan oleh itu sebenarnya agak mudah untuk dimulakan dan dijalankan. Jika anda berada dalam situasi di mana anda memerlukan gaji, penjejakan lapangan GPS atau jenis pemantauan pekerja terperinci yang anda dapat dengan penyelesaian pemantauan tenaga kerja yang lebih lengkap, maka anda perlu menyemak sama ada Toggl Track benar-benar mempunyai keupayaan tersebut atau sama ada alat lain merupakan pilihan yang lebih baik.

Kakitangan Hab

Terbaik untuk: Pasukan teragih dan pasukan lapangan yang memerlukan penjejakan masa dengan keterlihatan tenaga kerja.

Hubstaff ialah alat penjejakan masa dengan keupayaan pengurusan tenaga kerja. Bergantung pada langganan anda, tahap konfigurasi dan peranti yang anda gunakan, anda boleh menjejaki waktu bekerja, mencipta helaian masa, memantau metrik aktiviti dan menggunakan penjejakan lokasi untuk kerja lapangan.

Ciri-ciri utama termasuk:

• • Penjejakan masa desktop dan mudah alih.
• • Helaian masa dan rekod kehadiran automatik.
• • Petunjuk aktiviti berdasarkan input papan kekunci dan tetikus.
• • Tangkapan skrin pilihan dan penjejakan aktiviti aplikasi/laman web.
• • Penjejakan GPS dan geofencing untuk aliran kerja lapangan yang disokong.
• • Pelaporan tenaga kerja dan projek.

Hubstaff sesuai untuk perniagaan yang perlu mengurus kakitangan lapangan mereka, menjejaki kehadiran atau menyemak rekod masa untuk tenaga kerja yang tersebar secara geografi.

Keupayaan pemantauannya juga perlu dipertimbangkan dengan teliti. Ketukan kekunci dan aktiviti tetikus tidak semestinya merupakan petunjuk kualiti atau nilai kerja yang sedang dijalankan dan tangkapan skrin/penjejakan lokasi mungkin tidak sesuai untuk setiap peranan. Pemantauan harus diperkenalkan berdasarkan keperluan perniagaan sebenar, undang-undang dan privasi pekerja.

Pasukan yang hanya memerlukan pemasa mudah dan laporan jam yang boleh dibilkan mungkin akan berpuas hati dengan alat yang lebih mudah.

Tuaian

Terbaik untuk: Pekerja bebas, agensi dan sebagainya yang membuat bil mengikut jam.

Harvest menghubungkan penjejakan masa dengan penganggaran projek, penjejakan perbelanjaan, pelaporan dan penginvoisan. Anda boleh merekodkan masa terhadap pelanggan dan projek, melihat belanjawan dan menukar entri masa yang diluluskan kepada invois.

Ciri-ciri utama termasuk:

• • Pemasa dan helaian masa harian/mingguan.
• • Organisasi klien, projek dan tugasan.
• • Penjejakan masa yang boleh dibilkan dan tidak boleh dibilkan.
• • Bajet projek dan analisis kos.
• • Penjejakan perbelanjaan dan invois.
• • Integrasi perakaunan dan pembayaran (bergantung pada persediaan anda).

Harvest sesuai untuk perniagaan yang ingin menghubungkan jam kerja mereka yang direkodkan dengan hasil. Agensi reka bentuk misalnya boleh membandingkan anggaran jam kerja sesuatu projek dengan jam kerja sebenar, menyemak baki bajet dan kemudian menjana invois daripada entri yang boleh dibilkan.

Kekuatan utamanya terletak pada keupayaan untuk menghubungkan rekod masa dengan aliran kerja kewangan. Alat yang pada asasnya bertujuan untuk menjejaki masa komputer atau mengkategorikan produktiviti peribadi secara automatik adalah perkara yang sangat berbeza.

RescueTime

Terbaik untuk: mereka yang ingin menguasai tabiat digital mereka dan meningkatkan fokus mereka.

RescueTime adalah mengenai penjejakan aktiviti automatik dan pandangan produktiviti. Ia menjejaki jumlah masa yang anda luangkan dalam pelbagai aplikasi dan laman web, mengkategorikan aktiviti dan kemudian memberikan anda laporan yang menunjukkan coraknya.

Bergantung pada pelan, ciri-ciri mungkin termasuk:

• • Penjejakan aktiviti latar belakang automatik.
• • Laporan dalam kategori Aplikasi, Laman Web dan Produktiviti.
• • Ringkasan harian dan mingguan.
• • Sesi fokus dan penyekatan gangguan
• • Matlamat, amaran dan trend aktiviti.
• • Penjejakan projek dan tugas melalui pelbagai ciri dan pelan yang tersedia.

RescueTime boleh membantu anda mengira berapa banyak masa yang anda luangkan untuk kerja yang fokus, berapa banyak untuk komunikasi, berapa banyak untuk melayari internet dan sebagainya dengan pelbagai aktiviti digital yang lain. Ia boleh menunjukkan corak yang anda tidak akan dapat mengesannya melalui ingatan.

Kategori aktiviti dan skor produktiviti hanyalah petunjuk, bukan ukuran prestasi yang tepat. Masa yang dihabiskan untuk membaca, masa yang dihabiskan untuk menyelidik, masa yang dihabiskan untuk berfikir dan sebagainya, semuanya boleh menjadi produktif walaupun sistem tidak mengklasifikasikannya sebagai aktiviti produktif dengan cara yang sama seperti kerja komputer sebenar.

RescueTime sebenarnya lebih kepada analisis produktiviti peribadi berbanding invois pelanggan atau penggajian penuh.

Perbandingan Perisian Penjejakan Masa

Jika matlamat utama anda adalah untuk mengatur keutamaan harian dan bukannya merekodkan waktu, perkara ini alat pengurusan masa menawarkan pilihan tambahan untuk dipertimbangkan.

Perbandingan tersebut menggariskan penggunaan utama setiap produk. Ciri-ciri yang tersedia, pilihan pelaporan dan had penggunaan sudah tentu berbeza mengikut langganan dan konfigurasi.

Soalan Lazim