O melhor software de controle de tempo para aumentar a produtividade e a eficiência do fluxo de trabalho.

O controle das horas trabalhadas permite que uma empresa visualize os custos dos projetos, possibilita um melhor planejamento da carga de trabalho e uma cobrança precisa aos clientes. Para o freelancer, permite ver quanto tempo está sendo gasto em cada projeto. Para equipes remotas, pode mostrar padrões de trabalho e ajudar o gerente a identificar problemas de agendamento.

O direito software de controle de tempo A escolha da ferramenta ideal dependerá muito do que você deseja monitorar. Algumas são bem básicas (cronômetros e planilhas de horas), outras vão muito além e monitoram suas atividades, algumas acompanham sua equipe e outras transformam suas horas faturáveis em faturas. Este guia analisa cinco dessas ferramentas e ajudará você a escolher a mais adequada ao seu fluxo de trabalho.

• O que é um software de controle de tempo e como ele funciona?
• Melhores soluções de software de controle de tempo para empresas e freelancers
• Perguntas frequentes

Como testamos e avaliamos ferramentas de controle de tempo

Uma boa comparação analisaria tanto a precisão do tempo registrado quanto a utilidade dos relatórios. Também consideraria o esforço necessário para manter registros confiáveis. Uma avaliação estruturada pode analisar:

• • Precisão do registro de tempo: os cronômetros, as entradas manuais, as edições e as configurações de fuso horário funcionam corretamente?
• • Automação: seja o rastreamento em segundo plano, a importação de calendários, os lembretes ou a detecção de inatividade, tudo funciona conforme descrito.
• • Facilidade de uso: Quão fácil é para os usuários iniciarem seus cronômetros, categorizarem seu trabalho, editarem suas entradas e enviarem seus registros de horas. Isso inclui verificar se os usuários podem filtrar e resumir o tempo por data, projeto, cliente, tarefa ou membro da equipe.
• • Suporte para exportação e faturamento: Verificar se os registros podem ser exportados ou convertidos em faturas e outros documentos comerciais quando necessário.

Para uma comparação prática, os revisores podem acompanhar o mesmo conjunto de atividades ao longo de vários dias úteis, criar projetos representativos, corrigir uma entrada de exemplo e gerar relatórios para um intervalo de datas consistente.

O que é um software de controle de tempo e como ele funciona?

O software de controle de tempo monitora a quantidade de tempo que as pessoas dedicam a tarefas, projetos, clientes etc. Pode ser tão simples quanto iniciar e parar um cronômetro ou inserir as horas manualmente, ou tão sofisticado quanto importar eventos do calendário ou o software simplesmente registrar o uso do computador automaticamente. (Para uma abordagem estruturada para dividir o trabalho complexo em etapas gerenciáveis, consulte este guia.) análise de tarefas.)

Os usos comuns incluem:

• • Registro do horário de trabalho e da frequência dos funcionários.
• • Acompanhamento das horas faturáveis em projetos de clientes.
• • Medição de custos e rentabilidade de projetos.
• • Compreender a produtividade pessoal e as distrações.
• • Preparar folhas de ponto, faturas e registros de folha de pagamento.
• • Comparar o esforço estimado com o tempo real gasto.

O software de controle de tempo não mede a produtividade de forma alguma. O tempo gasto em uma tarefa, o uso do computador e a qualidade do resultado são coisas distintas. As métricas que você escolher devem ser aquelas que realmente acompanham os objetivos da sua equipe.

Por que o controle de tempo automatizado é importante para equipes remotas

Equipes remotas trabalham em diversos locais, com horários variados e em diferentes fusos horários. O controle automatizado de tempo reduz o trabalho administrativo e ajuda as pessoas a manterem registros mais consistentes.

Isso pode variar dependendo do software. A automação pode abranger desde o rastreamento de atividades em segundo plano, entradas e lembretes baseados em calendário, detecção de tempo ocioso até sugestões sobre como preencher suas folhas de ponto. As equipes também podem mapear atividades recorrentes e transferências de responsabilidade com um diagrama de fluxo de trabalho Para tornar as responsabilidades e as etapas do processo mais claras.

Esses recursos podem ajudar as equipes:

• • Reduzir o número de registros de tempo que foram perdidos ou estão incompletos.
• • Identificar as reuniões regulares e os padrões de trabalho.
• • Compare as horas planejadas com o esforço real do projeto.
• • Melhorar a coordenação entre equipes distribuídas.
• • Reduzir a preparação manual de folhas de ponto.

Ainda assim, o rastreamento automatizado deve ser usado de forma transparente. Monitoramento em segundo plano, capturas de tela, rastreamento de aplicativos e coleta de dados de localização são elementos que podem gerar problemas de privacidade. A organização deve ser transparente sobre o que está coletando, por que precisa dessas informações, quem pode vê-las e por quanto tempo os registros serão mantidos.

Se não houver necessidade de monitoramento ativo, uma ferramenta com temporizador ou um rastreador de produtividade pessoal será suficiente.

Melhores soluções de software de controle de tempo para empresas e freelancers

As ferramentas listadas abaixo desempenham funções muito diferentes, desde o planejamento visual de tempo até o monitoramento automatizado e a emissão de faturas para clientes. Elas não são mutuamente exclusivas, pois cada uma tem um propósito principal muito específico.

MindOnMap

Melhor para: Bloqueio visual de tempo, planejamento de tarefas e organização do fluxo de trabalho diário.

MindOnMap É uma ferramenta de mapeamento mental e diagramação que permite visualizar suas tarefas, definir prioridades e dividir grandes projetos em etapas menores. Pode ser usada em conjunto com o controle de tempo para ajudar você e sua equipe a planejar o dia e, em seguida, acompanhar o tempo gasto em cada tarefa.

Um profissional autônomo que trabalha em vários projetos de clientes pode criar um plano diário central e, em seguida, dividi-lo em trabalho para clientes, reuniões, pesquisa, tarefas administrativas e pausas. Cada uma dessas etapas pode ser ainda mais detalhada em atividades específicas, resultando em um processo muito mais estruturado.

Os principais benefícios incluem:

• • Organização visual de tarefas: estruture seu dia e divida suas tarefas maiores em tarefas menores.
• • Planejamento do tempo de apoio: defina quando você vai trabalhar nas tarefas importantes e identifique as outras prioridades concorrentes.
• • Detalhamento do projeto: mapear as relações entre as atividades, os marcos e os resultados esperados.
• • Planejando a comunicação: compartilhe os planos visuais para que seus colegas possam ver pelo que são responsáveis e quais são suas prioridades.

O MindOnMap é útil para planejar seu trabalho antes de começar e para visualizar como as diversas tarefas se encaixam. Ele permite que você crie um plano claro que, por sua vez, irá orientar sua gestão de tempo.

O MindOnMap não é um sistema de controle de tempo no sentido convencional. Ele não funciona como um cronômetro, um rastreador de atividades automatizado, um relatório de horas faturáveis ou uma folha de ponto para folha de pagamento. Se você busca controlar horas e/ou gerar registros de faturamento, então deve utilizar o planejamento visual em conjunto com uma ferramenta de controle de tempo.

Toggl Track

Melhor para: Para freelancers e equipes que desejam apenas um registro e relatório de tempo básicos.

O Toggl Track serve para controlar o tempo gasto em projetos, clientes e tarefas. Você pode iniciar e parar um cronômetro ou adicionar entradas de tempo manualmente. O tempo registrado pode ser visualizado em relatórios.

As principais características incluem:

• • Temporizadores de um clique e entrada manual de tempo.
• • Organização de projetos, clientes e tarefas.
• • Visualizações de calendário e de registro de tempo.
• • Relatórios resumidos e detalhados.
• • Relatórios e integrações de equipe (dependendo do plano).

O Toggl Track é perfeito para freelancers que querem ter controle sobre quanto tempo seu trabalho leva e para equipes que desejam comparar o tempo gasto em diferentes clientes e projetos.

O Toggl Track possui um fluxo de trabalho muito simplificado e, por isso, é bastante fácil de configurar e usar. Se você precisa de recursos como folha de pagamento, rastreamento GPS em campo ou o monitoramento detalhado de funcionários oferecido por uma solução mais completa de gestão de equipes, é importante verificar se o Toggl Track realmente possui essas funcionalidades ou se outra ferramenta seria uma opção melhor.

Hubstaff

Melhor para: Equipes distribuídas e de campo que precisam de controle de tempo com visibilidade da força de trabalho.

O Hubstaff é uma ferramenta de controle de tempo com recursos de gestão de equipes. Dependendo da sua assinatura, do nível de configuração e do dispositivo que você usa, é possível registrar horas trabalhadas, criar folhas de ponto, monitorar métricas de atividade e usar o rastreamento de localização para trabalho em campo.

As principais características incluem:

• • Controle de tempo em computadores e dispositivos móveis.
• • Folhas de ponto e registros de frequência automatizados.
• • Indicadores de atividade baseados em entradas de teclado e mouse.
• • Capturas de tela opcionais e rastreamento da atividade do aplicativo/site.
• • Rastreamento por GPS e geofencing para fluxos de trabalho de campo compatíveis.
• • Relatórios sobre força de trabalho e projetos.

O Hubstaff seria adequado para empresas que precisam gerenciar suas equipes de campo, controlar a frequência ou revisar registros de horas trabalhadas de uma força de trabalho geograficamente dispersa.

As capacidades de monitoramento também precisam ser cuidadosamente consideradas. A atividade de digitação e do mouse não é necessariamente um indicador da qualidade ou do valor do trabalho realizado, e a captura de tela/rastreamento de localização pode não ser adequada para todas as funções. O monitoramento deve ser implementado com base nas necessidades reais do negócio, na legislação e na privacidade dos funcionários.

Equipes que precisam apenas de um cronômetro simples e um relatório de horas faturáveis provavelmente ficarão perfeitamente satisfeitas com uma ferramenta mais simples.

Colheita

Melhor para: Profissionais autônomos, agências e similares que cobram por hora.

O Harvest integra o controle de tempo com o orçamento de projetos, o controle de despesas, a geração de relatórios e a emissão de faturas. Você pode registrar o tempo gasto com clientes e projetos, visualizar orçamentos e transformar seus registros de tempo aprovados em faturas.

As principais características incluem:

• • Cronômetros e folhas de ponto diárias/semanais.
• • Organização de clientes, projetos e tarefas.
• • Controle de tempo faturável e não faturável.
• • Orçamentos de projetos e análise de custos.
• • Controle de despesas e emissão de faturas.
• • Integrações de contabilidade e pagamento (dependendo da sua configuração).

O Harvest é ideal para empresas que desejam vincular suas horas registradas à receita. Uma agência de design, por exemplo, poderia comparar as horas estimadas de um projeto com as horas efetivamente trabalhadas, verificar o orçamento restante e, em seguida, gerar uma fatura com base nos lançamentos faturáveis.

Sua principal vantagem reside na capacidade de vincular registros de tempo a fluxos de trabalho financeiros. Uma ferramenta que se concentrasse principalmente no rastreamento do tempo gasto no computador ou na categorização automática da produtividade pessoal seria algo muito diferente.

Tempo de Resgate

Melhor para: Para aqueles que desejam controlar seus hábitos digitais e melhorar seu foco.

O RescueTime é focado no rastreamento automatizado de atividades e em insights de produtividade. Ele monitora o tempo gasto em diversos aplicativos e sites, categoriza as atividades e gera um relatório que mostra os padrões.

Dependendo do plano, os recursos podem incluir:

• • Monitoramento automático de atividades em segundo plano.
• • Relatórios nas categorias Aplicativos, Sites e Produtividade.
• • Resumos diários e semanais.
• • Sessões de foco e bloqueio de distrações
• • Metas, alertas e tendências de atividade.
• • Acompanhamento de projetos e tarefas por meio da variedade de recursos e planos disponíveis.

O RescueTime pode ajudar você a calcular quanto tempo você dedica a trabalho concentrado, quanto à comunicação, quanto à navegação na internet e assim por diante, considerando todas as outras atividades digitais. Ele pode mostrar padrões que você simplesmente não conseguiria identificar apenas pela memória.

As categorias de atividades e as pontuações de produtividade são apenas indicadores, não medidas exatas de desempenho. O tempo gasto lendo, pesquisando, pensando etc., pode ser produtivo, mesmo que o sistema não o classifique como atividade produtiva da mesma forma que o trabalho real no computador.

Na verdade, o RescueTime está mais voltado para a análise da produtividade pessoal do que para faturamento de clientes ou folha de pagamento completa.

Comparativo de softwares de controle de tempo

Se seu objetivo principal é organizar as prioridades diárias em vez de registrar horas, estas são as opções ideais. ferramentas de gerenciamento de tempo Oferecer opções adicionais a serem consideradas.

A comparação descreve o uso principal de cada produto. Os recursos disponíveis, as opções de relatório e os limites de uso, naturalmente, variam de acordo com a assinatura e a configuração.

Perguntas frequentes