Cel mai bun software de urmărire a timpului pentru a crește productivitatea și eficiența fluxului de lucru

Urmărirea orelor de lucru permite unei companii să vadă costurile proiectului, permite o mai bună planificare a volumului de muncă și permite facturarea precisă a clienților. Permite freelancerului să vadă cât timp este petrecut pentru fiecare proiect. Pentru echipele la distanță, poate afișa modele de lucru și poate ajuta managerul să identifice problemele de programare.

Dreapta software de urmărire a timpului va depinde foarte mult de ceea ce încerci să urmărești. Unele sunt foarte simple (cronometre și foi de pontaj), altele merg mult mai departe și îți vor urmări activitățile, altele îți vor urmări personalul, iar altele vor transforma orele facturabile în facturi. Acest ghid analizează cinci dintre aceste instrumente și te va ajuta să îl alegi pe cel potrivit pentru fluxul tău de lucru.

• Ce este un software de urmărire a timpului și cum funcționează?
• Soluții software de top pentru urmărirea timpului pentru companii și freelanceri
• Întrebări frecvente

Cum testăm și evaluăm instrumentele de urmărire a timpului

O comparație bună ar analiza atât acuratețea timpului înregistrat, cât și utilitatea rapoartelor. De asemenea, ar analiza efortul necesar pentru a menține înregistrări fiabile. O analiză structurată poate evalua:

• • Precizia introducerii orei: cronometrele, intrările manuale, editările și setările de fus orar funcționează așa cum ar trebui?
• • Automatizare: indiferent dacă urmărirea în fundal, importurile de calendar, mementourile sau detectarea inactivității funcționează conform descrierii.
• • Ușurință în utilizare: Cât de ușor este pentru utilizatori să pornească cronometrele, să își clasifice munca, să își modifice intrările și să își trimită foile de pontaj.: Dacă utilizatorii pot filtra și rezuma timpul după dată, proiect, client, sarcină sau membru al echipei.
• • Suport pentru export și facturare: Dacă înregistrările pot fi exportate sau convertite în facturi și alte documente de afaceri atunci când este necesar.

Pentru o comparație practică, evaluatorii pot urmări același set de activități pe parcursul mai multor zile lucrătoare, pot crea proiecte reprezentative, pot corecta o intrare eșantion și pot genera rapoarte pentru un interval de date consistent.

Ce este un software de urmărire a timpului și cum funcționează?

Software-ul de urmărire a timpului va urmări timpul petrecut de oameni cu sarcini, proiecte, clienți etc. Poate fi la fel de simplu ca pornirea și oprirea unui cronometru sau introducerea manuală a orelor sau poate fi la fel de sofisticat ca importarea evenimentelor din calendar sau simpla înregistrare automată a utilizării computerului de către software. (Pentru o abordare structurată a împărțirii muncii complexe în etape gestionabile, consultați acest ghid pentru) analiza sarcinilor.)

Utilizările comune includ:

• • Înregistrarea orelor de lucru și a prezenței angajaților.
• • Urmărirea orelor facturabile pentru proiectele clienților.
• • Măsurarea costului proiectului și a profitabilității proiectului.
• • Înțelegerea productivității personale și a distragerilor.
• • Pregătirea foilor de pontaj, a facturilor și a fișelor de salarizare.
• • Compararea efortului estimat cu timpul real necesar.

Software-ul de urmărire a timpului nu măsoară în niciun fel productivitatea. Timpul petrecut pentru o sarcină, utilizarea computerului și calitatea rezultatului sunt toate lucruri separate. Indicatorii pe care îi alegeți ar trebui să fie cei care se potrivesc cu obiectivele echipei dumneavoastră.

De ce este importantă urmărirea automată a timpului pentru echipele care lucrează la distanță

Echipele care lucrează la distanță lucrează în tot felul de locații, cu tot felul de programe și în tot felul de fusuri orare. Urmărirea automată a timpului va reduce volumul de muncă administrativă și poate ajuta oamenii să țină evidențe mai consecvente.

Totuși, va varia în funcție de software. Automatizarea poate varia de la urmărirea activității în fundal, intrări și mementouri bazate pe calendar, detectarea timpului de inactivitate până la sugestii despre cum ați putea completa foile de pontaj. Echipele pot, de asemenea, să cartografieze activitățile recurente și predările cu un... diagrama fluxului de lucru pentru a clarifica responsabilitățile și etapele procesului.

Aceste caracteristici pot ajuta echipele:

• • Reduceți numărul de înregistrări de timp omise sau incomplete.
• • Identificați ședințele regulate și modelele de lucru.
• • Comparați orele planificate cu efortul real al proiectului.
• • Îmbunătățiți coordonarea între echipele distribuite.
• • Reduceți pregătirea manuală a foilor de pontaj.

Totuși, urmărirea automată ar trebui utilizată în mod deschis. Monitorizarea în fundal, capturile de ecran, urmărirea aplicațiilor și colectarea datelor de locație sunt toate lucruri care pot genera probleme de confidențialitate. Organizația ar trebui să fie transparentă cu privire la ceea ce colectează, de ce are nevoie de informații, cine le poate vedea și pentru cât timp va păstra înregistrările.

Dacă nu este nevoie să monitorizeze activ, atunci un instrument bazat pe cronometru sau un tracker de productivitate personală ar fi adecvat.

Soluții software de top pentru urmărirea timpului pentru companii și freelanceri

Instrumentele enumerate mai jos fac lucruri foarte diferite, de la planificarea vizuală a timpului până la monitorizarea automată și facturarea clienților. Nu se exclud reciproc, deoarece fiecare are un scop principal foarte specific.

MindOnMap

Cel mai bun pentru: Blocarea vizuală a timpului, planificarea sarcinilor și organizarea fluxului de lucru al zilei.

MindOnMap este un instrument de cartografiere mentală și diagramă care vă permite să vă vedeți sarcinile, să vă stabiliți prioritățile și să împărțiți proiectele mari în etape mai mici. Poate fi utilizat împreună cu urmărirea timpului pentru a vă ajuta pe dumneavoastră și echipa dumneavoastră să planificați ziua și apoi să urmăriți timpul alocat fiecărei sarcini.

Un freelancer care lucrează la mai multe proiecte pentru clienți ar putea crea un plan zilnic central și apoi să îl împartă în activități pentru clienți, întâlniri, cercetare, activități administrative și pauze. Fiecare dintre acestea ar putea fi apoi împărțit în activități specifice, iar întregul lucru ar fi mult mai structurat ca rezultat.

Beneficiile cheie includ:

• • Organizarea vizuală a sarcinilor: structurează-ți ziua și împarte sarcinile mari în sarcini mai mici.
• • Blocarea timpului pentru sprijin: stabilește când vei lucra la lucrurile importante și identifică celelalte priorități concurente.
• • Defalcarea proiectului: cartografiați relațiile dintre activități, etape și rezultate așteptate.
• • Planificarea comunicării: distribuiți planurile vizuale, astfel încât colegii dvs. să poată vedea pentru ce sunt responsabili și care sunt prioritățile lor.

MindOnMap este util pentru planificarea muncii înainte de a începe și pentru a vedea cum se îmbină diferitele sarcini. Îți permite să creezi un plan clar care, la rândul său, îți va oferi informații despre gestionarea timpului.

MindOnMap nu este un sistem de urmărire a timpului în sensul convențional. Nu acționează ca un cronometru, un instrument automat de urmărire a activității, un raport de ore facturabile sau o foaie de pontaj pentru salarizare. Dacă doriți să urmăriți orele și/sau să produceți înregistrări de facturare, atunci ar trebui să utilizați planificarea vizuală împreună cu un instrument de urmărire a timpului.

Comutare pistă

Cel mai bun pentru: Freelanceri și echipe care doresc doar niște înregistrări și raportări de bază ale timpului de lucru.

Toggl Track se referă la urmărirea timpului în funcție de proiecte, clienți și sarcini. Puteți fie să porniți și să opriți un cronometru, fie să adăugați manual intrări de timp. Timpul urmărit poate fi apoi vizualizat prin intermediul rapoartelor.

Caracteristicile cheie includ:

• • Cronometre cu un singur clic și introducere manuală a timpului.
• • Organizarea proiectului, a clientului și a sarcinilor.
• • Vizualizări calendar și de introducere a timpului.
• • Rapoarte sumarizate și detaliate.
• • Raportare și integrări în echipă (în funcție de plan).

Toggl Track este perfect pentru freelancerii care vor să știe cât durează munca lor și pentru echipele care vor să compare timpul petrecut lucrând între clienți și proiecte.

Toggl Track are un flux de lucru foarte simplificat și, ca atare, este destul de ușor de utilizat. Dacă vă aflați într-o situație în care aveți nevoie de salarizare, urmărire GPS pe teren sau de tipul de monitorizare granulară a angajaților pe care îl obțineți cu o soluție mai completă de monitorizare a forței de muncă, atunci va trebui să verificați dacă Toggl Track are într-adevăr aceste capabilități sau dacă un alt instrument ar fi o opțiune mai bună.

Hubstaff

Cel mai bun pentru: Echipe distribuite și de teren care au nevoie de urmărirea timpului cu vizibilitate asupra forței de muncă.

Hubstaff este un instrument de urmărire a timpului cu capacități de gestionare a forței de muncă. În funcție de abonamentul dvs., nivelul de configurare și dispozitivul pe care îl utilizați, puteți urmări orele de lucru, crea foi de pontaj, monitoriza indicatorii de activitate și utiliza urmărirea locației pentru munca pe teren.

Caracteristicile cheie includ:

• • Urmărirea timpului pe desktop și mobil.
• • Fișe de pontaj și evidențe de prezență automatizate.
• • Indicatori de activitate bazați pe comenzile de la tastatură și mouse.
• • Capturi de ecran opționale și urmărirea activității aplicației/site-ului web.
• • Urmărire GPS și geofencing pentru fluxuri de lucru pe teren acceptate.
• • Raportare privind forța de muncă și proiectele.

Hubstaff ar fi potrivit pentru companiile care trebuie să își gestioneze personalul de teren, să urmărească prezența sau să revizuiască înregistrările de timp pentru o forță de muncă dispersată geografic.

Capacitățile sale de monitorizare trebuie, de asemenea, luate în considerare cu atenție. Activitatea tastelor și a mouse-ului nu sunt neapărat un indicator al calității sau valorii muncii desfășurate, iar captura de ecran/urmărirea locației poate să nu fie potrivită pentru fiecare rol. Monitorizarea ar trebui introdusă pe baza nevoilor reale ale afacerii, a legii și a confidențialității angajaților.

Echipele care au nevoie doar de un cronometru simplu și de un raport de ore facturabil vor fi probabil perfect mulțumite de un instrument mai simplu.

Recolta

Cel mai bun pentru: Freelanceri, agenții și alte companii similare care facturează pe oră.

Harvest leagă urmărirea timpului cu bugetarea proiectelor, urmărirea cheltuielilor, raportare și facturare. Puteți înregistra timp pentru clienți și proiecte, puteți vizualiza bugete și puteți transforma intrările de timp aprobate în facturi.

Caracteristicile cheie includ:

• • Cronometre și foi de pontaj zilnice/săptămânale.
• • Organizarea clientului, proiectului și a sarcinilor.
• • Urmărirea timpului facturabil și nefacturabil.
• • Bugete de proiect și analiză a costurilor.
• • Urmărirea cheltuielilor și facturarea.
• • Integrări de contabilitate și plăți (în funcție de configurația dvs.).

Harvest este ideal pentru companiile care doresc să își poată lega orele înregistrate de venituri. O agenție de design, de exemplu, ar putea compara orele estimate ale unui proiect cu orele efectiv lucrate, ar putea verifica bugetul rămas și apoi ar putea genera o factură din intrările facturabile.

Principalul său punct forte constă în capacitatea de a lega înregistrările de timp de fluxurile de lucru financiare. Un instrument care ar avea ca scop principal urmărirea timpului petrecut pe calculator sau clasificarea automată a productivității personale ar fi cu totul altceva.

SalvareTimp

Cel mai bun pentru: cei care doresc să își controleze obiceiurile digitale și să își îmbunătățească concentrarea.

RescueTime se concentrează pe urmărirea automată a activității și pe informații despre productivitate. Urmărește timpul petrecut în diverse aplicații și site-uri web, clasifică activitățile și apoi îți oferă un raport care prezintă tiparele.

În funcție de plan, caracteristicile pot include:

• • Urmărirea automată a activității în fundal.
• • Rapoarte din categoriile Aplicații, Site-uri web și Productivitate.
• • Rezumate zilnice și săptămânale.
• • Sesiuni de concentrare și blocarea distragerilor
• • Obiective, alerte și tendințe de activitate.
• • Urmărirea proiectelor și a sarcinilor prin gama de funcții și planuri disponibile.

RescueTime te poate ajuta să calculezi cât timp petreci concentrându-te pe muncă, cât petreci comunicând, cât petreci navigând pe internet și așa mai departe, în ceea ce privește diversele alte activități digitale. Îți poate arăta tipare pe care pur și simplu nu le-ai putea reține din memorie.

Categoriile de activități și scorurile de productivitate sunt doar indicatori, nu măsuri exacte ale performanței. Timpul petrecut citind, timpul petrecut cercetând, timpul petrecut gândindu-se etc. pot fi toate productive, chiar dacă sistemul nu le clasifică drept activitate productivă în același mod ca munca efectivă la calculator.

RescueTime se încadrează mai mult în domeniul analizei productivității personale decât în cel al facturării clienților sau al salarizării complete.

Comparație software de urmărire a timpului

Dacă scopul tău principal este să organizezi prioritățile zilnice, mai degrabă decât să înregistrezi orele, acestea instrumente de gestionare a timpului oferi opțiuni suplimentare de luat în considerare.

Comparația prezintă utilizarea principală a fiecărui produs. Funcțiile disponibile, opțiunile de raportare și limitele de utilizare vor varia, desigur, în funcție de abonament și configurație.

Întrebări frecvente