Plán riadenia rizík: Popis, prvky a metóda

Vo svete podnikania a projektového riadenia je neistota jedinou konštantou. Hoci nedokážeme predpovedať budúcnosť s absolútnou istotou, môžeme sa systematicky pripraviť na jej výzvy a príležitosti. Tu prichádza na rad plán riadenia rizík. Nie je to ani zďaleka len byrokratické cvičenie, ale Plán riadenia rizík je plán, ktorý organizácii pomôže identifikovať, posúdiť a zmierniť potenciálne hrozby a využiť potenciálne pozitíva skôr, ako môžu spôsobiť škodu. Tento informatívny príspevok poskytuje komplexný pohľad na túto tému. Zahrnieme tiež všetky potrebné prvky a najlepšiu metódu na vytvorenie atraktívneho plánu riadenia rizík. Preto, ak sa chcete dozvedieť viac o tomto type diskusie, bolo by užitočné začať čítať tento článok.

• Časť 1. Vytvorte plán riadenia rizík
• Časť 2. Čo je plán riadenia rizík
• Časť 3. Prvky plánu riadenia rizík
• Časť 4. Často kladené otázky o pláne riadenia rizík dodávateľského reťazca

Časť 1. Vytvorte plán riadenia rizík

Chcete vytvoriť najlepší a komplexný plán riadenia rizík? Ak áno, musíte mať spoľahlivý nástroj, ktorý vám umožní využiť rôzne prvky pre efektívny proces tvorby plánu. V takom prípade odporúčame použiť MindOnMapPri vytváraní plánu riadenia rizík môžete využiť všetky potrebné funkcie. Môžete použiť rôzne tvary, tabuľky, farby, text, štýly písma a ďalšie. Páči sa nám, že navigácia vo všetkých funkciách je jednoduchá vďaka zrozumiteľnému rozloženiu nástroja.

Nástroj navyše ponúka rôzne šablóny na použitie. Svoj konečný plán riadenia rizík si dokonca môžete uložiť v rôznych formátoch, ako sú PDF, DOC, PNG, JPG a ďalšie. Ďalšia vec, plán si môžete dokonca uložiť uložením do svojho účtu MindOnMap. Ak teda chcete najlepší a výkonný nástroj na tvorbu plánov, je dobrou voľbou používať tento nástroj na počítači a v prehliadači.

Ďalšie funkcie

• Funkcia automatického ukladania nástrojov je užitočná pre automatické a plynulé ukladanie plánu riadenia rizík.

• Môže poskytnúť rôzne hotové šablóny pre rýchlejší proces tvorby plánu.

• K dispozícii je funkcia spolupráce nástroja, ktorá je ideálna na brainstorming a zhromažďovanie údajov.

• Ponúka ľahko ovládateľné používateľské rozhranie, ideálne pre neprofesionálnych používateľov.

• Tvorca plánov riadenia rizík je k dispozícii v prehliadačoch aj na počítačoch.

Ak chcete začať vytvárať svoj plán riadenia rizík pomocou tejto mapy MindOnMap, postupujte podľa podrobných krokov uvedených nižšie.

Vyššie uvedené funkcie môžete použiť aj na pridanie farby do tabuľky, ak je to potrebné. Ak chcete vložiť text, jednoducho dvakrát klepnite na tabuľku.

Vďaka tomuto vynikajúcemu nástroj riadenia rizík, môžete vytvoriť najlepší plán. Vďaka tomu môžete povedať, že sa na MindOnMap môžete vždy spoľahnúť, pokiaľ ide o vytváranie výnimočných vizuálnych reprezentácií.

Časť 2. Čo je plán riadenia rizík

Máte záujem dozvedieť sa viac o pláne riadenia rizík? Plán riadenia rizík je v podstate projektový plán na riešenie neočakávaných udalostí. Je to dokument, v ktorom skupina/tím zaznamenáva všetky veci, ktoré by sa mohli pokaziť, čo sa tiež nazýva „riziko“, napríklad meškanie kľúčového dodávateľa alebo prekročenie rozpočtu. Nie je to však len zoznam obáv, je to aj zoznam riešení. Pre každý potenciálny problém sa tím/skupina vopred rozhodne, čo s ním urobí, aby neboli zaskočení.

V najjednoduchšom prípade tento plán premieňa dohady na jasný a štruktúrovaný postup. Včasným zvážením rizík môže tím podniknúť kroky na úplné predchádzanie problémom alebo aspoň na zmiernenie ich dopadu. To neznamená, že sa nestanú zlé veci, ale zabezpečuje to, že keď sa stanú, tím je pripravený a presne vie, ako reagovať, čím udrží projekt na správnej ceste a pod kontrolou.

Prečo je plán riadenia rizík dôležitý?

Plán riadenia rizík je nevyhnutný, pretože premieňa prekvapenia na problémy, na ktoré ste pripravení. Namiesto toho, aby ste boli šokovaní, keď sa niečo pokazí, váš tím môže zostať pokojný a mať už pripravený zoznam krokov, ktoré treba podniknúť. Výhodou je, že to šetrí veľa času, peňazí a stresu, pretože riešite malé problémy skôr, ako sa môžu premeniť na veľké katastrofy. Okrem toho, tento plán dáva každému sebavedomie. Ukazuje, že ste premýšľali dopredu a máte situáciu pod kontrolou, aj keď veci nejdú dokonale. Umožňuje skupine/tímu robiť informovanejšie rozhodnutia, čím sa výrazne zvyšuje šanca projektu na úspech a premieňa potenciálne zlyhania na zvládnuteľné situácie.

Časť 3. Prvky plánu riadenia rizík

V pláne riadenia rizík musí byť zahrnutých niekoľko kľúčových prvkov. Sú to definície, prístup, úlohy tímu, rozpočtovanie, štruktúra rozdelenia rizík, register rizík a súhrn. Viac informácií o týchto prvkoch nájdete v nižšie uvedených podrobnostiach.

Definície

Jasným definovaním hodnotenia rizika sa uistite, že všetci rozumejú všetkým aspektom. V časti s definíciami môžete vysvetliť, čo každá úroveň vo vašom systéme v skutočnosti znamená. Napríklad uveďte, že „veľmi nízke“ skóre určuje, že sa niečo pravdepodobne nestane, zatiaľ čo „vysoké“ skóre označuje problém, ktorý je pravdepodobný a vyžaduje si pozornosť. Tento krok zabezpečí, že hodnotenia rizika skupiny zostanú konzistentné počas celého procesu.

Prístup a metodika

Vo svojom pláne riadenia rizík projektu musíte zahrnúť prístup a metodiku, ktoré sa budú používať. Opisuje metódy vášho tímu na identifikáciu a riadenie rizík. V tejto časti môžete vložiť a zahrnúť konkrétne nástroje a stratégie, ktoré váš tím používa, spolu s výstupmi, ktoré plánujete vytvoriť. Okrem toho, pri diskusii o vašom prístupe môžete zahrnúť aj podrobnosti o projekte, ktoré sa týkajú sledovania a komunikácie.

Tímové úlohy a zodpovednosti

Tento prvok definuje úlohy alebo úlohy pridelené členom tímu. V rámci plánu riadenia rizík sa tieto faktory môžu zhodovať so scenármi rizík určenými vašou skupinou. Môžete tiež použiť maticu RACI. Znamená to zodpovedný, zodpovedný, konzultovaný a informovaný. Tím musí definovať úlohy v projekte a priradiť úlohy každému členovi. Okrem toho môžete identifikovať niektorých jednotlivcov, ktorí môžu potrebovať byť informovaní alebo konzultovaní o procese úlohy.

Rozpočtovanie a plánovanie

Silný plán riadenia rizík musí zohľadňovať jeho vplyv na rozpočet a časový harmonogram vášho projektu. Znamená to jednoducho odhadnúť potenciálne náklady na predchádzanie problémom alebo ich riešenie, ako je nákup špecializovaných nástrojov alebo najatie ďalších zamestnancov. Mali by ste tiež prediskutovať, ako by tieto riziká mohli viesť k oneskoreniam alebo si vyžadovať dodatočné financovanie. Použitím tohto prvku vytvoríte realistickejší harmonogram a rozpočet, ktorý je pripravený na potenciálne výzvy.

Štruktúra rozdelenia rizika

Štruktúra rozdelenia rizík je graf, ktorý usporiada možné a potenciálne problémy projektu do kategórií a podkategórií. Vytvára to jasný, viacvrstvový pohľad na všetky riziká, čo uľahčuje ich identifikáciu a riešenie. Definovanie rizík na rôznych úrovniach pomáha tímu pochopiť pôvod každého rizika a jeho súvisiace dôsledky. Tento dobre štruktúrovaný prístup tiež výrazne uľahčuje rozhodnutie, ktoré riziká sú najdôležitejšie na riešenie ako prvé. Medzi všeobecné kategórie rizík patria riziká projektového riadenia, technické riziká, organizačné riziká a externé riziká.

Register rizík

Register rizík je tabuľka, ktorá slúži ako centrálny záznam pre všetky potenciálne riziká. Obsahuje zoznam rôznych rizík, plánované riešenie a osobu zodpovednú za úlohu. Táto tabuľka tiež organizuje celý plán riadenia rizík do komplexného súhrnu, ktorý ponúka prehľad najdôležitejších detailov.

Preskúmajte aj: Najlepšie tipy na riadenie času pre každého.

Časť 4. Často kladené otázky o pláne riadenia rizík dodávateľského reťazca