Najlepší softvér na sledovanie času na zvýšenie produktivity a efektívnosti pracovných postupov

Sledovanie pracovného času umožňuje firme vidieť náklady na projekt, lepšie plánovanie pracovnej záťaže a presnú fakturáciu klientom. Umožňuje freelancerovi vidieť, koľko času sa venuje každej úlohe. Pre vzdialené tímy môže zobraziť pracovné vzorce a pomôcť manažérovi odhaliť problémy s plánovaním.

Právo softvér na sledovanie času bude veľmi závisieť od toho, čo sa snažíte sledovať. Niektoré sú veľmi základné (časovače a výkazy dochádzky), niektoré idú oveľa ďalej a skutočne sledujú vaše aktivity, niektoré sledujú vašich zamestnancov a niektoré premenia vaše fakturovateľné hodiny na faktúry. Táto príručka sa zaoberá piatimi z týchto nástrojov a pomôže vám vybrať si ten, ktorý je pre váš vlastný pracovný postup ten pravý.

• Čo je softvér na sledovanie času a ako funguje?
• Najlepšie softvérové riešenia na sledovanie času pre firmy a živnostníkov
• často kladené otázky

Ako testujeme a kontrolujeme nástroje na sledovanie času

Dobré porovnanie by sa zameralo na presnosť zaznamenaného času aj na užitočnosť správ. Taktiež by sa zameralo na množstvo úsilia potrebného na vedenie spoľahlivých záznamov. Štruktúrované preskúmanie môže zhodnotiť:

• • Presnosť zadania času: fungujú časovače, manuálne zadania, úpravy a nastavenia časového pásma tak, ako majú?
• • Automatizácia: či sledovanie na pozadí, import kalendára, pripomienky alebo detekcia nečinnosti fungujú tak, ako je popísané.
• • Jednoduchosť používania: Aké jednoduché je pre používateľov spúšťať časovače, kategorizovať prácu, upravovať záznamy a odosielať výkazy odpracovaného času.: Či môžu používatelia filtrovať a sumarizovať čas podľa dátumu, projektu, klienta, úlohy alebo člena tímu.
• • Podpora exportu a fakturácie: Či je možné záznamy exportovať alebo konvertovať na faktúry a iné obchodné dokumenty v prípade potreby.

Pre praktické porovnanie môžu recenzenti sledovať rovnakú sadu aktivít počas niekoľkých pracovných dní, vytvárať reprezentatívne projekty, opravovať vzorový záznam a generovať správy pre konzistentný rozsah dátumov.

Čo je softvér na sledovanie času a ako funguje?

Softvér na sledovanie času bude sledovať množstvo času, ktorý ľudia strávia úlohami, projektmi, klientmi atď. Môže to byť také jednoduché, ako spustenie a zastavenie časovača alebo manuálne zadanie hodín, alebo to môže byť také sofistikované, ako import udalostí kalendára alebo softvér jednoducho automaticky zaznamenáva používanie počítača. (Štruktúrovaný prístup k rozdeleniu zložitej práce na zvládnuteľné kroky nájdete v tejto príručke) analýza úloh.)

Medzi bežné použitia patrí:

• • Zaznamenávanie pracovného času a dochádzky zamestnancov.
• • Sledovanie fakturovateľných hodín na klientskych projektoch.
• • Meranie nákladov projektu a ziskovosti projektu.
• • Pochopenie osobnej produktivity a rozptýlení.
• • Príprava výkazov odchodu, faktúr a mzdových záznamov.
• • Porovnanie odhadovaného úsilia so skutočne vynaloženým časom.

Softvér na sledovanie času v žiadnom prípade nemeria produktivitu. Čas strávený úlohou, používanie počítača a kvalita výstupu sú všetko samostatné veci. Metriky, ktoré si vyberiete, by mali byť tie, ktoré skutočne zodpovedajú cieľom vášho tímu.

Prečo je automatizované sledovanie času dôležité pre vzdialené tímy

Vzdialené tímy pracujú na najrôznejších miestach, podľa najrôznejších rozvrhov a v najrôznejších časových pásmach. Automatizované sledovanie času zníži množstvo administratívnej práce a môže pomôcť ľuďom viesť konzistentnejšie záznamy.

Bude sa to však líšiť v závislosti od softvéru. Automatizácia môže siahať od sledovania aktivít na pozadí, položiek a pripomienok v kalendári, detekcie času nečinnosti až po návrhy, ako by ste mohli postupovať pri vypĺňaní výkazov o dochádzke. Tímy môžu tiež mapovať opakujúce sa aktivity a odovzdávania úloh pomocou... diagram pracovného postupu aby boli zodpovednosti a kroky procesu jasnejšie.

Tieto funkcie môžu pomôcť tímom:

• • Znížte počet zmeškaných alebo neúplných časových záznamov.
• • Identifikujte pravidelné stretnutia a pracovné postupy.
• • Porovnajte plánované hodiny so skutočným úsilím na projekte.
• • Zlepšiť koordináciu medzi distribuovanými tímami.
• • Znížte manuálnu prípravu výkazov odpracovaného času.

Automatizované sledovanie by sa však malo používať otvorene. Monitorovanie na pozadí, snímky obrazovky, sledovanie aplikácií a zhromažďovanie údajov o polohe sú veci, ktoré môžu viesť k problémom s ochranou súkromia. Organizácia by mala byť otvorená o tom, čo zhromažďuje, prečo to potrebuje, kto to môže vidieť a ako dlho bude záznamy uchovávať.

Ak nepotrebujú aktívne monitorovanie, postačil by nástroj založený na časovači alebo osobný sledovač produktivity.

Najlepšie softvérové riešenia na sledovanie času pre firmy a živnostníkov

Nástroje uvedené nižšie robia veľmi odlišné veci, od vizuálneho plánovania času až po automatizované monitorovanie a fakturáciu klientom. Vzájomne sa nevylučujú, pretože každý z nich má veľmi špecifický primárny účel.

MindOnMap

Najlepšie pre: Vizuálne blokovanie času, plánovanie úloh a organizácia denného pracovného postupu.

MindOnMap je nástroj na mapovanie myšlienok a vytváranie diagramov, ktorý vám umožňuje vidieť vaše úlohy, stanoviť si priority a rozdeliť veľké projekty na menšie kroky. Môže sa použiť v spojení so sledovaním času, aby vám a vášmu tímu pomohol naplánovať si deň a potom sledovať čas pri každej úlohe.

Freelancer pracujúci na viacerých klientskych projektoch by si mohol vytvoriť centrálny denný plán a potom ho rozdeliť na prácu s klientom, stretnutia, výskum, administratívu a prestávky. Každá z nich by sa potom mohla ďalej rozdeliť na konkrétne aktivity a celé dielo by bolo vďaka tomu oveľa štruktúrovanejšie.

Medzi kľúčové výhody patria:

• • Vizuálna organizácia úloh: štruktúrujte si deň a rozdeľte si veľké úlohy na menšie.
• • Časové blokovanie podpory: zistite, kedy budete pracovať na dôležitých veciach a identifikujte ďalšie konkurenčné priority.
• • Rozdelenie projektu: zmapujte vzťahy medzi aktivitami, míľnikmi a výstupmi.
• • Plánovanie komunikácie: zdieľajte vizuálne plány, aby vaši kolegovia videli, za čo sú zodpovední a aké sú ich priority.

MindOnMap je užitočný na plánovanie práce ešte pred jej začatím a na zistenie, ako jednotlivé úlohy do seba zapadajú. Umožňuje vám vytvoriť jasný plán, ktorý vám následne pomôže pri riadení vášho času.

MindOnMap nie je systém na sledovanie času v žiadnom konvenčnom zmysle. Nefunguje ako časovač, automatizovaný sledovač aktivít, prehľad fakturovateľných hodín ani výkaz pracovnej doby. Ak chcete sledovať hodiny a/alebo vytvárať fakturačné záznamy, mali by ste používať vizuálne plánovanie v spojení s nástrojom na sledovanie času.

Prepnúť sledovanie

Najlepšie pre: Freelanceri a tímy, ktorí chcú len základné zaznamenávanie a reportovanie času.

Toggl Track slúži na sledovanie času v porovnaní s projektmi, klientmi a úlohami. Môžete buď spustiť a zastaviť časovač, alebo manuálne pridať časové položky. Zaznamenaný čas si potom môžete pozrieť v prehľadoch.

Medzi kľúčové vlastnosti patria:

• • Časovače s jedným kliknutím a manuálne zadanie času.
• • Organizácia projektov, klientov a úloh.
• • Zobrazenia kalendára a zadania času.
• • Súhrnné a podrobné správy.
• • Tímové reportovanie a integrácie (v závislosti od plánu).

Toggl Track je ideálny pre freelancerov, ktorí chcú získať prehľad o tom, ako dlho im trvá práca, a pre tímy, ktoré chcú porovnať množstvo času stráveného prácou medzi klientmi a projektmi.

Toggl Track má veľmi zjednodušený pracovný postup a ako taký sa v skutočnosti pomerne ľahko spúšťa. Ak sa nachádzate v situácii, keď potrebujete mzdy, GPS sledovanie terénu alebo taký druh podrobného monitorovania zamestnancov, ktorý získate s komplexnejším riešením monitorovania pracovnej sily, budete musieť overiť, či Toggl Track skutočne má tieto funkcie, alebo či by nebol lepšou voľbou iný nástroj.

Hubstaff

Najlepšie pre: Distribuované a terénne tímy, ktoré potrebujú sledovanie času s prehľadom o pracovnej sile.

Hubstaff je nástroj na sledovanie času s funkciami riadenia pracovnej sily. V závislosti od vášho predplatného, úrovne konfigurácie a používaného zariadenia môžete sledovať pracovný čas, vytvárať výkazy, monitorovať metriky aktivít a používať sledovanie polohy pre prácu v teréne.

Medzi kľúčové vlastnosti patria:

• • Sledovanie času na počítači a mobilnom zariadení.
• • Automatizované výkazy odpracovaného času a záznamy o dochádzke.
• • Indikátory aktivity založené na vstupoch z klávesnice a myši.
• • Voliteľné snímky obrazovky a sledovanie aktivity aplikácií/webových stránok.
• • GPS sledovanie a geofencing pre podporované pracovné postupy v teréne.
• • Podávanie správ o pracovnej sile a projektoch.

Hubstaff by bol vhodný pre firmy, ktoré potrebujú riadiť svojich pracovníkov v teréne, sledovať dochádzku alebo kontrolovať záznamy o čase geograficky rozptýlenej pracovnej sily.

Jeho monitorovacie možnosti je tiež potrebné starostlivo zvážiť. Aktivita klávesov a myši nie je nevyhnutne ukazovateľom kvality alebo hodnoty vykonávanej práce a snímanie obrazovky/sledovanie polohy nemusí byť vhodné pre každú pozíciu. Monitorovanie by sa malo zaviesť na základe skutočných obchodných potrieb, zákona a súkromia zamestnancov.

Tímy, ktoré potrebujú iba jednoduchý časovač a prehľad fakturovateľných hodín, budú pravdepodobne úplne spokojné s jednoduchším nástrojom.

Žatva

Najlepšie pre: Nezávislí pracovníci, agentúry a podobní, ktorí účtujú od hodiny.

Harvest prepája sledovanie času s rozpočtovaním projektov, sledovaním výdavkov, reportovaním a fakturáciou. Môžete zaznamenávať čas u klientov a projektov, prezerať si rozpočty a premieňať schválené časové záznamy na faktúry.

Medzi kľúčové vlastnosti patria:

• • Časovače a denné/týždenné výkazy odpracovaného času.
• • Organizácia klienta, projektu a úlohy.
• • Sledovanie fakturovateľného a nefakturovateľného času.
• • Rozpočty projektov a analýza nákladov.
• • Sledovanie výdavkov a fakturácia.
• • Integrácie účtovníctva a platieb (v závislosti od vášho nastavenia).

Harvest je ideálny pre firmy, ktoré chcú mať možnosť prepojiť zaznamenané hodiny s príjmami. Napríklad dizajnérska agentúra by mohla porovnať odhadované hodiny projektu so skutočne odpracovanými hodinami, skontrolovať zostávajúci rozpočet a potom z fakturovateľných položiek vygenerovať faktúru.

Jeho hlavnou silnou stránkou je schopnosť prepojiť záznamy o čase s finančnými pracovnými postupmi. Nástroj, ktorý by sa zameriaval predovšetkým na sledovanie času stráveného na počítači alebo automatické kategorizovanie osobnej produktivity, by bol úplne iný.

RescueTime

Najlepšie pre: tým, ktorí chcú získať kontrolu nad svojimi digitálnymi návykmi a zlepšiť si sústredenie.

RescueTime sa zameriava na automatizované sledovanie aktivít a prehľady produktivity. Sleduje čas, ktorý strávite v rôznych aplikáciách a na webových stránkach, kategorizuje aktivity a potom vám poskytuje správu, ktorá zobrazuje vzorce.

V závislosti od plánu môžu funkcie zahŕňať:

• • Automatické sledovanie aktivity na pozadí.
• • Prehľady v kategóriách Aplikácie, Webové stránky a Produktivita.
• • Denné a týždenné súhrny.
• • Sústreďovanie sa a blokovanie rozptýlenia
• • Ciele, upozornenia a trendy aktivity.
• • Sledovanie projektov a úloh prostredníctvom rôznych dostupných funkcií a plánov.

RescueTime vám môže pomôcť zistiť, koľko času trávite sústredenou prácou, koľko komunikáciou, koľko prehliadaním webu a tak ďalej, a to všetko v kombinácii so všetkými ostatnými digitálnymi aktivitami. Dokáže vám ukázať vzorce, ktoré by ste si jednoducho nedokázali zapamätať.

Kategórie aktivít a skóre produktivity sú len ukazovatele, nie presné miery výkonu. Čas strávený čítaním, čas strávený výskumom, čas strávený premýšľaním atď. môže byť produktívny, aj keď systém neklasifikuje tento čas ako produktívnu aktivitu rovnakým spôsobom ako skutočnú prácu na počítači.

RescueTime sa v skutočnosti viac zameriava na analýzu osobnej produktivity než na fakturáciu klientov alebo plnohodnotnú mzdovú agendu.

Porovnanie softvéru na sledovanie času

Ak je vaším hlavným cieľom organizovať si denné priority, a nie zaznamenávať hodiny, tieto nástroje na riadenie času ponúknuť ďalšie možnosti na zváženie.

Porovnanie načrtáva primárne použitie každého produktu. Dostupné funkcie, možnosti prehľadov a limity používania sa samozrejme budú líšiť v závislosti od predplatného a konfigurácie.

často kladené otázky