План управління ризиками: опис, елементи та метод

У світі бізнесу та управління проектами невизначеність є єдиною константою. Хоча ми не здатні передбачити майбутнє з абсолютною впевненістю, ми можемо систематично готуватися до його викликів та можливостей. Саме тут і з'являється План управління ризиками. Це далеко не просто бюрократична вправа, а План управління ризиками – це план, який допомагає організації виявляти, оцінювати та пом’якшувати потенційні загрози, а також використовувати потенційні позитивні сторони, перш ніж вони можуть завдати шкоди. Ця інформативна публікація надає вичерпне розуміння цієї теми. Ми також включимо всі необхідні елементи та найкращий метод створення привабливого плану управління ризиками. Тому, якщо ви хочете дізнатися більше про цей тип обговорення, було б корисно почати читати цю статтю.

• Частина 1. Складіть план управління ризиками
• Частина 2. Що таке план управління ризиками
• Частина 3. Елементи плану управління ризиками
• Частина 4. Найчастіші запитання щодо плану управління ризиками ланцюга поставок

Частина 1. Складіть план управління ризиками

Ви хочете створити найкращий та комплексний план управління ризиками? Якщо так, вам потрібен надійний інструмент, який дозволяє використовувати різні елементи для ефективного процесу створення плану. У такому разі ми рекомендуємо використовувати MindOnMapПід час створення плану управління ризиками ви можете використовувати всі необхідні функції. Ви можете використовувати різні фігури, таблиці, кольори, текст, стилі шрифтів тощо. Нам тут подобається те, що навігація всіма функціями проста завдяки зрозумілому макету інструменту.

Крім того, інструмент пропонує різні шаблони для вашого використання. Ви навіть можете зберегти свій остаточний план управління ризиками в різних форматах, таких як PDF, DOC, PNG, JPG тощо. Також ви можете зберегти план, зберігши його у своєму обліковому записі MindOnMap. Таким чином, якщо вам потрібен найкращий та потужний конструктор планів, гарним вибором буде використання цього інструменту на робочому столі та в браузері.

Більше функцій

• Функція автоматичного збереження інструментів корисна для автоматичного та безперебійного збереження плану управління ризиками.

• Він може надавати різні готові шаблони для швидшого процесу створення плану.

• Доступна функція співпраці в інструменті, що ідеально підходить для мозкового штурму та збору даних.

• Він пропонує простий у навігації інтерфейс користувача, ідеально підходить для непрофесійних користувачів.

• Конструктор планів управління ризиками доступний як у браузерах, так і на комп’ютерах.

Щоб розпочати створення плану управління ризиками за допомогою MindOnMap, виконайте детальні кроки, описані нижче.

Ви також можете скористатися наведеними вище функціями, щоб за потреби додати колір до таблиці. Щоб вставити текст, просто двічі торкніться таблиці.

Завдяки цьому чудовому інструмент управління ризиками, ви можете створити найкращий план. Завдяки цьому ви можете бути впевнені, що завжди можете покластися на MindOnMap з точки зору створення виняткових візуальних представлень.

Частина 2. Що таке план управління ризиками

Вас цікавить більше про план управління ризиками? План управління ризиками – це, по суті, план дій проекту для вирішення непередбачених ситуацій. Це документ, де група/команда записує всі речі, які можуть піти не так, що також називається «ризиком», наприклад, затримка ключового постачальника або перевищення бюджету. Але це не просто список проблем; це також список рішень. Для кожної потенційної проблеми команда/група заздалегідь вирішує, що вони з нею робитимуть, щоб не було заскочено зненацька.

У найпростішому вигляді цей план перетворює здогадки на чітку, структуровану процедуру. Враховуючи ризики на ранній стадії, команда може вжити заходів для повного запобігання проблемам або принаймні пом'якшення їхнього впливу. Це не означає, що поганих речей не станеться, але це гарантує, що коли вони трапляться, команда буде готова та точно знатиме, як реагувати, зберігаючи проєкт у правильному напрямку та під контролем.

Чому План управління ризиками важливий?

План управління ризиками є важливим, оскільки він перетворює несподіванки на проблеми, до яких ви готові. Замість того, щоб бути шокованим, коли щось піде не так, ваша команда може зберігати спокій і вже мати список дій, які потрібно вжити. Перевага полягає в тому, що це економить багато часу, грошей і стресу, оскільки ви вирішуєте незначні проблеми, перш ніж вони можуть перерости у великі катастрофи. Крім того, наявність такого плану вселяє всім впевненість. Це показує, що ви продумали все наперед і контролюєте ситуацію, навіть коли все йде не ідеально. Це дозволяє групі/команді приймати більш обґрунтовані рішення, значно збільшуючи шанси проекту на успіх і перетворюючи потенційні невдачі на керовані ситуації.

Частина 3. Елементи плану управління ризиками

У плані управління ризиками необхідно включити кілька ключових елементів. Це визначення, підхід, ролі команди, бюджетування, структура розподілу ризиків, реєстр ризиків та зведення. Для отримання додаткової інформації про ці елементи, будь ласка, зверніться до наведеної нижче інформації.

Визначення

Переконайтеся, що всі розуміють одне й те саме, чітко визначивши свої рейтинги ризиків. У розділі визначень ви можете пояснити, що насправді означає кожен рівень у вашій системі. Наприклад, вкажіть, що «дуже низький» бал визначає малоймовірне виникнення проблеми, тоді як «високий» бал позначає проблему, яка є ймовірною та потребує уваги. Цей крок гарантує, що оцінки ризиків групи залишатимуться послідовними протягом усього процесу.

Підхід та методологія

У вашому плані управління ризиками проекту ви повинні включити підхід та методологію, які будуть використовуватися. Він описує методи вашої команди для виявлення та управління ризиками. У цій частині ви можете вставити та включити конкретні інструменти та стратегії, що використовуються вашою командою, а також результати, які ви плануєте створити. Крім того, обговорюючи свій підхід, ви також можете включити деталі проекту, що стосуються відстеження та комунікації.

Ролі та обов'язки команди

Цей елемент визначає ролі або завдання, призначені членам команди. Згідно з планом управління ризиками, ці фактори можуть відповідати сценаріям ризику, визначеним вашою групою. Ви також можете використовувати матрицю RACI. Це означає відповідальний, підзвітний, проконсультований та поінформований. Команда повинна визначити ролі в проекті та призначити завдання кожному члену. Крім того, ви можете визначити деяких осіб, яких, можливо, потрібно буде проінформувати або проконсультуватися щодо процесу виконання завдання.

Бюджетування та планування

Надійний план управління ризиками повинен враховувати його вплив на бюджет та терміни вашого проекту. Це просто означає оцінку потенційних витрат на запобігання або вирішення проблем, таких як придбання спеціалізованих інструментів або найм додаткового персоналу. Вам також слід обговорити, як ці ризики можуть призвести до затримок або вимагати додаткового фінансування. Використовуючи цей елемент, ви створюєте більш реалістичний графік та бюджет, підготовлений до потенційних труднощів.

Структура розподілу ризиків

Структура розподілу ризиків – це діаграма, яка впорядковує можливі та потенційні проблеми проекту за категоріями та підкатегоріями. Це створює чітке, багаторівневе уявлення про всі ризики, що полегшує їх виявлення та вирішення. Визначення ризиків на різних рівнях допомагає команді зрозуміти походження кожного ризику та пов'язані з ним наслідки. Такий добре структурований підхід також значно спрощує визначення того, які ризики є найважливішими для вирішення в першу чергу. Деякі загальні категорії ризиків – це ризики управління проектами, технічні, організаційні та зовнішні ризики.

Реєстр ризиків

Реєстр ризиків – це таблиця, яка служить централізованим журналом для всіх потенційних ризиків. Вона містить перелік різних ризиків, заплановане рішення та особу, відповідальну за завдання. Ця таблиця також упорядковує весь план управління ризиками у вичерпний зведений опис, пропонуючи огляд найважливіших деталей.

Також дослідіть: Найкращий поради щодо управління часом для всіх.

Частина 4. Найчастіші запитання щодо плану управління ризиками ланцюга поставок