Định nghĩa các ký hiệu sơ đồ luồng: Ý nghĩa và thông điệp của chúng

Các bước, trình tự và tùy chọn trong một quy trình được hiển thị bằng cách sử dụng ký hiệu sơ đồ luồngKhi kết hợp với nhau, chúng tạo ra một ngôn ngữ chung giúp phân tích quy trình dễ dàng hơn. Có lẽ bạn đã từng thấy sơ đồ luồng công việc, minh họa các giai đoạn của một quy trình, bao gồm cả điểm bắt đầu và kết thúc, bằng nhiều hình dạng, đường nét và mũi tên khác nhau. Do đó, việc hiểu ý nghĩa của những ký hiệu này giúp cải thiện giao tiếp, giúp giải quyết vấn đề dễ dàng hơn và cuối cùng là định hướng cải tiến quy trình.

Với tất cả những điều đó, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về các ký hiệu lưu đồ và ý nghĩa của chúng trong phần này. Ngoài ra, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng trình tạo lưu đồ hoặc các mẫu lưu đồ cho phép bạn thêm, xóa và sửa đổi các hình dạng và ký hiệu khác nhau trong khi tạo lưu đồ. Chúng tôi cũng cung cấp công cụ tốt nhất hiện có để bạn sử dụng.

• Phần 1. Công cụ tạo sơ đồ luồng tốt nhất: MindOnMap
• Phần 2. Ý nghĩa hình dạng sơ đồ luồng thông thường
• Phần 3. Danh sách ký hiệu sơ đồ luồng
• Phần 4. Câu hỏi thường gặp về Ký hiệu Sơ đồ luồng

Phần 1. Công cụ tạo sơ đồ luồng tốt nhất: MindOnMap

Khi chúng tôi bắt đầu hướng dẫn toàn diện này, trước tiên chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn công cụ tốt nhất để tạo MindOnMapCông cụ lập bản đồ này cung cấp nhiều tính năng và thành phần khác nhau để bạn dễ dàng xây dựng biểu đồ. Tại đây, bạn có thể chọn chủ đề lưu đồ được đề xuất hoặc bắt đầu từ đầu để kiểm soát tất cả các thành phần. Hơn nữa, công cụ này hoàn toàn miễn phí và có thể mang lại chất lượng đầu ra cao hơn. Nó hỗ trợ nhiều định dạng tệp như JPEG, PNG, GIF, v.v. Trên đây chỉ là tổng quan về Flowchart Maker của MindOnMap. Giờ đây, bạn có thể khám phá thêm nhiều tính năng hơn nữa khi bắt đầu sử dụng. Hãy xem qua những tính năng chính đơn giản mà bạn có thể tận hưởng với MindOnMap bên dưới:

Các tính năng chính

• Tạo sơ đồ luồng. Quá trình tạo sơ đồ luồng tức thì với bất kỳ chủ đề nào.

• Biểu tượng được tạo sẵn. Nó cung cấp nhiều biểu tượng khác nhau giúp sơ đồ của bạn trở nên mạch lạc hơn.

• Xuất chỉ bằng một cú nhấp chuột. Bạn có thể dễ dàng lưu sơ đồ đã tạo và chia sẻ với người khác.

• Hoạt động trên mọi thiết bị. Làm việc ở mọi nơi và mọi lúc vì bạn có thể sử dụng MindOnMap từ điện thoại di động đến máy tính.

Phần 2. Ý nghĩa hình dạng sơ đồ luồng thông thường

Việc sử dụng các hình dạng chuẩn hóa mà hầu như ai cũng có thể nhận ra ngay lập tức là một trong những lý do khiến sơ đồ luồng công việc được sử dụng rộng rãi. Dưới đây là năm hình dạng thường thấy trong sơ đồ luồng công việc. Hãy xem qua các hình dạng bên dưới và tìm hiểu các chức năng ngắn gọn của chúng.

• Hình bầu dục (Ký hiệu đầu cuối): Đây là sự bắt đầu hoặc kết thúc của quá trình.

• Hình chữ nhật (Ký hiệu quy trình): Biểu thị bước hoạt động.

• Mũi tên (Biểu tượng mũi tên): Dòng chảy giữa các bước.

• Kim cương (Biểu tượng quyết định): Yêu cầu trả lời có hoặc không.

• Hình bình hành (Ký hiệu vào/ra): Dành cho các hoạt động nhập hoặc xuất.

Phần 3. Danh sách ký hiệu sơ đồ luồng

Mỗi hình dạng trong sơ đồ đều có mục đích riêng; không chỉ đơn thuần là sở thích! Phần này sẽ đặt tên cho hình dạng, cho bạn thấy hình dạng đó trông như thế nào và sau đó giải thích cách thức hoạt động của nó.

Hình bầu dục hay hình viên thuốc: Biểu tượng đầu cuối

Hình bầu dục, đôi khi được gọi là ký hiệu kết thúc, trông giống hình elip hoặc hình tròn mở rộng. Mục đích của nó là cung cấp một tham chiếu trực quan cho phần đầu và phần cuối của sơ đồ. Bạn nên đọc to Bắt đầu và Kết thúc để đảm bảo người đọc hiểu đúng điểm bắt đầu và điểm kết thúc.

Hình chữ nhật: Biểu tượng quy trình

Mỗi tác vụ hoặc hành động riêng biệt trong một quy trình được đánh dấu bằng một hình chữ nhật. Hình chữ nhật, còn được gọi là ký hiệu quy trình, rất cần thiết để phác thảo chuỗi sự kiện hoặc thao tác diễn ra từ đầu đến cuối quy trình. Lưu đồ giúp dễ dàng hiểu, theo dõi và đánh giá các hành động cụ thể góp phần vào quy trình làm việc tổng thể bằng cách sắp xếp chúng bên trong một hình chữ nhật.

Hình bình hành: Ký hiệu đầu vào hoặc đầu ra

Lưu đồ thể hiện các thao tác nhập và xuất của hệ thống bằng hình bình hành. Nó chỉ ra giai đoạn của một quy trình mà người dùng phải nhập dữ liệu vào hệ thống, chẳng hạn như khi người mua hàng trực tuyến nhập tên, địa chỉ và thông tin thanh toán.

Tuy nhiên, như đã minh họa trong ví dụ trước, hình bình hành cũng có thể biểu thị điểm mà hệ thống tạo dữ liệu, chẳng hạn như số xác nhận đơn hàng. Do đó, nên sử dụng nhãn hoặc mũi tên để chỉ ra quy trình là đầu vào hay đầu ra.

Kim cương hay hình thoi: Biểu tượng quyết định

Hình thoi hoặc hình thoi cũng được gọi là biểu tượng quyết định vì nó hướng sự chú ý đến một điểm quyết định trong sơ đồ. Khi có một câu lệnh điều kiện, chẳng hạn như câu hỏi Đúng/Sai hoặc câu hỏi Có/Không, hình thoi thường xuất hiện. Do đó, biểu tượng này luôn có hai nhánh trở lên.

Mũi tên

Mũi tên thường được dùng để kết nối hai hình chữ nhật, hình bình hành hoặc hình thoi và nhấn mạnh tính tuần tự của luồng. Mũi tên chỉ được sử dụng để định hướng trực quan cho sơ đồ luồng của bạn.

Biểu tượng kết nối trên trang

Biểu tượng kết nối trên trang của sơ đồ luồng là một cách gọi hoa mỹ của hình tròn. Trong sơ đồ luồng, hình thức này nối hai hoặc nhiều đường riêng biệt mà không cần các đường dài, giao nhau, vốn có thể khiến sơ đồ luồng khó đọc. Hãy xem hình tròn như một cây cầu nối.

Biểu tượng kết nối ngoài trang

Một đa giác với năm điểm là điểm kết nối ngoài trang. Sơ đồ luồng phức tạp nhiều trang thường được sử dụng để thể hiện quy trình tiếp tục ở trang tiếp theo. Để hướng dẫn người đọc đến đúng vị trí quy trình tiếp tục, điểm kết nối ngoài trang thường đi kèm với một điểm tham chiếu, chẳng hạn như số trang, mã định danh phần hoặc mã đặc biệt.

Biểu tượng tài liệu

Biểu tượng của tài liệu là một hình chữ nhật với đường lượn sóng bên dưới. Ngoài việc gợi ý mục đích xác định điểm quy trình làm việc mà tài liệu là thiết yếu, hình dạng của nó còn mô phỏng một tờ giấy. Đối với các quy trình hành chính, phương pháp đảm bảo chất lượng, hoặc bất kỳ quy trình nào khác mà tài liệu và lưu trữ hồ sơ là thiết yếu, biểu tượng tài liệu đặc biệt hữu ích.

Biểu tượng hợp nhất

Để hợp nhất hai hoặc nhiều danh sách thành một luồng duy nhất, hãy sử dụng ký hiệu hợp nhất, được biểu thị bằng hình tam giác. Việc hợp nhất nhiều đầu vào hoặc chuỗi có thể được thể hiện bằng ký hiệu hợp nhất. Hình tam giác có thể được sử dụng để mô tả vị trí hợp nhất và quá trình hợp nhất xảy ra do đầu nhọn của nó hướng về hướng của luồng.

Biểu tượng đối chiếu

Biểu tượng sắp xếp hình đồng hồ cát biểu thị việc thu thập, sắp xếp hoặc cấu trúc các đối tượng theo một thứ tự hoặc trình tự cụ thể. Khi thông tin cần được sắp xếp trước khi có thể xử lý hoặc kiểm tra, biểu tượng này có thể hữu ích.

Biểu tượng sắp xếp

Hai tam giác cân được nối với nhau theo cạnh dài nhất tạo thành biểu tượng Sắp xếp. Trong các quy trình cần phân loại và sắp xếp thông tin hoặc đối tượng để giúp các hành động hoặc quyết định tiếp theo dễ dàng hơn, biểu tượng này rất hữu ích. Ví dụ, biểu tượng này có thể được sử dụng để hiển thị cách dữ liệu khách hàng được phân loại theo danh mục ưu tiên hoặc cách sắp xếp sản phẩm theo danh mục trước khi nhập kho.

Biểu tượng thao tác thủ công

Phần trên mở rộng của hình thang được sử dụng để chỉ hoạt động không tự động cần được xử lý hoặc can thiệp thủ công. Hình thang có thể được sử dụng để xác định các khu vực cần nhân lực và/hoặc nơi lao động thủ công có thể gây ra tắc nghẽn.

Phần 4. Câu hỏi thường gặp về Ký hiệu Sơ đồ luồng