Biểu đồ Gantt: Định nghĩa, Lợi thế khi sử dụng và Cách sử dụng

Nếu bạn cần trợ giúp lập lịch, quản lý và giám sát các nhiệm vụ hoặc dự án đúng cách, bạn có thể sử dụng Biểu đồ Gantt để sắp xếp chúng. Nếu bạn không quen với Biểu đồ Gantt, chúng tôi sẽ thảo luận với bạn tất cả những thông tin cần thiết mà bạn cần về Biểu đồ Gantt. Bằng cách đọc bài đăng này, bạn sẽ biết những lợi ích và Biểu đồ Gantt là gì.

• Phần 1. Biểu đồ Gantt là gì
• Phần 2. Biểu đồ Gantt được sử dụng để làm gì
• Phần 3. Các giải pháp thay thế biểu đồ Gantt
• Phần 4. Người tạo biểu đồ Gantt
• Phần 5. Câu hỏi thường gặp về Biểu đồ Gantt là gì

Phần 1. Biểu đồ Gantt là gì

Biểu đồ Gantt thường được sử dụng trong quản lý dự án và là một trong những biểu đồ đồ họa được sử dụng nhiều nhất trong các hoạt động trình bày. Biểu đồ Gantt được sử dụng rộng rãi cho các dự án trong ngành công nghiệp nặng, chẳng hạn như xây dựng đập, đường xá, đường cao tốc và cầu. Nó cũng thường được sử dụng trong phát triển phần mềm và các tòa nhà. Nhiều công ty và chủ doanh nghiệp cũng sử dụng hình ảnh trực quan này để lập kế hoạch cho các mục tiêu của họ. Nhưng Biểu đồ Gantt trông như thế nào? Biểu đồ Gantt bao gồm các thanh ngang có độ dài khác nhau, đại diện cho dòng thời gian của dự án, bao gồm trình tự nhiệm vụ, thời lượng và ngày bắt đầu và kết thúc của mỗi nhiệm vụ. Các thanh ngang cũng hiển thị mức độ tác vụ đang được thực hiện.

Hơn nữa, Gantt Chart hiển thị dòng thời gian của dự án để theo dõi và sắp xếp các kế hoạch và nhiệm vụ bạn cần hoàn thành theo thời gian. Và bạn sẽ thấy ở phía bên trái của Biểu đồ Gantt là danh sách các hoạt động bạn sẽ làm, và ở trên cùng của Biểu đồ Gantt là thang đo thời gian. Tóm lại, Gantt Chart là một bảng hoặc biểu diễn cho bạn thấy những gì cần phải hoàn thành vào một ngày hoặc thời gian cụ thể tùy thuộc vào lịch trình của bạn.

Bây giờ bạn đã biết định nghĩa Biểu đồ Gantt, bây giờ chúng ta hãy hiểu Biểu đồ Gantt được sử dụng để làm gì.

Phần 2. Biểu đồ Gantt được sử dụng để làm gì

Biểu đồ Gantt luôn được sử dụng trong các ngành công nghiệp khác nhau; ngay cả học sinh cũng sử dụng biểu đồ này. Ngay cả một thế kỷ sau khi Biểu đồ Gantt được giới thiệu, nó vẫn được sử dụng rộng rãi và thiết yếu đối với nhiều người. Năm 1999, Gantt Chart là một trong những công cụ quản lý được sử dụng nhiều nhất để lập kế hoạch và kiểm soát dự án. Giao diện của nó rất đơn giản, trong đó trục tung là nơi bạn có thể tìm thấy các nhiệm vụ, trong khi hoạt động, khoảng thời gian và thời lượng xuất hiện trên trục hoành. Biểu đồ Gantt thường được sử dụng trong xây dựng, tư vấn, tiếp thị, sản xuất, nhân sự, phát triển phần mềm và tổ chức sự kiện. Một số lợi ích đáng kể của việc sử dụng Biểu đồ Gantt là nó có thể xác định các nhiệm vụ bạn có thể làm song song và các hoạt động không thể bắt đầu hoặc hoàn thành cho đến khi hoàn thành các nhiệm vụ theo lịch trình khác.

Hơn nữa, Biểu đồ Gantt ngăn chặn các tắc nghẽn tiềm ẩn và xác định các nhiệm vụ bị loại trừ khỏi dòng thời gian của dự án. Nó cũng xác định thời gian thực hiện nhiệm vụ chùng hoặc thời gian bổ sung để hoàn thành nhiệm vụ không được trì hoãn dự án và các nhiệm vụ quan trọng phải được thực hiện đúng hạn. Biểu đồ Gantt cũng là biểu đồ đại diện tuyệt vời để quản lý các dự án lớn thuộc mọi quy mô và loại hình. Sử dụng Biểu đồ Gantt, bạn cũng sẽ biết mình phải ưu tiên những gì trước khi thực hiện các nhiệm vụ khác. Mặc dù Biểu đồ Gantt có thể khác nhau về độ phức tạp và độ sâu, nhưng nó luôn có ba thành phần sau:

◆ Các hoạt động hoặc nhiệm vụ cần thực hiện trên trục y.

◆ Tiến trình của các hoạt động của bạn dọc theo trục x (trên cùng hoặc dưới cùng của biểu đồ).

◆ Các thanh tiến trình được biểu thị bằng các thanh ngang, biểu thị thời gian mỗi công việc được lên lịch tại một điểm nhất định.

Phần 3. Các giải pháp thay thế biểu đồ Gantt

Nếu bạn không muốn sử dụng Biểu đồ Gantt, cũng có những lựa chọn thay thế mà bạn có thể sử dụng để lên lịch cho các nhiệm vụ hoặc hoạt động của mình.

1. Danh sách

Danh sách rất linh hoạt và có thể được sử dụng để tạo ra một cấu trúc phân tích công việc. Chúng thường là phương pháp bắt đầu khi bạn cần nhóm sắp xếp thứ tự ưu tiên nhiệm vụ. Ngoài ra, bạn có thể thay đổi danh sách ngay lập tức để phản ánh thông tin quan trọng nhất cần thiết để duy trì trên con đường của bạn. Mặc dù có sự khác biệt, các danh sách tương tự như Biểu đồ Gantt; chúng không phải là công cụ quản lý dự án một kích thước phù hợp với tất cả. Tuy nhiên, nếu bạn cần theo dõi các phụ thuộc cho dự án của mình, danh sách không phải là công cụ thích hợp để sử dụng.

2. Bảng Kanban

Bảng Kanban là phần trình bày tốt nhất cho thấy một đường dẫn trực quan để giữ cho các nhiệm vụ của bạn đi đúng hướng. Nó là một phương pháp được sử dụng cho các dự án không cần ưu tiên của các chiến lược phụ thuộc. Nhưng điều tốt khi sử dụng phương pháp này là nó có thể giúp bạn hạn chế công việc đang thực hiện trên mỗi trạng thái quy trình làm việc. Kanban Boards chứa một thẻ (đại diện cho nhiệm vụ) di chuyển qua mọi cột (đại diện cho trạng thái quy trình làm việc) từ trái sang phải cho đến khi nó đạt đến trạng thái XONG. Hơn nữa, Bảng Kanban rất tốt để quản lý các dự án này: Thực hiện các yêu cầu bảo trì, tạo nội dung truyền thông xã hội, quản lý kênh bán hàng, phỏng vấn ứng viên và theo dõi hàng tồn kho.

3. Dòng thời gian

Với Dòng thời gian, bạn có thể nắm bắt tất cả các tác vụ theo thứ tự tuần tự. Phương pháp này có thể trông rất giống với Biểu đồ Gantt, nhưng bạn có thể phân biệt bằng sự phụ thuộc của chúng vào biểu đồ hai chiều. Dòng thời gian hiển thị thứ tự thời gian của các nhiệm vụ hoặc thời hạn mà bạn cần làm. Ngoài ra, Dòng thời gian rất dễ thực hiện so với các biểu đồ quản lý thời gian khác. Nếu bạn muốn trình bày tổng quan ngắn gọn về vòng đời dự án của mình, bạn có thể sử dụng Dòng thời gian để hiển thị nó.

4. Bảng trắng

Bảng trắng là công cụ tốt nhất nếu bạn có các phiên động não để làm việc với nhóm của mình hiệu quả hơn. Nếu bạn đang xây dựng ý tưởng và kế hoạch cho doanh nghiệp của mình, Bảng trắng là một công cụ cần phải sử dụng. Hơn nữa, bảng trắng vật lý rất hữu ích trong môi trường văn phòng, đặc biệt là khi bạn muốn thực hiện giải quyết vấn đề nhanh chóng giữa các cá nhân trong văn phòng của bạn. Và như Zab Evans, Giám đốc điều hành của ClickUp, đã phát biểu, “Bảng trắng rất quan trọng đối với sự hợp tác nhóm ngay cả khi các công ty chuyển đổi sang cài đặt làm việc từ xa hoặc kết hợp. Sự xuất hiện của các giải pháp bảng trắng hợp tác lấp đầy khoảng cách về cách các nhóm ở xa nhau thảo luận và đưa ra ý tưởng. Với thị trường toàn cầu cho bảng tương tác được dự đoán sẽ đạt $2,31 tỷ vào năm 2025, rõ ràng là các sản phẩm này được sử dụng rộng rãi như thế nào. ”

5. Bảng Scrum

Nếu bạn có vấn đề ngay lập tức cần giải quyết, Bảng Scrum là công cụ tốt nhất để sử dụng. Scrum Boards, còn được gọi là Sprint Boards, là một bản trình bày trực quan về hoạt động cần được thực hiện ngay lập tức. Với Scrum Boards, bạn có thể cải thiện hiệu quả và giao tiếp của nhóm vì nó đảm bảo rằng mọi người đang làm việc trên một nhiệm vụ được giao cho mỗi người. Hơn nữa, nó có thể xác định các nhiệm vụ cần phải hoàn thành và theo dõi một dự án chạy nước rút đang hoạt động. Scrum Boards liệt kê các dự án Việc cần làm, Đang tiến hành và Đã hoàn thành

6. Bản đồ tư duy

Sơ đồ tư duy hoặc Sơ đồ mạng dự án là một trong những lựa chọn thay thế tốt nhất cho Biểu đồ Gantt. Nó là công cụ lý tưởng để động não và lập kế hoạch dự án. Ở trung tâm của một sơ đồ tư duy, bạn sẽ thấy chủ đề chính hoặc ý tưởng trọng tâm. Và từ ý tưởng trung tâm, các đường thẳng được vẽ ra để kết nối với các ý tưởng liên quan khác, tiếp tục lặp lại. Bản đồ tư duy rất tốt cho việc động não vì mọi người đều có thể tạo ra ý tưởng của mình mà không lo bị rối. Bạn có thể vẽ sơ đồ tư duy sử dụng phần mềm hoặc một mảnh giấy. Ngoài ra, nhiều người kinh doanh sử dụng công cụ này để lập kế hoạch cho các dự án và mục tiêu của họ.

Phần 4. Người tạo biểu đồ Gantt

Có rất nhiều công cụ mà bạn có thể sử dụng để tạo Biểu đồ Gantt. Nhưng nếu bạn muốn sử dụng một công cụ tiện lợi, chúng tôi biết ứng dụng tốt nhất mà bạn có thể sử dụng. Bạn có thể sử dụng các công cụ trực tuyến để tạo một Biểu đồ Gantt đơn giản. Nhiều người thích sử dụng các công cụ trực tuyến vì nó cho phép họ tiết kiệm dung lượng trên thiết bị của mình.

1. TeamGantt

TeamGantt được liệt kê trong số những phần mềm tốt nhất để tạo Biểu đồ Gantt. Gantt Chart là phần mềm trực tuyến mà bạn có thể sử dụng trên tất cả các trình duyệt web, chẳng hạn như Google và Safari. Công cụ này cho phép người dùng trực quan hóa và tạo các kế hoạch dự án mà họ có thể cập nhật mọi lúc mọi nơi. Ngoài ra, công cụ này Trình tạo biểu đồ Gantt có giao diện dễ sử dụng, khiến nó trở thành một công cụ thân thiện với người dùng. Nền tảng kéo và thả đơn giản của nó cho phép các nhóm giao tiếp và cập nhật tiến độ dự án trong thời gian thực. Với TeamGantt, các nhóm có thể lập kế hoạch nhanh hơn, sử dụng nguồn lực hiệu quả hơn và quản lý lịch biểu dễ dàng. Hơn nữa, đây là một công cụ ấn tượng để theo kịp thời hạn và hoạt động của dự án. TeamGantt cũng có một tính năng trong đó các nhóm có thể theo dõi tất cả các dự án từ một màn hình duy nhất, được gọi là chế độ xem danh mục đầu tư. Tuy nhiên, TeamGantt không miễn phí sử dụng. Bạn cần mua nó dựa trên tùy chọn gói mà bạn thích.

2. Instagantt

Nếu bạn muốn tạo Biểu đồ Gantt trực tuyến, Instagantt là một công cụ tuyệt vời để sử dụng. Instagantt cung cấp một cách ấn tượng để tạo Biểu đồ Gantt. Nó có giao diện người dùng trực quan và cũng giống như công cụ ở trên, nó là một công cụ thân thiện với người dùng. Và gần đây, Instagantt đã bổ sung thêm lợi ích của việc tích hợp liền mạch, cho phép công cụ tích hợp với các nền tảng nổi tiếng khác, như Asana. Ngoài ra, công cụ này có thể giúp bạn rất nhiều để đơn giản hóa mọi thứ mà không cần thêm nhiều tính năng để tạo Biểu đồ Gantt. Một trở ngại của công cụ này là bạn có thể gặp phải quá trình tải chậm vì nó là một công cụ trực tuyến.

Đề xuất: Trình tạo biểu đồ - MindOnMap

Trước khi sử dụng các công cụ tạo biểu đồ Gantt khác, bạn có thể dễ dàng sử dụng MindOnMap để lập biểu đồ. MindOnMap cũng là một công cụ trực tuyến mà bạn có thể sử dụng để tạo bản đồ tư duy, biểu đồ và sơ đồ. MindOnMap ban đầu là một công cụ Lập Bản đồ Tư duy, nhưng điều tốt về nó là nó có nhiều tính năng và sơ đồ lập bản đồ tư duy mà bạn có thể sử dụng cho các mục đích khác nhau. Công cụ này có thể tạo Biểu đồ, Biểu đồ tổ chức, Biểu đồ Venn, Biểu đồ Làn đường Bơi, và hơn thế nữa. Nó cũng có các mẫu được tạo miễn phí mà bạn có thể sử dụng miễn phí.

Hơn nữa, MindOnMap là miễn phí và an toàn để sử dụng. Sử dụng các chỉ báo biểu tượng, bạn cũng có thể sử dụng các biểu tượng, cờ và biểu tượng biểu tượng để làm cho biểu đồ của bạn rõ ràng hơn. Công cụ trực tuyến này cũng cho phép bạn xuất dự án của mình ở định dạng PNG, JPG, SVG, PDF và nhiều định dạng khác.

Phần 5. Câu hỏi thường gặp về Biểu đồ Gantt là gì