Quyết định nhanh chóng (Lightning Decision Jam): Định nghĩa và tạo quy trình LDJ

Quyết định chớp nhoángLDJ (Low-Level Workstation), hay LDJ, là một phương pháp hội thảo có cấu trúc được thiết kế để giúp các nhóm nhanh chóng giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định một cách hợp tác. Thay vì những cuộc thảo luận bất tận, LDJ sử dụng một loạt các bài tập có thời gian giới hạn để xác định các trở ngại, ưu tiên các giải pháp và thống nhất một phương pháp hành động khả thi. Vì vậy, nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về LDJ, tốt nhất là nên đọc toàn bộ bài viết này. Chúng tôi đề cập đến mọi thứ, bao gồm định nghĩa, lợi ích, nguyên tắc cốt lõi, cách thực hiện, thời điểm sử dụng và hơn thế nữa. Bạn cũng sẽ học cách tạo quy trình làm việc LDJ bằng cách sử dụng công cụ tạo sơ đồ quy trình tốt nhất. Hãy đọc tiếp để tìm hiểu thêm.

• Phần 1. Quyết định chớp nhoáng là gì?
• Phần 2. Cách tổ chức một buổi ra quyết định nhanh chóng
• Phần 3. Các phương pháp tốt nhất, những lỗi thường gặp và thời điểm nên sử dụng Lightning Decision Jam
• Phần 4. Tạo sơ đồ quy trình Quyết định Nhanh bằng MindOnMap
• Phần 5. Câu hỏi thường gặp về Lightning Decision Jam

Phần 1. Quyết định chớp nhoáng là gì?

Lightning Decision Jam là một hình thức hội thảo có cấu trúc được thiết kế để giúp các nhóm xác định các thách thức khác nhau, tạo ra giải pháp và thống nhất các bước hành động cụ thể mà không cần tranh luận. Mô hình này thay thế các cuộc thảo luận mở bằng các bài tập có thời gian giới hạn, khuyến khích sự rõ ràng và tinh thần làm việc nhóm. Hơn nữa, bằng cách tập trung vào giải quyết vấn đề thay vì chỉ nói về vấn đề, Lightning Decision Jam đảm bảo rằng mọi tiếng nói của người tham gia đều được lắng nghe.

Lợi ích của Lightning Decision Jam

Bạn muốn tìm hiểu những lợi ích của LDJ? Vậy thì, bạn có thể xem tất cả thông tin bên dưới.

• • Hiệu quả – Ưu điểm của LDJ là nó có thể rút ngắn các cuộc họp dài thành một quy trình rõ ràng và có thời gian cụ thể.
• • Sự rõ ràng – Một lợi ích khác mà bạn có thể nhận được là nó đảm bảo rằng tất cả người tham gia đều có thể đóng góp ý tưởng của mình, chứ không chỉ riêng người có tiếng nói lớn.
• • Tính toàn diện – LDJ có thể cung cấp một lộ trình bài bản từ việc xác định vấn đề đến các giải pháp khả thi.
• • Đà tiến – Phương pháp Lightning Decision Jam cho phép nhóm đưa ra được bước đi cụ thể tiếp theo thay vì những cuộc thảo luận chưa có kết quả.

Các nguyên tắc cốt lõi của Lightning Decision Jam

Sau khi tìm hiểu về những lợi ích của Lightning Jam, hãy tiếp tục đọc để hiểu rõ hơn về các nguyên tắc cốt lõi của nó.

• • Cấu trúc hơn là sự hỗn loạn – LDJ sử dụng một chuỗi các bài tập cố định để tránh các cuộc họp bị lạc hướng. Điều này đảm bảo nhóm tiến bộ từng bước một mà không gặp bất kỳ vấn đề nào.
• • Hành động hơn lời nói – Phương pháp này tập trung vào việc đưa ra giải pháp và quyết định, chứ không phải là những cuộc tranh luận bất tận.
• • Sự tham gia bình đẳng – Mỗi thành viên trong nhóm đều có cơ hội chia sẻ ý tưởng để không ai có thể chi phối cuộc thảo luận.
• • Hợp tác trực quan – Cả vấn đề và giải pháp đều được thể hiện trực quan. Điều này giúp quá trình ra quyết định trở nên minh bạch và dễ theo dõi.

Phần 2. Cách tổ chức một buổi ra quyết định nhanh chóng

Bạn muốn biết cách tổ chức một cuộc thi Quyết định Nhanh (Lightning Decision Jam)? Vậy thì hãy đọc kỹ tất cả các bước trong phần này.

Bước 1. Xác định chủ đề hội thảo (5 đến 10 phút)

Bạn phải chọn một lĩnh vực cụ thể của nhóm để cải thiện hoặc giải quyết vấn đề. Bạn phải giữ cho chủ đề được giao đủ tập trung để hướng dẫn các đóng góp mà không gợi ý trước bất kỳ giải pháp nào.

Bước 2. Xác định vấn đề (5 đến 10 phút)

Bước tiếp theo là xác định vấn đề. Cho tất cả người tham gia một khoảng thời gian ngắn để suy nghĩ. Sau đó, yêu cầu họ bổ sung thêm các vấn đề liên quan đến chủ đề. Tập trung vào việc nêu lại các vấn đề hơn là tranh luận.

Bước 3. Ưu tiên các vấn đề (5 phút)

Giờ đây bạn có thể sử dụng phương pháp bỏ phiếu bằng dấu chấm. Tất cả người tham gia đều có một số phiếu nhất định để dành cho vấn đề. Vấn đề nhận được nhiều phiếu bầu nhất sẽ được ưu tiên hàng đầu.

Bước 4. Định hình lại vấn đề (5 phút)

Sau khi chọn vấn đề, bạn có thể bắt đầu chuyển đổi nó thành các câu hỏi hướng đến giải pháp. Ví dụ, nếu vấn đề là "Việc xem xét mã tốn nhiều thời gian", hãy chuyển nó thành "Làm thế nào chúng ta có thể tăng tốc quá trình xem xét mã?"

Bước 5. Tạo ra các giải pháp (10 phút)

Đây là lúc bạn cần cùng cả nhóm động não. Bạn có thể sử dụng một mẩu giấy ghi chú cho mỗi ý tưởng/giải pháp. Một ví dụ là "đề xuất danh sách kiểm tra đánh giá" và "tự động hóa việc kiểm tra cú pháp". Sử dụng các phương pháp khác nhau kỹ thuật động não có thể giúp người tham gia tự mình đưa ra ý tưởng trước khi thảo luận và ưu tiên lựa chọn ý tưởng đó trong nhóm.

Bước 6. Ưu tiên các giải pháp (5 phút)

Bạn có thể tiếp tục bỏ phiếu bằng dấu chấm để xác định những ý tưởng hoặc giải pháp lý tưởng nhất.

Bước 7. Nỗ lực so với Tác động (10 phút)

Ở bước này, bạn cần lập biểu đồ các giải pháp. Bạn có thể sử dụng lưới 2×2 để thể hiện nỗ lực và tác động, như ví dụ bên dưới. Đối với các quyết định liên quan đến nhiều lựa chọn cạnh tranh, một Ma trận Pugh có thể giúp các nhóm so sánh các phương án thay thế dựa trên các tiêu chí nhất quán.

Bước 8. Chuyển Hành động thành Các mục (5 phút)

Bước cuối cùng, bạn có thể bắt đầu chỉ định người chịu trách nhiệm và thời hạn cho các giải pháp hàng đầu. Ví dụ, bộ phận QA phải dẫn đầu việc triển khai tự động hóa kiểm tra cú pháp (linting automation) trước sprint tiếp theo.

Bạn có thể xem ví dụ bên dưới về LDJ.

Phần 3. Các phương pháp tốt nhất, những lỗi thường gặp và thời điểm nên sử dụng Lightning Decision Jam

Bạn muốn tìm hiểu thêm về Lightning Decision Jam? Nếu vậy, hãy tiếp tục đến phần này, vì chúng tôi sẽ cung cấp tất cả các chi tiết về các phương pháp tốt nhất, những lỗi thường gặp và khi nào nên sử dụng nó.

Các phương pháp thực hành tốt nhất của Lightning Decision Jam

• • Giới hạn thời gian cho mỗi bước – Nó giúp rút ngắn thời gian buổi họp. Điều này giúp duy trì sự tập trung và động lực.
• • Yêu cầu giữ im lặng trong quá trình động não – Nó cũng ngăn chặn những giọng nói lấn át/ồn ào. Nó cho phép mỗi thành viên suy nghĩ mà không bị can thiệp.
• • Sử dụng các công cụ trực quan – LDJ sử dụng nhiều công cụ trực quan khác nhau, chẳng hạn như giấy ghi chú và bảng kỹ thuật số, giúp các ý tưởng trở nên dễ hình dung và dễ tổng hợp.
• • Hãy bỏ phiếu một cách có chủ đích. – Mỗi thành viên có số phiếu bầu giới hạn, đảm bảo sự bình đẳng và tránh tranh cãi.

Những lỗi thường gặp trong trò chơi ra quyết định nhanh (Lightning Decision Jam)

• • Bỏ qua bước 'Những gì đang hiệu quả' – Việc ngay lập tức nêu vấn đề có thể dẫn đến thái độ tiêu cực và làm giảm sự tham gia.
• • Cho phép thảo luận sớm – Tốt hơn hết là nên giữ im lặng và suy nghĩ cho đến khi tiến hành thủ tục bỏ phiếu.
• • Bỏ qua giới hạn thời gian – Sử dụng đồng hồ bấm giờ sẽ giúp bạn kiểm soát tốt hơn và tránh bỏ sót các bước.
• • Không có tính năng theo dõi hình ảnh – Nếu không có bảng hoặc ghi chú trực quan, một số thành viên có thể bị nhầm lẫn. Hãy sử dụng phương pháp theo dõi trực quan để dễ hiểu hơn.

Khi nào nên sử dụng Lightning Decision Jam?

• • Các buổi họp thống nhất đội nhóm – Bạn có thể sử dụng LDJ cho các buổi họp nhóm nhằm thống nhất chiến lược, đặc biệt là khi cần xác định ưu tiên hoặc các bước tiếp theo.
• • Hội thảo cải tiến quy trình – Nếu bạn muốn xác định nên tập trung vào việc gì và cần cải thiện điều gì, sử dụng LDJ là lựa chọn lý tưởng.
• • Cuộc họp từ xa hoặc kết hợp – Nếu bạn muốn cộng tác trực tuyến, bạn cũng có thể sử dụng LDJ vì nó rất phù hợp cho làm việc nhóm/động não.

Bạn đang thắc mắc về sự khác biệt giữa Lightning Decision Jam và Mind Mapping? Vậy thì bạn có thể xem bảng dưới đây.

Phần 4. Tạo sơ đồ quy trình Quyết định Nhanh bằng MindOnMap

Bạn muốn tạo sơ đồ quy trình Lightning Decision Jam để hướng dẫn cho phiên họp của mình? Trong trường hợp đó, bạn có thể sử dụng Công cụ tạo sơ đồ MindOnMapCông cụ này rất lý tưởng khi bạn cần tạo ra sản phẩm đầu ra. Bởi vì nó cung cấp đầy đủ các tính năng cần thiết, như hình dạng, màu sắc, đường nét, chủ đề, v.v. Bạn thậm chí có thể truy cập nhiều mẫu khác nhau để làm cho quá trình trở nên mượt mà và đơn giản hơn. Điều chúng tôi thích ở đây là bạn có thể sử dụng MindOnMap để cùng các thành viên khác lên ý tưởng vì nó cung cấp tính năng cộng tác. Nó cũng có thể lưu sơ đồ của bạn ở các định dạng khác, như JPG, PNG, PDF, v.v. Vì vậy, nếu bạn muốn kiểm tra khả năng của nó như một công cụ tạo sơ đồ, bạn có thể làm theo hướng dẫn bên dưới.

Bạn cũng có thể thêm màu sắc cho phông chữ và hình dạng bằng cách sử dụng... Nét chữ và Tô màu chức năng.

Nhấp vào đây để xem sơ đồ quy trình Lightning Decision Jam do MindOnMap thiết kế.

Phần 5. Câu hỏi thường gặp về Lightning Decision Jam