Mẹo quản lý thời gian: Chiến lược tốt nhất để tăng cường hoạt động

Bạn đã bao giờ cảm thấy thời gian một ngày dường như không đủ? Có những lúc bạn bắt đầu với một danh sách việc cần làm dài dằng dặc, rồi nhận ra rằng vì lý do nào đó, bạn không thể hoàn thành tất cả. Việc dành thời gian cho bạn bè, gia đình, công việc, v.v. có thể khiến bạn quá tải. Nhưng tin tốt là bạn thực sự không cần thêm thời gian. Điều bạn cần làm là sử dụng thời gian một cách hiệu quả. Quản lý thời gian hiệu quả là một quá trình quan trọng giúp bạn hoàn thành tất cả các nhiệm vụ bạn muốn chỉ trong một ngày. Vậy, bạn có muốn cảm thấy kiểm soát thời gian của mình tốt hơn không? Trong trường hợp đó, bạn nên đọc bài viết này, vì chúng tôi cung cấp tất cả những lời khuyên tốt nhất. mẹo quản lý thời gian Bạn có thể kiểm tra để cải thiện khả năng quản lý thời gian của mình. Sau đó, chúng tôi cũng sẽ cung cấp cho bạn công cụ tốt nhất giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả. Vì vậy, để tăng năng suất, hãy bắt đầu đọc tất cả thông tin trong bài viết này.

• Phần 1. Sử dụng Công cụ Lập kế hoạch
• Phần 2. Biết cách sử dụng thời gian của bạn
• Phần 3. Hãy sắp xếp
• Phần 4. Đặt ra mức độ ưu tiên của bạn
• Phần 5. Ngừng trì hoãn
• Phần 6. Tránh làm nhiều việc cùng lúc
• Phần 7. Nhận sự giúp đỡ từ người khác
• Phần 8. Học cách nói Không
• Phần 9. Xem lại và suy ngẫm hàng tuần
• Phần 10. Giữ gìn sức khỏe
• Phần 11. Những câu hỏi thường gặp về Mẹo quản lý thời gian

Phần 1. Sử dụng Công cụ Lập kế hoạch

Để đạt được chiến lược quản lý thời gian tốt nhất, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng một công cụ lập kế hoạch. Việc lập kế hoạch có thể giúp bạn sắp xếp và cấu trúc mọi hoạt động một cách hiệu quả. Bằng cách này, bạn sẽ biết mình cần làm gì vào một thời điểm nhất định. Nếu bạn muốn lập kế hoạch cho tất cả các hoạt động của mình bằng một công cụ lập kế hoạch, chúng tôi khuyên bạn nên: MindOnMap là phần mềm tốt nhất cho công việc. Công cụ lập kế hoạch này hoàn hảo vì nó cung cấp tất cả các tính năng thiết yếu bạn cần để lập kế hoạch hoạt động hoặc tạo danh sách việc cần làm. Bạn có thể truy cập nhiều hình dạng, màu sắc, kiểu phông chữ, kích thước và đường nét khác nhau.

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng tính năng Theme để làm cho kế hoạch của mình trở nên hấp dẫn và sáng tạo về mặt hình ảnh. Điều tuyệt vời nhất ở đây là có sẵn nhiều mẫu sẵn dùng, giúp bạn đạt được kết quả mong muốn một cách mượt mà và nhanh chóng. Hơn nữa, bạn cũng có thể đảm bảo kế hoạch của mình sẽ không bị mất nhờ tính năng tự động lưu. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể lưu Kế hoạch theo nhiều cách. Bạn có thể lưu nó trên MindOnMap, một ứng dụng lý tưởng để lưu trữ kế hoạch và chia sẻ với người khác. Bạn cũng có thể lưu chúng trên thiết bị của mình ở nhiều định dạng khác nhau, bao gồm PNG, JPG, PDF, DOC, SVG và các định dạng khác. Cuối cùng, MindOnMap là một ứng dụng đa nền tảng. Bạn có thể truy cập nó trên Mac, Windows, Android, iOS và trình duyệt, khiến nó trở thành ứng dụng quản lý thời gian mạnh mẽ nhất mà bạn có thể tin tưởng.

Thêm nhiều tính năng

• Công cụ lập kế hoạch có thể cung cấp một quy trình sáng tạo suôn sẻ.

• Có thể cung cấp tính năng tự động lưu để tránh mất thông tin.

• Công cụ này có thể cung cấp nhiều mẫu có sẵn.

• Có thể lưu kế hoạch theo nhiều định dạng khác nhau.

• Tính năng cộng tác hiện đã có sẵn.

Phần 2. Biết cách sử dụng thời gian của bạn

Để quản lý thời gian tốt hơn, bạn phải biết cách sử dụng và trân trọng thời gian của mình. Như người ta vẫn nói, thời gian là vàng bạc. Biết cách sử dụng thời gian chính là quá trình chuyển đổi từ trạng thái thụ động sang trạng thái chủ động. Mọi việc bắt đầu bằng bước quan trọng: nhận thức. Bạn không thể quản lý và xử lý những gì bạn không đo lường được. Điều này có nghĩa là bạn phải theo dõi các hoạt động của mình một cách trung thực và khách quan trong một khoảng thời gian để tìm ra cách sử dụng thời gian thực sự, chứ không chỉ là cách bạn dự định. Nếu không có nhận thức nền tảng này, mọi nỗ lực quản lý thời gian tốt hơn chỉ là phỏng đoán, bởi vì bạn đang cố gắng giải quyết một vấn đề mà bạn không thể đo lường và nhìn thấy đầy đủ.

Biết cách bạn đang sử dụng thời gian hiện tại cho phép bạn phân bổ lại nó một cách có ý thức theo cách bạn muốn, điều chỉnh các hành động hàng ngày của bạn phù hợp với các mục tiêu và ưu tiên lớn hơn. Nó biến thời gian từ những điều xảy ra với bạn thành một nguồn lực chiến lược mà bạn chủ động phân bổ, giống như một ngân sách. Do đó, việc hiểu rõ cách sử dụng thời gian là một trong những kỹ năng quản lý thời gian quý giá nhất mà bạn cần phải có.

Phần 3. Hãy sắp xếp

Như chúng ta đều biết, sự thiếu tổ chức có thể dẫn đến việc quản lý thời gian kém. Việc sắp xếp không chỉ đơn thuần là dọn dẹp bàn làm việc. Đó là bước nền tảng để tạo ra một hệ thống bên ngoài hỗ trợ sự rõ ràng và hiệu quả bên trong. Khi không gian vật lý và kỹ thuật số của bạn rơi vào trạng thái hỗn loạn, tâm trí bạn buộc phải tiêu tốn năng lượng tinh thần quý giá chỉ để xử lý sự hỗn loạn. Áp lực liên tục ở mức độ thấp này khi tìm kiếm tài liệu, quên hạn chót, hoặc sàng lọc email lộn xộn sẽ làm giảm đáng kể sự tập trung và năng suất của bạn.

Bằng cách dành thời gian xây dựng một hệ thống hợp lý, tinh gọn cho các công cụ và thông tin, bạn sẽ loại bỏ được những điểm bất đồng nhỏ, thường xuyên này. Một môi trường ngăn nắp đồng nghĩa với việc mọi thứ đều có một vị trí cố định, cho phép bạn truy cập những gì cần thiết ngay lập tức và giải phóng nguồn lực nhận thức cho công việc thực sự quan trọng, thay vì lãng phí thời gian vào việc tìm kiếm lung tung. Điều này đơn giản có nghĩa là việc sắp xếp gọn gàng là nền tảng quan trọng cho phép các chiến lược quản lý thời gian khác hoạt động hiệu quả.

Phần 4. Đặt ra mức độ ưu tiên của bạn

Một chiến lược quản lý thời gian khác mà bạn có thể sử dụng là thiết lập thứ tự ưu tiên. Chúng ta không thể bỏ qua thực tế là chúng ta tham gia vào nhiều hoạt động không cần thiết khác nhau mỗi ngày. Nhưng nếu bạn thực sự muốn quản lý thời gian của mình tốt, tốt nhất là nên hy sinh một chút. Bạn phải biết những việc quan trọng nhất cần làm là gì, để bạn có thể hoàn thành chúng mà không lãng phí nhiều thời gian. Để làm được điều đó, bạn có thể sử dụng một tờ giấy và viết ra tất cả các nhiệm vụ bạn phải hoàn thành trong ngày. Sau đó, bạn phải sắp xếp chúng từ quan trọng nhất đến ít quan trọng hơn. Với điều đó, bạn biết những việc bạn phải ưu tiên và hoàn thành trước. Chiến lược này là lý tưởng nếu bạn muốn hoàn thành tất cả các nhiệm vụ chỉ trong một ngày.

Phần 5. Ngừng trì hoãn

Trì hoãn là kẻ thù số một! Nếu bạn trì hoãn, bạn sẽ chẳng thể hoàn thành bất cứ việc gì. Vì vậy, nếu có việc gì cần làm mà bạn có thể hoàn thành ngay lập tức, hãy làm ngay! Không cần phải để dành cho sau này. Hơn nữa, bạn có thể chia nhỏ các nhiệm vụ lớn thành nhiều phần nhỏ hơn. Điều này rất hữu ích nếu bạn không muốn tự gây áp lực cho bản thân phải hoàn thành nhiệm vụ. Vì vậy, để quản lý thời gian tốt hơn, hãy bắt đầu làm việc hiệu quả và hoàn thành tất cả các nhiệm vụ trước.

Phần 6. Tránh làm nhiều việc cùng lúc

Bạn có muốn biết những chiến lược quản lý thời gian tốt nhất cho sinh viên không? Một trong những lời khuyên hữu ích nhất mà chúng tôi có thể đưa ra là tránh làm nhiều việc cùng lúc. Quan niệm cho rằng làm nhiều việc cùng lúc là một cách làm việc hiệu quả là một quan niệm sai lầm phổ biến. Trên thực tế, bộ não con người không được thiết kế để tập trung vào nhiều nhiệm vụ đòi hỏi nhận thức cùng một lúc. Cái mà chúng ta gọi là "đa nhiệm" thực chất được gọi là "chuyển đổi nhiệm vụ". Đó là một quá trình mà não bộ liên tục chuyển đổi qua lại giữa các hoạt động khác nhau.

Mỗi lần chuyển đổi đều đi kèm một cái giá về mặt nhận thức, được gọi là "hiệu ứng chi phí chuyển đổi", bao gồm việc mất thời gian và năng lượng tinh thần khi não bộ phải tự làm quen lại với nhiệm vụ mới. Sự chuyển đổi liên tục này làm phân tán sự chú ý của bạn, dẫn đến nhiều lỗi hơn, chất lượng công việc giảm sút, và kết quả trớ trêu là việc cố gắng làm nhiều việc cùng lúc thực sự mất nhiều thời gian hơn so với khi bạn tập trung hoàn toàn vào từng việc một. Là sinh viên, bạn không cần phải làm nhiều việc cùng lúc. Chỉ cần tập trung vào một mục tiêu duy nhất và hoàn thành nó. Nhờ đó, bạn có thể tiếp tục mục tiêu tiếp theo mà vẫn tiết kiệm được nhiều thời gian hơn.

Phần 7. Nhận sự giúp đỡ từ người khác

Không phải việc gì cũng có thể một mình làm được. Như câu nói "không ai là một hòn đảo". Nếu một công việc nào đó quá sức với bạn, tốt hơn hết là nên nhờ người khác giúp đỡ. Chiến lược này không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn giúp bạn xây dựng mối quan hệ tốt đẹp hơn với mọi người. Đây cũng là một kỹ thuật tuyệt vời cho làm việc nhóm. Bạn có thể phân công nhiệm vụ cho từng thành viên, giúp bạn hoàn thành từng việc một cách hiệu quả mà không tốn nhiều thời gian.

Phần 8. Học cách nói Không

Thời gian là tài sản quý giá nhất của bạn! Mỗi câu "có" là một câu "không" với một việc khác. Việc lịch sự từ chối những yêu cầu không phù hợp với mục tiêu hoặc ưu tiên của bạn là cần thiết để bảo vệ thời gian và năng lượng. Tuy có thể khó khăn, nhưng nói "không" là một kỹ năng mạnh mẽ giúp bạn tránh bị quá tải. Nó chỉ đảm bảo rằng bạn có đủ năng lực để hoàn thành xuất sắc những cam kết quan trọng nhất của mình. Vì vậy, nói "không" không phải là điều xấu. Chỉ cần đảm bảo rằng bạn có thể hoàn thành nhiệm vụ của mình trước khi ưu tiên việc khác/ai đó.Hãy ghé thăm: Khám phá những điều tốt nhất Công cụ AI để quản lý thời gian.

Phần 9. Xem lại và suy ngẫm hàng tuần

Một phương pháp quản lý thời gian khác bạn có thể sử dụng là xem xét và suy ngẫm về tiến độ hàng tuần. Quá trình này rất phù hợp để xem xét lại tất cả các hoạt động bạn đã thực hiện. Nó cho phép bạn xác định tất cả các nhiệm vụ đã hoàn thành. Điểm tốt ở đây là giờ đây bạn đã có ý tưởng về cách cải thiện bản thân để hoàn thành một nhiệm vụ nhất định. Bằng cách xem xét và suy ngẫm, bạn có thể hiểu sâu hơn về những gì cần ưu tiên sử dụng thời gian, phân biệt giữa những việc cần thiết và không cần thiết.

Phần 10. Giữ gìn sức khỏe

Quản lý thời gian cũng chính là quản lý sức khỏe. Chăm sóc sức khỏe là một khoản đầu tư thời gian và công sức. Một cơ thể và tinh thần khỏe mạnh sẽ giúp bạn hoàn thành mọi công việc một cách hiệu quả. Hãy dành thời gian nghỉ ngơi và luôn biết giới hạn của mình. Bạn cũng có thể áp dụng một chế độ tập luyện và ăn uống hợp lý, cũng như hạn chế sử dụng các thiết bị kỹ thuật số. Nhờ đó, bạn có thể có được trạng thái thể chất và tinh thần tốt.

Phần 11. Những câu hỏi thường gặp về Mẹo quản lý thời gian