Phần mềm theo dõi thời gian tốt nhất để tăng năng suất và hiệu quả quy trình làm việc

Việc theo dõi giờ làm việc cho phép doanh nghiệp nắm được chi phí dự án, lập kế hoạch công việc hiệu quả hơn và lập hóa đơn chính xác cho khách hàng. Nó giúp người làm việc tự do biết được thời gian dành cho mỗi công việc. Đối với các nhóm làm việc từ xa, nó có thể cho thấy mô hình làm việc và giúp người quản lý phát hiện các vấn đề về lịch trình.

Đúng vậy phần mềm theo dõi thời gian Việc lựa chọn công cụ sẽ phụ thuộc rất nhiều vào những gì bạn đang cố gắng theo dõi. Một số công cụ rất cơ bản (đồng hồ bấm giờ và bảng chấm công), một số khác phức tạp hơn và sẽ theo dõi hoạt động của bạn, một số sẽ theo dõi nhân viên và một số sẽ lấy giờ làm việc có thể tính phí và chuyển chúng thành hóa đơn. Hướng dẫn này sẽ xem xét năm công cụ đó và giúp bạn chọn công cụ phù hợp với quy trình làm việc của mình.

• Phần mềm theo dõi thời gian là gì và nó hoạt động như thế nào?
• Các giải pháp phần mềm theo dõi thời gian hàng đầu dành cho doanh nghiệp và người làm việc tự do
• Câu hỏi thường gặp

Cách chúng tôi kiểm tra và đánh giá các công cụ theo dõi thời gian

Một sự so sánh tốt sẽ xem xét cả độ chính xác của thời gian được ghi lại và tính hữu ích của các báo cáo. Nó cũng sẽ xem xét lượng công sức cần thiết để duy trì hồ sơ đáng tin cậy. Một đánh giá có cấu trúc có thể đánh giá:

• • Độ chính xác khi nhập thời gian: Bộ hẹn giờ, các mục nhập thủ công, các chỉnh sửa và cài đặt múi giờ có hoạt động đúng như mong đợi không?
• • Tự động hóa: bao gồm việc theo dõi nền, nhập lịch, nhắc nhở hoặc phát hiện trạng thái không hoạt động như đã mô tả.
• • Dễ sử dụng: Mức độ dễ dàng cho người dùng khi bắt đầu bộ đếm thời gian, phân loại công việc, chỉnh sửa mục nhập và gửi bảng chấm công. Người dùng có thể lọc và tóm tắt thời gian theo ngày, dự án, khách hàng, nhiệm vụ hoặc thành viên nhóm hay không.
• • Hỗ trợ xuất khẩu và lập hóa đơn: Liệu dữ liệu có thể được xuất khẩu hoặc chuyển đổi thành hóa đơn và các tài liệu kinh doanh khác khi cần thiết hay không.

Để so sánh thực tế, người đánh giá có thể theo dõi cùng một tập hợp các hoạt động trong nhiều ngày làm việc, tạo các dự án đại diện, sửa một mục nhập mẫu và tạo báo cáo cho một khoảng thời gian nhất quán.

Phần mềm theo dõi thời gian là gì và nó hoạt động như thế nào?

Phần mềm theo dõi thời gian sẽ ghi lại lượng thời gian mà mọi người dành cho các nhiệm vụ, dự án, khách hàng, v.v. Nó có thể đơn giản như việc bắt đầu và dừng bộ đếm thời gian hoặc nhập giờ thủ công, hoặc phức tạp hơn với việc nhập các sự kiện lịch hoặc phần mềm tự động ghi lại việc sử dụng máy tính. (Để có cách tiếp cận có cấu trúc nhằm chia nhỏ công việc phức tạp thành các bước dễ quản lý, hãy xem hướng dẫn này) phân tích nhiệm vụ.)

Các công dụng phổ biến bao gồm:

• • Ghi chép giờ làm việc và sự có mặt của nhân viên.
• • Theo dõi số giờ làm việc có thể tính phí trên các dự án của khách hàng.
• • Đo lường chi phí dự án và lợi nhuận dự án.
• • Hiểu rõ về năng suất cá nhân và những yếu tố gây xao nhãng.
• • Chuẩn bị bảng chấm công, hóa đơn và hồ sơ lương.
• • So sánh thời gian ước tính với thời gian thực tế đã bỏ ra.

Phần mềm theo dõi thời gian không hề đo lường năng suất. Thời gian dành cho một nhiệm vụ, thời gian sử dụng máy tính và chất lượng sản phẩm đầu ra là những yếu tố riêng biệt. Các chỉ số bạn chọn phải là những chỉ số thực sự theo dõi được mục tiêu của nhóm.

Tại sao theo dõi thời gian tự động lại quan trọng đối với các nhóm làm việc từ xa?

Các nhóm làm việc từ xa hoạt động ở nhiều địa điểm khác nhau, với nhiều lịch trình khác nhau và trên nhiều múi giờ khác nhau. Việc theo dõi thời gian tự động sẽ giảm bớt khối lượng công việc hành chính và giúp mọi người lưu giữ hồ sơ nhất quán hơn.

Tuy nhiên, điều này sẽ khác nhau tùy thuộc vào phần mềm. Tự động hóa có thể bao gồm theo dõi hoạt động nền, nhập liệu và nhắc nhở dựa trên lịch, phát hiện thời gian nhàn rỗi cho đến các đề xuất về cách bạn có thể hoàn thành bảng chấm công. Các nhóm cũng có thể lập bản đồ các hoạt động định kỳ và chuyển giao công việc với... sơ đồ quy trình làm việc Để làm rõ hơn trách nhiệm và các bước quy trình.

Những tính năng này có thể giúp các nhóm:

• • Giảm số lượng mục nhập thời gian bị thiếu hoặc không đầy đủ.
• • Xác định các cuộc họp định kỳ và mô hình làm việc.
• • So sánh số giờ dự kiến với thời gian thực tế dành cho dự án.
• • Cải thiện sự phối hợp giữa các nhóm làm việc phân tán.
• • Giảm thiểu việc lập bảng chấm công thủ công.

Tuy nhiên, việc theo dõi tự động nên được sử dụng một cách công khai. Giám sát ngầm, chụp ảnh màn hình, theo dõi ứng dụng và thu thập dữ liệu vị trí đều là những việc có thể gây ra vấn đề về quyền riêng tư. Tổ chức cần minh bạch về những gì họ đang thu thập, tại sao họ cần nó, ai có thể xem nó và họ sẽ lưu giữ hồ sơ trong bao lâu.

Nếu họ không cần phải chủ động theo dõi thì một công cụ hẹn giờ hoặc một ứng dụng theo dõi năng suất cá nhân sẽ là đủ.

Các giải pháp phần mềm theo dõi thời gian hàng đầu dành cho doanh nghiệp và người làm việc tự do

Các công cụ được liệt kê bên dưới thực hiện những chức năng rất khác nhau, từ lập kế hoạch thời gian trực quan cho đến giám sát tự động và lập hóa đơn cho khách hàng. Chúng không loại trừ lẫn nhau vì mỗi công cụ đều có mục đích chính rất cụ thể.

MindOnMap

Tốt nhất cho: Sử dụng công cụ trực quan để phân bổ thời gian, lập kế hoạch công việc và sắp xếp quy trình làm việc trong ngày.

MindOnMap Đây là một công cụ lập bản đồ tư duy và sơ đồ giúp bạn hình dung các nhiệm vụ, thiết lập thứ tự ưu tiên và chia nhỏ các dự án lớn thành các bước nhỏ hơn. Nó có thể được sử dụng kết hợp với công cụ theo dõi thời gian để giúp bạn và nhóm của bạn lập kế hoạch trong ngày và sau đó theo dõi thời gian thực hiện từng nhiệm vụ.

Một người làm việc tự do thực hiện nhiều dự án cho khách hàng có thể lập một kế hoạch hàng ngày tổng thể, sau đó chia nhỏ kế hoạch đó thành công việc với khách hàng, các cuộc họp, nghiên cứu, công việc hành chính và thời gian nghỉ ngơi. Mỗi mục đó sau đó có thể được chia nhỏ hơn nữa thành các hoạt động cụ thể và toàn bộ công việc sẽ được cấu trúc bài bản hơn nhiều.

Những lợi ích chính bao gồm:

• • Tổ chức công việc trực quan: sắp xếp ngày của bạn và chia nhỏ các công việc lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn.
• • Phân bổ thời gian hỗ trợ: lên kế hoạch khi nào bạn sẽ tập trung vào những việc quan trọng và xác định những ưu tiên khác có liên quan.
• • Phân tích dự án: lập sơ đồ mối quan hệ giữa các hoạt động, mốc thời gian và sản phẩm bàn giao.
• • Lập kế hoạch truyền đạt thông tin: chia sẻ các kế hoạch trực quan để đồng nghiệp của bạn có thể thấy rõ trách nhiệm của họ và những ưu tiên của họ.

MindOnMap rất hữu ích để lập kế hoạch công việc trước khi bắt đầu và để thấy các nhiệm vụ khác nhau liên kết với nhau như thế nào. Nó cho phép bạn tạo ra một kế hoạch rõ ràng, từ đó giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn.

MindOnMap không phải là hệ thống theo dõi thời gian theo nghĩa thông thường. Nó không hoạt động như một bộ đếm thời gian, một công cụ theo dõi hoạt động tự động, một báo cáo giờ làm việc có thể tính phí hoặc một bảng chấm công. Nếu bạn đang tìm cách theo dõi giờ làm việc và/hoặc tạo hồ sơ thanh toán thì bạn nên sử dụng lập kế hoạch trực quan kết hợp với một công cụ theo dõi thời gian.

Chuyển đổi theo dõi

Tốt nhất cho: Phù hợp cho các freelancer và nhóm làm việc chỉ cần chức năng ghi nhật ký và báo cáo thời gian cơ bản.

Toggl Track là ứng dụng theo dõi thời gian dành cho các dự án, khách hàng và nhiệm vụ. Bạn có thể bắt đầu và dừng bộ đếm thời gian hoặc thêm thời gian thủ công. Sau đó, bạn có thể xem lại thời gian đã theo dõi thông qua báo cáo.

Các tính năng chính bao gồm:

• • Chức năng hẹn giờ một chạm và nhập thời gian thủ công.
• • Tổ chức dự án, khách hàng và nhiệm vụ.
• • Chế độ xem lịch và nhập giờ.
• • Báo cáo tóm tắt và báo cáo chi tiết.
• • Báo cáo nhóm và tích hợp (tùy thuộc vào gói dịch vụ).

Toggl Track rất phù hợp cho những người làm việc tự do muốn nắm rõ thời gian hoàn thành công việc của mình và cho các nhóm muốn so sánh thời gian dành cho từng khách hàng và dự án khác nhau.

Toggl Track có quy trình làm việc rất đơn giản và do đó khá dễ dàng để bắt đầu sử dụng. Nếu bạn cần các chức năng như tính lương, theo dõi vị trí GPS tại hiện trường hoặc giám sát nhân viên chi tiết như các giải pháp giám sát lực lượng lao động toàn diện hơn, thì bạn cần kiểm tra xem Toggl Track có thực sự đáp ứng được các yêu cầu đó hay không, hoặc liệu một công cụ khác có phải là lựa chọn tốt hơn hay không.

Hubstaff

Tốt nhất cho: Các nhóm làm việc phân tán và tại hiện trường cần theo dõi thời gian và nắm rõ tình hình nhân lực.

Hubstaff là một công cụ theo dõi thời gian với khả năng quản lý nhân lực. Tùy thuộc vào gói đăng ký, mức độ cấu hình và thiết bị bạn đang sử dụng, bạn có thể theo dõi giờ làm việc, tạo bảng chấm công, giám sát các chỉ số hoạt động và sử dụng tính năng theo dõi vị trí cho công việc ngoài hiện trường.

Các tính năng chính bao gồm:

• • Theo dõi thời gian trên máy tính và thiết bị di động.
• • Hệ thống chấm công và ghi nhận điểm danh tự động.
• • Các chỉ báo hoạt động dựa trên thao tác nhập liệu bằng bàn phím và chuột.
• • Tùy chọn chụp ảnh màn hình và theo dõi hoạt động ứng dụng/trang web.
• • Tính năng theo dõi GPS và khoanh vùng địa lý hỗ trợ các quy trình làm việc tại hiện trường.
• • Báo cáo về nhân lực và dự án.

Hubstaff sẽ phù hợp với các doanh nghiệp cần quản lý nhân viên làm việc tại hiện trường, theo dõi chấm công hoặc xem xét hồ sơ thời gian làm việc của lực lượng lao động phân tán về mặt địa lý.

Khả năng giám sát của nó cũng cần được xem xét cẩn thận. Hoạt động gõ bàn phím và chuột không nhất thiết là chỉ báo về chất lượng hoặc giá trị của công việc đang được thực hiện và việc chụp màn hình/theo dõi vị trí có thể không phù hợp với mọi vai trò. Việc giám sát nên được triển khai dựa trên nhu cầu kinh doanh thực tế, luật pháp và quyền riêng tư của nhân viên.

Các nhóm chỉ cần một bộ đếm thời gian đơn giản và báo cáo giờ làm việc có thể tính phí có lẽ sẽ hoàn toàn hài lòng với một công cụ đơn giản hơn.

Mùa gặt

Tốt nhất cho: Những người làm việc tự do, các công ty môi giới và những đơn vị tương tự tính phí theo giờ.

Harvest tích hợp việc theo dõi thời gian với lập ngân sách dự án, theo dõi chi phí, báo cáo và lập hóa đơn. Bạn có thể ghi lại thời gian làm việc cho từng khách hàng và dự án, xem ngân sách và chuyển các mục nhập thời gian đã được phê duyệt thành hóa đơn.

Các tính năng chính bao gồm:

• • Đồng hồ bấm giờ và bảng chấm công hàng ngày/hàng tuần.
• • Tổ chức khách hàng, dự án và nhiệm vụ.
• • Theo dõi thời gian tính phí và không tính phí.
• • Ngân sách dự án và phân tích chi phí.
• • Theo dõi chi phí và lập hóa đơn.
• • Tích hợp kế toán và thanh toán (tùy thuộc vào cấu hình của bạn).

Harvest rất lý tưởng cho các doanh nghiệp muốn liên kết số giờ làm việc đã ghi nhận với doanh thu. Ví dụ, một công ty thiết kế có thể so sánh số giờ ước tính của một dự án với số giờ làm việc thực tế, kiểm tra ngân sách còn lại và sau đó tạo hóa đơn từ các khoản mục có thể lập hóa đơn.

Điểm mạnh chính của nó nằm ở khả năng liên kết hồ sơ thời gian với quy trình tài chính. Một công cụ chủ yếu dùng để theo dõi thời gian sử dụng máy tính hoặc tự động phân loại năng suất cá nhân sẽ là một thứ hoàn toàn khác.

Thời gian giải cứu

Tốt nhất cho: Những người muốn kiểm soát thói quen sử dụng thiết bị điện tử và cải thiện khả năng tập trung.

RescueTime tập trung vào việc theo dõi hoạt động tự động và cung cấp thông tin chi tiết về năng suất. Nó theo dõi thời gian bạn dành cho các ứng dụng và trang web khác nhau, phân loại các hoạt động và sau đó cung cấp cho bạn một báo cáo hiển thị các mẫu hoạt động.

Tùy thuộc vào gói dịch vụ, các tính năng có thể bao gồm:

• • Tự động theo dõi hoạt động nền.
• • Báo cáo thuộc các danh mục Ứng dụng, Trang web và Năng suất.
• • Bản tóm tắt hàng ngày và hàng tuần.
• • Tập trung cao độ và ngăn chặn các yếu tố gây xao nhãng
• • Mục tiêu, cảnh báo và xu hướng hoạt động.
• • Theo dõi dự án và nhiệm vụ thông qua nhiều tính năng và gói dịch vụ có sẵn.

RescueTime có thể giúp bạn tính toán xem bạn dành bao nhiêu thời gian cho công việc tập trung, bao nhiêu cho giao tiếp, bao nhiêu cho việc lướt web và nhiều hoạt động kỹ thuật số khác. Nó có thể chỉ ra những mô hình mà bạn không thể nhận ra chỉ bằng trí nhớ.

Các danh mục hoạt động và điểm năng suất chỉ là những chỉ báo, không phải là thước đo chính xác về hiệu suất. Thời gian dành cho việc đọc, thời gian dành cho việc nghiên cứu, thời gian dành cho việc suy nghĩ, v.v. đều có thể là hoạt động hiệu quả ngay cả khi hệ thống không phân loại đó là hoạt động hiệu quả giống như công việc thực tế trên máy tính.

RescueTime thực chất thiên về phân tích năng suất cá nhân hơn là lập hóa đơn cho khách hàng hoặc quản lý tiền lương đầy đủ chức năng.

So sánh phần mềm theo dõi thời gian

Nếu mục tiêu chính của bạn là sắp xếp các ưu tiên hàng ngày thay vì ghi lại số giờ, thì những điều này sẽ hữu ích. công cụ quản lý thời gian Cung cấp thêm các lựa chọn khác để cân nhắc.

Bảng so sánh này nêu bật công dụng chính của từng sản phẩm. Các tính năng, tùy chọn báo cáo và giới hạn sử dụng tất nhiên sẽ khác nhau tùy thuộc vào gói đăng ký và cấu hình.

Câu hỏi thường gặp