Mẫu báo cáo công việc, định nghĩa, định dạng và cách viết nó
Trong lĩnh vực quản lý dự án, sự rõ ràng là chìa khóa thành công. Một tài liệu thiết yếu đóng vai trò hướng dẫn cho dự án là Tuyên bố Công việc. Nó cũng thường được viết tắt là SOW. Nếu bạn dự định tạo SOW, bạn cần phải có kiến thức về nó. Cùng với đó, bài viết được tạo ra để giúp bạn. Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ thảo luận tuyên bố công việc là gì. Ngoài ra, chúng tôi sẽ chia sẻ định dạng, mẫu, ví dụ và cách viết. Vì vậy, hãy tiếp tục đọc phần này để tìm hiểu thêm thông tin.
- Phần 1. Tuyên bố công việc là gì
- Phần 2. Mẫu báo cáo công việc
- Phần 3. Mẫu báo cáo công việc
- Phần 4. Ví dụ về báo cáo công việc
- Phần 5. Cách viết bản tường trình công việc
- Phần 6. Câu hỏi thường gặp về Tuyên bố công việc là gì
Phần 1. Tuyên bố công việc là gì
Tuyên bố công việc (SOW) là một tài liệu bằng văn bản nêu rõ các yêu cầu của một dự án cụ thể. Nó bao gồm các nhiệm vụ cụ thể, sản phẩm bàn giao, tiến trình, địa điểm làm việc, v.v. Ngoài ra, nó hoạt động như một thỏa thuận hợp đồng giữa nhà cung cấp và khách hàng. Đồng thời, nó đưa ra mô tả chi tiết về công việc sẽ được thực hiện. Tất cả các chi tiết, điều khoản và điều kiện cần thiết đều có trong tài liệu này. Bằng cách đó, cả hai bên đều hiểu rõ vai trò, trách nhiệm và kỳ vọng của nhau. Ngoài ra, đây còn là một tài liệu hữu ích giúp giảm tranh chấp và thúc đẩy kiểm soát ngân sách và chi phí. Ngoài ra, nó còn là một công cụ nổi bật cho các doanh nghiệp, cá nhân và thành phố. Làm sao? Vì nó tạo nên mối quan hệ hài hòa với nhau.
Vì vậy, hiểu rõ về SOW sẽ giúp bạn thực hiện một cách hiệu quả. Sau khi biết định nghĩa, bạn có thể tự hỏi định dạng của nó là gì. Để tìm hiểu điều đó, hãy chuyển sang phần tiếp theo của bài viết này.
Phần 2. Mẫu báo cáo công việc
Trước khi tạo bản tuyên bố công việc, điều quan trọng là phải biết một số yếu tố chính tạo nên nó. Khi bạn tìm hiểu những điều bạn cần thêm vào tài liệu, việc tạo SOW sẽ dễ dàng hơn. Mẫu báo cáo công việc phải bao gồm những nội dung sau:
Tên dự án: [Tên dự án]
Giới thiệu: [Giới thiệu bối cảnh của dự án]
[Ghi tên các bên liên quan]
Mục tiêu: [Nêu rõ các mục tiêu và kết quả cụ thể mà dự án hướng tới đạt được]
Phạm vi của dự án: [Xác định nội dung dự án sẽ bao gồm]
[Liệt kê các bước để dự án được hoàn thành]
Sản phẩm bàn giao, mốc thời gian và các cột mốc quan trọng: [Liệt kê các hạng mục, dịch vụ hoặc kết quả hữu hình mà dự án sẽ tạo ra và cung cấp cho khách hàng.]
[Có thể bàn giao 1:]
[Ngày đáo hạn:]
[Cột mốc quan trọng:]
[Có thể bàn giao 2:]
[Ngày đáo hạn:]
[Cột mốc quan trọng:]
[Có thể bàn giao 3:]
[Ngày đáo hạn:]
[Cột mốc quan trọng:]
Yêu cầu về nguồn lực: [Chỉ định các nguồn lực cần thiết cho dự án, chẳng hạn như nhân sự, thiết bị và vật liệu.]
Phần 3. Mẫu báo cáo công việc
Mẫu có thể thay đổi tùy theo dự án. Tuy nhiên, đây là một mẫu báo cáo công việc đơn giản mà bạn có thể sử dụng làm tài liệu tham khảo:
Nhận mẫu Báo cáo công việc chi tiết.
Phần 4. Ví dụ về báo cáo công việc
Đến bây giờ, bạn đã học được tuyên bố về định nghĩa, định dạng và mẫu công việc. Bây giờ, chúng tôi đã cung cấp một ví dụ. Vì vậy, hãy kiểm tra nó.
Tên dự án: Thiết kế lại trang web của khách hàng
Giới thiệu:
Dự án này liên quan đến việc thiết kế lại trang web hướng tới khách hàng của chúng tôi để nâng cao trải nghiệm người dùng và tăng mức độ tương tác. Các bên liên quan là Công ty Atlas (chủ dự án) và Clink Web Solutions (quản lý dự án). Tiếp theo là John Doe (nhà tài trợ dự án) và cuối cùng là Sarah Smith (các bên liên quan của dự án).
Mục tiêu:
Mục tiêu chính của dự án này là cải thiện điều hướng trang web, triển khai thiết kế hiện đại và nâng cao sự hài lòng chung của người dùng.
Phạm vi của dự án:
Dự án sẽ bao gồm việc thiết kế lại trang chủ, trang sản phẩm và biểu mẫu liên hệ của trang web. Các bước bao gồm tiến hành khảo sát người dùng, tạo wireframe, thu thập phản hồi và hoàn thiện thiết kế.
Sản phẩm bàn giao, mốc thời gian và các cột mốc quan trọng:
Thiết kế lại trang chủ:
Ngày đáo hạn: ngày 5 tháng 1 năm 2024
Cột mốc quan trọng: Đã kết hợp phản hồi của người dùng.
Cải tiến trang sản phẩm:
Ngày đáo hạn: 17 tháng 1 năm 2024
Cột mốc quan trọng: Đã đạt được phê duyệt thiết kế.
Tối ưu hóa biểu mẫu liên hệ:
Ngày đáo hạn: 25 tháng 2 năm 2024
Cột mốc quan trọng: Việc triển khai và thử nghiệm cuối cùng đã hoàn tất.
Yêu cầu về nguồn lực:
Nhân sự: Nhà thiết kế web, nhà phát triển và người quản lý dự án.
Thiết bị: Thiết kế phần mềm và công cụ phát triển.
Tài liệu: Công cụ khảo sát người dùng và biểu mẫu phản hồi.
Điều khoản thanh toán:
Việc thanh toán sẽ được thực hiện làm ba đợt:
30% khi bắt đầu dự án.
40% sau khi hoàn tất thiết kế lại trang chủ.
30% sau khi triển khai và thử nghiệm lần cuối.
Sự chấp thuận:
[Công ty Atlas - Chủ dự án] [Chữ ký] [Ngày]
[Clink Web Solutions - Project Manager] [Chữ ký] [Ngày]
[John Rey - Nhà tài trợ dự án] [Chữ ký] [Ngày]
[Emma Smith - Bên liên quan của dự án] [Chữ ký] [Ngày]
Lấy ví dụ về Tuyên bố công việc chi tiết.
Phần 5. Cách viết bản tường trình công việc
Viết một bản tuyên bố công việc chưa bao giờ là một công việc dễ dàng. Vì vậy, hãy đảm bảo rằng mọi thứ bạn cần thêm vào tài liệu có giá trị này đã sẵn sàng. Bằng cách đó, nếu bạn phải điều chỉnh, bạn sẽ thực hiện dễ dàng hơn. Bây giờ, đây là quy trình chung về cách tạo bản tuyên bố công việc:
Bắt đầu với phần giới thiệu
Mô tả ngắn gọn dự án, mục tiêu của dự án và các bên liên quan.
Nêu rõ phạm vi công việc
Xác định rõ ràng phạm vi của dự án, chi tiết những gì được bao gồm và những gì không. Phần này phác thảo các ranh giới và hạn chế của dự án.
Xác định mục tiêu
Nêu rõ các mục tiêu và kết quả cụ thể mà dự án hướng tới. Điều này cung cấp sự hiểu biết rõ ràng về mục đích của dự án.
Nêu rõ các sản phẩm bàn giao
Liệt kê các hạng mục, dịch vụ hoặc kết quả hữu hình mà dự án sẽ tạo ra và cung cấp cho khách hàng. Phần này giúp đặt ra kỳ vọng cho cả hai bên.
Tạo các mốc thời gian và các cột mốc quan trọng
Thiết lập dòng thời gian cho dự án, chẳng hạn như các mốc quan trọng và thời hạn. Phần này cung cấp hướng dẫn về tiến trình của dự án.
Nêu rõ nhiệm vụ
Liệt kê tất cả các hoạt động hoặc nhiệm vụ phải được hoàn thành.
Giải thích các Điều khoản thanh toán
Phác thảo các khía cạnh tài chính của dự án. Đảm bảo bao gồm lịch thanh toán, thủ tục lập hóa đơn và bất kỳ điều khoản nào khác liên quan đến thanh toán.
Chỉ định Điều khoản và Điều kiện
Bao gồm mọi điều kiện pháp lý hoặc thủ tục mà cả hai bên cần tuân thủ trong suốt dự án. Điều này có thể bao gồm các vấn đề như bảo mật, sở hữu trí tuệ hoặc giải quyết tranh chấp.
Chấp nhận và ký
Cung cấp không gian cho chữ ký của cả hai bên. Đảm bảo nhận được SOW của bạn được ký bởi một nhân vật có thẩm quyền.
Cách lập sơ đồ báo cáo công việc
Bạn có muốn tạo một sơ đồ cho bản tuyên bố công việc của mình để dễ hiểu không? Tốt, MindOnMap đã giúp bạn được bảo hiểm! MindOnMap là công cụ tạo sơ đồ hàng đầu hiện có trên thị trường. Nó cũng là một nền tảng dựa trên web mà bạn có thể truy cập trên nhiều trình duyệt khác nhau. Tuy nhiên, nếu bạn muốn có ứng dụng đó, bạn có thể tải xuống phiên bản ứng dụng của nó. Với nó, bạn có thể vẽ ra những ý tưởng của mình mà không bị giới hạn. Trên thực tế, chương trình cung cấp một số tính năng. Nó cho phép bạn tạo bất kỳ sơ đồ nào bằng cách sử dụng bất kỳ bố cục nào. Nó cung cấp các mẫu như sơ đồ cây, sơ đồ tổ chức, sơ đồ xương cá, v.v. Hơn nữa, nó cho phép bạn tạo một biểu đồ được cá nhân hóa theo ý muốn. Công cụ này có nhiều hình dạng, kiểu dáng, chủ đề khác nhau, v.v. mà bạn có thể sử dụng. Cuối cùng, nó có tính năng tự động lưu. Bạn có thể sử dụng nó để tránh mất bất kỳ dữ liệu cần thiết nào từ công việc của mình. Bây giờ, để biết cách hoạt động của công cụ này để tạo sơ đồ, đây là hướng dẫn dành cho bạn.
Để truy cập và tạo sơ đồ trực tuyến, hãy truy cập trang chính thức của MindOnMap. Từ đó, nhấp vào Tạo trực tuyến cái nút. Nếu bạn muốn phiên bản ứng dụng, chỉ cần nhấp vào Tải xuống miễn phí nút phía dưới.
An toàn tải
An toàn tải
Bây giờ, hãy tạo một tài khoản để bạn có thể bắt đầu công việc của mình. Khi nhìn thấy giao diện chính của chương trình, bạn sẽ được chuyển đến Mới phần. Bây giờ, hãy chọn bố cục mà bạn muốn tạo sơ đồ của mình.
Sau đó, từ các hình dạng và chủ đề có sẵn, bạn có thể chọn hình dạng và chủ đề phù hợp với sở thích của mình. Thiết kế sơ đồ của bạn dựa trên nhu cầu của bạn.
Sau khi hoàn tất, hãy lưu sơ đồ của bạn vào bộ nhớ cục bộ của máy tính. Nhấn vào Xuất khẩu và chọn định dạng đầu ra từ các tùy chọn có sẵn.
Ngoài ra, bạn có thể cho phép người khác xem tác phẩm của mình bằng cách sử dụng Đăng lại cái nút. Sao chép liên kết để đồng đội và bạn bè của bạn có thể xem và tiếp thu những ý tưởng mới.
Đọc thêm
Phần 6. Câu hỏi thường gặp về Tuyên bố công việc là gì
Một tuyên bố về công việc trông như thế nào?
Một bản tuyên bố công việc thường trông giống như một tài liệu có cấu trúc. Nó phác thảo chi tiết toàn bộ dự án. Nó bao gồm các mục tiêu, phạm vi, sản phẩm bàn giao, mốc thời gian, vai trò và các thông tin cần thiết khác. Vì vậy, thông tin này có thể được nhìn thấy trong một tài liệu tuyên bố công việc.
Ai thường viết bản tuyên bố công việc?
Tuyên bố công việc thường được viết bởi các bên liên quan của dự án. Ngoài ra, nó có thể bao gồm ý kiến đóng góp quan trọng từ người quản lý dự án, khách hàng và các thành viên nhóm có liên quan.
Tuyên bố công việc được sử dụng để làm gì?
Một bản tuyên bố công việc được sử dụng để xác định phạm vi, mục tiêu và kỳ vọng của một dự án. Nó đóng vai trò như một thỏa thuận chính thức giữa các bên, cung cấp sự rõ ràng về vai trò, trách nhiệm và kế hoạch tổng thể để đảm bảo hoàn thành dự án thành công.
Sự kết luận
Tóm lại, đó là tất cả những gì bạn cần biết về tuyên bố công việc. Nếu bạn muốn tạo một bản, hãy làm theo hướng dẫn về cách soạn thảo bản tuyên bố công việc. Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, bạn đã khám phá ra công cụ tạo sơ đồ tốt nhất. Nó không ai khác chính là MindOnMap. Với giao diện đơn giản, bạn có thể tạo sơ đồ mà không gặp rắc rối nào.
