淺談採購管理流程
什麼是採購流程？那麼，在企業中，了解取得和購買服務的過程至關重要。這是企業成功的重要組成部分。因此，要了解有關此過程的更多信息，您可以閱讀本文中的所有內容。我們將為您提供採購流程、階段和一般步驟的完整定義。有了這個，請來到這裡，因為我們會提供您需要的有關討論的所有數據。
第 1 部分：採購流程是什麼
採購流程是購買和取得服務的過程。通常，它用於商業目的。它與商業最相關，因為組織應該招攬購買商品或服務。此外，它還包括整個採購流程，這對於組織做出最終的、明智的採購決策非常重要。採購流程可能需要組織的一部分資源來管理。除此之外，採購流程對於企業的成長和成功也是必要的。如果您負責取得服務和商品、管理財務或審查它們，那麼您就是採購流程的一部分。對它有深刻的洞察力可以指導您在職業角色中取得成功。此外，它對企業很重要，因為它是影響利潤、儲蓄和支出的因素之一。事實上，企業正在評估採購流程。它是為了實現企業的目標或目標而進行必要的改變和調整。其主要目標是在確保服務和商品安全的同時實現效率和價值。
第 2 部分：採購流程的類型
1.直接採購
第一種採購方式是直接採購。它涉及組織獲取可以創造利潤的服務、材料和商品。它是透過轉售或最終產品的生產來實現的。取得這些物品的主要目的是加強與其他供應商和企業的持續關係。這樣，他們就可以繼續學習和成長。
2、間接採購
在間接採購中，涉及取得內部使用的材料、貨物和服務。它是為了支援日常營運。間接採購涉及辦公用品、易腐物品、家具和車輛。此外，此類採購涉及日常營運所需的物品的採購。
3. 服務採購
在這種類型的採購中，它解決的是獲取以人為本的服務。根據組織的不同，它可能包括個人承包商、律師事務所、臨時工、安全服務等。獲得這些服務的目的還包括填補服務空白和給予全職員工時間。
4. 貨物採購
良好採購是指實體物品的採購。然而，它也可能涉及軟體訂閱等項目。有效的貨物採購取決於良好的供應鏈管理實務。
第 3 部分：採購流程的 3 個階段
採購管理流程分為三個主要階段：
採購階段
此階段包括確定對服務或產品的需求。它還涉及尋找潛在的供應商。
確定需求 - 有必要確定對服務或產品的需求。可能是由某個項目觸發，以提高效率。
徵求供應商建議 - 團隊將尋找潛在的供應商。該提案必須包含有關供應商的經驗、條款、定價等的數據。
選擇供應商 - 採購團隊將選擇合格的供應商。
採購階段
在此階段，它包括向選定的供應商下訂單。這是關於合約條款的談判。
討論條款和條件 - 團隊和供應商將討論條款和條件。它包括定價、付款條件、交付和更重要的資訊。
管理採購訂單 - 團隊將在整個履行過程中處理採購訂單。它涉及監控貨運。這是為了確保服務和產品符合規範並解決任何問題。
接收階段
此階段是關於接收商品和服務的。該階段還涉及檢查品質和處理付款。
取得服務和商品 - 產品出貨後，部門將進行檢查，以確保其在採購訂單中列出。
付款流程 - 檢查商品和服務後，將處理付款。
保持記錄中 - 組織將記錄採購過程中的一切。這些記錄對於審計目的很有用。
第 4 部分：採購流程步驟
1. 確定需求
這個過程始於對服務和商品的需求。它可以是內部需求，涉及經營業務所需的材料。它也可以是外部的，即組織將銷售的材料。此步驟還包括設定預算。
2. 選擇供應商
此階段是關於尋找供應商。它包括了解他們提供最佳品質和價值的能力。選擇供應商時，並不是看其產品品質好。另一件需要考慮的事情是供應商的聲譽。
提交採購申請
下一步是提出購買請求。這是為了獲得內部批准才能進行購買。這涉及製作採購申請表並將其傳遞給負責財務的部門。
4. 下達採購訂單
當採購申請獲得批准後，團隊將向供應商提交 PO。它包含供應商交付和履行所需的所有數據以及付款條件。
5. 獲取商品和服務
確認採購訂單後，供應商將能夠交付訂購的服務和貨物。
6. 處理發票
供應商將向買方發送一張發票，描述訂單包含的內容。它還確認銷售和到期付款。
7. 付款
收到發票和訂單後，應付帳款團隊將處理發票付款。
8. 審計記錄
整個過程結束後，記錄所有內容以供審核非常重要。這樣，您就可以追蹤一切，包括預算、付款和其他流程。
在進行採購流程圖時，使用像這樣的優秀工具非常重要 MindOnMap。該過程需要各種視覺元素來理解該過程。它包括形狀、文字、設計等等。值得慶幸的是，MindOnMap 可以提供您所需的一切。它還可以提供創建流程的簡單方法。更重要的是，該工具可以提供最簡單的使用者介面。這樣，任何人都可以毫無困難地使用該工具。此外，您可以以多種格式儲存最終採購流程。您可以將輸出儲存為 JPG、PNG、PDF 格式，也可以儲存在您的 MindOnMap 帳號中。因此，如果您正在尋找可靠的工具來執行採購流程，最好考慮使用 MindOnMap。有關更多詳細信息，請參閱下面的教程。
要開始使用，請造訪以下網站： MindOnMap 並建立您的帳戶。然後，您可以根據自己的喜好使用離線和線上版本。
之後，下一步是點擊 新的 從左側介面中選擇 流程圖 功能。一秒鐘後，介面將加載到您的螢幕上。
然後，您可以開始進行採購流程。您可以透過將左側介面中的各種形狀和頂部介面中的一些功能拖放到螢幕上的空白畫布中來使用它們。
完成該過程後，請保存最終結果。在右上角介面，您可以點擊 節省 按鈕將輸出保留在您的 MindOnMap 帳戶上。您也可以透過點擊下載到您的電腦上 出口 選項。
第 5 部分：採購流程常見問題解答
採購流程的最後一步是什麼？
最後一步是記錄以供審核。監控業務中的每項任務非常重要。這樣，您就可以追蹤整個過程從開始到結束的所有內容。
採購和採購有什麼差別？
採購是為了獲得企業中的某些東西，特別是產品和服務。在採購方面。它涉及為產品、服務和其他涉及支付的流程進行支付。
採購過程中最重要的一步是什麼？
採購過程中最重要的一步是確定需求。有了這個，您可以計劃一切並知道需要完成什麼任務。這也是進行採購流程時的最佳基礎。
結論
現在你已經學會了 什麼是採購流程。它側重於獲取和購買服務。我們在進行該過程時包括了其階段和一般步驟。此外，如果您想輕鬆地進行採購流程，請使用 MindOnMap。它可以提供您創作過程中所需的一切。它甚至是最容易使用的視覺表示創作。
